La gestione in outsourcing delle presenze/assenze

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1 La gestione in outsourcing delle presenze/assenze Gentile Direttore Generale / Responsabile gestione del personale Mi permetto, con la presente, di sottrarre qualche minuto a chi, come Lei, deve ogni giorno provvedere alla gestione del personale del suo Comune. Tale attività sottrae una quantità cospicua di tempo e di risorse, rispetto alle quali i Comuni, prima di ogni altra Pubblica Amministrazione sono chiamati ad intervenire ottimizzando la spesa pubblica. La riduzione dei costi di gestione rappresenta la modalità più efficace per migliorare la qualità dei servizi destinati ai cittadini senza incidere sull imposizione fiscale locale. Accademia Software, produttore dal 1998 di sistemi per la rilevazione presenze e la gestione del personale si è posta, in questi ultimi anni, l ambizioso obbiettivo di ricercare soluzioni innovative tali da offrire accanto ad una drastica riduzione dei costi una elevata qualità gestionale, da questa ricerca nasce HR-Service. Una ricerca che ha potuto giovarsi non solo del lavoro e dell entusiasmo di Accademia Software ma anche della fattiva collaborazione sul campo di alcuni comuni come il Comune di San Giuliano Milanese che, a partire dall anno 2006, ha provveduto ad esternalizzare progressivamente sempre di più la rilevazione delle presenze/assenze fornendo costantemente importanti spunti di riflessione ed occasioni di miglioramento che hanno contribuito ad avvicinare HR-Service alle esigenze delle Pubbliche Amministrazioni. Il risultato oggi raggiunto non solo dimostra l efficacia del nostro progetto ma ci incoraggia a superare questo traguardo coinvolgendo, se possibile, altre realtà nell intento di proseguire il cammino intrapreso. HR-Service non si limita alla mera gestione delle presenze, ma elimina i documenti cartacei offrendo un efficace sistema di gestione del flusso documentale relativo alle richieste di permesso, ferie, straordinario a recupero ecc. Oltre a semplificare la gestione dei documenti il sistema contribuisce a sviluppare quel processo di dematerializzazione che coinvolge la P.A. anche in base alle direttive del CNIPA e del Codice dell Amministrazione Digitale. Il tutto sempre sotto il vostro controllo, in quanto il sistema permette ai responsabili di controllare in qualsiasi momento i cartellini, i giustificativi, le domande e le risposte fornite dai nostri operatori. Concludo aggiungendo due aspetti fondamentali, il primo riguarda l assenza di investimenti iniziali, è possibile infatti utilizzare i rilevatori di presenza già in funzione, inoltre non viene richiesto alcun compenso per l avviamento del servizio. In secondo luogo è possibile personalizzare HR-Service escludendo prestazioni che non sono di Vs. interesse oppure richiedendo modifiche e/o aggiunte trovando in Accademia Software non solo un fornitore di servizi, ma un vero e proprio collaboratore con il quale progettare le migliori strategie di gestione. Restando a Vs. completa disposizione per qualsiasi chiarimento colgo l occasione per porgere i più cordiali saluti da parte di tutto lo staff di HR-Service. Il responsabile del servizio Rodia Bruno

