FatturaPADigitale MANUALE UTENTE. v.1.2

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1 FatturaPADigitale MANUALE UTENTE v.1.2

2 Sommario 1 NOTE IMPORTANTI Accesso al sistema Menù scrivania Nuova Fattura Attiva Nuova Fattura Caricamento manuale fattura Caricamento XML generato da gestionale Elenco Passi Passo1 Anagrafiche Passo2 Fattura Passo3 Riferimenti Passo4 Contributi Passo5 Pagamento Passo6 Allegati Passo7 Riepilogo Passo8 Anteprima Gestione Fatture Bozze Fatture Modelli Nuovo Modello Pannello Fattura Elettronica Attiva APPENDICE A Esempio compilazione Fattura Elettronica PA per Professionisti Avvocati Inizializzazione Nuova Fattura Inserimento Regime Fiscale Cedente Prestatore e Dati Iscrizione Albo Inserimento del dettaglio fattura Inserimento dati per calcolo Contributo di Cassa Inserimento dati Ritenuta e Causale Pagamento Inserimento dati di pagamento Inserimento dato Esigibilità IVA Inserimento/Verifica estremi Fattura... 30

3 Indice delle figure Figura 1 - NOTE: campo obbligatorio... 6 Figura 2 NOTE: Passo completo/non obbligatorio... 6 Figura 3 - NOTE: Passo incompleto... 6 Figura 4 NOTE: Sotto area con campi obbligatori mancanti... 6 Figura 5 - Accesso al sistema... 7 Figura 6 - Menù scrivania... 8 Figura 7 - Predisposizione nuova fattura... 9 Figura 8 - Selezione Cessionario Committente Figura 9 - Inserimento dati Partita IVA Figura 10 - Maschera caricamento XML Fattura Elettronica Figura 11 - Caricamento XML Fattura Elettronica e Conferma Figura 12 - Passi per la compilazione della Fattura Elettronica Figura 13 Pass1 - sotto aree Figura 14 - Passo1 - Anagrafiche Figura 15 - Passo1 - Anagrafiche - Dettagli Iscrizione REA Figura 16 - Passo1 - Anagrafiche - Dettagli Iscrizione Albo Professionale Figura 17 - Passo2 - Esempio di compilazione riga fattura Figura 18 Passo2 - Esempio natura di esenzione IVA Figura 19 - Passo2 - Compilazione dati facoltativi Figura 20 - Passo3 - Riferimenti Figura 21 - Passo4 - sotto aree Figura 22 Passo 4 - Contributo Cassa Previdenziale Figura 23 Passo4 - Esempio Contributo Cassa Previdenziale Avvocati Figura 24 - Passo4 Esempio compilazione Ritenuta Figura 25 Passo4 - Esempio inserimento dati bollo virtuale Figura 26 - Passo5 - Pagamento Figura 27 - Passo5 - Esempio totali Figura 28 - Passo5 - Pagamento esempio Figura 29 - Passo6 - Allegati Figura 30 - Passo7 - sotto aree Figura 31 - Esigibilità IVA Figura 32 Passo 7 - Esigibilità IVA Esempio Figura 33 Passo 7 - Estremi documento fattura PA Figura 34 Passo 7 - Estremi documento fattura PA Esempio Figura 35 - Gestione Fatture - Bozze Figura 36 - Gestione Fatture - Definitiva Figura 37 - Elenco modelli fattura elettronica Figura 38 - Pannello Fattura Elettronica Attiva Figura 39 - Possibili stati della fattura Figura 40 - Esempio Avvocati - Nuova Fattura Figura 41 - Esempio Avvocati - PIVA Cessionario Committente Figura 42 - Esempio Avvocati - Regime Fiscale e Albo Figura 43 - Esempio Avvocati - Dettaglio fattura Figura 44 - Esempio Avvocati - Contributo Cassa Previdenziale Figura 45 - Esempio Avvocati - Ritenuta... 28

4 Figura 46 - Esempio Avvocati - Dati Pagamento Figura 47 - Esempio Avvocati - Esigibilità IVA Figura 48 - Esempio Avvocati - Estremi fattura... 30

