A.S.L.della provincia di Pavia C.U.P. TELEMATICO PROVINCIALE

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1 FORUMPA SANITA' 2001 Parte 1: Anagrafica A.S.L.della provincia di Pavia C.U.P. TELEMATICO PROVINCIALE Titolo del progetto: C.U.P. TELEMATICO PROVINCIALE Referente Giovanni Vercesi A.S.L.della provincia di Pavia V.le Indipendenza, Pavia Direttore Generale: dr. Luigi MIGLIO! Fax luigi_miglio@asl.pavia.it Sito web: Resp.le C.E.D. A.S.L. della provincia di Pavia! Fax: giovanni_vercesi@asl.pavia.it Parte 2: Aspetti generali 2.1 Area di intervento (max due risposte) Qualità/Organizzazione Miglioramento della gestione Miglioramento del rapporto con l utenza Miglioramento dell assistenza Miglioramento dell accesso ai servizi/strutture Integrazione struttura/territorio, coordinamento Informazione/prevenzione Altro (specificare) 2.2 Progetto: realizzato in corso di realizzazione 2.3 Descrizione sintetica del progetto (max 15 righe) L A.S.L. della provincia di Pavia ha realizzato un Centro Unificato di Prenotazione delle prestazioni specialistiche ambulatoriali con 240 postazioni informatiche distribuite in modo capillare presso tutte le proprie strutture a gestione diretta ( da ogni postazione è possibile prenotare presso qualsiasi altro punto di erogazione) gestendo tutte le relative agende (circa 900). I medici di medicina generale possono, dal proprio ambulatorio, inserire in apposita lista d attesa al C.U.P. le prestazioni richieste per i propri assistiti, utilizzando la propria cartella informatizzata. Gli utenti vengono successivamente richiamati al loro domicilio. L unico ambiente di gestione ha consentito di attingere tutte le informazioni relative per pubblicarle sul sito web aziendale, mantenendole costantemente aggiornate in tempo reale. Conseguentemente si è reso disponibile il calcolo del tempo d attesa di ogni singola prestazione specialistica ambulatoriale in tempo veramente reale con indicazione sia del primo posto libero sia della media dei primi sette posti liberi (Si sta operando per evidenziare il calcolo dei tempi medi prospettici). In prospettiva, si prevede la possibilità di effettuare prenotazioni via Internet tramite accesso al sito web dell A.S.L Motivazioni In considerazione dell estensione territoriale dell A.S.L. della provincia di Pavia e della complessità organizzativa che la caratterizza (presenza di otto ospedali a gestione diretta, otto poliambulatori specialistici, ecc.) si è ritenuto che la realizzazione del progetto descritto consentisse: a) di favorire il rapporto con il cittadino consumatore di servizi sanitari; b) di poter prenotare da ciascuna postazione per tutte le strutture; c) di poter ridurre i tempi di attesa consentendo all assistito di scegliere il punto di erogazione a lui più consono per distanza e per tempo di attesa.

2 2.5 Soggetti destinatari Il progetto è rivolto in primo luogo ai cittadini utenti dei servizi sanitari, ai medici di medicina generale ed ai medici specialisti

3 2.6 Caratteristiche del progetto (max 20 righe) Il progetto si fonda sull utilizzo di un applicativo client-server ed ha lo scopo di consentire presso qualsiasi client di effettuare prenotazioni/erogazioni di tutte le prestazioni specialistiche ambulatoriali disponibili presso tutte le strutture dell A.S.L. ovunque esse siano ubicate. 2.7 Finalità favorire l utente nella scelta dei soggetti erogatori di prestazioni sanitarie; attivare una positiva competizione tra i diversi erogatori con lo scopo di portare ad una ulteriore riduzione dei tempi d attesa; creare un sistema sia di controllo esterno, sia di autocontrollo da parte delle strutture erogatrici con lo scopo di migliorare complessivamente l efficienza del sistema. 2.8 Obiettivi Consentire la prenotazione di tutte le prestazioni erogabili da tutte le strutture dell A.S.L. presso ciascuna postazione dotata di collegamento in rete. 2.9 Vantaggi attesi efficienza interna: la visibilità in tempo reale dei tempi d attesa ha innescato un circolo virtuoso ed una produttiva competitività fra i diversi erogatori di prestazioni determinando così un miglioramento complessivo dell efficienza interna. rapporto con i cittadini: il cittadino ne ha tratto vantaggio in quanto da ogni postazione (anche periferica) è ora consentito prenotare prestazioni erogate presso tutte le strutture dell A.S.L Risultati conseguiti Allo stato attuale sono presenti 240 postazioni attraverso le quali è possibile prenotare le prestazioni specialistiche erogate presso la strutture specialistiche dell A.S.L. (otto ospedali, otto poliambulatori specialistici, ecc). La visibilità in tempo reale sul sito web aziendale dei tempi d attesa per le prestazioni specialistiche erogate dai diversi ambulatori ha favorito l attivazione di un circolo virtuoso che, oltre a migliorare l efficienza interna, sul piano pratico ha prodotto una significativa riduzione dei tempi di attesa. Parte III: Aspetti specifici 3.1 Risorse Indicare le risorse assegnate al progetto: finanziarie: il progetto è inserito in un processo generale di informatizzazione dell A.S.L., per cui sia la rete aziendale (in ambito locale e geografico) sia le postazioni informatiche non sono finalizzate esclusivamente al progetto in argomento. L importo di = (server, client, software applicativo) può solo essere indicativo. personale: il progetto coinvolge l equivalente di 215 operatori quali amministrativi, tecnici informatici, personale medico ed infermieristico. 3.2 Soggetti coinvolti (partnership) Al momento, non sono previste partnership. In prospettiva è previsto il coinvolgimento delle strutture sanitarie pubbliche e private accreditate ubicate in provincia di Pavia.

