Istruzioni per l uso PVRlight

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1 Benvenuti Versione: 1.5 Data: 01. febbraio 2012 Lingua: Italiano Copyright 2011 AG AG Industriestrasse Volketswil www. Numero supporto , primi due minuti gratuiti, in seguito CHF 2.50/minuto Gli orari del supporto sono da lunedi a venerdi, dalle 8.30 alle e dalle alle Copyright 2012 AG Pagina 1 da 18

2 1 Introduzione L applicazione PVRlight è destinata essenzialmente alla stampa di polizze di versamento vuote, non prestampate (A4) e al controllo dei pagamenti in entrata. PRVlight può generare, spedire e archiviare e-fatture PVRlight è indirizzata ai clienti commerciali. Voi avete bisogno di un numero aderente PVR e per la spedizione delle e-fatture avete bisogno anche di un numero e-fattura per poter utilizzare PVRlight. PVRlight è un autentica applicazione web per la quale non è necessaria alcuna installazione locale. I dati sono salvati su un server centrale. PVRlight funziona su Windows, Mac OS X e sui sistemi Linux dotati di un web browser. PVRlight genera un documento PDF che può in linea di massima essere stampato con qualsiasi stampante. PVRlight è esente da costi di licenza e ottenibile solo come prestazione. PVRlight è basata sulla soluzione contabile open source SQL-Ledger, adattata alla Svizzera dall azienda AG. Per domande su PVRlight avete a disposizione una hotline di supporto: I primi due minuti sono gratuiti, in seguito vi vengono addebitati sulla bolletta telefonica CHF 2.50 al minuto. Se siete soddisfatti di PVRlight e desiderate avvalervi di altre funzioni, avete la possibilità di effettuare un upgrade a pagamento che vi assicurerà un estensione delle funzioni. Trovate maggiori informazioni su Gli indirizzi di una PVR E-List possono essere importati dietro pagamento di una tassa. Prima di spedire le prime fatture ai vostri clienti, prestate attenzione ai seguenti punti: (Questo è necessario soltanto se volete spedire ancora fatture cartacee.) Configurate la vostra stampante come descritto, affinché la polizza di versamento venga stampata in modo corretto. Stampate le cinque fatture test come descritto nel documento Readme.pdf, che avete ricevuto per e- mail con i vostri dati di login e inviate le fatture test a PostFinance per un controllo. Per la stampa prestate attenzione a quanto indicato in Readme.pdf e assicuratevi che il PDF non venga stampato rimpicciolito! Attendete l OK di PostFinance. Se volete spedire solo e-fatture, potete cominciare subito. Registrate prima i vostri dati clienti, inclusi i numeri e-fattura dei vostri clienti Registrate i vostri prodotti e servizi Registrate ora le vostre fatture e speditele. In caso di necessità potete inviare anche solleciti. L utilizzo di PVRlight è sostanzialmente sempre uguale: Registrate i dati. Aggiornate affinché i dati immessi vengano trasmessi al web server. Controllate le immissioni. Salva Copyright 2012 AG Pagina 2 da 18

3 2 Controllare le impostazioni Prima di lavorare con PVRlight, controllate le vostre impostazioni. 2.1 Sistema, impostazioni standard Controllare i dati e, all'occorrenza, modificarli Note: (i dati vengono salvati) Se avete già un numero e-fattura, potete registralo qui. Se vi siete registrati solo ora e avete inviato la registrazione a PostFinance, il numero viene registrato automaticamente e voi sarete informati per mail. Se non siete soggetti all'iva, avete meno campi. I testi di sollecito vengono modificati qui. Copyright 2012 AG Pagina 3 da 18

4 2.2 Sistema, impostazioni utente Controllare i dati e, all'occorrenza, modificarli (i dati vengono salvati) Nota: Qui potete modificare la vostra password. Inserire semplicemente la nuova password nel campo Password e nel campo Conferma e salvare. Copyright 2012 AG Pagina 4 da 18