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6 1 NOTE IMPORTANTI Le maschere di inserimento dati del sistema FatturaPADigitale sono costruite per indirizzare l utente sui campi da compilare obbligatoriamente. In particolare tutti i campi obbligatori da compilare sono individuati come nel seguente esempio: Figura 1 - NOTE: campo obbligatorio La compilazione della fattura è suddivisa in passi. A seconda della rappresentazione grafica di un passo, è possibile individuare i passi per i quali non sono stati compilati dei campi obbligatori: Ecco alcuni esempi di passo completo e passo incompleto/non obbligatorio: Figura 2 NOTE: Passo completo/non obbligatorio Figura 3 - NOTE: Passo incompleto Esempio di sotto area di un passo con campi obbligatori non compilati: Figura 4 NOTE: Sotto area con campi obbligatori mancanti Ogni maschera di modifica presenta il tasto. Le modifiche apportate sono salvate sul sistema solo se tale tasto viene selezionato al termine dell inserimento dei dati.

7 2 Accesso al sistema Per accedere al sistema di FatturaPADigitale è necessario collegarsi all indirizzo internet presente nella di attivazione ricevuta, e inserire le credenziali di accesso (login e password). Un esempio di pagina di accesso per la categoria dei Professionisti è la seguente: Figura 5 - Accesso al sistema

8 3 Menù scrivania Una volta entrati nel sistema, il menù scrivania consente all utente di accedere alle seguenti funzionalità: - Nuova Fattura Attiva: creazione di una nuova Fattura Elettronica per la Pubblica Amministrazione - Gestione Fatture Attive: la gestione delle fatture in lavorazione o dei modelli di fattura realizzati - Pannello Fattura Elettronica Attiva: per monitorare gli invii delle Fatture e tutte le risposte ricevute dal Sistema di Interscambio (SdI). Figura 6 - Menù scrivania

9 4 Nuova Fattura Attiva Selezionando la voce Nuova Fattura Attiva il sistema rimanda ad una maschera in cui, in caso di installazione per singola Azienda o singolo Professionista, risultano già presenti i dati anagrafici del Cedente Prestatore. 4.1 Nuova Fattura La creazione di una nuova fattura può avvenire con due modalità differenti: Caricamento manuale dei dati della fattura. Caricamento di un XML generato da un sistema gestionale esterno. Di seguito sono descritte entrambe le caratteristiche Caricamento manuale fattura Le informazioni da inserire per iniziare a compilare una nuova fattura elettronica sono: - tipo di documento (es: Fattura, Parcella, ecc..); - data fattura; - numero fattura; - valuta (preimpostata su EUR); - Dati anagrafici del Cedente Prestatore (se non pre-caricati); - Dati anagrafici del Cessionario Committente. Figura 7 - Predisposizione nuova fattura

10 Selezione Cessionario Committente In particolare, per quanto riguarda la selezione del Cessionario Committente, il sistema tutte le notti importa l Indice delle Pubbliche Amministrazioni (Indice PA), quindi tramite una semplice ricerca è possibile individuare l Ente Pubblico verso il quale deve essere emessa la fattura elettronica. Il campo RICERCA può essere utilizzato per ricercare in base al Comune, alla denominazione dell Ente, dell Ufficio, al Codice Fiscale e al Codice Ufficio. Figura 8 - Selezione Cessionario Committente L Indice PA non contiene i dati relativi alla Partita IVA degli Enti, pertanto tale dato dovrà essere inserito dall utente qualora sia necessario per l emissione della fattura. In particolare deve essere inserito il Codice Paese (IT) e la Partita IVA dell Ente. Figura 9 - Inserimento dati Partita IVA Una volta terminato l inserimento dei dati anagrafici della fattura, alla pressione del tasto Conferma l utente viene mandato alla pagina di compilazione dei dettagli della fattura.

