Avaya Softconsole Versione 1.5 Guida di riferimento rapido

Transcript

1 Avaya Softconsole Versione 1.5 Guida di riferimento rapido IT Prima edizione Febbraio 2003

2 Copyright 2003, Avaya Inc. Tutti i diritti riservati. Stampato negli Stati Uniti Avviso Avaya garantisce che è stato fatto il possibile per garantire la correttezza e la completezza delle informazioni contenute in questo manuale al momento della stampa e non si assume alcuna responsabilità per eventuali errori. Qualsiasi eventuale modifica o correzione da apportare alle informazioni contenute in questo documento potranno essere inserite nelle edizioni successive. Responsabilità dell utente per la sicurezza del sistema È considerato fraudolento l uso del sistema di telecomunicazione da parte di persone non autorizzate, che non siano impiegati, agenti, collaboratori o consulenti che lavorano per l azienda. Si noti che il sistema di telecomunicazioni comporta rischi di frode in grado di compromettere notevolmente il costo dei servizi di telecomunicazione, comportando oneri aggiuntivi. La sicurezza del sistema, ossia la programmazione e la configurazione delle apparecchiature atte ad evitare l uso non autorizzato, è sotto la responsabilità dell utente e dell amministratore del sistema. Quest ultimo deve essere a conoscenza di tutte le istruzioni di installazione e della documentazione relativa alla gestione del sistema fornite con il prodotto, allo scopo di prevenire i rischi di frode e a porre in atto le misure necessarie all uopo. Avaya declina ogni forma di garanzia sull idoneità del prodotto a impedire o a prevenire l uso non autorizzato sulle linee o sui servizi di telecomunicazione della rete pubblica. Avaya declina ogni responsabilità per i danni derivati da un uso non autorizzato. Servizio di assistenza in caso di frodi offerto da Avaya Qualora si sospettasse di essere vittima di attività fraudolente e si desiderasse ricevere supporto o assistenza tecnica, coloro che risiedono negli Stati Uniti dovranno rivolgersi al centro di assistenza tecnica per i casi di frode al numero Coloro che invece risiedono in altri Paesi, dovranno contattare il rivenditore presso il quale è stato acquistato il contratto per il servizio di manutenzione dell apparecchio. Se si desidera denunciare episodi di frode relativi a un telefono di uso pubblico, contattare il provider dei servizi telefonici locale. Dichiarazione di garanzia Avaya offre una garanzia limitata per questo prodotto. Fare riferimento alla scheda del contratto sulla licenza d uso limitato del software fornita con il prodotto. Marchi Softconsole è un marchio di Avaya, Inc. Altri nomi di prodotti e marchi sono marchi dei rispettivi proprietari. Tutti i diritti riservati.

3 Sommario Login e uscita 1 Avvio di una sessione di Softconsole 1 Identificazione in Softconsole 2 Uscita da una sessione di Softconsole 2 Accesso in modalità IP 2 Disconnessione dalla modalità IP 3 Visualizzazione della guida 3 Gestione di base delle chiamate 4 Riepilogo dei tasti di scelta rapida 4 Risposta ad una chiamata 5 Chiamata ad un numero interno 5 Chiamata ad un numero telefonico esterno 6 Seconda chiamata con Attesa automatica 6 Effettuare una seconda chiamata 6 Messa in attesa della chiamata corrente 7 Rilascio di una chiamata 7 Recupero di una chiamata in attesa 7 Digitare commenti relativi ad una chiamata 7 Conferenze telefoniche 8 Impostazione di una conferenza telefonica 8 Esclusione di se stessi da una conferenza telefonica 8 Fine di una conferenza telefonica 8 Trasferimento di chiamate 9 Trasferimento di una chiamata in arrivo (Trasferimento automatico) 9 Disattivazione del trasferimento automatico per la chiamata corrente 9 Trasferimento di una chiamata in arrivo (Sorvegliato) 9 Prima edizione febbraio 2003 iii