5 3 Registrazione di clienti 3.1 Registrazione di clienti All infuori del nome del cliente (Cliente *), tutti gli altri dati sono facoltativi e non strettamente necessari. Se non inserite alcun numero di cliente, esso verrà assegnato automaticamente dal sistema. Un numero di cliente può essere utilizzato due volte, senza che ciò si ripercuota negativamente sulla funzionalità. Registrare l indirizzo (per le persone private selezionare il tipo Persona) Selezionare soggetto a IVA (per default, visibile solo se siete soggetti a IVA) Se necessario, selezionare IVA compresa nel prezzo Se necessario, registrare n. e-fattura (visibile soltanto se avete registrato un n. e-fattura nelle impostazioni standard) Note: (i dati vengono trasmessi al web server) (i dati vengono salvati) la data d inizio (inizio data) deve sempre essere uguale o anteriore alla data della fattura. Se vi siete registrati per l'invio delle e-fatture, potete indicare nel campo N. e-fattura i Biller ID dei vostri clienti. Non appena è registrato il numero per un cliente, a questo cliente si possono spedire solo e-fatture. Se il numero viene cancellato, si possono stampare di nuovo le fatture cartacee. Copyright 2012 AG Pagina 5 da 18

6 3.2 Ricerca di clienti All occorrenza compilare i relativi campi per la ricerca. Se necessario, includere altri campi nel prospetto. A tale scopo contrassegnare i relativi campi. Vengono elencati gli indirizzi dei clienti trovati, che possono essere selezionati cliccando sul nome del cliente. Note: gli indirizzi di questo elenco possono essere ripresi in altri programmi con Copia & Incolla. Copyright 2012 AG Pagina 6 da 18

7 4 Articoli Qui potete registrare i vostri prodotti e servizi. 4.1 Registrare articoli Registrare n. articolo (obbligatorio) Registrare descrizione articolo Registrare prezzo di vendita (a seconda dell'impostazione presso il cliente, il prezzo è con o senza IVA) Se necessario, registrare EAN (facoltativo, per EAN si tratta di un codice a barre di 13 posizioni) Registrare la descrizione dettagliata dell'articolo (facoltativo) Selezionare la corretta aliquota IVA (visibile soltanto se siete soggetti a IVA) (i dati vengono trasmessi al web server) (i dati vengono salvati) Nota: Il nuovo numero assegna automaticamente un n. articolo Il numero articolo può contenere anche lettere. Maggiori informazioni su EAN sono consultabili al sito Cercare l'articolo All occorrenza compilare i relativi campi per la ricerca. Copyright 2012 AG Pagina 7 da 18

8 Vengono elencati gli articoli trovati, che possono essere selezionati cliccando sul numero del l'articolo. Nota: gli articoli di questo elenco possono essere ripresi in altri programmi con Copia & Incolla. Copyright 2012 AG Pagina 8 da 18

9 5 Fatture In genere, la stampa delle fatture è limitata a un foglio A4. A seconda della quantità del testo che registrate per l'articolo, avete a disposizione più o meno righe sulla fattura. 5.1 Registrare e-fatture Per le e-fatture, il n. e-fattura del cliente è visibile Selezionare il cliente. Registrare i rimanenti dati. Registrare i rimanenti dati. (i dati vengono trasmessi al web server) Anteprima come PDF (se desiderato) (i dati vengono salvati) oppure Spedire (in questo modo i dati vengono salvati e la e-fattura viene spedita) Note: Se cliccate su Spedire, la e-fattura viene salvata e spedita. Se cliccate su Salvare, la fattura viene salvata e in un secondo tempo deve essere spedita. L'anteprima come PDF vi mostra come la e-fattura appare al cliente quando la apre. La data della fattura deve essere uguale o posteriore alla data di ricevimento del cliente! Se al posto del n. articolo inserite un % e cliccate sul tasto Enter, viene visualizzata tutta la lista con tutti gli articoli che avete registrato. Copyright 2012 AG Pagina 9 da 18

10 5.2 Registrazione di fatture Selezionare il cliente. Registrare i rimanenti dati. Immettere l importo e il testo. (i dati vengono trasmessi al web server) (se necessario) (la fattura viene salvata) 5.3 Visualizzare e registrare i dettagli dell'articolo Cliccare la casella di controllo tra la descrizione dell'articolo e la quantità (i dati vengono trasmessi al web server) Registrare EAN (facoltativo) Se necessario, modificare la descrizione dettagliata dell'articolo (facoltativo, se non è già registrata per l'articolo) Registrare la data di consegna (facoltativo) (i dati vengono salvati) Copyright 2012 AG Pagina 10 da 18

11 5.4 Tutte le fatture In questo modo potete vedere tutte le fatture All occorrenza compilare i relativi campi per la ricerca. Se necessario, includere altri campi nel prospetto. A tale scopo contrassegnare i relativi campi. Nota: per consultare le fatture pagate, deve essere contrassegnata la casella accanto a «Chiuso»! Vengono elencate tutte le fatture. Note: per modificare una fattura, cliccare semplicemente sul numero della fattura. Le e-fatture sono riconoscibili mediante il numero e-fattura. Una e-fattura spedita non può più essere modificata! Copyright 2012 AG Pagina 11 da 18

