WinLab. Sistema integrato per la gestione dei Laboratori di Analisi

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1 WinLab Sistema integrato per la gestione dei Laboratori di Analisi WinLab nasce da decenni di esperienza maturata nella sanità pubblica e privata. E un sistema in continua evoluzione con interfacce intuitive e orientate all utente. Utilizza un architettura Client/Server che assicura la massima affidabilità, sicurezza e velocità dei processi. Integra tutte le caratteristiche principali proprie della gestione di un laboratorio di analisi. L ampia connettività di WinLab consente una comunicazione efficace per l interscambio di dati e informazioni sia all interno del Laboratorio che con il mondo esterno (medici, Enti, utenti, Aziende clienti), sfruttando appieno tutte le potenzialità della Rete. Caratteristiche principali di WinLab Laboratori di Analisi Facilità Sicurezza Qualità Integrazione Firma d uso Elettronica Interfacciamenti Pubblicazione Accesso dei medici WEB dei referti ai dati

2 Archiviazione Magazzino Convenzione Gestione delle Documenti/Ricette S.S.R. Code Facilità d uso. WinLab è facile da utilizzare e intuitivo. Tutte le funzionalità delle maschere sono sempre descritte in modo chiaro ed esplicito. Un capillare controllo sui dati immessi permette di ridurre al minimo le possibilità di errore. Flessibilità del prodotto WinLab e in grado di adattarsi a qualsiasi tipo di organizzazione del laboratorio. Le tabelle personalizzate e i parametri personalizzabili, consentono di gestire ciascun settore (chimica clinica, ematologia, immunometria, microbiologia, ecc.) secondo la propria organizzazione del lavoro. Non vi è alcun limite al numero di pratiche che è possibile avere in linea. E possibile conservare in linea i dati storici anche di molti anni, che permettono di mettere immediatamente a confronto gli esami di un paziente per un lungo periodo ti tempo. Tutte le stampe di WinLab sono realizzate con un sistema proprietario, che consente la visualizzazione in anteprima di ciò che si vuole stampare. Ogni stampa (fogli di accettazione, referti, fatture, attestati vari) può essere personalizzata e modificata, con possibilità di invio per , di salvataggio in formato PDF e di pubblicazione su piattaforma WinLab.Web per la consultazione da parte di medici, utenti, Enti e aziende clienti. Esempio di personalizzazione del referto di un esame

3 Accettazione dei campioni. Immediata. Una passata del lettore di codici a barre ed è tutto fatto. Con WinLab si possono inserire tutte le impegnative di un paziente in un unica accettazione e con un unica maschera. E possibile modificare la tariffa di ogni singolo esame in accettazione. E possibile accettare il campione in urgenza con la stampa immediata del referto. In alternativa alla normale accettazione delle richieste, è possibile acquisire le pratiche in modo automatico secondo diverse modalità: accettazione attraverso schede marcate che identificano in automatico le prestazioni, il reparto, l eventuale profilo analitico e il codice a barre del paziente accettazione attraverso il collegamento a sistemi esterni quali CUP e Reparti, con la possibilità di accettare automaticamente il cliente, oppure di controllare la prenotazione prima di accettarla per verificare la correttezza e corrispondenza del materiale pervenuto con quanto previsto accettazione di campioni non ancora pervenuti con possibilità di sospensione della seduta fino alla ricezione degli stessi. Parcheggio di pazienti in prenotazione (controllo e gestione del budget), con possibilità di accettarli quando i campioni sono fisicamente in laboratorio I punti di accettazione possono essere presso il laboratorio o all esterno (punti prelievo oppure reparti ospedalieri). Le accettazioni possono essere fatte in ogni punto del laboratorio, anche se non si possiede una stampante per le etichette collegata direttamente. Infatti è possibile stampare le etichette anche presso stampanti collegate ad altre postazioni. Le etichette adesive sono configurabili direttamente dal Laboratorio, e possono essere di tipologie e campi differenti. In accettazione è possibile gestire anche data di prenotazione, data di consegna del referto, data di stampa del referto, codice identificativo per stranieri (STP), impegnative per naviganti con emissione dell archivio da consegnare all ufficio preposto, data di consegna del referto ed eventualmente dati identificativi del delegato, pagamento con carta di credito o bancomat

