Applicativo HRPortal

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1 Applicativo HRPortal Versione del 14 Luglio 2014 Elenco contenuti 1 - NOVITA' DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI Gestione Notifiche HR (Nuova funzionalità) Gestione solleciti e Delega Gestione solleciti (Nuove funzionalità) Gestione Utenti (Implementazioni) Creazione automatica utenti (Implementazioni) Gadget Delega utenti (Implementazioni) Gadget Gestione Sportello virtuale (Implementazioni) Gadget Folder organizzativo (Implementazioni) Notifiche di pubblicazione (Nuove opzioni) Modulo Estrattore dati (Implementazioni) Modulo Organizzazione (Implementazioni) Gadget Estrattore dati (Nuovo) Gadget Gestione Collaboratori (Nuovo) Visualizzazione Licenza HR (Nuova opzione) Riepilogo Nuove Notifiche Riepilogo delle operazioni a cura dell'utente...22 Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 1 / 22

2 1 - NOVITA' DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI 1.1 NOVITA' DI RILIEVO Vi consigliamo di prendere particolare visione degli argomenti sottoindicati, in quanto rilevanti ai fini dell'utilizzo dell'applicativo HRPortal. Gestione notifiche HR ( Nuova funzionalità) Gestione solleciti e Delega Gestione solleciti (Nuove funzionalità) Gadget Folder organizzativo (Implementazioni) Gadget Estrattore dati (Nuovo) Gadget Gestione Collaboratori (Nuovo) 1.2 PRECISAZIONI IMPORTANTI COORDINATE BANCARIE (ABI e CAB ) Attenzione! Vi ricordiamo che, da questa versione delle applicazioni HR Infinity, nel caso in cui le applicazioni stesse NON vengano tutte aggiornate nello stesso momento, è necessario che le variazioni alle coordinate bancarie e, nello specifico i campi Cod ABI e Cod CAB, vengano eseguite sia dalle applicazioni già aggiornate all'ultima versione disponibile, che dalle applicazioni NON ancora aggiornate all'ultima versione disponibile. In sintesi i campi precedenti sono stati mantenuti per poterli utilizzare all'interno delle applicazioni non aggiornate mentre, per le applicazioni aggiornate, sono utilizzati i nuovi campi appena rilasciati. Nel caso in cui ad esempio, per un rapporto di lavoro, si debba modificare la banca di accredito, presente in Anagrafici Rapporto di lavoro - Dati comuni Accredito : Se tutte le applicazioni HR Infinity sono state aggiornate all'ultima versione, sarà sufficiente eseguire la variazione da una qualsiasi delle applicazioni stesse; tutte le altre acquisiranno l'informazione corretta. Se, al contrario, vengono aggiornate solo tre delle cinque applicazioni in uso, si dovra' eseguire la variazione suddetta in una delle tre applicazioni aggiornate per quelle all'ultima versione e si dovrà, altresì, eseguire la stessa variazione su una delle due applicazioni NON aggiornate, affinchè la modifica venga recepita anche da queste ultime. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 2 / 22

3 1.2.2 CONTENITORE DMS Vi ricordiamo che per il DMS Contenitore E' NECESSARIO: IMPOSTARE LE PROCEDURE DI SALVATAGGIO DEL PERCORSO DA VOI INDICATO IN DMS - IMPOSTAZIONI GLOBALI COME CONTENITORE. (Da Workspace Archivio - Impostazioni - Impostazioni globali). QUESTO E' NECESSARIO IN QUANTO, IL PERCORSO DI CUI SOPRA, E' L'UNICO LUOGO DOVE VENGONO MEMORIZZATI I DOCUMENTI (Cedolini, Cartellini, etc.) E DAL QUALE VENGONO REPERITI I DATI DA VISUALIZZARE NEL Folder Dipendente - Documenti personali e/o Folder Organizzativo. NEL CASO IN CUI IL CONTENITORE SI PERDA O VENGA CORROTTO, NON SARANNO PIU' REPERIBILI I DATI RELATIVI A TUTTE LE PUBBLICAZIONI GIA' EFFETTUATE. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 3 / 22

