GESTIONE TESSERATI MANUALE UTENTE (PER I COMITATI)

Transcript

1 GESTIONE TESSERATI MANUALE UTENTE (PER I COMITATI) REVISIONE 1.4 DICEMBRE

2 INDICE INTRODUZIONE PAG.3 REQUISITI E MODALITA DI ACCESSO PAG.4 HOME PAGE PAG.5 GESTIONE AFFILIAZIONI PAG.7 GESTIONE RIAFFILIAZIONI PAG.11 GESTIONE TESSERE PAG.13 GESTIONE TESSERE OPEN PAG.17 GESTIONE DOCUMENTI SODALIZI PAG.20 ANAGRAFICA SODALIZI PAG.21 CREAZIONE UTENZE TEMPORANEE PAG.24 TESSERATI PER SODALIZIO PAG.25 RICHIESTA UTENZA COMITATO PAG.29 PRIMO ACCESSO COMITATO PAG.31 CONFIGURAZIONE BROWSER PAG.33 2

3 INTRODUZIONE Questo manuale intende fornire una guida pratica per l'utilizzo della nuova procedura informatizzata per la gestione dei Tesserati. N.B. Le figure fanno riferimento alla versione test della piattaforma e potrebbero non coincidere con le schermate del sistema in esercizio 3

4 REQUISITI E MODALITÀ DI ACCESSO IMPOSTAZIONI DEL BROWSER La procedura web è stata testata con i seguenti browser: 1) Google Chrome Versione * 2) Internet Explorer versione 11* * Per le corrette operazioni dell utilizzo della procedura effettuare la corretta configurazione del browser nel capitolo CONFIGURAZIONE BROWSER Pertanto, per un corretto funzionamento della procedura, si suggerisce di aggiornare il proprio browser. Inoltre, il browser dovrà consentire l esecuzione di script in linguaggio javascript. Usualmente i browser sono configurati per consentire tale modalità (default). Qualora questa modalità non fosse disponibile verrà visualizzato un messaggio d errore all interno delle varie maschere dell applicazione: MODALITÀ DI ACCESSO Per accedere al sistema occorre collegarsi al sito gtweb.csain.it Una volta raggiunto il sito viene presentata la seguente schermata: L accesso per i Comitati è disponibile al punto1 4

5 In questa sessione è descritto l accesso del comitato che ha già ricevuto le utenze per il collegamento ed ha già inviato il documento obbligatorio. L accesso senza utenza di accesso sarà presa in considerazione nei paragrafi successivi. Selezionando (Accedi se si dispone di nome utente e password) verrà proposta la seguente maschera di accesso: Inserire come nome utente il codice del comitato e la password comunicata HOME PAGE 5

6 La home page del comitato verrà così proposta con le scelte di menù. Dal menù in alto a sinistra sono gestite affiliazioni, re affiliazioni, tessere e documenti dei sodalizi. Nella versione 1.1 è presente la scelta per la stampa delle tessere Open, il menù Gestione tessere è rinominato Stampa tessere Ogni menù è affiancato da un numero da 1 a 5+ che indica la presenza di nuovi elementi. Il menù a destra gestisce i sodalizi, i tesserati per sodalizio e la creazione di utenze temporanee per l accesso al sito da parte dei sodalizi che vogliono eseguire l affiliazione. Dal menù in alto a destra selezionando il codice del sodalizio sarà possibile accedere al cambio della password. Inserire la password corrente, la nuova password e la conferma della nuova password. 6

