Posta elettronica ERP

Transcript

1 Posta elettronica ERP W4 SoftwareSirioV10 La soluzione ERP su misura

2 INTRODUZIONE Vorresti poter governare alcuni account di posta direttamente dal SoftwareSirio, avendo così le più rilevanti sempre a portata di mano e condivise tra gli utenti autorizzati? E se potessi visualizzare le archiviate partendo da qualsiasi programma gestionale? Hai la necessità di inviare comunicazioni massive ai contatti presenti nella rubrica aziendale, selezionandoli in base ai parametri desiderati, e ti piacerebbe farlo in modo semplice ed efficace? SIAGG W4 Posta elettronica ERP è la soluzione ideale in risposta alle necessità delle aziende che desiderano migliorare la gestione della posta elettronica aziendale integrandola all interno del SoftwareSirio e/o allegando le significative nella Gestione Allegati. PRINCIPALI FUNZIONALITÀ Secondo un recente studio americano, un impiegato medio invia oltre 100 al giorno. Certo, non tutte hanno la stessa rilevanza ai fini lavorativi, ma le informazioni che si perdono a causa di una gestione non ottimale della posta aziendale sono molte di più di quanto si possa pensare. Cosa succede, ad esempio, se una persona è malata e non possiamo accedere alla sua casella di posta? O se abbiamo ricevuto un ordine, una promessa di pagamento o qualsiasi documento via e non riusciamo a ritrovarlo? Un accorta gestione della posta aziendale richiede pertanto che le informazioni possano essere archiviate nel sistema informativo, per poter essere reperite in qualsiasi momento e da tutti gli utenti autorizzati. Solo così, infatti, diventano vero patrimonio aziendale. La risposta di Sirio è SIAGG W4 - Posta elettronica ERP, che consente di gestire la posta aziendale direttamente dal SoftwareSirio e/o di archiviarla all interno della gestione documentale, facendo così in modo che le informazioni contenute nelle inviate e ricevute diventino un vero supporto al lavoro quotidiano degli utenti, che previa autorizzazione potranno così accedere ad informazioni condivise e sempre disponibili.

3 CONFIGURAZIONE DI UNO O PIÙ ACCOUNT DI POSTA AZIENDALE NEL GESTIONALE In fase di configurazione iniziale si definiscono gli account di posta da gestire all interno del gestionale, oltre ad abilitare gli utenti desiderati alla visualizzazione di uno o più account di posta. Da questo momento, le in arrivo/uscita da quell account verranno gestite esclusivamente nel gestionale, avendo la possibilità di archiviarle in apposite cartelle sempre a disposizione dell utente SoftwareSirio. FUNZIONALITÀ DEL GESTORE DI POSTA INTEGRATO La visualizzazione, gestione e invio delle avverrà non più dal client installato sul pc, o via web, bensì in un apposito monitor nel SoftwareSirio. Pratiche icone consentono inoltre di individuare a colpo d occhio lo stato delle (letta, da leggere, bozza, inviata, in uscita, archiviata); la presenza di allegati, note, errori di spedizione; la classificazione del soggetto (cliente/fornitore/utente/etc.). Gli utenti vengono prontamente informati, tramite un pop-up che compare nel gestionale, di eventuali errori di spedizione e dell arrivo di nuove ; sarà l utente a decidere se gestirle subito o successivamente. Oltre alle consuete operazioni di un normale client di posta, è possibile inseriree commenti o archiviare quanto desiderato ( e relativi allegati) all interno della gestione documentale. Gli esempi applicativi dell utilità di questo strumento sono molteplici: pensiamo a poter gestire tutte le contenenti offerte, conferme d ordine, commesse, contestazioni con clienti/fornitori, piani di rientro, etc. all interno del SoftwareSirio, in modo da essere conservate per sempre e reperite in qualsiasi momento e partendo da qualsiasi programma SoftwareSirio per soggetto (cliente, fornitore, utente). Inoltre, all interno dello stesso pannello, è possibile tenere traccia anche delle eventuali telefonate intercorse con un determinato contatto della rubrica (effettuando una semplice integrazione con il vostro centralino). Monitor di gestione della posta elettronica all interno del SoftwareSirio

4 Pannello compilazione e invio nuova L archiviazione delle può essere effettuata sia in modalità manuale che automatica. Manuale: semplicemente selezionando l da archiviare e scegliendo opzione A. Automatica: è sufficiente effettuare una configurazione per la posta in arrivo, identificando l account di ricezione e/o il mittente e/o determinate parole chiave ad esempio ordine contenute nell oggetto dell , oltre alla classe documentale di archiviazione. Archiviazione in modalità manuale e automatica

5 VANTAGGI ARCHIVIAZIONE CON DRAG & DROP SENZA ALCUNA CONFIGURAZIONE DI ACCOUNT E se non si volessero gestire tutti gli account di posta direttamente dal gestionale? Si potrebbero comunque archiviare determinate ? Certo! E infatti possibile archiviare all interno della gestione documentale del SoftwareSirio tutte le che si desiderano, anche quelle che continuano ad essere gestite in maniera tradizionale. Se ad esempio volessimo archiviare nel gestionale un ricevuta e letta su Outlook, sarà sufficiente trascinarla con un drag & drop sul pulsante upload . Questa funzionalità è già configurata su tutti i campi dove è attiva la gestione documentale. Gestione delle integrata nel gestionale Condivisione delle informazioni con gli utenti autorizzati Possibilità di gestione degli account di posta direttamente dal gestionale Archiviazione delle più significative o dei singoli allegati relazionandoli per categorie documentali

6 PREREQUISITI SoftwareSirio a partire dalla release Gestione allegati Webgate400 a partire dalla release 7.5 (client e server) Per gestire account di posta all interno del SoftwareSirio: PC mail agent: vedi prerequisiti client Webgate400 POP3 / SMTP SIAGG CR Contatti e attività Per la funzionalità drag&drop: Client di posta a partire da Outlook 2007 / Lotus Notes 7 / Thunderbird 7 } Prodotto da Via Gaetano Sbodio, Milano TEL FAX info@sirio-is.it