4 Refertazione Risultati e Refertazione. L inserimento dei risultati è automatica in caso di collegamento LIS (interfacciamento) agli strumenti di laboratorio. Diversamente è possibile inserire i risultati per fogli di lavoro, per esami o per accettazione. Per ogni singolo risultato è possibile inserire - valori numerici - frasi precompilate - commenti senza alcuna limitazione di caratteri. I risultati sono controllati automaticamente, secondo i valori impostati dal Laboratorio, e, in caso di anomalia, viene subito segnalata l incongruenza del dato inserito. E anche possibile impostare calcoli automatici. E possibile attivare fino a 2 livelli di validazione dei risultati. Validazione tecnica dei risultati; viene eseguita dai tecnici, e può avvenire anche automaticamente per esiti standard ricevuti da strumenti interfacciati. Validazione clinica; eseguita da personale autorizzato alla funzione. Secondo le impostazioni date al sistema, i risultati possono essere stampati senza validazione, con la sola validazione tecnica o con la validazione clinica. Gli esiti patologici sono evidenziati a video con colorazione rossa, mentre sui referti sono evidenziati con frecce (superiore o inferiore a seconda del valore numerico), se il Laboratorio lo ritiene opportuno. E possibile segnalare come patologiche anche frasi patologiche non numeriche. Durante l inserimento dei risultati e durante la validazione, con un semplice tasto è possibile consultare la storia del paziente, sia relativamente ad un unico esame, sia per tutti gli esami richiesti. Il sistema permette di visualizzare la storia del paziente fin dal suo primo ingresso in Laboratorio. Ogni esame è sempre monitorato dal momento in cui è accettato, fino al momento in cui viene stampato. E possibile in ogni momento visualizzare lo stato di avanzamento del campione. La stampa dei referti avviene per singola accettazione o per gruppo di accettazioni con possibilità di ordinamento per reparti o città o gruppo predefiniti. Esempio di visualizzazione di un referto Esempio della storia di un paziente, stampabile con la sola pressione di un tasto

5 Stampa del Referto. La stampa del referto è personalizzabile dal Laboratorio. Nel Referto è possibile definire loghi e dati del laboratorio; testata, dove è possibile stampare ogni tipo di dato presente nell accettazione (reparto, medico prescrittore, data e ora di accettazione, codice della richiesta, ecc); corpo, in cui inserire i dati degli esami (descrizione, metodica, tipo di campione, valori di riferimento) e l esito; una coda con note e commenti. Per quegli strumenti che lo prevedono, sono stampati i grafici di riferimento (elettroforesi, emocromo, ecc.) E possibile inviare i referti anche per ai pazienti e depositarli in WinLab.Web per la consultazione via web da medici, utenti, Enti, Aziende. Firma digitale. La firma digitale dei referti è già attiva in WinLab. E possibile firmare elettronicamente un referto, utilizzando il dispositivo USB in vendita presso Infocamere. Esempio di stampa di un referto. Gestione del Service. Il sistema gestisce gli esami da inviare alle strutture che eseguono il service, producendo una stampa riepilogativa dei campioni e una stampa di accompagnamento per ogni singolo campione. In alternativa, per una struttura che funge da service per altri Laboratori, il sistema prevede anche una stampa dei tabulati riepilogative e le fatture di riferimento. Gestione della Cassa. Ogni operazione di pagamento/rimborso è registrata su un file di cassa e su un file di log. Le operazioni non sono modificabili e sono suddivise per esecutore. E possibile richiedere la stampa delle operazioni di cassa per intervallo di date e per operatore. Stampa di un giornale di cassa. Tabella degli esami Gli esami sono configurabili interamente dal personale medico autorizzato. E possibile gestire autonomamente ogni informazione, compresa quella relativa al formato di stampa dei dati sul referto. I dati importanti gestiti sono: codice alfanumerico di 6 caratteri descrizione dell esame, descrizione ridotta per l accettazione, descrizione completa per il referto metodica tipo di campione, utilizzato per l emissione differenziata di etichette categoria dell esame (clinica, immunoenzimatica, ecc) e sottocategoria (es. strumento che esegue l esame)

