Introduzione ai software gestionali. Corso Gestione dei flussi di informazione

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1 Introduzione ai software gestionali Corso Gestione dei flussi di informazione 1

2 Integrazione informativa nelle aziende Problemi: frammentazione della base informativa aziendale crescente complessità organizzative incertezza e variabilità ambientale Spinta verso lo sviluppo di sistemi ERP in grado di realizzare una gestione integrata di dati ed informazioni rispetto alla dimensione di processo, con drastico aumento del volume delle informazioni disponibili e della capacità di trattarle ed elaborarle. 2

3 Periodo Fine 70/ 80 Strumento MRP Material requirement planning Perimetro Magazzino-produzione-acquisti Fine 70/ 80 CRP Capacity requirement planning Pianificazione capacità produttiva 80 MRP II manufacturing Resources Planning Acquisti-produzione-vendita. Collegamenti con il sistema contabile direzionale ERP Enterprise Resource Planning ERP estesi Acquisti-produzione-vendita, ampliamento alle funzioni di supporto (amministrazione, gestione del personale, qualità, logistica) Estensione dei confini delle operazioni aziendali a monte (fornitori) ed a valle (clienti) lungo la filiera: soluzioni SCM e CRM 3

4 Sviluppo dei software gestionali in Italia 4 livelli di automazione corrispondenti ad altrettanti stadi di sviluppo dei sistemi informativi aziendali 1) Elaborazione automatica dei dati limitata limitata all area amministrativo-contabile: emissione automatica di fatture ed altri documenti, contabilità generale, contabilità IVA, contabilità clienti/fornitori ed altre rilevazioni elementari (paghe e contributi, rilevazione presenze); 2) Elaborazione automatica dei dati in sviluppo verso le funzioni commerciale e di produzione: gestione degli ordini da clienti, gestione del magazzino, distinta base di produzione, contabilità industriale e così via; 3) Elaborazione automatica dei dati diffusa ed integrata nelle diverse aree della gestione corrente anche ai fini di controllo direzionale; 4) Elaborazione automatica sia dei dati interni che esterni a supporto dei processi decisionali e di controllo strategico (Light ERP) (Fonte: Marchi, 2003) 4

5 Caratteristiche dei sistemi ERP 1. Logica per processi 2. Modularità 3. Unicità del Database 4. Elaborazione online/real time 5. Architettura client/server 5

6 Logica per processi Definizioni di processo Davenport (1993) Lynch R.L. e Cross K.F. (1991) Lorino P. (1995) Un insieme di attività strutturate e misurate progettato per produrre uno specifico output per un particolare cliente o mercato un processo è così uno specifico ordine logico dato alle attività lavorative nel tempo e nello spazio, con un inizio, una fine, e con un input e output chiaramente identificati: una struttura per agire Sistema operativo aziendale come l insieme delle funzioni e delle sequenze di attività (ovunque ubicate nell organizzazione) richieste per implementare una data strategia aziendale e fornire un prodotto o un servizio al cliente Un insieme di attività legate l una all altra da flussi di informazione (o di materia conducente informazione: il flusso di prodotti in officina è un flusso fisico, di materiali, ma questi materiali sono conducenti informazioni) significativi e la cui combinazione permette di ottenere un output importante per l azienda 6

7 Logica per processi Richiami teorici Ottica strategica: il processo come luogo di sfruttamento e di sviluppo ulteriore di risorse e competenze Ottica organizzativa: governo delle interdipendenze organizzative, luogo di apprendimento e strumento di orientamento al cliente Ottica economica: processo come modello di consumo delle risorse (logica activity) e chiave per la misurazione multi-dimensionale delle prestazioni aziendali 7

8 Vantaggi dell impostazione del software per processi Minore immissione di dati nel sistema Trasparenza e facilità di ricerca dell origine dei dati Sviluppo di conoscenza interfunzionale delle operazioni Verticalizzazioni sui settori (ad es. SAP Business Solutions Map) Attenzione: nell implementazione del sistema nascono problemi di adattamento tra modelli (business blueprint di SAP) e realtà aziendali. Soprattutto per le PMI, è necessario un trade off tra rinuncia alle specificità aziendali e acquisizione di nuove competenze nella ri-configurazione dei processi aziendali 8

9 Gestione per processi Caso Centro traduzioni 9

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11 Struttura modulare ed integrazione dei SIG AZIENDA Produzione Magazzino Acquisti Vendite Tesoreria CONTABILITA Cespiti Controllo di gestione 11

12 Architettura di un sistema ERP DataBase Management System 2. Query 3. Record Application Server 1. Input (validato) 4. Output Postazioni di lavoro (Client) 12

13 Differenze tra sistemi ERP e sistemi ERP Light Presenza di un business model Tipologia di imprese che installano il software: implementatori vs VAR Assenza di parametrizzazione 13

14 Ciclo di vita del SIG Analisi del fabbisogno informativo e del sistema informativo esistente Valutazione delle alternative e scelta del software Definizione progetto Implementazione e customizing Test e rilascio Manutenzione Rinnovo 14

15 Variabili determinanti le esigenze informative Esterne: Tecnologiche Economiche Legislative Interne: Scelte operative Scelte dimensionali Scelte organizzative Scelte strategiche 15

16 Valutazione delle alternative e scelta del software Triplice valutazione: Pacchetto Vendor Offerta complessiva Soluzioni: -Package -Applicazioni custom/verticali -Produzione interna -Modulari -Cross 16