4 Sommario Utilizzo dell elenco di Softconsole 10 Selezione di un elenco 10 Reperimento di informazioni nell elenco 10 Aggiunta di una voce ad un elenco 11 Modifica di informazioni nell elenco 11 Eliminazione di una voce dall elenco 11 Visualizzazione dettagliata di voci dell elenco 12 Inserimento di note in una voce di directory 12 Effettuare una chiamata dall elenco 12 Invio di un messaggio di posta elettronica dall'elenco 13 Visualizzazione dello stato della linea per una voce selezionata 13 iv Prima edizione febbraio 2003

5 Guida di riferimento rapido Login e uscita In questo opuscolo sono contenute le istruzioni di base per l utilizzo di Avaya Softconsole versione 1.5. Per le istruzioni dettagliate o ulteriori informazioni sull utilizzo dell applicazione Softconsole in ambienti CAS (Centralized Attendant Service, servizio con operatore centralizzato) e DCS (Distributed Communications Systems, sistema distribuito) o in configurazioni alternative, consultare il Manuale dell operatore di Avaya Softconsole versione 1.5. Di seguito sono riportate le procedure di accesso a Softconsole. Per determinare quali procedure seguire, rivolgersi, nel caso, all amministratore del sistema. Avvio di una sessione di Softconsole 1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito: Sul desktop, fare doppio clic sull icona di Softconsole. Dal menu di avvio, scegliere Programmi>Avaya>Avaya Softconsole>Avaya Softconsole. Se non viene richiesto di immettere un nome di login o una password, verrà visualizzata la finestra di Softconsole. In caso contrario, procedere al passaggio Immettere nome di login e password (se disponibili). 3. Premere INVIO oppure scegliere OK. NOTA Se si utilizza una modalità IP (Internet Protocol), è necessario inoltre accedere al server prima di poter utilizzare Softconsole. Vedere Accesso in modalità IP a pagina 2. Prima edizione febbraio

6 Guida di riferimento rapido Identificazione in Softconsole Se due operatori utilizzano lo stesso computer, è necessario che ognuno di essi si identifichi prima di avviare una sessione di Softconsole. 1. Scegliere Login operatore dal menu File per visualizzare la finestra di dialogo Login operatore di Softconsole. 2. Immettere nome di login e password. 3. Premere INVIO oppure scegliere OK. Uscita da una sessione di Softconsole 1. Verificare che non siano visualizzate chiamate sulla consolle. 2. Scegliere Esci dal menu File. Se si utilizza la modalità IP, si verrà automaticamente disconnessi dal server. NOTA Se la consolle rileva chiamate in arrivo, verrà visualizzato un messaggio di avviso. Scegliere Annulla per tornare alla sessione di Softconsole senza disconnettere le chiamate. Accesso in modalità IP Se si utilizza la modalità IP, sarà necessario accedere al server. Se non si effettua l accesso al server, non sarà possibile gestire le chiamate tramite Softconsole. 1. Avviare Softconsole in base alla procedura riportata in Avvio di una sessione di Softconsole a pagina 1. Se la finestra di dialogo Login non viene visualizzata, scegliere Login>Login dal menu File. 2. Nella finestra di dialogo Login, immettere le seguenti informazioni nelle apposite caselle: il numero interno assegnato la password se si desidera utilizzare la configurazione Road Warrior (voice over IP) o la configurazione Telecommuter l indirizzo del server le impostazioni ampiezza di banda (solo per la configurazione Road Warrior) il numero telefonico della linea che si utilizzerà per ascoltare e per parlare con l altro partecipante durante una chiamata (solo per la configurazione Telecommuter) 3. Se si desidera che la propria password venga memorizzata per essere automaticamente utilizzata al successivo login al server, selezionare la casella di controllo Memorizza la password per la prossima connessione. 2 Prima edizione febbraio 2003

