GIS Contabilità GIS PAPER LESS (WEB-PPL)

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Caterina Pini
10 anni fa
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1 GIS Contabilità GIS PAPER LESS (WEB-PPL)

2 In un mercato sempre più competitivo anche gli Studi Professionali sono alla ricerca della efficienza nello svolgimento della propria attività quotidiana. Prima nota: area di attenzione Le aree su cui il Consulente può focalizzare l attenzione sono molteplici: in questo momento analizziamo ed approfondiamo l aspetto dell inserimento dei dati nella prima nota nel programma di contabilità. Questa attività ricopre un ruolo importantissimo perché costituisce il lavoro preponderante che impegna più tempo all interno di un Studio Professionale e riguarda quasi tutti i componenti della struttura. Rendere efficace questa attività significa per lo Studio ridurre il tempo dedicato ad una tipologia di lavoro che è di gran lunga la meno remunerativa.

dati nella prima nota nel programma di contabilità.

3 Prima nota: cause di inefficienza Se analizziamo insieme le fasi di questa attività ci accorgeremmo che la prima causa di inefficienza è il ritardo con cui molti clienti consegnano i documenti da registrare in prima nota nel programma di contabilità. Spesso il personale dello Studio Professionale è costretto a chiamare e sollecitare più volte il cliente per la consegna dei documenti. La consegna in ritardo dei documenti comporta sempre l impossibilità per gli operatori dello Studio Professionale di: Programmare la propria attività a ridosso della scadenza; Avere una programmazione ben schedulata e organizzata tale da non avere tempi di attesa non remunerati; Avere una attività fluida che aumenti la concentrazione sulle operazioni che sta svolgendo; Lavorare con più calma che ridurrebbe il numero di errori in fase di registrazione della prima nota. Se pensiamo, inoltre, alle conseguenze dell errore in fase di registrazione, che comporta sempre una ripercussione nel calcolo delle imposte e nella gestione degli adempimenti fiscali di fine anno, il danno è doppio.

La consegna in ritardo dei documenti comporta sempre l impossibilità per gli operatori dello Studio Professionale di: Programmare la propria attività a ridosso della scadenza; Avere una

4 Prima nota: conseguenze della inefficienza Lo Studio quindi si ritrova da un lato ad avere maggiori costi di produzione causati dal cliente, che non solo non riesce a recuperare con un incremento di fatturato, ma addirittura è costretto a diminuire le tariffe a causa di un mercato sempre più competitivo. Prima nota: acquisizione automatica delle fatture In passato abbiamo parlato e sottolineato come ci siano diversi modi per intervenire sulla riduzione dei tempi di inserimento dati come ad esempio quello di scegliere un programma di contabilità intuitivo ed automatizzato. GIS Paper Less (Webb-PPL) può aiutare a dotare l Azienda Cliente di strumenti che lo aiutino ad essere più preciso nella consegna dei documenti e allo Studio di essere più efficiente nella registrazione degli stessi.

Prima nota: acquisizione automatica delle fatture In passato abbiamo parlato e sottolineato come ci siano diversi modi per intervenire sulla riduzione dei tempi di inserimento dati come ad esempio

5 Ad esempio, se il cliente potesse con una comoda APP scansionare, catalogare i documenti in ordine cronologico, ed inviarli in tempo reale allo Studio che a sua volta riceve i documenti direttamente all interno del programma di contabilità pronti per essere registrati in prima nota, quanto tempo risparmierebbe lo Studio ed il Cliente? Con un sistema di questo tipo quanti punti di inefficienza elencati poc anzi potremmo ridurre? Gli operatori dello Studio sarebbero più concentrati nell attività quotidiana? Potremmo ridurre gli errori in fase di elaborazione degli adempimenti fiscali e calcolo delle imposte? L azienda cliente che non dovrà più spostarsi per consegnare i documenti sarebbe più felice? A queste ed altre domande lo Studio Professionale può rispondere con l aumento della tecnologia presente negli strumenti che utilizza.

Con un sistema di questo tipo quanti punti di inefficienza elencati poc anzi potremmo ridurre? Gli operatori dello Studio sarebbero più concentrati nell attività quotidiana?

6 Prima Nota Paper Less è il modulo GIS per consentire all impresa di inviare al commercialista le fatture emesse e ricevute quotidianamente. Prima Nota Paper Less Box consente di ottenere un duplice vantaggio, per l azienda che non dovrà più portare fisicamente i documenti dal commercialista e per lo studio che avrà i documenti immediatamente disponibili per la registrazione e l eventuale archiviazione sostitutiva. Il programma si compone di due moduli: GIS Paper Less Azienda Canale di trasmissione dall Azienda verso lo Studio delle fatture emesse/ricevute Non prevede licenza, bensì l accesso autorizzato a WebStudio. GIS Paper Less Studio Canale di ricezione presso lo Studio delle fatture trasmesse dall Azienda. Pannello di monitoraggio dei documenti ricevuti. Pannello di archiviazione dei documenti ricevuti. Prevede specifica licenza GIS

immediatamente disponibili per la registrazione e l eventuale archiviazione sostitutiva.

7 GIS Paper Less Azienda Canale di trasmissione dall Azienda verso lo Studio delle fatture emesse/ricevute Non prevede licenza, bensì l accesso autorizzato a WebStudio.

8 GIS Paper Less Azienda Il pannello di configurazione permette di indicare le cartelle da cui verranno prelevati i file. Per ogni anno e attività verranno indicate le due cartelle da cui prelevare i documenti acquisti e vendite.avremo quindi tante configurazioni quante sono le attività e gli anni da caricare. Per avviare il trasferimento verso lo studio sarà sufficiente premere «Avvia Trasferimento»

Per ogni anno e attività verranno indicate le due cartelle da cui prelevare i documenti acquisti e

10 GIS Paper Less Studio Canale di ricezione presso lo Studio delle fatture trasmesse dall Azienda. Pannello di monitoraggio e di archiviazione dei documenti ricevuti per azienda con filtro e visualizzazione specifica dei documenti da registrare. Gestione del secondo monitor 24 per visualizzare la fattura a grandezza reale. Viene apposto un protocollo virtuale sul documento registrato. Richiede la specifica licenza WEB-PPL che abilita i servizi WebStudio per la ricezione delle fatture.

documenti da registrare. Gestione del secondo monitor 24 per visualizzare la fattura a grandezza reale.

12 GIS Paper Less Studio Monitoraggio e classificazione in cartelle dei documenti ricevuti dalle ditte clienti, con filtro e visualizzazione specifica dei documenti da registrare/registrati per la ditta selezionata.

clienti, con filtro e visualizzazione specifica dei

13 GIS Paper Less Studio La fattura viene agganciata automaticamente alla propria registrazione di prima nota. Gestione del secondo monitor 24 per visualizzare la fattura a grandezza reale.

15 GIS Paper Less Studio Viene apposto un protocollo virtuale sul documento registrato.

16 GIS Paper Less Studio Visualizzazione partitari: accedendo alla visualizzazione del partitario e successivamente alla visualizzazione di una fattura viene aperta anche l immagine della fattura con il relativo protocollo virtuale.

successivamente alla visualizzazione di una fattura viene

17 GIS Paper Less Studio Facilita l archiviazione delle fatture verso Busness File.

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