4 2 - Gestione Notifiche HR (Nuova funzionalità) (Da: Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione) Dal presente aggiornamento è stata introdotta la funzionalità di Gestione Notifiche HR che permette di gestire la coda delle notifiche di sola pubblicazione, escluse le notifiche prodotte con la pubblicazione eseguita tramite la funzionalità di Delega/Pubblicazione PDF esterni. La gestione può essere attivata spuntando l'opzione Attiva gestione in Definizione configurazione nella sezione Gestione notifiche HR ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ). E' possibile indicare il numero di giorni, N. giorni conservazione in Definizione configurazione nella sezione Gestione notifiche HR ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ), per i quali verranno mantenute nella coda le notifiche; se non indicato si assumono, come default, 45 gironi. Si precisa che l'opzione Attiva gestione di default verrà posta a No ( valore non spuntato) ed il N. giorni di conservazione a 45 gironi, sarà a cura dell'utente variare, ove lo ritenesse necessario, tali impostazioni. Per attivare la registrazione/invio delle notifiche con la Gestione notifiche HR, oltre che ad eseguire le operazioni di cui sopra, è necessario attivare il processo schedulato Gestione notifiche HR. Il processo schedulato sarà inserito in automatico con il presente aggiornamento; sarà a cura dell'utente attivarlo e verificarne le impostazioni predefinite tramite l'apposita funzionalità Schedulazione processi (Da Pannello di controllo - Sistema - Schedulatore ). Il processo schedulato è unico sia per la registrazione delle notifiche, sia per l'invio delle stesse. La Gestione notifiche HR si compone di: Elenco principale Vengono elencate le pubblicazioni eseguite (Id. notifica), con relativa data di inizio pubblicazione (Da inviare il) e l'utente che l'ha eseguita (Eseguita da). Elenco di dettaglio Nell'elenco di dettaglio, per ogni pubblicazione di cui sopra, vengono mostrate le seguenti sezioni suddivise tra notifiche per pubblicazioni a Folder organizzativo ( Sezione FO Notifiche) e notifiche per pubblicazioni a Documenti personali ( Sezione DIP Notifiche) : Sezione DA INVIARE In questa sezione vengono visualizzate le notifiche di pubblicazione non ancora inviate ( Es. notifiche con pubblicazione differita) con le relative informazioni di dettaglio: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 4 / 22

5 Tipologia di notifica Indica la/e tipologia/e della notifica da inviare: Applicativa e/o e/o SMS. Oggetto notifica Indica l'oggetto della notifica; cliccando su quest'ultimo è possibile visualizzare anche il testo della notifica. Si precisa che l'oggetto ed il testo non possono essere modificati dalla Gestione notifiche HR; nel caso l'utente ne avesse la necessità deve agire utilizzando le funzionalità preposte alla variazione del messaggio stesso ( Es. Forzature Modello di pubblicazione). Modello Indica il Modello di pubblicazione utilizzato per la pubblicazione del documento. Destinatario Indica l'utente destinatario della notifica di pubblicazione; cliccando su quest'ultimo è possibile visualizzare alcune informazioni aggiuntive non forzabili dalla gestione notifiche HR, quali Indirizzo , N. cellulare etc. Si precisa che, nel caso di notifica di pubblicazione a Folder organizzativo, queste ultime verranno comunque visualizzate a dettaglio di Utente (NON per Gruppo). Da inviare il Indica la data/ora di invio della notifica Azienda Indica, ove presente l'informazione, l'azienda del documento pubblicato. Funzionalità di dettaglio Modifica data invio Permette di cambiare la data e/ l'ora di invio delle notifiche selezionate. Esporta in CSV Permette di esportare in formato CSV le notifiche presenti. Cancella notifica Permette di cancellare la notifica per l'utente destinatario; quest'ultima, quindi, non verrà inviata. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 5 / 22

6 Sezione INVIATE In questa sezione vengono visualizzate le notifiche di pubblicazione inviate ( Es. notifiche con pubblicazione differita) con le relative informazioni di dettaglio: Tipologia di notifica Indica la/e tipologia/e della notifica inviata: Applicativa e/o E- mail e/o SMS. Oggetto notifica Indica l'oggetto della notifica; cliccando su quest'ultimo è possibile visualizzare anche il testo della notifica. Si precisa che l'oggetto ed il testo non possono essere modificati dalla Gestione notifiche HR; nel caso l'utente ne avesse la necessità deve agire utilizzando le funzionalità preposte alla variazione del messaggio stesso ( Es. Forzature Modello di pubblicazione). Modello Indica il Modello di pubblicazione utilizzato per la pubblicazione del documento. Destinatario Indica l'utente destinatario della notifica di pubblicazione; cliccando su quest'ultimo è possibile visualizzare alcune informazioni aggiuntive, non forzabili dalla gestione notifiche HR, quali Indirizzo , N. cellulare etc. Si precisa che, nel caso di notifica di pubblicazione a Folder organizzativo, queste ultime verranno comunque visualizzate a dettaglio di Utente (NON per Gruppo). Da inviare il Indica la data/ora di invio della notifica. Inviata il Indica la data/ora effettiva di invio della notifica. Reinviata il Indica la data/ora di ultimo reinvio della notifica. Azienda Indica, ove presente l'informazione, l'azienda del documento pubblicato. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 6 / 22