17 Definizione del progetto Soggetti coinvolti: Steering committee Project manager Gruppi di lavoro interfunzionali Consulenti esterni 17

18 Ridefinizione business Grado di trasforma zione del business Ridisegno network BPR Livelli rivoluzionari Integrazione interna Utilizzo locale Livelli evolutivi Ampiezza dei benefici Venkatraman

19 Modello di Venkatraman/1 Stadi non rivoluzionari Utilizzo locale: soluzioni stand alone, relative ad aspetti amministrativi e funzionalità tecniche con impatto limitato sui processi, volte a riduzioni di costi e/o accelerazioni di risposte ai clienti. Integrazione interna: riguarda applicazioni che realizzano un interfacciamento tecnico ed operativo tra diverse aree gestionali. 19

20 Modello di Venkatraman/2 Stadi rivoluzionari solitamenti connessi ad implementazioni ERP Ridisegno dei processi di business: introduzione di nuovi strumenti e contastualmente revisione dei processi operativi Ridisegno dei network (business network redisign): ridisegno dei processi e del sistema di relazioni con altre organizzazione (ad es. fornitori e distributori). Ridefinizione del business: rinnovamento delle modalità di servizio/prodotto offerte ai clienti. 20

21 Il giusto punto di incontro tra adeguamento del SIG ai processi preesistenti e la re-ingegnerizzazione dei processi funzionale all adozione del SIG Scelta del software conseguente alle scelte di disegno dei processi gestionali Scelta di ridisegno dei processi conseguente alla scelta del sofware Rischio di non trovare soluzione informatiche appropriate alla configurazione prescelta Rischio che i cambiamenti imposti dall adozione del software non si rivelino appropriati alla strategia 21

22 Implementazione e customizing Struttura hardware Middleware di interfaccia tra software preesistenti e nuovi software e tra database ed applicazioni Il caso B. - L azienda attiva nella distribuzione di articoli sanitari installa SAP per la contabilità ed Arscolor per gli ordinativi. Successivamente si accorge che le soluzioni non consentono il trasferimento automatico dall una all altra degli elenchi clienti e fornitori (tratto dal Sole24Ore) Trasferimento dati in nuovi DB Addestramento del personale (key user) 22

23 La formazione del personale Elementi da valutare: Cultura informatica, intesa come attitudine ed interesse per la tecnologia; Competenze informatiche di base; Competenze professionali specifiche, utilizzo appropriato dei singoli moduli ERP da parte degli operatori; Competenze tecniche da parte dei coloro che si occupano di gestione dei sistemi informativi. Una percentuale molto alta di fallimenti o disfunzioni è legata alla sottovalutazione degli aspetti legati alla gestione del cambiamento nel modo di svolgere le operazioni e nella formazione degli utenti finali. Può essere utile individuare dei key user. 23

24 Test e rilascio Inizia a formazione del personale avvenuta e avviene solitamente ad inizio esercizio Manutenzione Manutenzione correttiva (ad es. aggiornamento tabelle IVA) Manutenzione incrementativa (ad es. estensione copertura funzionale) Rinnovo 24

25 Valutazione delle funzionalità Affidabilità Mantenimento livello di prestazioni, soglia di tolleranza a guasti, salvaguardia dei database, controlli su inserimenti ed accessi Sicurezza Protezione da intrusioni, salvaguardia della privacy. Portabilità/Manutenibilità Adattamento a piattaforme hardware e sistemi operativi Scalabilità capacità di sopportare improvvisi aumenti di carichi di lavoro Copertura Possibilità di estensione funzionale successiva all acquisto Flessibilità Livello di parametrizzazione possibile Usabilità Brevi tempi di apprendimento, disponibilità di manuali operativi 25

26 Caratteristiche tecniche funzionali Gestione multi-aziendale Possibilità di gestire più aziende Multi-utenza Capacità di accesso simultaneo al database di più utenti Multi-tasking Possibilità di gestire più applicazioni Multi-currency Possibilità di gestire valori monetari in più valute, effettuando conversioni in automatico Esplorazione multidimensionale dei dati Possibilità di effettuare simulazioni Reporting avanzato Possibilità per l utente di costruire report personalizzati 26

27 Indice di qualità del software Si attribuisce un punteggio (ad es. da 1, cui corrisponde un giudizio di sufficienza, a 4, giudizio ottimo) per le qualità funzionali e le caratteristiche tecniche e si calcola un indice consistente nella proporzione tra punteggio conseguito e punteggio massimo conseguibile: Q(tot) = Q(r) / Q(max) 27

28 Valutazione economica: i costi Ciclo di vita Costi diretti Costi indiretti Start up Licenza Ridisegno processi Hardware Installazione Formazione del personale Conversione e trasferimento dati Funzionamento Consulenze esterne Customizing Manutenzione Aggiornamenti Studi di fattibilità interni Rischi di inefficienze Rischi di malfunzionamento TCO Total Cost of Ownership Rinnovo Consulenze Scarsa qualità delle informazioni Inefficienze 28

29 Valutazione economica: i benefici Impatti dell IT su ricavi, costi e risultato è indiretto Spesso di manifesta in termini di miglioramento delle condizioni produttive: Efficienza amministrativa Tempi Reporting efficace Riduzione di personale 29

30 Difficoltà di valutazione dei benefici Manifestazione nel lungo periodo Servono strumenti di rilevazione delle performance di processo idonei che dovrebbero essere disponibili prima dell implementazione del software. Difficile scorporare i benefici ottenuti dal ridisegno dei processi da quelli ottenuti da software in sé. 30