2 Il servizio HR-Service PROFESSIONALE Il sistema è stato progettato partendo dalla profonda conoscenza delle problematiche quotidiane degli addetti dell ufficio personale, non solo inerenti all elaborazione dei dati e al conteggio delle ore ma, sotto una prospettiva più ampia, relative anche al reperimento dei giustificativi, alla comunicazione chiara e tempestiva con i dipendenti, alla gestione di scadenze di ogni tipo ecc. UMANO non proponiamo un mero servizio informatizzato per la gestione del personale, HR-Service è accompagnato da un contributo umano insostituibile. Il Comune può parlare con il proprio referente gestionale o tecnico per affrontare insieme qualsiasi problematica. VERSATILE il sistema può essere configurato secondo una vasta gamma di scelte modificabili in qualsiasi momento. Questo significa utilizzare un sistema capace di soddisfare le esigenze del presente e quelle che in futuro potranno emergere con evidenti vantaggi dal punto di vista della protezione dell investimento effettuato. AGGIORNATO come tutti gli applicativi sviluppati da Accademia Software, viene periodicamente aggiornato seguendo l evoluzione legislativa, le tecnologie più recenti e soprattutto, ascoltando i suggerimenti provenienti dagli stessi clienti. NESSUN INVESTIMENTO INIZIALE HR-Service può funzionare con i rilevatori di timbratura già esistenti e può inviare i dati mensili a qualsiasi procedura paghe che preveda l importazione da rilievo presenze. Non è quindi necessario effettuare alcun investimento iniziale e/o sostituire il gestionale paghe e contributi. NON SOLO OUTSOURCING Il sistema può essere acquistato dal Comune, qualora questi desideri non avvalersi più del servizio in outsourcing. In questo modo non vengono persi i dati accumulati in anni di gestione, non occorre riconfigurare una nuova procedura e formare il personale. PERSONALIZZABILE Accademia Software, in qualità di produttore originale del sistema è in grado di realizzare personalizzazioni di ogni tipo, assicurando un servizio in grado di fronteggiare ogni situazione.

3 Come funziona Il cartellino on-line Accessibile via internet, previa digitazione di username e password, offre ad ogni dipendente la visualizzazione dei cartellini, di tutte le spettanze contrattuali e dei relativi residui, i giustificativi richiesti e le eventuali segnalazioni e/o risposte che gli operatori di HR-Service hanno eventualmente inviato. Il cartellino on-line di HR-Service

4 Caratteristiche del cartellino on-line - Aggiornamento dei dati: L aggiornamento dei dati avviene quotidianamente in coincidenza con le seguenti attività o o Acquisizione delle timbrature: In qualsiasi momento della giornata il Comune può scaricare le timbrature dai propri rilevatori ed inviarle a HR- Service. Il sistema elabora le timbrature pervenute in tempo reale rendendole visibili sui cartellini entro pochi minuti. Elaborazione giustificativi: Questa operazione viene svolta quotidianamente dal ns. personale che provvede a rilevare i giustificativi approvati dai responsabili. - Sicurezza: L accesso al cartellino è protetto da apposito codice identificativo (per es. la matricola) e da una password che il dipendente stesso dovrà impostare al primo ingresso. Il sistema controlla che la password rispetti i requisiti previsti dal D.Lgs 196/2003 Testo Unico sulla Privacy. - Il cartellino può essere personalizzato in funzione delle esigenze del Comune, è possibile modificarne il layout, il logo di intestazione, i colori, nonché selezionare le informazioni da visualizzare. - HR-SERVICE prevede la visualizzazione gerarchica dei cartellini, ogni responsabile può visualizzare in tempo reale la situazione dei dipendenti ad esso associati.

5 I documenti e le autorizzazioni: I dipendenti possono inviare, compilando un apposito documento on-line, eventuali richieste di permesso, ferie, segnalazioni di omessa timbratura, autorizzazioni al lavoro straordinario ecc. Una serie di controlli preventivi impedisce di effettuare richieste incomplete o non coerenti con gli istituti contrattuali per i quali non si ha diritto o non compatibili con i residui ferie, permessi a recupero ecc. Ogni richiesta viene inviata automaticamente al responsabile (o ad un sostituto designato) il quale potrà approvare o negare la medesima. Ogni esito viene notificato al dipendente e nel contempo il documento inviato agli operatori di HR-Service che provvederanno ad effettuare ulteriori controlli per giungere infine all inserimento dei dati oppure all invio di una segnalazione di anomalia al richiedente ed al responsabile. Esempio di documento on-line

6 Area riservata all ufficio del personale: Il sistema dispone di un area riservata all ufficio del personale che potrà così accedere ad alcune funzioni specifiche. Segue un elenco delle principali funzioni standard disponibili: Visualizzazione di tutti i cartellini Consultazione dell elenco completo dei giustificativi Durante la visualizzazione di un cartellino, l operatore dell ufficio personale potrà inviare un messaggio agli operatori di HR-Service con richieste di chiarimenti o impartendo istruzioni inerenti la soluzione di un eventuale anomalia In caso di assegnazione temporanea o definitiva di un nuovo badge, l operatore dell ufficio personale potrà renderlo immediatamente attivo. Visualizzazione e stampa dell elenco presenti/assenti aggiornato all ultimo scarico timbrature. Ricerca per data, dipendente, responsabile ecc. di qualsiasi documento, in attesa di approvazione, approvato o respinto. Visualizzazione e ricerca dei messaggi intercorsi tra il personale del Comune e gli operatori di HR-Service.

