SAP Forum 2013 Experience the future of business

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1 Dal bilancio all analisi delle bollette SAP Forum Settembre 2013 Milano (SAP Forum) SAP Forum 2013 Experience the future of business

2 Agenda 1. Chi incontrate oggi 2. Presentazione di 3. DNA aziendale: attenzione alle performance 4. Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC 5. SAP HANA per il processo di billing

3 Chi incontrate oggi Chi incontrate oggi Simona Borgonovi - IT Manager Simona è responsabile del Servizio Clienti ed Information Technology di Tea Spa, dove lavora da più di vent'anni coordinando i servizi IT dal 1999 e dal 2010 anche le attività di assistenza ai clienti. Nicola Morlin - Associate Partner Nicola ha maturato un esperienza ventennale in, è responsabile EPM in Italia con una lunga esperienza in progetti di Finance Transformation a supporto del CFO. 3

4 Presentazione di Presentazione del Gruppo Tea * Tea è un dinamico gruppo, leader sul territorio mantovano nel settore dei servizi pubblici locali. Opera, direttamente o attraverso le società controllate, nei settori dell acqua, dell energia e dell ambiente. 295,6 Ricavi (ml ) Tea Direzione, servizi di staff e servizi cimiteriali 147,6 EBIT (ml ) 100% Tea ENERGIA Vendita energia elettrica, gas metano, teleriscaldame nto 40,4% MANTOVA AMBIENTE Raccolta rifiuti, raccolte differenziate e speciali, trasporto rifiuti, gestione discarica di Mariana Mantovana, gestione verde pubblico 100% Tea ACQUE Gestione del Ciclo Idrico Integrato, Laboratorio analisi e Manutenzione Strade 57% 100% 100% DEPURA Gestione impianti depurazione, Spurgo pozzi neri Tea ONORANZE Servizi onoranze funebri 100% Tea RETELUCE Gestione dell illuminazione pubblica della provincia di Mantova Tea SEI Gestione reti di distribuzione Gas e Teleriscaldame nto, Gestione Impianti Termici, Illuminazione Pubblica 19,5 Investimenti (ml ) 566 Headcount * dati Bilancio Annuale Gruppo Tea

5 DNA Aziendale: attenione alle performance Il DNA Aziendale: attenzione alle performance 1 Investimento nel Modello di Controllo 2 Investimento software per operatività e management * L attenzione alla performance Gruppo Tea ha intrapreso un percorso innovativo volto all'introduzione di processi e sistemi in grado di fornire anche su mobile l'analisi near real time delle performance di dettaglio del Gruppo. Tea, dopo l'adozione del sistema SAP BOPC per i processi di Budgeting, Forecast, Reporting, Consolidamento e Unbundling, ha deciso di utilizzare SAP HANA e le nuove funzionalità di Business Objects. 3 Prima modelli per il management, ora sempre più operativi grazie alla BI 5

6 Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC Il percorso progettuale: l adozione di SAP Gruppo Tea ha adottato SAP ERP trasversalmente ai Business e alle società del gruppo. Il sistema garantisce uniformità nel funzionamento per l ambito Finance ed integrazione delle informazioni di Gruppo. Processo operativo di business Tea Acque Tea Energia/Gas Mantova Ambiente Ciclo attivo-billing SAP IS-U SAP IS-U SAP IS-U Ciclo attivo-extra Billing SAP ERP SAP ERP SAP ERP/Winsmart Ciclo passivo SAP ERP SAP ERP SAP ERP Amministrazione, Finanza e controllo SAP ERP SAP ERP SAP ERP Gruppo Tea ha adottato SAP IS-U per l integrazione di SAP ERP con una soluzione verticale per il ciclo attivo degli specifici Business della propria realtà. I processi gestiti nell ambito IS-U > Anagrafiche Commerciali Anagrafiche Tecniche Anagrafiche Motore calcolo Processi di Calcolo Processi Gestione del credito Processi di Front Office Processi di Processi di propria realtà. I processi gestiti nell ambito IS-U > Processi di Lettura Fatturazione Contabilità clienti SAP IS-U è la soluzione verticale (Industry Specific) per il mondo delle Utilities di SAP Permette la gestione dell intero ciclo Bill to Cash integrata con SAP ERP > CRM e gestione front office > Device management /Lettura > Billing e Invoicing > Contabilità e gestione crediti 6