11 4.1.2 Caricamento XML generato da gestionale Qualora l utente si avvalga di un gestionale in grado di generare la fattura in formato XML (costruito secondo le specifiche presenti sul sito il sistema consente di caricare l XML generato per procedere con l invio della Fattura Elettronica alla PA. In particolare, nella maschera di inserimento di una Nuova Fattura, c è la possibilità di caricare il file XML: Figura 10 - Maschera caricamento XML Fattura Elettronica Una volta selezionato il file, alla pressione del tasto Conferma il sistema ne elabora il contenuto e mostra all utente la maschera con i Passi di generazione della fattura (si veda paragrafo seguente). Figura 11 - Caricamento XML Fattura Elettronica e Conferma Nel caso di caricamento da gestionali, si suppone che tutti i Passi di generazione abbiano la spunta verde di completamento, qualora questa non sia presente è comunque possibile andare all interno del singolo passo ed inserire le informazioni mancanti. Una volta caricato l XML sarà possibile confermare la Fattura Elettronica in stato Definitivo (accedendo al Passo 8 Anteprima o direttamente dalla Gestione Fatture descritta in seguito) e procedere all invio verso la Coda SdI, che si occupa di spedire la Fattura Elettronica alla Pubblica Amministrazione (tramite il canale PEC messo a disposizione dal Sistema di Interscambio) e di ricevere le notifiche di risposta. Tramite il Pannello Fattura Elettronica Attiva sarà invece possibile monitorare lo stato delle fatture inviare e leggere il contenuto delle notifiche ricevute (per gestire eventuali rifiuti della fattura elettronica).

12 4.2 Elenco Passi Visto l elevato numero di campi potenzialmente compilabili nell ambito di emissione di una Fattura Elettronica alla PA, la procedura ha suddiviso in 8 Passi la compilazione della fattura stessa. Non tutti i passi prevedono l obbligo di compilazione. La procedura assicura che tutti i campi obbligatori siano compilati, identificando con l icona tutti i Passi per i quali non sono state inserite delle informazioni obbligatorie. Inoltre, tra parentesi () viene riportato anche il numero di campi da compilare per completare lo specifico Passo o una sotto area dello stesso. Figura 12 - Passi per la compilazione della Fattura Elettronica Passo1 Anagrafiche Qualora il Passo1 sia a sua volta suddiviso in aree specifiche, è presente una barra che consente di accedere di volta in volta all area da compilare. Figura 13 Pass1 - sotto aree Una volta inseriti i dati preliminari, il Passo 1 delle anagrafiche risulta completo a meno dell inserimento di specifiche informazioni che caratterizzano il Cedente Prestatore o il Cessionario Committente. In particolare si ricordano i seguenti obblighi: Inserimento dati Iscrizione REA per le Aziende iscritte al Registro Imprese Inserimento dati Iscrizione Albo Professionale per i Professionisti iscritti ad un Albo. Di seguito immagini che mostrano l inserimento dei dati del Cedente Prestatore ed il dettaglio relativo all inserimento dei dati di Iscrizione REA o Iscrizione Albo Professionale.

13 Figura 14 - Passo1 - Anagrafiche Figura 15 - Passo1 - Anagrafiche - Dettagli Iscrizione REA Figura 16 - Passo1 - Anagrafiche - Dettagli Iscrizione Albo Professionale

14 4.2.2 Passo2 Fattura In funzione delle diverse casistiche che possono presentarsi, i dettagli della riga della fattura potrebbero essere molti. Per questa ragione la soluzione mostra solamente i campi obbligatori da inserire e, tramite il tasto, permette di aggiungere nuove righe di dettaglio o informazioni facoltative aggiuntive (come ad esempio l elenco dei codici articoli in caso di vendita di beni). Figura 17 - Passo2 - Esempio di compilazione riga fattura Nell immagine è riportato un esempio di compilazione semplice per una riga di fattura. Nello specifico viene inserita: - La descrizione del bene o della prestazione; - il prezzo unitario; - il prezzo totale (calcolato automaticamente e utile in caso di quantità diverse da 1); - l aliquota IVA; - la selezione della presenza della ritenuta. Qualora l importo non sia soggetto ad IVA (selezione di 0 nel campo ALIQUOTA IVA), il sistema chiede di compilare obbligatoriamente la natura dell esenzione.

