La nuova ISO 9001: una Norma davvero terribile?

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1 Seminario gratuito Bellaria, Lunedì 4 Aprile 2016 La nuova ISO 9001: una Norma davvero terribile? ( Srl) 1

2 Servizi e ambiti di intervento attività di Ricerca, Progetti, Consulenza e Servizi ambiti di intervento: Sicurezza e Medicina del Lavoro consulenza in ambito ISO (Qualità, Ambiente, ) Energia (Diagnosi, Gruppo di Acquisto, accise, ) Modelli Organizzativi secondo il D.Lgs. 231/2001 Compliance (risk management, conformità Legale) Formazione (obblighi di Legge, progetti ad hoc) Ricerca&Sviluppo (Start-Up innovativa - digitale) 2

3 1 Obiettivi del Seminario 2 Evoluzione Normativa e quadro di riferimento 3 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione 4 Principali cambiamenti della nuova ISO I principi di gestione del rischio 6 Approfondimenti (ulteriori cambiamenti) 3

4 Obiettivi del Seminario illustrare i principi della nuova Norma e presentare tutte le novità più significative cogliere le opportunità che offre la Norma per approcciarsi in modo meno «burocratico» condividere come applicare efficacemente i nuovi requisiti ad ogni singola azienda 4

5 1 Obiettivi del Seminario 2 Evoluzione Normativa e quadro di riferimento 3 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione 4 Principali cambiamenti della nuova ISO I principi di gestione del rischio 6 Approfondimenti (ulteriori cambiamenti) 5

6 Quadro di riferimento aumento della complessità forte competizione Organizzazioni con disponibilità limitata di risorse tempi molto «veloci» finestre decisionali «strette» la Certificazione è spesso considerata un accessorio la «Soddisfazione del Cliente» è una condizione «minima» e non di «eccellenza» è sempre più difficile sviluppare strategie di medio 6

7 Contesto Normativo in generale Quadro Normativo sempre più complesso si tende a considerare importante in Quadro Normativo limitandolo agli ambiti Ambiente e Sicurezza sul Lavoro Norme Comm.li: controlli sulle esportazioni e su alcune specifiche restrizioni (es.: Regolamento CE 428/2009 Dichiarazione «DUAL USE» possibile utilizzo sia civile che militare nel paesi importatori) Marcatura CE non solo sulla Sicurezza: introduz. di criteri di eco-compatibilità per alcune categorie di prodotto (es.: Dir. Ecodesign 2009/125/CE, D.Lgs. 15/11) il Presidio Normativo è un processo rilevante 7

8 Contesto Normativo D.Lgs. 231/2001: tende ad ampliare le fattispecie previste ad oggi. Tra le ultime novità: impiego di lavoratori irregolari falso in bilancio 5 reati Ambientali recentemente inseriti: o inquinamento ambientale + disastro ambientale o traffico e abbandono di materiale radioattivo o impedimento di controllo o omessa bonifica Bandi: diversi casi di semplificazioni vs. requisiti minimi ISO anche Amministrativi (es.: riduzione delle garanzie) 8

9 Il «valore» della Qualità contesto di crisi solo in alcuni settori la Qualità è il primo fattore di scelta Imprese vs. Certificazioni 2 macro-approcci: richiesto un servizio «standard» (commerciale) richieste di supporto «a valore aggiunto» (che c entrano o no con l ISO 9001 «base»?) approccio strategico ISO come si colloca all interno di questo scenario? 9

10 1 Obiettivi del Seminario 2 Evoluzione Normativa e quadro di riferimento 3 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione 4 Principali cambiamenti della nuova ISO I principi di gestione del rischio 6 Approfondimenti (ulteriori cambiamenti) 10

11 La nuova ISO 9001:2015 Timeline Settembre 2015 Published International Standard Da Settembre 2015 parte il periodo di transizione di 3 anni fino a Settembre 2018 Le certificazioni rilasciate secondo la ISO 9001:2008 non saranno piú valide da Settembre

12 L Annex SL come base di partenza il documento di partenza per la ridefinizione e riorganizzazione delle Norme relative ai Sistemi di Gestione è rappresentato dall ANNEX SL «Proposal for Management System Standards», documento ISO/IEC del 2012 nasce dal recepimento del documento BS PAS99 sempre del 2012 (Linee Guida per l integrazione dei Sistemi di Gestione») 12