7 GESTIONE AFFILIAZIONI Dal menù gestione affiliazioni verrà proposta la seguente schermata: Sarà visibile solo la visualizzazione dei documenti inseriti se il documento non è stato inserito sarà visualizzato in rosso non selezionabile mentre sarà visualizzato in verde e selezionabile se il documento è presente. Questo perché quando il nuovo sodalizio viene caricato dal comitato non è possibile avere il modulo firmato dallo stesso sodalizio. Questo modulo sarà caricato successivamente nella gestione dei documenti Sarà possibile visualizzare solo gli allegati inseriti in fase di affiliazione Cliccando su visualizza allegato (se in verde) verrà visualizzata la richiesta di affiliazione che dovrà essere firmata e timbrata. Si ricorda che comunque il completamento dell affiliazione sarà definitivo dopo che il sodalizio avrà tesserato almeno 10 elementi. Cliccando su seleziona verrà aperta l anagrafica del sodalizio e la possibilità di eseguire l affiliazione da parte del comitato. 7

8 In questa condizione il comitato può correggere eventuali parti della richiesta dal tasto Modifica. 8

9 Possono essere variate alcune parti in anagrafica. Non è possibile modificare i dati del presidente e le discipline caricate dal sodalizio. Posso quindi effettuare il caricamento del sodalizio. La codifica può essere automatica oppure il codice sodalizio può essere stabilito dal comitato. Nel caso della scelta inserisci codice manualmente verrà proposto un campo per l inserimento del codice. Digitare il codice scelto per il sodalizio (non deve superare i 50 caratteri) Il codice inserito viene prima ricercato nel database CSAIN. Se il codice è già stato utilizzato per un altro sodalizio il sistema avviserà che il codice è già presente e di utilizzare un altro codice. Una volta inserito il codice o selezionando assegna codice in automatico si va su Carica in definitivo il sodalizio. Prima di dare la conferma può essere selezionata la spunta Non inviare al coni qualora si voglia che il sodalizio non venga inviato presso il CONI. La scelta è definitiva non può essere revocata. Utilizzare solo nel caso effettivo di non invio al CONI. 9

10 Nella seguente immagine viene riportato l esempio di un caricamento con assegnazione automatica del codice progressivo. Un messaggio avvisa della creazione in definitivo del sodalizio con il codice che sarà in nome utente ed una password generata che il sodalizio potrà cambiare al primo accesso. In questa fase sarà inviata una mail al sodalizio in modo automatico comunicando i dati di accesso. Il tasto re invia mail è disponibile qualora si volesse re inviare la mail. Una volta caricato in definitivo il sodalizio deve: 1) Allegare i documenti obbligatori 2) Inserire ed inviare almeno 10 tesserati. Solo dopo questa fase l affiliazione del sodalizio sarà completata. 10

11 GESTIONE RIAFFILIAZIONI Dalla parte comitato il sodalizio che ha completato la procedura sarà gestito diversamente, quello che non ha ancora completato l iter di riaffiliazione verrà comunque visualizzato insieme alle riaffiliazioni ma non sarà possibile gestirlo se non dopo che il sodalizio ha completato l iter. Questa la diversa visualizzazione dal menù riaffiliazioni del comitato In questo caso avremo due richieste di riaffiliazione. La in questo caso ha completato l iter di riaffiliazione allegando il documento e se il documento è coerente potrà essere riaffiliata mentre la ha fatto richiesta ma non ha completato l iter con allego del documento. In questo caso il comitato dovrà sollecitare l ASD di completare l iter per procedere con la riaffiliazione. I dati anagrafici sono seguiti dalla parte relativa al consiglio e le discipline sportive svolte dal sodalizio. 11

12 Con riaffilia il sodalizio sarà effettuata la re affiliazione. In caso di riaffiliazione il comitato non può variare i dati del sodalizio. L operazione può essere fatta solo dal nazionale. Il sodalizio a questo punto è stato ricaricato su un nuovo record, la gestione sarà del tutto simile alla affiliazione, il sodalizio dovrà prima inviare tutti i documenti, una volta sbloccato il portale per avere l affiliazione completa dovrà caricare almeno 10 tesserati oppure re inviare la richiesta di tesseramento per il nuovo anno. 12