7 Login e uscita 4. Se si desidera che il login al server venga effettuato automaticamente al successivo avvio di Softconsole, selezionare la casella di controllo Login automatico se possibile al riavvio dell applicazione. 5. Scegliere Login. NOTA In base alla configurazione, è possibile che venga visualizzata una finestra di dialogo in cui si chiede di verificare la connessione effettuando una chiamata di prova. Scegliere OK ed effettuare una chiamata di prova. Disconnessione dalla modalità IP Per effettuare la disconnessione dal server in modalità IP senza uscire da Softconsole: 1. Verificare che non siano visualizzate chiamate sulla consolle. 2. Scegliere Login dal menu File. Verrà visualizzato un sottomenu. 3. Scegliere Logoff. NOTA Se la consolle rileva chiamate in arrivo, verrà visualizzata la finestra di un messaggio di avviso. Scegliere Annulla per tornare alla sessione di Softconsole senza disconnettere le chiamate. Visualizzazione della guida Per accedere rapidamente alle informazioni della Guida in linea, premere F1. Prima edizione febbraio

8 Guida di riferimento rapido Gestione di base delle chiamate Riepilogo dei tasti di scelta rapida I tasti di scelta rapida rappresentano combinazioni specifiche di tasti che l amministratore di Softconsole può programmare per opzioni particolari della barra degli strumenti e del menu. Premere, ad esempio, ALT-M per inviare un messaggio di posta elettronica a una voce selezionata dell elenco. Se i tasti di scelta rapida sono stati programmati per Softconsole, è possibile sostituire la combinazione appropriata in qualsiasi procedura descritta in questo opuscolo. Nella tabella sottostante sono riportati alcuni utili tasti di scelta rapida programmati per il sistema. Tasto di scelta rapida F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 ALT-M ALT-S Da ALT-1 a ALT-6 Funzione assegnata Inizia una nuova chiamata Risponde ad una chiamata Trasferisce una chiamata Effettua una chiamata in conferenza Aggiunge una chiamata ad una conferenza Mette una chiamata in attesa Rilascia una chiamata Annulla Termina una conferenza telefonica Apre un applicazione di posta elettronica Visualizza lo stato della linea per una voce selezionata dall elenco Consente la selezione diretta dalla tastiera delle presenze di chiamata specifiche 4 Prima edizione febbraio 2003

9 Gestione di base delle chiamate Risposta ad una chiamata 1. Effettuare una delle seguenti operazioni: Se la presenza di chiamata è evidenziata dall indicatore rosso Risposta, premere F4 (Risposta). Premere ALT e il tasto (da 1 a 6) corrispondente alla presenza di chiamata appropriata. Fare clic in un punto qualsiasi della presenza di chiamata tranne che sul pulsante delle informazioni o sull'area del commento. 2. Fornire al chiamante adeguata assistenza. NOTA Per rispondere ad una seconda chiamata, premere F8 (Attesa) per mettere la chiamata corrente in attesa. Quindi, eseguire le operazioni dei passaggi 1e 2. Chiamata ad un numero interno 1. Effettuare una delle seguenti operazioni: Premere F3 (Nuova chiamata). Comporre il numero interno. Premere ALT e il tasto (da 1 a 6) corrispondente ad una presenza di chiamata disponibile. Comporre il numero interno. Fare clic in un punto qualsiasi della presenza di chiamata tranne che sul pulsante delle informazioni o l area del commento. Comporre il numero interno. Fare clic con il pulsante sinistro del mouse sulla cella Selezione diretta numero interno/quadro spie occupato (DXS/BLF) corrispondente al numero interno. Individuare il numero nell elenco di Softconsole appropriato. Premere INVIO per comporre il numero interno relativo alla voce selezionata. 2. Se il numero interno è occupato o non risponde, premere F9 (Rilascio) e riprovare in un secondo tempo. Prima edizione febbraio

