M46 GDS documentazione Verticale R0

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1 1. Introduzione 2. Soluzione proposta 1. Inserimento e/o modifica dei contratti 2. Inserimento e/o modifica dati anagrafici degli articoli 3. Avanzamento flusso documentale ordine di acquisto 3. Personalizzazione Ambiente 4. Monitor di visualizzazione 5. Ambienti a corredo

2 1. Introduzione L esigenza è quella di avere un ambiente integrato che permetta di gestire i contratti col fornitore, sapendo a priori che tali contratti vengono registrati a sistema in corso di esercizio. La premessa doverosa in questo ambito è la necessità di avere un ambiente altamente dinamico e configurabile, attualmente la gestione dei premi di fine anno e degli accordi prevista dallo standard poco si presta a tale dinamicità e non è in grado di gestire un alto numero condizioni con rapidità ed efficacia. Partendo da questa premessa il software doveva avere le seguenti caratteristiche : 1. rapidità di elaborazione nel ricalcolo dei premi di fine anno 2. possibilità di cambiare la data di competenza dei premi utile nei casi in cui ci sia un ordine a dicembre e la fatturazione avvenga a gennaio dell anno successivo 3. Automatizzare i ricalcoli ogni qualvolta si vada a cambiare o a inserire dei contratti all interno del sistema 4. La possibilità di registrare liquidazioni successive, sia di tipo fatture che note debito 5. Un ambiente che non vada a pesare a livello di database, ovvero le tabelle utilizzate per la memorizzazione delle informazioni devono avere un meccanismo di storicizzazione/cancellazione record obsoleti che permetta di mantenerle sempre stabili nelle dimensioni e nelle performances 6. La possibilità di avere a disposizione lato utente un cruscotto di visualizzazione che permetta da un lato di avere un riepilogo dei dati di facile lettura, dall altro di avere massima trasparenza nel permettere all utente di verificare come tali premi siano stati calcolati e da chi devono esserci riconosciuti.

3 2. Soluzione proposta La soluzione che noi proponiamo, per assolvere a questa serie di problematiche consiste di due parti principali attorno alle quali gravitano tutti i programmi di contorno, ovvero da un lato un report di ri-elaborazione dei dati accantonati, dall altro un monitor di visualizzazione e verifica. Nel pensare a un flusso in grado di riprocessare i dati a fronte dei contratti inseriti, abbiamo valutato, analizzando i flussi standard in essere, che non fosse sufficiente monitorare solamente l inserimento di nuove scontistiche per scatenare la rielaborazione dei premi ma che vi fossero per lo meno anche queste tipologie di trigger scatenanti: inserimento e/o modifica dei contratti inserimento e/o modifica dati anagrafici degli articoli avanzamento del flusso documentale riferito all ordine di acquisto Spieghiamo ora in dettaglio le tre diverse tipologie di trigger addizionali : 2.1. Inserimento e/o modifica dei contratti A fronte di una modifica ad un contratto oppure dell inserimento di un contratto nuovo viene tracciato un log di modifica che permetterà al report di rielaborazione di intercettare la lista dei fornitori e di rielaborare gli accantonamenti degli stessi. Nel caso in cui, per uno stesso fornitore, siano state apportate diverse modifiche/ inserimenti di contratti, il sistema provvederà al ricalcolo del fornitore in un unica sessione di elaborazione. Questo permette di ottimizzare il flusso non andando a riprocessare più volte uno stesso fornitore sulla base di diverse modifiche ai contratti.

4 2.2. Inserimento e/o modifica dati anagrafici degli articoli Sulla base di quanto sopra menzionato anche un eventuale cambio anagrafico ( come ad esempio un cambio di gamma d parte di uno o più articoli ) deve fungere da trigger per il ricalcolo della scontistica. In questo caso le modifiche all anagrafica dei materiali ( i campi che vengono monitoriati possono variare in funzione delle esigente del cliente finale ) vengono utilizzate per ricalcolare i premi di fine anno su tutti gli ordini in cui compaiono i materiali modificati. Come nel flusso precedente più modifiche allo stesso materiale vengono prese in considerazione una sola volta con risparmio di operazioni e spazio database 2.3. Avanzamento del flusso documentale riferito all ordine di acquisto La premessa da fare per questa tipologia è che, si vuole che un ordine venga rivalutato non appena viene registrato un documento che va a completare il flusso documentale dell ordine stesso. Nella fattispecie si preferisce rivalutare un ordine, anche quando viene registrata l entrata merci e/ o la fattura. Questo per far fronte a due situazioni distinte fra loro: da un lato, la possibilità di avere un dato più preciso possibile, questo per diverse motivazioni: ordini con grandi quantitativi di merce quasi mai vengono consegnati in un unica soluzione, tuttavia è giusto che l utente veda il premio attualizzato in base all effettiva quantità entrata in magazzino non a quella teoricamente presente nell ordine al momento della sua emissione