13 GESTIONE TESSERE IMPORTANTE!!! CLICCARE SOLO UNA VOLTA LA STAMPA DELLE TESSERE. IL DOPPIO CLICK POTREBBE DETERMINARE IL DOPPIO ADDEBITO DELLE TESSERE. La maschera per la gestione delle tessere si presenta nel seguente modo: Le tessere da stampare per ogni sodalizio verranno raggruppate per tipo di tessera. Solo se presenti tessere da stampare sulla parte destra verranno visualizzati numero di tessere da stampare e relativo importo da addebitare. Andiamo a prendere in considerazione la prima parte relativa allo stato economico. Su questa parte è riportato lo stato del portafoglio in verde se in attivo in rosso se necessita che il comitato paghi al nazionale le tessere che ha richiesto. 13

14 Sulla parte destra sono indicati i costi di affiliazione standard e con somministrazione. Selezionare l anno (verrà proposto l anno in corso) ed il sodalizio (saranno elencati solo i sodalizi con richiesta di tessere) Sul link Stampa tessere saranno emesse le tessere In caso di nuova affiliazione verrà visualizzato anche l importo di prima affiliazione o re affiliazione. Nel caso in cui le tessere da stampare sono riguardano un quadro tecnico la scelta proposta è quella di farsi autorizzare da CSAIN Nazionale. La richiesta di tesseramento dei quadri tecnici è infatti soggetta all invio da parte dei comitati della documentazione relativa al tesseramento. 14

15 Aprendo con il tastino + sulla sinistra le tessere da stampare risulteranno di colore rosso la selezione utilizzabile è solo invia richiesta di abilitazione. Una volta inviata la richiesta il tasto visualizzerà richiesta di abilitazione inviata e le tessere da stampare saranno di colore arancio. Solo dopo l autorizzazione di CSAIN Nazionale le tessere potranno essere stampate il tasto presenterà la possibilità di stampa e le tessere risulteranno di colore verde. Per la visualizzazione delle tessere stampate andare sul link delle ultime stampe effettuate. Le stampe sono visualizzate in ordine decrescente per data ed ora cliccando sulle stampe si aprirà il file PDF e si potranno stampare le tessere. Saranno sempre disponibili le ultime 24 stampe effettuate. Ad ogni stampa effettuata verrà aggiornato l importo scaricato dalle tessere stampate. #TpF indica quante tessere saranno stampate in un foglio. 15

16 Possibilità dal programma di emissione tessere di scartare le tessere inviate dal sodalizio Il comitato in fase di emissione tessere se si accorge che le tessere inviate dal sodalizio non sono corrette può scartare le tessere errate e stampare le tessere corrette. Queste tessere saranno riproposte sulla gestione tesserati del sodalizio come non ancora inviate dando la possibilità al sodalizio di modificare, annullare e re inviare al comitato in forma corretta. ATTENZIONE!! Se le tessere vengono emesse è sempre possibile l annullamento ma da parte del Nazionale. 16

17 GESTIONE TESSERE OPEN La gestione delle tessere open si può effettuare in 3 passaggi. Primo passaggio Crea Tessere Open Selezionare l anno di gestione dei sodalizi, il sodalizio, il tipo di tessera ed il numero di tessere da emettere La conferma dell avvenuta emissione sarà visualizzata con un messaggio Secondo passaggio Stampa Tessere Open Il numero di tessere Open emesse sarà visualizzato sul menù in alto a sinistra Accedendo si avrà una visualizzazione identica alla gestione delle tessere con la differenza che non saranno visualizzate le tessere Quadri. 17

18 Naturalmente sul menù a tendina del sodalizio saranno presenti solo i sodalizi dove ci sono le tessere open da stampare. Una volta effettuata la stampa si aprirà l archivio stampe Le tessere così visualizzate possono essere inviate in stampa 18