7 Le statistiche: HR-Service è in grado di fornire una serie di elaborazioni statistiche: 1) Situazione ore lavorate oltre le 48 settimanali: Stampa quadrimestrale dei dipendenti che hanno superato le 48 ore lavorate settimanali. 2) Ore lavorate suddivise in ordinarie, straordinarie, esuberi, accantonamenti 3) Assenteismo per singolo dipendente, per raggruppamenti e complessivo. Ai fini della corretta elaborazione possono essere selezionate le causali più significative. 4) Omesse timbrature: riepilogo individuale, per gruppi e complessivo degli eventi di omessa timbratura. 5) Scheda storica del dipendente: riepilogo annuale del comportamento del dipendente in termini di utilizzo di determinate causali, ore lavorate, straordinario, recuperi ecc. 6) Giustificativi: fornisce una situazione mensile delle causali utilizzate, evidenziando i nominativi e le quantità orarie. In aggiunta a quanto sopra è possibile richiedere qualsiasi altra situazione statistica concordando preventivamente le modalità di calcolo e la frequenza di utilizzo.

8 La sicurezza e la privacy HR-SERVICE è una garanzia sulla riservatezza dei dati. I criteri di sicurezza adottati sono i seguenti: - Collegamento al servizio con connessione internet sicura SSL3 128 bit. - I dati identificativi dei dipendenti, presenti sui ns. server sono criptati con algoritmi di crittografia forte a 128 bit. - Tutti i server sono mantenuti in uno stato di configurazione ottimale e protetti con i migliori firewall in commercio. Annualmente vengono riesaminate le politiche sulla sicurezza al fine di adeguare le apparecchiature ed i sistemi operativi. - I server situati presso la ns. sede, sono costantemente presidiati. - La struttura di virtualizzazione e clustering di più server, insieme ad una rigida politica dei backup, garantiscono la continuità del servizio e l integrità dei dati. - Il sistema rispetta strettamente quanto previsto dal Dlgs 196/2003 in tema di privacy.

9 Sviluppi futuri HR-SERVICE è un servizio in continua evoluzione che verrà aggiornato con nuove funzionalità e ampliamenti. La filosofia di Accademia Software è da sempre quella di cogliere i suggerimenti dei clienti come un occasione per conoscere meglio le esigenze operative, pianificare gli interventi più utili e migliorare il servizio. Pertanto ogni suggerimento e/o critica costruttiva sarà sempre ben accolta e tenuta in considerazione nel momento in cui procederemo con lo sviluppo di nuove funzionalità. A titolo puramente informativo elenchiamo i progetti in fase di attuazione: - Gestione storica degli eventi contrattuali, disciplinari e formativi del dipendente: Rappresenta un vero e proprio curriculum del dipendente che riepiloga una serie di eventi interessanti per l ufficio del personale. In particolare è possibile registrare i passaggi di livello, di qualifica, gli scatti di anzianità acquisiti, gli aumenti retributivi, le ammonizioni disciplinari, la partecipazione a corsi di formazione ecc. - Gestione scadenziario: Permette di memorizzare scadenze, fisse o periodiche, su intervalli di tempo predefiniti. È possibile interrogare il sistema richiedendo, in tempo reale, una situazione degli eventi in scadenza classificata per dipendenti o per causale. - Gestione piano ferie: Semplifica lo sviluppo del piano ferie. o o o Ogni dipendente può richiedere il periodo di ferie preferito al proprio responsabile. Questi può visualizzare in modo semplice gli effetti che producono le ferie richieste sulle presenze dell intero servizio. Il sistema pone in evidenza i giorni in cui si rileva una totale assenza di personale, o una carenza inferiore alle soglie minime stabilite per il servizio in questione. Il responsabile può autorizzare le richieste oppure richiedere delle varianti.

10 SCHEMA DEL FLUSSO DEI DATI