13 L Annex SL come base di partenza tra gli obiettivi dell ANNEX SL quello di individuare una struttura ed architettura unica di Capitoli e requisti che faciliti l integrazione dei Sistemi (HLS - High Level Structure) Cosa ha prodotto questo lavoro sulla 9001:2015? sono individuati requisiti minimi obbligatori introdotti con 128 DEVE (nei Cap. 4 10) 25 sono le informazioni documentate minime richieste (di cui i ¾ sono comunque condizionate) 13

14 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione tende a spostare più domande a monte (logica preventiva) rispetto ad un approccio correttivo richiede di documentare meno (Procedure?) ma dimostrare di più (più dati, più decisioni «oggettive») 14

15 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione propone un approccio «a fisarmonica» scegli il modello di controllo che fa al caso tuo Leadership «diffusa» dal «Responsabile della Qualità» ai «Preposti della Qualità» 15

16 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione Dunque abbiamo detto: sempre meno «requisiti» sempre più «stimoli» sempre meno «documenti» sempre più «domande» Siamo sicuri che questi significhi avere meno documenti? Provocazione: iniziate a non fare ciò che non vi serve 16

17 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione inoltre «cadono» alcuni (falsi) miti: si può non fare il Manuale! non c è il Rappresentante della Direzione Piano della Formazione? Serviva? scompaiono le Azioni Preventive! 17

18 Come dunque approcciare la nuova ISO? «Certificazione adempimento o strumento di valore»? «Che budget avete»? 18

19 Facciamoci subito una domanda fondamentale qual è il vero motivo per cui siete ancora certificati? a) motivazione «spintanea» possiamo cavarcela con poco b) motivazione «organizzativa» possiamo cogliere diverse opportunità 19

20 Come dunque approcciare la nuova ISO? l approccio a «fisarmonica» rende possibili 2 approcci: A. Modello A (modello «base»): Spendo meno possibile e faccio il minimo sindacale B. Modello B (modello «Organizzativo»): Approccio alla Norma usandolo come «scusa» per ripensare gli strumenti di Governance aziendale 20

21 1 Obiettivi del Seminario 2 Evoluzione Normativa e quadro di riferimento 3 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione 4 Principali cambiamenti della nuova ISO I principi di gestione del rischio 6 Approfondimenti (ulteriori cambiamenti) 21

22 La nuova ISO 9001:2015 La strutturazione in nuovi Capitoli 1. Scopo e campo di Applicazione 2. Riferimenti Normativi 3. Termini e definizioni 4. Contesto dell Organizzazione 5. Leadership 6. Pianificazione (del Sistema di Gestione) 7. (attività di) Supporto 8. Attività Operative 9. Valutazione delle prestazioni 10. Miglioramento (continuo) 22

23 Un primo «bignami» sulla nuova ISO 9001:2015 elementi caratterizzanti della nuova ISO 9001: integrarsi meglio con le altre ISO (e non solo ) suggerisce un approccio strategico a tutto tondo prendere coscienza del contesto in cui si opera rileggere i processi valutandone i rischi connessi attenzione agli Stakeholders (non solo i Clienti) valorizzare Leadership, competenze e know-how valutazioni più quantitative (ma anche soggettive) 23

24 Requisiti, ma anche Introduzione e Appendici oltre ai nuovi requisiti va sottolineato come: nell Introduzione si delineano: (0.1 Generalità) decisione strategica, approccio per processi integrato con il concetto di rischio (visto anche come opportunità) (0.2 Principi di gestione) sono citati i 7 principi di gestione (NOTA: erano 8 Approccio sistemico della gestione è stato «fuso» nell Approccio per processi) (0.3 Approccio per Processi) e risk based thinking (0.4 Relazione con altre Norme sui Sist. di gestione) 24

25 Requisiti, ma anche Introduzione e Appendici la Norma prevede una prima Appendice «A»: 1. (A.1) Struttura e terminologia 2. (A.2) Prodotti e servizi 3. (A.3) Comprendere esigenze/aspettative Stakeh. 4. (A.4) Risk based thinking 5. (A.5) Applicabilità ( ed esclusioni ) 6. (A.6) Informazioni documentate 7. (A.7) Conoscenza organizzativa 8. (A.8) Controllo dell outsourcing la Norma prevede una seconda Appendice «B» che richiama le altre Norme che riguardano i Sistemi di Gestione per la Qualità e la correlazione con la ISO