7 Funzionalità di dettaglio Esporta in CSV Permette di esportare in formato CSV le notifiche presenti. Sezione INVIO ERRATO In questa sezione vengono visualizzate le notifiche di pubblicazione con invio errato ( Es. notifiche con pubblicazione differita) con le relative informazioni di dettaglio: Tipologia di notifica Indica per quali tipologie la notifica non è stata inviata in quanto errata: Applicativa e/o e/o SMS. Oggetto notifica Indica l'oggetto della notifica con invio errato; cliccando su quest'ultimo è possibile visualizzare anche il testo della notifica. Si precisa che l'oggetto ed il testo non possono essere modificati dalla Gestione notifiche HR; nel caso l'utente ne avesse la necessità deve agire utilizzando le funzionalità preposte alla variazione del messaggio stesso ( Es. Forzature Modello di pubblicazione). Modello Indica il Modello di pubblicazione utilizzato per la pubblicazione del documento. Motivazione Indica la motivazione applicativa per cui la notifica non è stata inviata. Destinatario Indica l'utente destinatario della notifica di pubblicazione; cliccando su quest'ultimo è possibile visualizzare alcune informazioni aggiuntive non forzabili dalla gestione notifiche HR, quali Indirizzo , N. cellulare etc. Si precisa che, nel caso di notifica di pubblicazione a Folder organizzativo, queste ultime verranno comunque visualizzate a dettaglio di Utente (NON per Gruppo). Da inviare il Indica la data/ora in cui la notifca è stata inviata. Reinviata il Indica l'ultima data/ora in cui la notifca è stata reinviata Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 7 / 22

8 Azienda Indica, ove presente l'informazione, l'azienda del documento pubblicato. Funzionalità di dettaglio Reinvia notifica Permette di reinviare la notifica. Esporta in CSV Permette di esportare in formato CSV le notifiche errate presenti. Si precisa che tale funzionalità è attiva solo per il gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. Si precisa che solo utilizzando la Gestione Notifiche HR le notifiche di pubblicazione differite verranno inviate, a differenza di quanto attualmente in uso, alla data/ora di pubblicazione indicata e che verranno visualizzate le notifiche di tutte le aziende/dipendenti gestite sull'impianto. 3 - Gestione solleciti e Delega Gestione solleciti (Nuove funzionalità) (Da: Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione) Dal presente aggiornamento sono state introdotte le funzionalità di Gestione solleciti e Delega Gestione solleciti, che permettono di gestire, se opportunamente attivate e configurate, l'invio della notifica di sollecito per mancata presa visione dei documenti, esclusivamente in modalità , alle utenze che rientrano in tale casistica. Con la Gestione solleciti è possibile gestire i solleciti per i documenti pubblicati a Folder organizzativo e, di conseguenza, può essere utilizzata solo dall'utenza che ha la visibilità di tutte le aziende presenti sull'impianto. Con la Delega Gestione solleciti è possibile gestire i solleciti per i documenti pubblicati a Documenti personali relativi solo alle Utenze indicate in delega ( Da Pannello di controllo Utenti e gruppi Utenti Sezione HR-Delega). Si precisa che tali funzionalità sono attive solo per il gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tali funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. Le gestioni possono essere attivate spuntando l'opzione Attiva gestione in Definizione configurazione nella sezione Gestione solleciti ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ). E' possibile indicare la data di inizio gestione, Data inizio gestione in Definizione configurazione nella sezione Gestione solleciti ( Da Pannello di controllo Sistema Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 8 / 22

9 HR Configurazione ), dalla quale verranno considerati i documenti per la verifica di mancata visione. Si precisa che l'opzione Gestione solleciti di default verrà posta a No ( valore non spuntato) e la Data di inizio gestione con la data di sistema in cui si attiva la gestione stessa; sarà a cura dell'utente variare, ove lo ritenesse necessario, tali impostazioni. Si precisa, altresì, che le impostazioni date verranno utilizzate anche in Delega Gestione solleciti. Successivamente alla compilazione di quanto sopra indicato sarà necessario, per Modello di pubblicazione, utilizzando la funzionalità Forzature Modello in sezione Folder organizzativo Pubblicazione ( Da Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione ), indicare che si vuole attivare la gestione dei solleciti (valore spuntato) in Attiva gestione, la frequenza del sollecito in Invia sollecito ogni (espressa in giorni) e l'eventuale Oggetto/testo oppure Cod modello messaggio in forzatura rispetto al messaggio predefinito Zucchetti ( vedi paragrafo 15 Riepilogo nuove notifiche ). Le operazioni di cui sopra possono essere eseguite nella sezione Folder organizzativo per la Gestione solleciti e/o nella sezione Documenti personali per la Delega gestione solleciti Per attivare la registrazione/invio delle notifiche di sollecito, è necessario, altresì, attivare il processo schedulato Gestione solleciti e Delega solleciti. Il processo schedulato sarà inserito in automatico con il presente aggiornamento; sarà a cura dell'utente attivarlo e verificarne le impostazioni predefinite tramite l'apposita funzionalità Schedulazione processi (Da Pannello di controllo - Sistema -Schedulatore). Il processo schedulato è unico sia per la Gestione solleciti, sia per la Delega gestione solleciti. L'invio dei solleciti può essere gestito in modalità: Automatica; i solleciti vengono registrati in gestione solleciti ed inviati in automatico con la frequenza indicata fino alla presa visione dei documenti; Manuale; i solleciti vengono registrati in gestione solleciti e possono essere inviati solo manualmente dall'utente utilizzando la Gestione solleciti e/o la Delega solleciti. Tale miodalità viene indicata nella sezione Parametri di programma del processo schedulato di cui sopra ( Gestione solleciti e Delega solleciti ): indicando il valore True sui seguenti parametri, l'invio della notifica di sollecito sarà gestito in modalità automatica; Folder organizzativo - Invio solleciti (utilizzato in Gestione solleciti ) Documenti personali - Invio solleciti (utilizzato in Delega gestione solleciti ) Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 9 / 22