19 A questo punto le tessere vengono gestite dal sodalizio ed associate ai nuovi atleti Terzo passaggio gestione tessere open Il menù di gestione tessere open mi fa visualizzare in base all anno di tesseramento i sodalizi che hanno tessere open aperte e tessere open complete 19

20 La prima selezione mi visualizza le tessere open non ancora assegnate con la possibilità di annullare la tessera emessa. La seconda selezione mi visualizza le tessere open complete con la possibilità della ristampa in definitivo. L invio in stampa elimina in modo definitivo la griglia tessere open complete aprendo l archivio stampe La stampa definitiva delle tessere può essere inviata alla stampante. 20

21 GESTIONE DOCUMENTI SODALIZI I documenti inviati dai sodalizi verranno visualizzati con la suddetta maschera. In visualizza allegato potrà essere aperto il file in formato PDF inviato dal sodalizio. Il comitato dovrà vedere se il documento corrisponde al tipo documento indicato e quindi confermare se il documento è corretto con il tasto spunta, scartare con se il documento inviato presenta anomalie. Se il documento viene scartato si dovranno inserire obbligatoriamente le note di scarto (motivazione per la quale il documento non è conforme all invio) 21

22 ANAGRAFICA SODALIZI La parte di gestione anagrafica dei sodalizi consente ai comitati di conoscere i sodalizi ad esso collegati di poter selezionare, esportare in excel e stampare la selezione effettuata. E consentito inoltre l ordinamento dei sodalizi per codice, denominazione e data di affiliazione. Da questa pagina inoltre il comitato può stabilire se il sodalizio può usufruire della dichiarazione di appartenenza per la S.I.A.E. Selezionare il campo SIAE e dare aggiorna se si vuole che il sodalizio usufruisca della dichiarazione. Per la ricerca si può inserire tutto o parte della denominazione. Nell esempio è riportata la ricerca dei sodalizi nella cui denominazione è presente la parola danza. 22

23 Dal tasto seleziona si evidenziano in dettaglio i dati del sodalizio selezionato. La parte anagrafica e la parte relativa al consiglio e le discipline praticate dal sodalizio. 23

24 Dalle icone in alto a sinistra è possibile effettuare lo scarico in excel e la stampa dei dati selezionati. Dopo la stampa si può aprire il documento stampato visualizzarlo in PDF, scaricarlo oppure inviarlo in stampa. Visualizzazione della stampa Visualizzazione dello scarico in excel. Il tasto seleziona tutti consente di re selezionare tutti i sodalizi sempre relativi all anno di affiliazione. 24

25 CREAZIONE UTENZE TEMPORANEE La creazione delle utenze temporanee serve a gestire i nuovi affiliati. Il sodalizio nuovo che dovrà essere affiliato infatti per poter accedere al sistema dovrà avere una utenza temporanea che dovrà essere generata dal comitato in questa sessione. Il comitato dovrà inserire la denominazione e l indirizzo del sodalizio quindi premere Genera codice Verrà generato un codice per l accesso al sistema ed una password, queste informazione potranno essere stampate ed inviate al sodalizio dal tasto stampa ed invia . 25

26 TESSERATI PER SODALIZIO Da questa maschera si possono visualizzare stampare ed esportare in excel tutti i tesserati per ogni sodalizio del comitato. Si seleziona l anno di tesseramento (viene indicato per primo l anno in corso), il sodalizio quindi è possibile visualizzare da una prima maschera di selezione 1) Tutti i tesserati presenti nel sodalizio nell anno selezionato 2) Solo nuovi (tesserati che non sono ancora stati inviati al comitato) 3) Inviati al comitato (tesserati di cui non è ancora avvenuta la stampa della tessera) 4) Già tesserati (tesserati con la tessera stampata ed attiva) 5) Ricerca tesserato per cognome (è possibile indire alcune lettere del cognome) 6) Ricerca per codice fiscale (inserire il codice fiscale completo per la ricerca) 7) Scaduti (tutti i tesserati in cui la data di tesseramento ha superato un anno) 8) Ricerca per disciplina praticata (cerca tutti i tesserati in base alla disciplina praticata) 9) Ricerca avanzata La selezione ricerca avanzata apre un ulteriore filtro di ricerca: 26