10 Guida di riferimento rapido Chiamata ad un numero telefonico esterno 1. Effettuare una delle seguenti operazioni: Premere F3 (Nuova chiamata). Specificare il codice di accesso alla linea appropriato. Premere ALT e il tasto (da 1 a 6) corrispondente ad una presenza di chiamata disponibile. Specificare il codice di accesso alla linea appropriato. Fare clic sul pulsante appropriato Selezione del fascio di linee oppure selezionare il fascio di linee dal menu Linea. 2. Quando si sente il tono di libero, comporre il numero telefonico. 3. Se il numero è occupato o non risponde, premere F9 (Rilascio) e riprovare in un secondo tempo. Seconda chiamata con Attesa automatica Per mettere una seconda chiamata in attesa con una chiamata già attiva se Attesa automatica è amministrato per il server Avaya: 1. Effettuare una delle seguenti operazioni: Premere F4 (Risposta) per selezionare la presenza di chiamata successiva. Premere ALT e il tasto (da 1 a 6) corrispondente ad una presenza di chiamata disponibile. Fare clic in un punto qualsiasi di una presenza di chiamata disponibile tranne che sul pulsante delle informazioni o sull area del commento. 2. Comporre il numero interno o il numero telefonico, comprensivo del codice di accesso alla linea. 3. Se il numero chiamato è occupato o non risponde, premere F9 (Rilascio) e riprovare in un secondo tempo. Effettuare una seconda chiamata Per mettere una seconda chiamata in attesa con una chiamata attiva, se Attesa automatica non è amministrato per il server Avaya: 1. Premere F8 (Attesa) per mettere la chiamata corrente in attesa. 2. Selezionare una presenza di chiamata appropriata. 3. Comporre il numero telefonico, comprensivo del codice di accesso alla linea. 4. Se il numero chiamato è occupato o non risponde, premere F9 (Rilascio) e riprovare in un secondo tempo. 6 Prima edizione febbraio 2003

11 Gestione di base delle chiamate Messa in attesa della chiamata corrente Per mettere in attesa la chiamata corrente, premere F8 (Attesa). Rilascio di una chiamata Per rilasciare una chiamata attiva, premere F9 (Rilascio). Recupero di una chiamata in attesa Per recuperare (rispondere) una chiamata in attesa, effettuare una delle seguenti operazioni: Premere F4 (Risposta) sulla presenza di chiamata. Premere ALT e il tasto (da 1 a 6) corrispondente alla presenza di chiamata appropriata. Fare clic in un punto qualsiasi della presenza di chiamata associata, tranne che sul pulsante delle informazioni o sull area del commento. Digitare commenti relativi ad una chiamata Per inserire temporaneamente delle note quando è attiva una chiamata: 1. Fare clic nell'area dei commenti della presenza di chiamata. 2. Utilizzando la tastiera, immettere un commento sulla chiamata corrente. Il commento rimane finché non viene eliminato o la chiamata non viene rilasciata. 3. Per uscire dall area del commento, effettuare una delle seguenti operazioni: Fare clic all esterno dell area del commento sulla presenza di chiamata. Fare clic su un tasto funzione oppure su un pulsante della linea o del gruppo di cento. Selezionare un nuovo elenco. Prima edizione febbraio

12 Guida di riferimento rapido Conferenze telefoniche Impostazione di una conferenza telefonica NOTA La funzione Conferenza non è disponibile in ambiente CAS. 1. Rispondere o effettuare la chiamata che verrà messa in conferenza con gli altri partecipanti (al massimo cinque). 2. Premere F6 (Conferenza). 3. Comporre il numero interno o il numero telefonico, comprensivo del codice di accesso alla linea. 4. Effettuare una delle seguenti operazioni: Se l utente chiamato risponde e desidera partecipare alla conferenza, premere F7 (Aggiungi). Se l utente chiamato non risponde e non accetta l invito alla conferenza, premere F10 (Annulla). Esclusione di se stessi da una conferenza telefonica Per rimuovere se stessi da una conferenza telefonica senza influire in alcun modo sugli altri partecipanti, premere F9 (Rilascio). Fine di una conferenza telefonica Per terminare una conferenza telefonica per tutti gli utenti collegati: 1. Premere F11 (Fine conferenza) sulla presenza di chiamata associata alla conferenza telefonica. 2. Quando la finestra di dialogo lo richiede, premere INVIO o scegliere OK. 8 Prima edizione febbraio 2003