10 indicando il valore False (valore di default) sui seguenti parametri, l'invio della notifica di sollecito sarà gestito in modalità manuale; Folder organizzativo - Invio solleciti (utilizzato in Gestione solleciti ) Documenti personali - Invio solleciti (utilizzato in Delega gestione solleciti ) GESTIONE SOLLECITI Elenco principale Vengono elencate le denominazioni delle aziende (Azienda) che hanno dei solleciti in essere per modello di pubblicazione (Modello). Elenco di dettaglio Nell'elenco di dettaglio, per ogni azienda e modello di pubblicazione, vengono mostrate le seguenti informazioni: Percorso Indica il percorso a Folder organizzativo contenente i documenti non visionati, per i quali si è richiesto il sollecito. Status Se presente l'immagine, indica che la notifica di sollecito è stata disattivata. Destinatario Indica l'utente destinatario della notifica di sollecito. Si precisa che, nel caso di notifica di pubblicazione a Folder organizzativo, queste ultime verranno comunque visualizzate a dettaglio di Utente (NON per Gruppo). Data inizio pubblicazione Indica la data di inizio visibilità del documento pubblicato. Data fine pubblicazione Indica la data di fine visibilità del documento pubblicato. Ultimo sollecito Indica la data di ultimo invio di sollecito. N. solleciti inviati Indica il numero di solleciti inviati. Invia sollecito ogni Indica la frequenza di sollecito; quest'ultima viene reperita dalle Forzature- Modello. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 10 / 22

11 Funzionalità di dettaglio Invia sollecito Permette di inviare, manualmente, l' di sollecito. Esporta in CSV Permette di esportare in formato CSV i solleciti presenti. Disattiva sollecito Permette di sospendere l'invio della notifica di sollecito. Cancella/Attiva sollecito Permette di cancellare la notifica di sollecito oppure di riattivarla in quanto precedentemente sospesa con l'opzione Disattiva sollecito. DELEGA GESTIONE SOLLECITI Elenco principale Vengono elencati i documenti, delle utenze in delega, con solleciti in essere per documento: Documento Indica il nome del documento non ancora visionato, per il quale si è richiesto il sollecito. Status Se presente l'immagine, indica che la notifica di sollecito è stata disattivata. Destinatario Indica l'utente destinatario della notifica di sollecito. Data inizio pubblicazione Indica la data di inizio visibilità del documento pubblicato. Data fine pubblicazione Indica la data di fine visibilità del documento pubblicato. Ultimo sollecito Indica la data di ultimo invio di sollecito. N. solleciti inviati Indica il numero di solleciti inviati. Invia sollecito ogni Indica la frequenza di sollecito; quest'ultima viene reperita dalle Forzature- Modello. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 11 / 22

12 Funzionalità di dettaglio Invia sollecito Permette di inviare, manualmente, l' di sollecito. Esporta in CSV Permette di esportare in formato CSV i solleciti presenti. Disattiva sollecito Permette di sospendere l'invio della notifica di sollecito. Cancella/Attiva sollecito Permette di cancellare la notifica di sollecito oppure di riattivarla in quanto precedentemente sospesa con l'opzione Disattiva sollecito. 4 - Gestione Utenti (Implementazioni) (Da: Pannello di controllo Utenti e gruppi) Al fine di agevolare l'utente nell'utilizzo della gestione in oggetto, è stata aggiunta la visualizzazione del Codice HR ( Ambiente e Cod azienda soggetto + Cod identificativo soggetto) corrispondente alla persona. 4.1 Nuova opzione Aggiunta la nuova opzione Folder organizzativo - Disattiva richiesta PINCODE che permette, se richiesta la gestione del codice di sicurezza PINCODE dalla Definizione configurazione per il Folder organizzativo, di disattivare la richiesta di quest'ultimo per Utente ( vedi paragrafo 8.1 Gadget Folder organizzativo (Implementazioni) ). Si precisa che tale opzione di default verrà posta a No ( valore non spuntato) sarà a cura dell'utente variarla ove lo ritenesse necessario. 5 - Creazione automatica utenti (Implementazioni) (Da: Pannello di controllo Utenti e gruppi) Dal presente aggiornamento sono state apportate le seguenti implementazioni: 5.1 Nuova opzione Dati per creazione utente Nome utente Aggiunta la seguente nuova opzione utile ai fini della determinazione automatica del nome dell'utente: Cognome.Iniziale del Nome (Cognome della persona+. + Prima lettera del Nome della persona); Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 12 / 22