7 Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC Il percorso progettuale: il controllo della gestione Attenzione alle Performance Monitoraggio Costi e variabili di Business Efficientamento reporting direzionale e operativo Controllo strutturato MBO Revisione dei processi / Modello di Controllo Piattaforma reporting e pianificazione finance: SAP BO PC Piattaforma reporting operativo: SAP HANA - BO L analisi delle performance in termini di efficacia ed efficienza in Gruppo Tea ha fatto emergere la necessità di una maggiore capacità di monitoraggio dei costi e delle determinanti di Business. A tal fine, una revisione dei processi e del modello di controllo di gestione e la loro integrazione all interno di strumenti strutturati di pianificazione e reporting finanziario ed operativo sono stati avviati per: - rendere più efficienti e tempestivi i processi di reporting; - garantire un efficace controllo sugli obiettivi del management, per guidare i comportamenti. SAP Business Planning and Consolidation (BO PC) è una soluzione di Enterprise Performance Management di SAP Rappresenta una soluzione specifica per l accelerazione dei processi di pianificazione e reporting finanziario consolidato Supporta in una singola piattaforma funzionalità per planning, budget, forecast e consolidamento gestionale e contabile 7

8 Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC L evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC 2013 Reporting Accise 8 Migrazione SAP BO PC versione Budget Operativo Gestione Ambiente 6 Budget Operativi Energia Elettrica e Gas Consolidamento Gestionale 4 Budget Finance Unbundling 3 Modello Controllo Gestione Consolidamento Civilistico 8

9 Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC L evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC Consolidamento Civilistico 1 Focus Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting per il Consolidato di Gruppo Tea Processi implementati: Quarterly Reporting: Data Collection Bilanci Individuali, Matching IC; Consolidation: automatismi di consolidamento e Reporting di Nota Integrativa Modello Controllo Gestione Focus 2 - Analisi del Modello di Business e catena del valore; - Analisi dei processi di reporting Previsionale/Consuntivo; - Evoluzione modello e dei processi di reporting multidimensionale ai fini Organizzativi/Istituzionali/Business; - Preview degli schemi di reporting; - Pianificazione dei cantieri di attività per la messa a regime del modello Unbundling 3 Focus Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting per la comunicazione delle informazioni sull Unbundling all AEEG Processi implementati Unbundling: Data collection, rielaborazione/ribaltamento piano dei conti Unbundling da Segment/Commessa. Reporting finale Unbundling 9

10 Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC L evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC Budget Finance 4 Focus Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting previsionale Economico, Patrimoniale, Finanziario di Gruppo Tea (annuale con dettaglio mensile) Processi implementati: Budget: data collection funzioni aziendali dei dati previsionali economici, Matching IC (budget, preconsuntivo, piano pluriennale). Budget Centrale: elaborazione dati Budget Economico da parte del Controllo di Gestione Budget Patrimoniale: parametrizzazione e data collection per la produzione del Budget Patrimoniale e Finanziario Consolidamento Gestionale 5 Focus Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting consuntivo gestionale Economico di Gruppo Tea (mensile) Processi implementati: Reporting: elaborazione reporting gestionale da parte delle funzioni aziendali. Reporting Centrale: elaborazione reporting gestionale consolidato economico da parte del Controllo di Gestione. 10

11 Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC L evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC Budget Operativi EE e GAS 6 Focus Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting del Budget Operativo di Primo Margine Gas ed Energia elettrica Processi Implementati: Budget Gas: data Collection, parametrizzazione ed elaborazione dati Primo Margine Gas. Reporting package PMG; Budget Energia Elettrica: data collection, parametrizzazione ed elaborazione Budget Energia Elettrica. Reporting Package Margine EE Budget Operativo Gestione Ambiente 7 Focus Gestione del processo di raccolta dati, elaborazione e reporting previsionale finanziario per la gestione rifiuti della società Mantova Ambiente Processi Implementati: Piano finanziario Comune: raccolta dati e setup elaborazione, sviluppo piano finanziario sviluppo del PEF Piano Economico Finanziario per comune con la prospettiva di completare il progetto con lo sviluppo del modello di Simulazione Tariffaria 11

12 Da l adozione di SAP a l evoluzione dei processi AFC con SAP BO PC L evoluzione dei processi AFC: i progetti BO PC Reporting Accise 8 Focus Gestione del processo di elaborazione della dichiarazione Accise Gas per Agenzia delle Dogane 2012 Processi Implementati: Dichiarazione Accise Gas: raccolta dati e mappatura righe dei quadri dichiarazione accise, elaborazione, reporting Migrazione SAP BO PC versione 10 9 Focus Migrazione da versione 7.0 a versione 10.0 delle applicazioni implementate: Installazione applicativo, trasporto, test delle funzionalità