6 protezione dell esame dalla visualizzazione (Es. HIV) ordinamento dell esame nel referto di stampa valori di riferimento (uomo/donna/bambino/a) da stampare sul referto e per la gestione dei patologici formule matematiche di calcolo eventuali grafici collegati giorni necessari alla esecuzione dell esame e alla consegna listini differenziati senza limiti di utilizzo I valori di riferimento sono modificabili in qualunque momento, salvaguardando le accettazioni pregresse, che potranno essere ristampate utilizzando i vecchi valori di riferimento. Piani di lavoro I piani di lavoro sono dinamici. Sono generati già in fase di accettazione. E possibile anche richiedere la stampa degli stessi con l evidenza dei risultati già registrati. Ogni piano di lavoro è configurabile da parte dell utente e permette sempre il recupero di campioni non eseguiti. Vi sono diverse modalità di stampa di un piano di lavoro, secondo le abitudini individuali. Sicurezza delle informazioni Il software pone particolare attenzione alla sicurezza dei dati e degli accessi. Gestione degli accessi protetti da password, strettamente correlati ai livelli di responsabilità, con scadenza obbligatoria secondo le modalità di legge. Gestione del profilo utente, col quale è possibile definire i programmi ai quali può accedere ciascun utente e l operatività all interno dei programmi (ad esempio, se può modificare un referto, se può validarlo, se può ristampare un referto o una fattura). Sistema integrato di backup, sia automatico che manuale, che consente il recupero di tutte le informazioni. Registrazione dei dati sensibili e degli operatori che eseguono le modifiche, in modo da conoscere sempre la storia di un referto o di una pratica. L intero processo è monitorato da EvoLab. Un intervento sui dati sensibili del sistema (inserimento, modifica o cancellazione dati) viene registrato così da evidenziare l operatore che ha eseguito l operazione. Registrazione di ogni transazione finanziaria e dell operatore che l ha compiuta. Sono registrate anche le operazioni di variazione e cancellazione di una fattura. Il Backup automatico oppure una copia in tempo reale del database sempre attiva assicura la massima sicurezza dei dati. Esempio di visualizzazione di un archivio di log delle operazioni eseguite.

7 Integrazioni. WinLab è in grado di integrarsi con i qualsiasi applicazione di Rete. Per esempio, è attualmente connesso a: CUP regione Puglia e Basilicata per l acquisizione delle prenotazioni Repository della regione Basilicata (progetto BAS-REFER) (firma referti e invio degli stessi firmati digitalmente al sistema informatico regionale) Collegamento con software di gestione cartella clinica dei sistemi informatici regionali della Basilicata e di altre aziende. Integrazione col progetto della Rete dei Medici di medicina generale promosso dalla Regione Puglia attraverso Innova Puglia (sistema SIST) per il controllo della ricetta medica attraverso il codice IUP. La nostra Azienda è stata scelta per la realizzazione del progetto di integrazione delle impegnative con esami di Laboratorio. Lo scopo del progetto è di costituire in un unico serbatoio regionale tutta le storia medica dei propri assistiti che potrà essere visionata da ogni struttura pubblica e/o privata. Attualmente il progetto è operativo in via sperimentale in alcuni presidi ospedalieri, tra cui Molfetta, in cui è presente il nostro software gestionale. Interfacciamenti. WinLab è attualmente in grado di collegare oltre 120 strumenti di analitica e preanalitica. I collegamenti, dove è previsto, sono realizzarli in Host/query con caricamento random continuo del campioni. Gli interfacciamenti sono distribuiti sulle stazioni client attraverso porte RS232 o rete lan. Ogni client può gestire più collegamenti, relativamente alla distanza degli strumenti e al numero di porte seriali installate. Sugli stessi client è possibile installare per intero il software WinLab, ed utilizzarlo contemporaneamente alla gestione degli interfacciamenti. I sistemi LIS impostati in automatico non hanno la necessità di caricare piani di lavoro. Il campione è immediatamente pronto al caricamento subito dopo l inserimento in accettazione. Ogni programma di interfacciamento permette di monitorare lo stato del collegamento ed eventuali anomalie. In caso di blocco di un client collegato ad uno o più strumenti, è possibile sostituirlo con un qualsiasi altro personal computer con stesse caratteristiche hardware, poichè gli interfacciamenti sono installati solo a livello di server e non localmente. Per quanto riguarda le analisi gestite da ogni singolo strumento, è possibile modificare la configurazione delle tabelle di interfacciamento. Questo permette lo spostamento immediato di un analisi uno strumento ad un altro, oppure la sua disabilitazione per mancanza di reattivo o altro motivo. Se sono presenti strumenti di backup, il campione può essere caricato indipendentemente in uno dei due strumenti. Per ogni esame è gestibile anche la tipologia di campione (siero, urine, plasma), che permette di creare più etichette per lo stesso strumento e di processarli in contemporanea. Pubblicazione web dei referti. WinLab si integra con i nostri servizi opzionali progettati con tecnologia Web (WinLab.Web), che sono in grado di offrire ai propri clienti o ai medici convenzionati col SSN, il collegamento al sistema del Laboratorio per il ritiro dei referti (utenti) e la consultazione della storia dei pazienti (medici). WinLab.Web gestisce in tempo reale anche i centri prelievo e la gestione del service prestato ad altri Laboratori di analisi. Per motivi di sicurezza, i referti non sono pubblicati su provider web, ma sono presenti esclusivamente presso il Laboratorio, e sono a disposizione solo dopo la fase di validazione o di firma elettronica. I clienti potranno provvedere al ritiro del referto via web. Il medico, oltre alla possibilità di visualizzare il referto, potrà anche visionare lo storico del cliente, ed eventualmente trasferirsi la cartella che evidenzia tutte le analisi eseguite negli ultimi anni. Gestione dei documenti e ricette. WinLab consente il trattamento di immagini e documenti, senza alcun limite di spazio E possibile gestire una cartella per il cliente, in cui archiviare tutti i documenti scannerizzati (documenti di identità, di esenzione, ecc), evitando l onere di conservare inutili fotocopie in archivi cartacei.