13 5.2 Messaggio notifica credenziali di primo accesso personalizzabile per azienda Dal presente aggiornamento nella funzionalità di Creazione automatica utenti è stata introdotta la gestione per cui è possibile, ove l'utente lo ritenesse necessario, personalizzare il messaggio di notifica delle credenziali di primo accesso per azienda, compilando, nel Contatto azienda in sezione HR Autorizzazioni, il Cod modello messaggio oppure, in alternativa, l' Oggetto/Testo (Da Anagrafiche Archivi comuni Aziende ). Si precisa che l'indicazione del messaggio di notifica, di cui sopra, se compilato, è da considerarsi in forzatura rispetto a quanto indicato in Definizione configurazione nella sezione Notifiche utente ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ). L'informazione è presente anche in Anagrafico Azienda/Ente HR (Da Anagrafiche Anagrafici - Azienda/Ente-Sezione Autorizzazioni) e, se compilata in quest'ultima, viene automaticamente allineata la relativa informazione sul Contatto Azienda di cui sopra. 6 - Gadget Delega utenti (Implementazioni) (Da: Workspace My desk Home) Dal presente aggiornamento sono state apportate le seguenti implementazioni: 6.1 Nuova opzione Introdotta la nuova opzione Attiva utente con stampa credenziali di autoregistrazione, che consente di stampare le credenziali di registrazione, utili al fine di consentire all'utente destinatario di autoregistrarsi, indicando personalmente, l'indirizzo a cui far pervenire le proprie comunicazioni. La stampa delle credenziali di autoregistrazione contiene, per Utente, le seguenti informazioni: il Link di collegamento ; link al quale accedere per inserire le informazioni utili alla registrazione Username ; lo Username da indicare nei dati di registrazione Codice di accesso ; il Codice di accesso da indicare nei dati di registrazione Si precisa che le utenze per poter essere utilizzate in Delega utenti per l'attivazione con stampa credenziali di autoregistrazione non devono avere già indicato sul Contatto persona, nella sezione Recapiti, l'indirizzo di tipologia HRPORTAL Indirizzo secondario (Da Anagrafiche/Archivi comuni/persone - Sezione recapiti). Le credenziali di registrazione, di cui sopra, verranno recapitate all'utenza che si vuole registrare; quest'ultima potrà accedere al Link di collegamento comunicato ed, oltre alle informazioni di cui sopra, dovrà inserire, obbligatoriamente, almeno il proprio indirizzo ed il codice di sicurezza. L'indirizzo indicato verrà riportato nei recapiti della persona, come HRPORTAL Indirizzo secondario (Da Anagrafiche/Archivi comuni/persone -Sezione recapiti) Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 13 / 22

14 nella Sezione Recapiti. Si precisa che la variazione del recapito non viene applicata agli indirizzi indicati sul Soggetto HR (Da Anagrafici Soggetto- Sezione Altri indirizzi). Successivamente alla Conferma, l'utente che si è registrato, riceverà una , con le credenziali di primo accesso e l'obbligo di cambio password, per poter accedere all'applicativo HRPortal. Tale opzione è disponibile anche nel menù delle opzioni massive. L'utilizzo della funzionalità di Attiva utente con stampa credenziali di autoregistrazione, può essere utilizzata solo se si gestiscono le notifiche tramite . Si precisa che tale funzionalità è attiva solo per il gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. 6.2 Messaggio notifica credenziali di primo accesso personalizzabile per azienda Dal presente aggiornamento, il messaggio di notifica delle credenziali di primo accesso personalizzabile per azienda, utile al fine della funzionalità di Creazione automatica utenti (vedi paragrafo 5.2 Creazione automatica utenti (Implementazioni) ), può essere utilizzato anche in Delega utenti, attivando l'opzione relativa Utilizza anche in delega utenti (Da Anagrafiche Archivi comuni Aziende ). L'informazione, Utilizza anche in delega utenti, è presente anche in Anagrafico Azienda/Ente HR (Da Anagrafici Azienda/Ente-Sezione Autorizzazioni) e, se compilata in quest'ultima, viene automaticamente allineata la relativa informazione sul Contatto Azienda di cui sopra. 7 - Gadget Gestione Sportello virtuale (Implementazioni) Dal presente aggiornamento sarà possibile, da parte del gestore dello sportello virtuale, in risposta alla richiesta, ove lo ritenesse necessario, allegare più documenti, indicando tale informazione in N. max documenti in allegato in Definizione configurazione nella sezione Sportello virtuale ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ). Il numero massimo di documenti allegati gestibili è 9. Si precisa che, a livello di default, il valore di N. max documenti in allegato è a 1 documento allegato; sarà a cura dell'utente indicare un valore diverso, ove lo ritenesse necessario. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 14 / 22