13 SAP HANA per il processo di billing Il processo di billing del Gruppo Tea Migliaia Bollette Anno Migliaia Documenti di Calcolo Totali/Anno Idrico Gas Righe "Rilevanti" dei Documenti di Calcolo ,5 170K clienti Milioni ,3 4,3 2, ,5 Idrico Gas 280 K contratti 0 37,6 41, Totali/Anno 13

14 SAP HANA per il processo di billing L analisi delle performance dei processi di billing Quali sono le competenze del periodo? Quanto è il fatturato per area geografica? Quanti sono i clienti senza documenti di calcolo o non fatturati? Qual è il dettaglio per ogni singola voce fatturata per tipologia di cliente? Quanti documenti non fatturati? A quanto ammontano le agevolazioni per i terremotati? 14

15 SAP HANA per il processo di billing Le esigenze Il processo di estrazione e analisi dati Estrazione SAP IS-U Generazione Excel Le principali esigenze di Tea: Elaborazione Manuale Automazione della generazione dei report Velocità di esecuzione dei report Flessibilità nel combinare dimensioni di analisi Report Delivery 15

16 SAP HANA per il processo di billing Le principali Scelte Progettuali Massima Granularità del Dato Competenziazione Esplicita Bilanciamento flessibilità / performance attese Self Recovery Flussi ETL e ELT Ridurre lo Snowflake senza occupare eccessiva memoria 16

17 SAP HANA per il processo di billing L architettura La soluzione di Business Intelligence di Tea è interamente basata su tecnologie SAP. Universi Analytic View IS-U HANA La scelta delle modalità di estrazione e aggiornamento di HANA ha costituito il principale punto critico. 17

18 SAP HANA per il processo di billing Il processo di estrazione Le opzioni messe a disposizione da SAP Source System SAP IS-U Application Layer Embedded BW Trigger-based application (SLT) Data Services Direct Extractor Connection (DXC) SAP LT Replication Server SAP Landscape Transformation Replication Server (SLT) per data-replication in real-time data SAP Business Objects Data Services Caricamenti batch che prevedano complesse trasformazioni SAP HANA Direct Extractor Connection (DXC) Sfrutta BW installato di default in ECC Database Log File Log-based Replication Sybase Event Stream Processor (ESP) Disponibile per real time replication in Sybase ESP 18

19 SAP HANA per il processo di billing Il processo di estrazione Data Services e Change Data Capture Tra le opzioni messe a disposizione da SAP, la scelta è ricaduta su Data Services: Sebbene Data Services 4.1 consenta di accedere allo strato applicativo SAP o di estrarre dati mediante gli estrattori certificati da SAP, abbiamo scelto di utilizzare il Change Data Capture in quanto: A i volumi dei record generati dai processi di calcolo richiedono di identificare i delta rispetto alle precedenti estrazioni; A B C D Tea aveva conoscenze pregresse su strumenti ETL; non richiedeva la predisposizione di server aggiuntivi; al momento, non sono disponibili estrattori standard per tutte le sorgenti informative ritenute rilevanti; ha bassi impatti sull operatività del database rispetto per esempio a soluzione basate sui trigger; B alcune customizzazioni potrebbero non garantire la tracciabilità delle modifiche; C Consente di rendere asincrona l identificazione delle variazioni, comportando un overhead trascurabile; D è un opzione certificata da SAP; E Tea disponeva già delle licenze necessarie. Change Data Capture 19

20 SAP HANA per il processo di billing Il processo di estrazione e aggiornamento Le transazioni generano i file di log. Il processo di CDC identifica i record modificati e li salva nelle CDC table. SAPR3 DWH In modalità ELT si arricchiscono i record, viene gestita la sincronizzazione tra le righe dei documenti e si procede con la loro competenziazione. Data Services estrae i record modificati e li propaga nell area di staging. 1 Log In modalità ETL, viene identificato l ultimo stato del record. L operazione CDC viene sovrascritta con logiche custom. CDCADMIN STG Tempi di aggiornamento minimi. Ridotto overhead sul sistema transazionale Near real time 20

21 SAP HANA per il processo di billing Il reporting: SAP BO di SAP Business Intelligence 4.0 I report offrono visioni operative del processo di fatturazione per rispondere alle domande del managment e delle autorità. I dati sono analizzabili rispetto a diversi assi temporali e rispetto alle dimensioni commerciali (contratto, cliente) o operative (impianto, indirizzo) Mobile Data exploration Analisi web

22 SAP HANA per il processo di billing Gli sviluppi futuri L introduzione di SAP HANA e degli strumenti di reporting SAP per l idrico costituisce un primo step all interno di un cammino che prevede l estensione degli ambiti di analisi e l adozione di strumenti più evoluti. Webi Mobile Dash board Data Exploration strumenti di analisi Predictive Analysis Idrico Gas ambito 22