26 Allineiamoci su alcune definizioni importanti rischio: deviazione da quanto atteso, effetto dell incertezza (stato anche parziale di mancanza di informazioni per aver coscienza di un evento e delle sue conseguenze) rif.: ISO Guide 73 parte interessata (Stakeholder): persona o Organizzazione che può risultare influenzata, che viene influenzata o che ritiene di venire influenzata da una decisione dell Organizzazione informazione documentata: informazione di cui va garantito il controllo e il mantenimento da parte di una Organizzazione ed il mezzo su cui la stessa è contenuta 26

27 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto la Norma parte suggerendo di: ISO 9001 Contesto dell Organizzaz. (4) «determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici» «comprendere esigenze e aspettative delle Parti Interessate» «determinare il Campo di Applicazione e stabilire il Sistema e determinare i processi» 27

28 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: (4.3 informazione documentata richiesta: «dichiarare prodotti e servizi inclusi e giustificare eventuali requisiti non applicabili» Allegato A.5 (Applicabilità): si possono escludere requisiti (del Cap.8) solo se non impattano sulla conformità di prodotti e servizi + (Annex SL) anche se «esterni» all Organizzazione (Fornitori!) Analisi del Contesto inserita nel Riesame?!? 28

29 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: B. (Modello B) sfruttiamo l occasione per utilizzare una metodologia di Analisi del contesto e Strategic Plan Contesto interno Contesto interno: es.: ISO 9004, ISO Contesto esterno: Porter Forze e debolezze Azienda Contesto esterno Opportunità e minacce 29

30 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto Comprendere l influenza del CONTESTO ESTERNO in termini di OPPORTUNITA e MINACCE Possibili «fattori» (elenco non esaustivo): vincoli Normativo/Legislativi forza dei competitors riconoscimento del brand aspettative dei clienti condizioni ambientali vincoli dei fornitori Il Modello di Porter individuava 5 forze competitive recentemente estese a 7 30

31 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto Comprendere l influenza del CONTESTO INTERNO (in termini di FORZE e DEBOLEZZE) ci potrà aiutare ad individuare una Strategia di miglioramento Possibili «fattori» (elenco non esaustivo): livello di Leadership pianificazione e flessibilità infrastrutture e ambiente di lavoro Know-how livello di competenze 31

32 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto Analisi Swot: come pianificare una strategia? 32

33 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto Business Model Canvas E uno degli strumenti di gestione strategica finalizzato a «facilitare» la rivalutazione del proprio Modello di Business 33

34 La nuova ISO 9001:2015 Analisi del Contesto come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: A. (4.4) Sistema di Gestione richiede solo: «stabilire i processi necessari e loro interazioni, risorse affrontare rischi e opportunità (4.4.1.f)» : mantenere info documentate per supportare i processi e aver fiducia che sono condotti come pianificati : impostare un Manuale «cappello» che contenga le info minime trasversali (ad es: Campo di Applicazione, Policy, Mappatura dei Processi, ) 34

35 1 Obiettivi del Seminario 2 Evoluzione Normativa e quadro di riferimento 3 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione 4 Principali cambiamenti della nuova ISO I principi di gestione del rischio 6 Approfondimenti (ulteriori cambiamenti) 35

36 Analisi dei Rischi in 9001: novità o ritardo? [Ambiente] ISO 14001/EMAS: Analisi Ambientale (gestione degli aspetti e degli impatti più rilevanti) [Sicurezza sul Lavoro] OHSAS 18001: Valutazione dei Rischi [Responsabilità Sociale] ISO 26000: individuazione degli Stakeholders Strategici (più rilevanti ) [Sicurezza delle Informazioni] ISO 27001: Analisi dei Rischi (ma anche il D.Lgs. 196/2003) [Responsabilità Amministrativa] D.Lgs.231/2001: Mappatura dei Rischi aziendali vs. fattispecie di reato 36

37 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio gestire i rischi partendo dai propri processi: ISO 9001 Generalità (0.3.1) «Gestire i processi contribuisce all efficacia ed efficienza dell organizzazione» «L approccio per processi implica la definizione di processi ed interazioni, in modo da conseguire risultati conformi agli indirizzo strategici attraverso un orientamento al risk based thinking» 37