15 8 - Gadget Folder organizzativo (Implementazioni) (Da: Workspace My desk Home) Al fine di agevolare l'utente nell'utilizzo delle funzionalità del Folder organizzativo, sono state apportate le seguenti migliorie: 8.1 Gestione Codice PINCODE (Da: Pannello di controllo Sistema HR Configurazione Definizione configurazione) Dal presente aggiornamento per i documenti pubblicati a Folder organizzativo è possibile attivare la richiesta di un ulteriore codice di sicurezza (PINCODE) che verrà richiesto per poter visualizzare il contenuto del documento, modificare la cartella, cancellare la cartella eseguire una qualsiasi delle opzioni massive, inviare l' con il documento allegato, se autorizzati a tali funzionalità. L'attivazione di tale richiesta è configurabile dalla tabella di Definizione configurazione (Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione) nella sezione Folder organizzativo, spuntando il campo Richiesto PINCODE in gestione documenti. E' stato introdotto un nuovo campo N. max tentativi PINCODE, nella sezione Folder organizzativo della Definizione configurazione, che permette, se attiva la gestione del PINCODE (Opzione Richiesto PINCODE in apertura documenti spuntata), di indicare il numero massimo di tentativi di inserimento del codice di sicurezza PINCODE oltre ai quali il codice di sicurezza risulterà bloccato. Si precisa che, a livello di default, il controllo dei N. max tentativi PINCODE non sarà attivo (Valore=0); sarà a cura dell'utente indicare un valore di controllo, ove lo ritenesse necessario. L'azzeramento del codice di sicurezza può essere eseguito nella gestione della tabella Utenti (Sezione HR Sicurezza ), in Pannello di controllo Utenti e gruppi, premendo l'apposito bottone Azzera PINCODE. Si precisa che il codice PINCODE è unico per Utente, per cui lo stesso codice PINCODE valida l'accesso dell'utente alla consultazione dei documenti sia a Documenti personali che a Folder organizzativo, se autorizzati alla gestione di questi ultimi. 8.2 Opzioni massive Implementate le seguenti opzioni massive presenti nel Folder organizzativo: ZIP download documenti selezionati Mantieni nome file selezionato Dal presente aggiornamento è possibile indicare se si vuole eseguire il download dei documenti mantenendo il nome originale. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 15 / 22

16 9 - Notifiche di pubblicazione (Nuove opzioni) 9.1 Nuovi attributi Dal presente aggiornamento sono state aggiunte le seguenti nuove macro utilizzabili per la composizione del testo del messaggio e/o modello messaggio di notifica, e/o applicativa, relativo alla pubblicazione dei documenti a Folder organizzativo e/o a Documenti personali: HR Ragione sociale azienda ( %DOC_DSCOMPANY%) Ragione sociale dell'azienda HR Descrizione classe documentale ( %DOC_DSCLASS%) Descrizione classe documentale HR Firma ( %MSG_SIGN%) Vedi paragrafo 9.2 Gestione firma Si precisa che le nuove macro, di cui sopra, NON sono utilizzabili nelle notifiche inviate dalla funzionalità di Pubblicazione PDF esterni. 9.2 Gestione Firma Dal presente aggiornamento sarà possibile indicare nel messaggio di notifica per la pubblicazione a Folder organizzativo e/o a Documenti personali, la Firma. Notifiche di pubblicazione a Folder organizzativo E' stato introdotto un nuovo campo Firma(%MSG_SIGN%), nella sezione Notifiche di pubblicazione della Definizione configurazione ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ), che permette, di indicare il testo e/o l'immagine da utilizzare come firma della notifica stessa per l'avvenuta pubblicazione dei documenti a Folder organizzativo. Si precisa che nel caso in cui, per il testo della firma, ci fosse la necessità di utilizzare font di caratteri particolari, colori, immagini, etc., è possibile utilizzare la funzionalità Modifica con l'editor HTML ; la funzionalità Anteprima permetterà di visualizzare il testo e/o l'immagine della firma in chiaro nel caso in cui si fosse utilizzata la modalità in HTML. Successivamente alla compilazione di quanto sopra indicato sarà necessario, per Modello di pubblicazione, utilizzando la funzionalità Forzature Modello in sezione Folder organizzativo Pubblicazione ( Da Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione ), indicare nel testo di notifica la macro %MSG_SIGN% che verrà sostituita con il testo e/o l'immagine di firma precedentemente indicata. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 16 / 22