5 listini errati, può capitare che qualche listino non sia aggiornato, così è bene rivalutare l ordine sia in sede di entrata merci, ma ancor di più in fase di registrazione fattura poiché questa viene registrata in contabilità e quindi funge da punto di arrivo per il flusso documentale dell ordine, ma anche da punto di partenza per la parte contabile. La fattura quindi certifica il valore della merce e proprio per questo nel caso di ricalcolo del premio a fronte di registrazione fattura si utilizza come base di calcolo del premio il valore dato dalla fattura stessa. dall altro la possibilità di dirottare la data di competenza del premio in base al flusso documentale, questo per ovviare a quelle situazioni in cui l ordine sia stato emesso a dicembre, mentre la fattura venga registrata a gennaio ( o i mesi successivi ) dell anno successivo. In questa ipotesi, le opzioni che vengono messe a disposizione ( tramite apposito customizing ) sono: possibilità di ricalcolare il premio considerando come data per la rilevazione della scontistica la data dell ordine se non sono presenti ne entrata merci ne fattura, la data di registrazione dell entrata merci se presente almeno un entrata merci o la data fattura se è presente una fattura registrata. In questo modo il premio verrà registrato alla giusta data di competenza. Altra opzione che viene data all utente è quella di definire in modo autonomo una data di competenza. Possibilità di ricalcolare il premio sempre alla data dell ordine, questo per poter accantonare sempre le scontistiche promozionali che vengono riservate, a prescindere da una successiva entrata merci parziale o totale o ad una fattura.

6 Personalizzazione Ambiente Al fine di rendere più elastico e funzionale l ambiente vengono messi a disposizione una serie di customizing: 1. Abilitazione/Disabilitazione delle varie tipologie di trigger 2. Possibilità di definire la liste delle condizioni di sconto che si vuole vengono monitorate per gli accantonamenti 3. Possibilità di definire la modalità di ricerca degli articoli a fronte di nuove scontistiche configurate; essendo che in SAP le condizioni possono avere diverse chiavi di lettura, si può decidere per ciascuna chiave qual è la metodologia con cui estrarre la lista degli articoli coinvolti dalla modifica. 4. Possiamo di abbinare alle seguenti entità delle etichette maggiormente leggibili al fine di rendere semplice ed esaustiva la letture delle informazioni sul monitor: Calendari di liquidazione Stato Accordo Tipi di liquidazione Nelle transazioni di rivalutazione l utente avrà la possibilità di definire i periodi da analizzare Questo tornerà utile specialmente nel caso in cui si desideri elaborare il periodo di competenza a cavallo dell anno, utilizzando questa parte di configurazione riusciremo a intercettare tutte quelle casistiche con ordine registrato nell anno XXXX e fattura registrata nell anno XXXX + 1

7 4. Monitor di visualizzazione Il monitor funge da cruscotto e permette di verificare l ammontare dei premi. Al momento è possibile filtrare la visualizzazione per: codice fornitore lista ordini lista materiale codice cliente contratto calendario di liquidazione stato del contratto tipologia di liquidazione data competenza Il monitor viene proposto con una struttura ad albero e comprende i seguenti livelli di dettaglio : fornitore accordo/contratto condizioni di sconto pdv che hanno maturato un premio ordini con cui si è maturato il premio eventuale fattura che identifica il premio come maturato certo Questo tipo di struttura rende particolarmente semplice la consultazione dei dati a livello fornitore/contratto ma permette anche di entrare nel dettaglio fino a verificare la singola posizione d ordine. Così facendo viene garantita la massima trasparenza nel computo dei premi, e viene semplificata l attività di controllo da parte dell utente

8 Riportiamo di seguito una schermata a livello fornitore/ contratto : Come si può verificare i premi sono suddivisi nelle seguenti colonne: t.c. colonna verde : premi certi, dati da ordini fatturati t.i. colonna rossa : premi previsionali, dati da ordini o da EM non ancora fatturati t.l. colonna arancio : liquidazioni ricevute per i premi Dif. Colonna gialla : differenza tra premio maturato e liquidato Sarà poi possibile passare ai successivi livelli di dettaglio tramite doppio click sui campi evidenziati :

9 Tramite apposita funzionalità sarà inoltre possibile accedere alla schermata di gestione liquidazione accordi. Tale schermata è costituita da due blocchi, nel primo si vedono in dettaglio tutti i dati della liquidazione, mentre nel secondo in basso si evidenzia l eventuale lista di liquidazioni inserite per fornitore/accordo. Tale schermata potrà inoltre essere integrata affinché possa emettere un ordine di prestazione di servizio che verrà rilevato nelle transazioni di fatturazione (delegate alla gestione della contabilità aziendale e relativi utenti). Tale attività ci permetterà di emettere fattura nei confronti del fornitore. L immagine in alto ci mostra come compare questa schermata nella modalità integrata delle funzionalità per la gestione della fatturazione.

10 5. Ambienti a corredo : La suite completa si compone quindi di: batch per la rivalutazione automatica basata sui log di modifica programma di rivalutazione manuale eseguibile direttamente da utente con specifica di alcuni parametri di selezione come : fornitore accordo ordine monitor di visualizzazione programma di esportazione dei dati in Excel in due modalità: compattata per fornitore/accordo estesa per fornitore/accordo/ordine programma per visualizzazione rapida dei dati riferiti a tutti i fornitori. Tale programma è stato pensato per puntare soprattutto alla velocità di estrazione dei dati, e proprio per questo, è stato pensato e progettato separatamente dall altro e presenta solamente un dettaglio per fornitore/accordo. Ciò nonostante è possibile selezionare una riga di contratto e mediante apposita funzionalità richiamare il monitor di visualizzazione ad albero. programma di esportazione delle fatture in pdf N.B. : E in fase di studio/sviluppo l integrazione con ambiente standard di invio mail per poter permettere all utente l invio di una mail con allegato il PDF delle fatture emesse