4 3.3 Stato di realizzazione Indicare le fasi di realizzazione in cui è articolato il progetto Il progetto è iniziato nel maggio 1999 quando, sull esistente sistema CUP di Voghera, si è proceduto ad un aggiornamento con nuova versione dell applicativo sulle n. 25 postazioni al momento attive. Indi il percorso è stato: Luglio 1999: attivazione di n. 34 postazioni presso il Poliambulatorio di Pavia, il Presidio Ospedaliero di Casorate Primo, i distretti di Certosa, Vidigulfo, Cava Manara Settembre 1999: inizio sperimentazione collegamento MMG al CUP Ottobre 1999: attivazione di n. 26 postazioni nei reparti del Presidio Ospedaliero di Voghera Dicembre 1999: attivazione di n. 52 postazioni nei reparti dei presidi ospedalieri di Vigevano, Mede e Mortara, nei Poliambulatorio di Vigevano e nel Distretto di Garlasco Febbraio 2000: attivazione di n. 21 postazioni nei reparti del Presidio Ospedaliero di Varzi Aprile 2000: attivazione di postazioni nei reparti dei presidi ospedalieri di Broni e Stradella ed ulteriori attivazioni nei presidi ospedalieri di Vigevano, Mede e Mortara, per complessive attuali postazioni dell intero sistema in n. 240 Luglio 2000: operatività del collegamento di MMG (n. 5 sperimentatori) al sistema CUP Settembre 2000: tutte le informazioni inerenti le prestazioni specialistiche ambulatoriali erogate dall A.S.L. sono prelevate dal sistema C.U.P. e rese disponibili sul sito web, costantemente aggiornato Dicembre 2000: messa in produzione del calcolo dei tempi d attesa in tempo reale sul sito web dell A.S.L. Indicare lo stato di attuazione Il progetto è totalmente attuato 3.4 Realizzazione Il progetto è stato promosso dalla Direzione dell A.S.L. ed ha richiesto l adozione di nuove modalità organizzative. In particolare, si è reso necessario il coinvolgimento delle diverse unità operative erogatrici di strutture specialistiche ambulatoriali e la costituzione di una struttura permanente di governo del sistema. Il progetto ha richiesto azioni di riorganizzazione interna in termini di revisione delle strutture e dei processi. In particolare, la fase di prenotazione delle prestazioni è stata estesa dai soli sportelli amministrativi preesistenti a tutte le strutture erogatrici (unità operative ed ambulatori). Si è passati da prenotazioni e consuntivazioni basate su sistema misto (cartaceo e informatico) a prenotazioni e rendicontazioni fondate esclusivamente su supporto informatico. 3.5 Utilizzo nuove tecnologie Indicare se il progetto ha richiesto l utilizzo di nuove tecnologie L intero progetto si basa su di una spalmatura della procedura sull intero territorio di pertinenza ed ha richiesto l utilizzo di vari strumenti informatici e sistemi di trasmissione dati. 3.6 Comunicazione interna Allo scopo di favorire la comunicazione interna e di sensibilizzare il personale sul tema dell utilizzo delle tecnologie dell informazione e della comunicazione applicate all azienda sanitaria, e quindi anche sull attivazione del C.U.P. telematico, è stato organizzato un workshop nel giugno La documentazione relativa al workshop è stata pubblicata sull house organ che viene distribuito, via posta, a tutti i dipendenti, ai medici di medicina generale ed ai pediatri di libera scelta, a tutti i sindaci dell ambito territoriale, ai consiglieri comunali e ad altri soggetti ed enti.

5 3.7 Formazione personale Il progetto ha comportato la formazione di tutti i soggetti coinvolti (figure di tipo amministrativo, medici, infermieri, ecc.). La formazione ha avuto come obiettivo l addestramento all utilizzo, secondo le varie competenze, del nuovo sistema telematico di prenotazione ed è avvenuta a piccoli gruppi. 3.8 Comunicazione/partecipazione Il giorno 28 giugno 2000 si è svolto a Pavia un workshop sul tema Tecnologie dell informazione e della comunicazione applicate all azienda sanitaria, nel corso del quale è stato presentato il progetto del C.U.P. Telematico provinciale. Al workshop hanno partecipato rappresentanti della Regione, della Direzione Generale Sanità, numerosi direttori generali di aziende sanitarie locali e di aziende ospedaliere, diversi esponenti delle società che collaborano con l azienda sotto il profilo tecnologico, rappresentanti istituzionali, delle strutture pubbliche e private accreditate e delle associazioni mediche, oltre ai componenti del Consiglio di rappresentanza dei Sindaci e del Collegio dei Revisori dei conti ed a diverse altre personalità La documentazione relativa al workshop è stata pubblicata sul periodico Pavi@ sanità stampato e diffuso in circa copie 3.9 Monitoraggio e valutazione Gli strumenti di valutazione sono stati i report periodici (mensili) relativi alle prestazioni specialistiche ambulatoriali trasmessi alla Regione utilizzando gli standard richiesti. Poiché la formazione del personale è stata svolta unicamente con il ricorso a personale interno sono stati previsti incentivi per il suddetto personale Sostenibilità organizzativa La sostenibilità organizzativa del progetto è garantita dalla semplicità, riproducibilità e standardizzazione delle procedure, dall estensione territoriale della rete e dalla flessibilità del sistema.