17 Notifiche di pubblicazione a Documenti personali E' stato introdotto un nuovo campo Firma, nel Contatto azienda in sezione HR Autorizzazioni (Da Anagrafiche Archivi comuni Aziende), che permette, di indicare per azienda, il testo e/o l'immagine da utilizzare come firma della notifica stessa per l'avvenuta pubblicazione dei documenti a Documenti personali. Si precisa che nel caso in cui, per il testo della firma, ci fosse la necessità di utilizzare font di caratteri particolari, colori, immagini, etc., è possibile utilizzare la funzionalità Modifica con l'editor HTML ; la funzionalità Anteprima permetterà di visualizzare il testo e/o l'immagine della firma in chiaro nel caso in cui si fosse utilizzata la modalità in HTML. Successivamente alla compilazione di quanto sopra indicato sarà necessario, per Modello di pubblicazione, utilizzando la funzionalità Forzature Modello in sezione Documenti personali Pubblicazione ( Da Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione ), indicare nel testo di notifica la macro %MSG_SIGN% che verrà sostituita con il testo e/o l'immagine di firma precedentemente indicata. L'informazione Firma azienda è presente anche in Anagrafico Azienda/Ente HR (Da Anagrafici Azienda/Ente-Sezione Autorizzazioni) e, se compilata in quest'ultima, viene automaticamente allineata la relativa informazione sul Contatto Azienda di cui sopra Modulo Estrattore dati (Implementazioni) Dal presente aggiornamento in Definizione estrazioni (Da HR Moduli Estrattore dati ) è stata introdotta la nuova opzione Cod riferimento nella sezione Importazione estrazione Codice di riferimento, con la quale, se indicata, sarà possibile riconoscere con la funzionalità di Importazione estrazioni se l'estrazione è già esistente, a parità di codice di riferimento; in quest'ultimo caso le estrazioni presenti, a parità di codice di riferimento, verranno completamente sostituite con i dati presenti nell'estrazione in importazione, ad eccezione dei Modelli, ove presenti e della sezione Accessi. Si precisa che le variazioni eseguite dall'utente sull'estrazione, NON corrispondenti a quelle contenute nell'estrazione che, a parità di codice di riferimento, si vuole importare, NON verranno riportate. E' stata introdotta anche la possibilità di visualizzare e di selezionare le estrazioni che si vogliono importare; per i dettagli si faccia riferimento al Manuale operativo del Modulo Estrattore dati consultabile in Anagrafiche/Manuali. Copia estrazione (Nuova funzionalità) La nuova funzionalità permette di creare una nuova estrazione partendo da un'estrazione precedentemente esportata. Si precisa che le autorizzazioni, anche se presenti nell'estrazione che si vuole copiare, NON verranno riportate e che verranno riportati da quest'ultima solo i Modelli con Azienda di riferimento a Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 17 / 22

18 Si precisa che tale funzionalità è attiva solo per il gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù Modulo Organizzazione (Implementazioni) Al fine di agevolare l'utente nell'utilizzo della gestione in oggetto, è stato introdotto il nuovo layout grafico; tali migliorie riguardano solo la presentazione grafica e non inficiano sulle funzionalità applicative. Introdotta, la nuova funzionalità di Esporta, utilizzabile solo se si adotta il nuovo layout grafico, che consente di esportare, in formato immagine, l'organigramma di sintesi e/o di dettaglio. Per maggiori dettagli, si faccia riferimento al Manuale operativo del Modulo organizzazione consultabile in Anagrafiche/Manuali. Per diluire nel tempo l'adozione del nuovo layout, ove l'utente lo ritenesse necessario, mantenendo la grafica precedente, è possibile intervenire, per Modello organizzativo, variando l'opzione Attiva visualizzazione dinamica, presente in Modello organizzativo (Da HR Moduli Organizzazione Tabelle ), nella Visualizzazione organigramma - impostazioni base. Si ricorda, comunque, che l'adozione della nuova grafica è indispensabile per poter usufruire delle implementazioni che verranno rilasciate successivamente sul Modulo Organizzazione Gadget Estrattore dati (Nuovo) Il nuovo gadget permette all'utenza di eseguire le Estrazioni ad essa autorizzate. In presenza di più applicativi HR sull'impianto, l'utenza potrà visualizzare ed eseguire le estrazioni definite, ove presenti, sugli applicativi HR ad essa autorizzati. Per aggiungere tale funzionalità è necessario utilizzare la funzione Aggiungi gadget, presente in testata della pagina in cui si vuole aggiungere il gadget, e selezionare HR- Portale ERM / Estrattore dati Esecuzione estrazioni. Si precisa che, l'utilizzo di tale gadget è di default consentito solo agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; per consentirne l'utilizzo ad altri Gruppi e/o Utenti è necessario agire opportunamente all'interno della Configurazione menù. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 18 / 22