27 Con questo filtro è possibile selezionare una o più opzione di ricerca dei tesserati. 1) Tesserati disabili 2) Tesserati maschi 3) Tesserati femmine 4) Tesserati dai 6 ai 18 anni 5) Tesserati dai 18 ai 35 anni 6) Tesserati oltre i 35 anni 7) Istruttori 8) Tecnici 9) Dirigenti Si può ad esempio effettuare una ricerca di tesserati maschi da 18 a 35 anni, oppure tesserati disabili maschi, oppure ancora istruttori over 35 e così via. I dati selezionati saranno riportati in una griglia In alto verrà riportato il totale con i tesserati da inviare quelli in attesa di tesseramento e quelli già tesserati. In basso viene visualizzata una leggenda per lo stato di tesseramento. La griglia così composta potrà essere così stampata oppure esportata in excel. In stampa avremo la seguente composizione: 27

28 Mentre in excel verranno messi tutti i dati del tesserato Tutti i dati per singolo tesserato possono essere visualizzati in dettagli: 28

29 I tesserati elencati possono inoltre essere ordinati per cognome, nome, codice fiscale o data di tesseramento. 29

30 RICHESTA UTENZA COMITATO Nel caso in cui il comitato non abbia ancora le utenze di accesso, dal menù principale utilizzare la funzione per i comitati richiedi utenze di accesso. Selezionare il proprio comitato Se il proprio comitato non è presente nella lista contattare CSAIN Nazionale. Una volta selezionato il comitato tra quelli presenti nella lista verrà visualizzato nella maschera successiva A questo punto il comitato può scegliere di utilizzare il vecchio username (utilizzato nelle precedenti versioni) oppure inserire un nuovo usename. Nel caso in cui il comitato non abbia comunicato l indirizzo a CSAIN Nazionale apparirà la seguente maschera: 30

31 Nel caso in cui il comitato sia già stato inserito apparirà la seguente maschera: Una volta inserita la username e dato l invio sarà visualizzato il seguente messaggio: Una mail comunicherà i dati di accesso. 31

32 PRIMO ACCESSO DEL COMITATO Caso 1 (Il comitato non ha ancora inviato il documento obbligatorio) Non si ha l accesso a nessun menù del comitato. Inserire il file PDF con il documento del verbale elezione Comitato Provinciale/Regionale). Una volta inserito il documento si avrà una conferma di quello che è stato inviato. Fino a quando CSAIN Nazionale non avrà dato la conferma di ricezione del documento l accesso al sistema riporterà la seguente dicitura: Una volta che CSAIN Nazionale avrà confermato il documento si potrà effettuare l accesso. 32

33 Caso 2 (Il portafoglio del comitato non è ancora stato gestito dal nazionale) In questo caso il comitato potrà gestire solo affiliazioni, re affiliazioni e la gestione dei documenti dei sodalizi. Sollecitare in questo caso CSAIN nazionale per l attivazione del portafoglio. 33

34 CONFIGURAZIONE BROWSER GOOGLE CROME Selezionare in alto a destra Selezionare Impostazioni Selezionare Mostra impostazioni avanzate - 34

35 Togliere il flag su Attiva la Compilazione automatica Chiudere il browser. INTERNER EXPLORER Questa modifica è necessaria solo se il comitato gestisce anche i sodalizi. Il programma lavorando con i cookies memorizza delle informazioni che possono essere riportati da un accesso all altro. In questi casi prima di accedere come sodalizio dopo aver lavorato con la parte comitato, eliminare i cookies oppure selezionare il flag che azzera i cookies dopo l uscita da internet explorer Selezionare in alto a destra 35

36 Selezionare opzioni internet 36