12 6 Promemoria Le eventuali spese di sollecito non possono essere addizionate all importo della fattura. I solleciti appaiono una volta superata la data di scadenza della fattura. 6.1 Sollecitare i pagamenti Selezionare il cliente o lasciare vuoto. Vengono elencate le fatture la cui data di scadenza è superata. Cliccare la fattura desiderata che deve essere sollecitata Salvare i livelli di sollecito (in questo modo, l'attuale livello di sollecito viene aumentato di 1 livello) Note: possono essere sollecitate solo le fatture la cui data di scadenza è stata superata. Può essere allestito solamente un sollecito dopo l altro. Non è possibile allestire più solleciti contemporaneamente! Se vi capita spesso di dover allestire un importante numero di solleciti, potrebbe essere utile effettuare un upgrade a pagamento del software PVRlight. Trovate maggiori informazioni su Copyright 2012 AG Pagina 12 da 18

14 Giusto Sbagliato La dimensione della pagina non deve essere adattata all area di stampa e occorre disattivare la funzione Girare e centrare automaticamente. Giusto Sbagliato Copyright 2012 AG Pagina 14 da 18

15 7 Import 7.1 Import pagamenti Selezionare il file desiderato. Il file deve dapprima essere scaricato dal vostro account PostFinance. Vengono elencati i pagamenti per i quali è stato riconosciuto il numero di riferimento PVR. Note: se nel file d importazione ci dovessero essere pagamenti che non avete registrato in PVRlight, essi vengono visualizzati, ma non possono essere importati. Un file può anche essere importato due volte. Organizzatevi in modo tale da sapere sempre cosa avete già e cosa non avete ancora importato. (cliccando su questo pulsante i pagamenti in entrata vengono contabilizzati per le corrispondenti fatture) In questo caso viene indicato che i pagamenti sono stati importati correttamente. Nota: per stampare l elenco dei pagamenti contabilizzati, contrassegnare semplicemente il testo e cliccare su Stampa nel browser. Copyright 2012 AG Pagina 15 da 18

16 I pagamenti per i quali non è disponibile una fattura vengono elencati, ma non importati. 7.2 Import indirizzi da E-List (opzione a pagamento) La voce di menu Import E-List può essere visualizzata solo dai clienti che hanno pagato questa opzione soggetta a spese. Su è indicato quali dati possono essere importati con questo opzione. Copyright 2012 AG Pagina 16 da 18

17 8 Sistema Alla voce di menu Sistema potete apportare diverse impostazioni. 8.1 Backup Questo link allestisce un file con i vostri dati, che potete salvare localmente. 8.2 Preferenze È stato descritto nel capitolo Versione Qui sono indicate le informazioni sulla versione attuale e sugli sponsor che vi consentono di utilizzare gratuitamente questa soluzione. 8.4 Predefinito È stato descritto nel capitolo IVA Qui potete modificare il numero IVA. Nota: Le attuali aliquote IVA sono già registrate correttamente. Se in futuro devono essere modificate le aliquote IVA, tali modifiche vengono eseguite automaticamente per voi. Copyright 2012 AG Pagina 17 da 18

18 8.6 Verbale di elaborazione Nel verbale di elaborazione vedete quali fatture sono state trasmesse ed elaborate. Se durante l'elaborazione si dovessero verificare degli errori, tali errori sono visibili nel verbale. 8.7 Archivio e-fatture Qui trovate le e-fatture firmate che dovete conservare. Potete scaricare semplicemente i documenti e salvarli. Note: Per i clienti che durante la registrazione hanno selezionato Archiviare le e-fatture per 25. Fr. per ogni anno, tutte le fatture archiviate sono qui e possono essere viste in qualsiasi momento. I clienti che desiderano rinunciare al servizio a pagamento, per 60 giorni dopo l'emissione della fattura hanno la possibilità di scaricare i dati e di archiviarli. Dopo questi 60 giorni, i dati non sono più visibili! Beneficiate delle seguenti utilità/dei seguenti vantaggi: Spedite le vostre fatture completamente in forma elettronica senza cambio del mezzo d'informazione I vostri clienti pagano le loro fatture con 3 click del mouse Se avete confermato il link, ricevete la mail con le informazioni login per PVRlight Copyright 2012 AG Pagina 18 da 18