15 Figura 18 Passo2 - Esempio natura di esenzione IVA Non è invece obbligatoria la compilazione delle aree riferite a ARTICOLI, SCONTI/MAGGIORAZIONI e ALTRI DATI GESTIONALI, di cui si riporta comunque un esempio di compilazione: Figura 19 - Passo2 - Compilazione dati facoltativi

16 4.2.3 Passo3 Riferimenti La sezione dei Riferimenti non è obbligatoria e può essere utilizzata per inserire dettagli eventualmente richiesti dalla Fattura e dal Cessionario Committente. Un tipico esempio di compilazione prevede l inserimento dei riferimenti dell Ordine fatto dall Ente, con compilazione dei corrispettivi codici CUP e CIG. Figura 20 - Passo3 - Riferimenti

17 4.2.4 Passo4 Contributi La sezione dei contributi deve essere utilizzata qualora sia stata indicata la ritenuta in almeno una riga della fattura e qualora sia necessario l inserimento dei dati della Cassa Previdenziale ai fini del calcolo del contributo di cassa. Il Passo è suddiviso in tre aree: Cassa Previdenziale, Ritenuta e Bollo (per l eventuale inserimento dei dati del Bollo Virtuale). Figura 21 - Passo4 - sotto aree Figura 22 Passo 4 - Contributo Cassa Previdenziale Di seguito si riporta un esempio di compilazione riguardante i contributi per la Cassa nazionale degli Avvocati: Figura 23 Passo4 - Esempio Contributo Cassa Previdenziale Avvocati

18 La sezione Ritenuta consente invece di inserire i dettagli della ritenuta. Figura 24 - Passo4 Esempio compilazione Ritenuta Sia nella Cassa Previdenziale che nella Ritenuta i calcoli si basano sui valori inseriti nel Passo2 relativo alle righe di dettaglio della fattura. In entrambe le sotto sezioni, l eventuale selezione della GESTIONE MANUALE consente invece di gestire liberamente la valorizzazione di tutti i campi. Figura 25 Passo4 - Esempio inserimento dati bollo virtuale

19 4.2.5 Passo5 Pagamento Il Passo del pagamento non risulta essere obbligatorio ai fini dell accettazione della fattura elettronica da parte dello SdI, ma consente ad esempio l inserimento di tutti gli estremi di pagamento necessari. Figura 26 - Passo5 - Pagamento Nella parte in alto dello schermo vengono riportati i totali calcolati in funzione delle informazioni inserite nei passi precedenti: Figura 27 - Passo5 - Esempio totali Si precisa che l inserimento dell IBAN è sufficiente per rendere il CODICE BIC non obbligatorio.

20 Figura 28 - Passo5 - Pagamento esempio Passo6 Allegati Nella sezione Allegati (non obbligatoria) è possibile eventualmente allegare dei documenti alla fattura. Figura 29 - Passo6 - Allegati Passo7 Riepilogo La sezione di riepilogo è suddivisa in tre sotto aree: IVA, Sconti/Maggiorazioni, Generale Figura 30 - Passo7 - sotto aree La sotto area IVA riporta i dati inseriti nei passi precedenti e richiede la selezione della tipologia di Esigibilità IVA.

21 Figura 31 - Esigibilità IVA Figura 32 Passo 7 - Esigibilità IVA Esempio La sotto area Generali presenta invece la selezione degli estremi del documento, qualora questi dai non siano stati inseriti nel passo iniziale di compilazione della fattura. In questa sezione è inoltre possibile inserire la causale del documento. Figura 33 Passo 7 - Estremi documento fattura PA

22 Figura 34 Passo 7 - Estremi documento fattura PA Esempio Passo8 Anteprima Infine il Passo8 serve come passo di verifica di quanto inserito e permette di vedere in anteprima la fattura. Sia nel formato XML previsto dalla Norma, sia in un formato leggibile e successivamente esportabile. In questo passo è possibile salvare una bozza ( ) della fattura, qualora non siano ancora stati compilati tutti i campi, oppure mettere la fattura in stato Definitiva ( ) per consentire il successivo invio alla Coda di Invio Fatture, la quale si preoccupa di firmare digitalmente la fattura elettronica e spedirla al Sistema di Interscambio (SdI). Il passaggio a Definitiva risulta abilitato solamente se sono stati compilati tutti i campi obbligatori.