8 Il sistema conserva la data di scadenza di un documento e ricorda quando esso è scaduto. E possibile anche scansionare le impegnative rosse consegnate alla ASL. Il sistema è in grado di riconoscere il codice a barre delle impegnative e assegnare le immagini direttamente all accettazione. Gestione finanziaria e delle convenzioni WinLab gestisce la parte amministrativa della convenzione attraverso la produzione delle stampe e degli archivi richiesti dal S.S.R, quali: tabulato, archivio da consegnare alla ASL, prospetto riepilogativo, statistiche per unità di costo, gestione archivio per naviganti Viene gestito il controllo automatico del budget, sia annuale che mensile. E possibile pianificare le accettazioni massime giornaliere in ragione del budget mensile e la prenotazione automatica di ogni utente nel primo giorno utile in ordine cronologico di arrivo. Durante la fase di accettazione delle ricette, un colore permetterà di conoscere lo stato del budget giornaliero: verde, possibile accettare; giallo, è vicino il raggiungimento della soglia di budget giornaliero; rosso, raggiunte la soglia di budget giornaliero. E possibile stampare elenchi delle prestazioni effettuate e la fatturazione delle stesse. Prenotazione e budget mensile In qualsiasi momento è possibile conoscere in tempo reale il budget utilizzato dal Laboratorio. Le fatture sono registrate nel sistema ed è possibile visionarle e ristamparle secondo diverse modalità. E prevista anche una lista delle fatture con evidenziazione dei diversi importi (ticket, prestazioni a tariffa SSN, quota ricetta, prestazioni a pagamento) necessari alla definizione degli studi di settore. E possibile anche stampare un registro fiscale delle fatture. WinLab permette la gestione delle convenzioni con aziende e assicurazioni. Visualizzazione del budget utilizzato Gestione di più Laboratori Il sistema gestisce la portabilità degli esami tra laboratori tra strutture collegate nelle quali ognuna lavora alcune tipologia di esami raccogliendo i campioni dagli altri laboratori. E possibile definire gli esami che dovranno essere eseguiti da altro laboratorio; pertanto sarà possibile trasferire in automatico le richieste con i soli esami che dovranno essere eseguiti dal Laboratorio al quale inviare i campioni, decidendo se conservare o no il codice a barre di riferimento dei campioni. Al termine della lavorazione, gli esiti validati sono essere trasferiti nuovamente al Laboratorio dove erano stati accettati, per la stampa del referto. E possibile conoscere in ogni momento la storia dei campioni trasferiti.

9 Controlli. WinLab può gestire i controlli di qualità che possono essere configurati attraverso una specifica funzione. Per lo stesso esame possono essere configurati più tipologie di controlli (ad esempio patologico e non patologico, alto e basso, ecc.), e per ognuno di essi possono essere definite le specifiche di qualità, intese come massima variazione accettabile nelle prestazioni di un metodo che non comprometta l interpretazione clinica del dato. I controlli sono inseriti giornalmente in accettazione, attraverso una funzione specifica, e trattati automaticamente dalle procedure LIS per gli strumenti di riferimento. Per ognuno di essi è possibile stampare i grafici di riferimento, le tabelle comparative ed evidenziare eventuali anomalie. Il sistema si interfaccia anche ad alcuni software di gestione della qualità (es. BioRad e Randox) Magazzino E possibile richiedere il modulo per la gestione di: magazzino dei reattivi; gestione dei lotti e delle date di scadenza; Gestione dei reattivi presenti negli strumenti; Gestione degli ordini a fornitore; Gestione dei reattivi scaduti o in scadenza.

10 Software di gestione delle code. E possibile disporre di un modulo per la gestione personalizzata delle code, dove il cliente ha a disposizione un totem con il quale prenotare il tipo di prestazione. Un monitor TV provvede a visualizzare i progressivi che di volta in volta sono chiamati in accettazione. Sui monitor è possibile personalizzare messaggi pubblicitari che scorrono periodicamente. Al termine della fase di accettazione, il cliente viene spostato al secondo livello di coda, gestito presso le sale prelievo. L applicazione permette di gestire le code in totale anonimato secondo quanto è previsto dalle normative per la tutela della privacy. Esempio di visualizzazione di un monitor TV per lo smistamento delle code Configurazione di un totem per la prenotazione delle prestazioni Esempio di visualizzatore delle code per l operatore allo sportello di accettazione.