19 13 - Gadget Gestione Collaboratori (Nuovo) Il Gadget Collaboratori permette di gestire le informazioni anagrafiche principali e le informazioni retributive, queste ultime solo in presenza dell'applicativo HR Risorse Umane sull'impianto, relative ai propri collaboratori, reperite dal Modello Organizzativo in gestione. Si precisa che il gadget Gestione Collaboratori è utilizzabile solo in presenza del modulo aggiuntivo Organizzazione. In elenco vengono mostrati i propri collaboratori, evidenziando il ruolo organizzativo prevalente, con relativa percentuale, e l'unità organizzativa di appartenenza, suddivisi in: Diretti Collaboratori per i quali, in base a quanto indicato nel modello organizzativo, l'utenza ha la diretta responsabilità, siano essi coordinatori e/o collaboratori. Indiretti Collaboratori per i quali, in base a quanto indicato nel modello organizzativo, l'utenza non ne ha la diretta responsabilità siano essi coordinatori e/o collaboratori; I Coordinatori vengono evidenziati con l'immagine a lato in grigio. I Collaboratori vengono evidenziati con l'immagine a lato blu. Cliccando sull'immagine, di cui sopra, è possibile visualizzare la foto della persona in gestione, i dati anagrafici prevalenti ed i ruoli organizzativi ricoperti con le relative percentuali. I propri Coordinatori/Collaboratori in elenco possono essere ricercati tramite l'utilizzo della Toolbar alfabetica e/o tramite gli appositi filtri presenti in testata del gadget stesso: Tipo soggetto E' possibile selezionare solo i propri coordinatori o solo i propri collaboratori. Ruolo E' possibile selezionare i propri collaboratori per Ruolo organizzativo prevalente. Unità E' possibile selezionare i propri collaboratori per Unità organizzativa di appartenenza. E' possibile accedere, se autorizzati e solo in presenza dell'applicativo HR Risorse Umane sull'impianto, alla scheda retributiva del proprio collaboratore cliccando sull'immagine delle Opzioni e selezionando tale opzione. Per aggiungere tale funzionalità è necessario utilizzare la funzione Aggiungi gadget, presente in testata della pagina in cui si vuole aggiungere il gadget, e selezionare HR- Portale ERM / Gestione collaboratori. Si precisa che, l'utilizzo di tale gadget è di default consentito solo agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; per consentirne l'utilizzo ad altri Gruppi e/o Utenti è necessario agire opportunamente all'interno della Configurazione menù. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 19 / 22

20 14 - Visualizzazione Licenza HR (Nuova opzione) Introdotta la nuova opzione Attiva visualizzazione, in Definizione configurazione nella sezione Licenza applicativa ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ), che, se disattivata (valore non spuntato), consente di non visualizzare, a piede di HRPortal, il riferimento alla licenza applicativa, solo per le utenze non appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti; quest'ultime anche se disattivata l'opzione continueranno a visualizzare il riferimento alla licenza applicativa. Si precisa che, di default, la nuova opzione è attiva (Valore spuntato); sarà a cura dell'utente variare tale opzione, ove lo ritenesse necessario. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 20 / 22

21 15 - Riepilogo Nuove Notifiche Funzionalità Tipo notifica (default) FO - Sollecito Notifica di mancata consultazione Documenti DIP - Sollecito Notifica di mancata consultazione Documenti Oggetto notifica Testo notifica Publisher I documenti presenti in <Descrizione classe documentale> devono essere ancora consultati. Si prega di prenderne visione al più presto. Il documento <Nome documento>, presente in <Descrizione classe documentale>, deve essere ancora consultato. Si prega di prenderne visione al più presto. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 21 / 22

22 16 - Riepilogo delle operazioni a cura dell'utente Si ritiene utile evidenziare le operazioni e le verifiche necessarie che l'utente dovrà eseguire dopo il caricamento del presente aggiornamento (dettagliate nelle pagine precedenti): Gestione notifiche HR - Verifica e attivazione del processo schedulato e della configurazione richiesta, utile al fine dell'utilizzo della gestione stessa (Vedi paragrafo 2) Gestione solleciti e/o Delega gestione solleciti - Verifica e attivazione del processo schedulato e della configurazione richiesta, utile al fine dell'utilizzo delle gestioni stesse (Vedi paragrafo 3) Cordiali saluti ZUCCHETTI Divisione HR Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 22 / 22