13 Trasferimento di chiamate Trasferimento di chiamate Trasferimento di una chiamata in arrivo (Trasferimento automatico) Questo metodo può essere utilizzato solo se la funzione Trasferimento automatico è gestita tramite Softconsole: 1. Rispondere alla chiamata in arrivo e premere F5 (Trasferimento). 2. Comporre il numero interno, utilizzando il tastierino numerico, l opzione DXS/BLF o l elenco di Softconsole. Disattivazione del trasferimento automatico per la chiamata corrente Per disattivare la funzione Trasferimento automatico per la chiamata corrente e annunciare la chiamata: Premere INVIO mentre si compone il numero sul tastierino numerico. Premere MAIUSC-INVIO componendo il numero selezionato dall elenco di Softconsole. Premere MAIUSC e fare clic sul Quadro spie occupato mentre si compone il numero sul tastierino numerico. Trasferimento di una chiamata in arrivo (Sorvegliato) 1. Rispondere alla chiamata in arrivo e premere F5 (Trasferimento). 2. Comporre il numero interno, utilizzando il tastierino numerico, l opzione DXS/BLF o l elenco di Softconsole, o il numero telefonico, comprensivo del codice di accesso alla linea. 3. Quando l utente chiamato risponde, annunciare la chiamata. 4. Effettuare una delle seguenti operazioni: Se l utente chiamato accetta la chiamata, premere F9 (Rilascio). Se l utente chiamato rifiuta la chiamata, premere F10 (Annulla) per riconnettersi al chiamante. Prendere un messaggio, se necessario, quindi premere F9 (Rilascio). Se la linea è occupata o non si ottiene risposta, premere F10 (Annulla) per riconnettersi al chiamante. Prendere un messaggio, se necessario, quindi premere F9 (Rilascio). Prima edizione febbraio

14 Guida di riferimento rapido Utilizzo dell elenco di Softconsole Selezione di un elenco Gli elenchi ai quali è possibile accedere e le attività da eseguire nei vari elenchi dipendono dai privilegi assegnati dall amministratore di Softconsole. Se sono disponibili più elenchi, l icona corrispondente all elenco attivo viene evidenziata nel riquadro elenchi e un segno di spunta viene visualizzato accanto al nome dell elenco appropriato nel menu Elenco. Per selezionare un altro elenco, premere ALT e il tasto corrispondente al nome dell elenco desiderato. In alternativa, fare clic sull icona associata all elenco. Reperimento di informazioni nell elenco 1. Nella casella Cerca per fare clic sul nome del campo corrispondente al tipo di ricerca che si desidera eseguire. 2. Nella casella Cerca, digitare la stringa di testo che si desidera individuare. NOTA Se si utilizza una vista LDAP, il pulsante Ricerca verrà visualizzato quando si immettono le informazioni all interno della casella Cerca. Il pulsante Ricerca indica che Softconsole è in modalità ricerca rapida. Quando si apre una vista LDAP, per impostazione predefinita, Softconsole è in modalità ricerca rapida. Per avviare la ricerca, sarà necessario fare clic su Ricerca. Verrà individuato il primo record corrispondente alle informazioni immesse fino ad ora. Per annullare una ricerca avviata (il pulsante Ricerca è visualizzato), fare clic sulla barra di scorrimento oppure selezionare un record. 3. Se vengono visualizzate più voci corrispondenti alle informazioni immesse, selezionare quella appropriata. 10 Prima edizione febbraio 2003