23 5 Gestione Fatture Accedendo alla voce di menù Gestione Fatture o in seguito al salvataggio di una fattura in stato Bozza o Definitiva, il sistema presenta l elenco delle fatture in lavorazione. 5.1 Bozze Fatture In particolare le fatture in stato bozza sono visualizzate come nell esempio qui riportato: Figura 35 - Gestione Fatture - Bozze Tramite le funzionalità messe a disposizione dal sistema, su una fattura in stato Bozza sono consentite le seguenti operazioni: : modifica della fattura : visualizzazione anteprima della fattura : visualizzazione e scarico PDF fattura : cancellazione della fattura Per una fattura in stato Definitiva è inoltre presente la funzionalità che consente l Invio della fattura al Sistema di Interscambio: : Invio fattura alla Coda SDI Figura 36 - Gestione Fatture - Definitiva Qualora una Fattura risulti Scartata dallo SdI oppure Rifiutata dalla PA, tramite una opportuna funzione, caratterizzata dall icona, è possibile riaprire la fattura per apportare le correzioni richieste dallo SdI o dal Cessionario Committente.

24 5.2 Modelli Analogamente alla gestione delle Bozze fattura, esiste la possibilità di creare un numero indefinito di Modelli di fattura richiamabili quando è necessario emettere una fattura. All interno di un modello si possono quindi pre-compilare dei campi (ad esempio gli estremi di pagamento, i dati di Iscrizione REA o di Iscrizione all Albo Professionale, l aliquota relativa al contributo di cassa, ecc ) per non doverli inserire ogni volta che si predispone una fattura elettronica. A partire da un modello è quindi possibile creare una nuova fattura, selezionando il link Nuova Fattura da Modello presente nella sezione Gestione Fatture Attive, oppure selezionando il tasto presente sulla riga di ogni modello. Figura 37 - Elenco modelli fattura elettronica 5.3 Nuovo Modello La creazione di un nuovo modello può essere fatta partendo dal link in alto a destra Nuovo Modello e segue gli stessi passi di creazione di una fattura.

25 6 Pannello Fattura Elettronica Attiva La sezione Pannello Fattura Elettronica Attiva consente di vedere tutte le fatture elettroniche che sono state inviate allo SdI. Per ogni fattura viene riportato lo stato secondo la legenda riportata più avanti in questo capitolo. L icona presente per ogni fattura consente di vedere tutti gli scambi avvenuti con lo SdI e di accedere ai dettagli delle notifiche (ad esempio notifiche di rifiuto della fattura) tramite la pressione dell icona di visualizza dettaglio. Ad esempio, in caso di Scarto o di Rifiuto di una fattura rispettivamente dallo SdI o dal Cessionario Committente, la visualizzazione del dettaglio può aiutare nell individuare le correzioni da apporre alla fattura prima di inviarla nuovamente. Figura 38 - Pannello Fattura Elettronica Attiva Legenda stati della fattura: Figura 39 - Possibili stati della fattura

26 7 APPENDICE A Esempio compilazione Fattura Elettronica PA per Professionisti Avvocati Pur non volendo essere un esempio esaustivo per tutte le casistiche, si riporta una possibile compilazione della Fattura Elettronica PA per gli Avvocati. In particolare si riportano le immagini dei Passi che si presume siano da compilare in un semplice caso di Fattura Elettronica: 7.1 Inizializzazione Nuova Fattura Figura 40 - Esempio Avvocati - Nuova Fattura Importante: se necessario ricordarsi di compilare i dati relativi alla partita IVA del Cessionario Committente: Figura 41 - Esempio Avvocati - PIVA Cessionario Committente

27 7.2 Inserimento Regime Fiscale Cedente Prestatore e Dati Iscrizione Albo Figura 42 - Esempio Avvocati - Regime Fiscale e Albo 7.3 Inserimento del dettaglio fattura Figura 43 - Esempio Avvocati - Dettaglio fattura

28 7.4 Inserimento dati per calcolo Contributo di Cassa Figura 44 - Esempio Avvocati - Contributo Cassa Previdenziale 7.5 Inserimento dati Ritenuta e Causale Pagamento Figura 45 - Esempio Avvocati - Ritenuta

29 7.6 Inserimento dati di pagamento Figura 46 - Esempio Avvocati - Dati Pagamento 7.7 Inserimento dato Esigibilità IVA Figura 47 - Esempio Avvocati - Esigibilità IVA

30 7.8 Inserimento/Verifica estremi Fattura Figura 48 - Esempio Avvocati - Estremi fattura