15 Utilizzo dell elenco di Softconsole Aggiunta di una voce ad un elenco 1. Effettuare una delle seguenti operazioni: Scegliere Aggiungi dal menu Elenco. Scegliere Aggiungi dalla barra degli strumenti Elenco. 2. Nella finestra di dialogo Aggiungi voce di elenco, immettere le informazioni relative al primo campo. 3. Premere TAB per passare al campo successivo. 4. Dopo avere completato tutti i campi per il nuovo record, premere INVIO oppure scegliere OK. Modifica di informazioni nell elenco 1. Individuare la voce che si desidera modificare. 2. Effettuare una delle seguenti operazioni: Scegliere Modifica dal menu Elenco. Scegliere Modifica dalla barra degli strumenti Elenco. 3. Modificare le informazioni necessarie nella finestra di dialogo Modifica voce di elenco. 4. Per salvare le modifiche, premere INVIO o scegliere OK. Eliminazione di una voce dall elenco 1. Individuare la voce che si desidera eliminare. 2. Effettuare una delle seguenti operazioni: Scegliere Elimina dal menu Elenco. Scegliere Elimina dalla barra degli strumenti Elenco. 3. Quando viene visualizzata la finestra del messaggio di avviso, premere INVIO o scegliere Sì per confermare l eliminazione della voce. Prima edizione febbraio

16 Guida di riferimento rapido Visualizzazione dettagliata di voci dell elenco È possibile visualizzare in modo dettagliato le voci dell elenco evidenziate. 1. Effettuare una delle seguenti operazioni: Scegliere Visualizza dettagli dal menu Elenco. Scegliere Visualizza dettagli dalla barra degli strumenti Elenco. La vista dettagliata, contenente tutte le informazioni associate alla voce, viene visualizzata nella parte inferiore del pannello dell elenco. Se è possibile comporre i numeri associati ad uno dei campi visualizzati, sul lato destro del campo viene visualizzato un pulsante per la selezione rapida. 2. Per nascondere i dettagli, scegliere di nuovo Visualizza dettagli. Inserimento di note in una voce di directory 1. Individuare la voce per la quale si desidera creare delle note. 2. Effettuare una delle seguenti operazioni: Scegliere Modifica dal menu Elenco. Scegliere Modifica dalla barra degli strumenti Elenco. 3. Nella finestra di dialogo Modifica voce di elenco, passare all area Note utilizzando il mouse o il tasto TAB. 4. Immettere le informazioni necessarie nell area Note. 5. Scegliere OK per salvare la nota. Effettuare una chiamata dall elenco È possibile effettuare una chiamata direttamente dall elenco di Softconsole a qualsiasi voce purché non vi siano altre chiamate attive in Softconsole. 1. Individuare la persona nell elenco di Softconsole. 2. Quando la voce di elenco è evidenziata, eseguire una delle seguenti operazioni per effettuare una chiamata: Premere INVIO. Fare doppio clic sul record selezionato. Scegliere Selezionare nell area Visualizzazione dettagliata. 3. Se il numero chiamato è occupato o non risponde, premere F9 (Rilascio) e riprovare in un secondo tempo. 12 Prima edizione febbraio 2003

17 Utilizzo dell elenco di Softconsole Invio di un messaggio di posta elettronica dall elenco 1. Individuare la voce relativa alla persona alla quale inviare un messaggio di posta elettronica. 2. Effettuare una delle seguenti operazioni per aprire l applicazione di posta elettronica sul desktop: Premere ALT-M. Scegliere Invia posta elettronica dal menu Elenco. 3. Comporre il messaggio nella finestra di composizione. NOTA Se la voce di elenco contiene un indirizzo di posta elettronica valido, tale indirizzo viene automaticamente inserito nel campo A della finestra del messaggio. In caso contrario, sarà necessario digitare l'indirizzo. 4. Scegliere Invia per inviare il messaggio. Visualizzazione dello stato della linea per una voce selezionata Durante la visualizzazione di una voce di elenco associata a un numero interno, premere ALT-S per visualizzare il relativo stato della linea. Il colore di sfondo della voce di elenco assume il colore della cella del quadro BLF corrispondente a tale numero interno. Prima edizione febbraio

18 Guida di riferimento rapido 14 Prima edizione febbraio 2003