38 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio come è proposto il principio di gestione del rischio: ISO 9001 Risk-based thinking (0.3.3) «La gestione dei rischi è essenziale per un efficace Sistema» «individuare azioni finalizzate a affrontare rischi ed opportunità nonché conseguire risultati migliori e prevenire effetti negativi» 38

39 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio focus sul concetto di gestione del rischio: quali gli elementi di «contesto» che possono guidare l Organizzazione nel processo di Risk Management? attivazione di un nuovo processo produttivo in conseguenza del lancio di un nuovo prodotto aggredire un nuovo mercato commerciale necessarie modifiche ai processi aziendali ricezione di un Reclamo significativo o ripetitivo 39

40 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio riassumendo sulla gestione del rischio possiamo dire: è un valore il solo prendere coscienza dei rischi è fondamentale ragionare sul rapporto rischio / costo possiamo prendere a riferimento la ISO 31000:09 come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG? 40

41 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: A. (Modello A) l Appendice A.4 indica esplicitamente: «NON vi sono requisiti che richiedano metodi formali per la gestione del rischio o un processo documentato di gestione del rischio» Chiacchierata al Bar?? 41

42 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: B. (Modello B) sfruttiamo l occasione per utilizzare una metodologia di analisi e (successiva) gestione dei rischi 42

43 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio «tracce» e «spunti» dalla ISO 31000:09 (Uni del 2010) 43

44 La nuova ISO 9001:2015 Gestione del Rischio Tecniche di valutazione del Rischio (ISO 31010:2009) è una Guida che riepiloga le tecniche più note relative al Risk Management (es.: HACCP, FMEA) 44

45 1 Obiettivi del Seminario 2 Evoluzione Normativa e quadro di riferimento 3 Il nuovo approccio: i benefici dell evoluzione 4 Principali cambiamenti della nuova ISO I principi di gestione del rischio 6 Approfondimenti (ulteriori cambiamenti) 45

46 La nuova ISO 9001:2015 Parti Interessate Comprendere le esigenze e le aspettative delle Parti Interessate (4.2) «effetto (anche potenziale) sulle capacità dell Organizzazione» «determinare le Parti Interessate rilevanti» «determinare i requisiti e monitorare e riesaminare informazioni e requisiti rilevanti» 46

47 La nuova ISO 9001:2015 Parti Interessate come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: A. (4.2) Comprendere esigenze/aspettative Parti Interessate : mantenere info documentate sui processi rilevanti rivalutandoli per comprendere se vi siano requisiti rilevanti non gestiti di qualche Parte Interessata : impostare la Valutazione dei Rischi esplicitando le Parti Interessate rilevanti e valutandone la relazione con i Processi significativi aziendali 47

48 La nuova ISO 9001:2015 Leadership la Norma riprende alcuni concetti già previsti nella 2008 «stressando» il concetto di Responsabilità «diffusa»: ISO 9001 Generalità (5.1.1) «stabiliti Politica e obiettivi» «assicurando (!!!) l integrazione dei requisiti del Sistema nei processi di business (!!!!)» «dimostrando la loro Leadership (!!!!)» 48

49 La nuova ISO 9001:2015 Leadership la Norma riprende alcuni concetti già previsti nella 2008 in termini di rapporto con il cliente e Policy aziendale: ISO 9001 Focalizzazione sul Cliente (5.1.2) «compresi e soddisfatti con regolarità i requisiti del cliente e i requisiti cogenti applicabili» «determinati e affrontati rischi e opportunità» «aumento della soddisfazione del cliente (!!!!)» 49

50 La nuova ISO 9001:2015 Leadership come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: A. (5.1.2) partendo da ciò che già abbiamo valutiamo se gli attuali strumenti risultano efficaci o no B. (5.1.2) opportunità di affrontare in modo «strutturato» il tema della relazione con i clienti e di valutazione dell aumento della Soddisfazione Clienti (approccio più in stile ISO 9004) 50

51 La nuova ISO 9001:2015 Leadership nuovo requisito Comunicare la Politica: A.(5.2.2) informazione documentata richiesta: «La Politica dev essere mantenuta come info documentata» B.(5.2.2) (anche) comunicata, compresa e applicata e disponibile alle parti interessate (esempi: Carta dei Servizi, Bilancio Sociale, ) 51

52 La nuova ISO 9001:2015 Leadership sul tema dei Ruoli, Responsabilità e Autorità: ISO 9001 Ruoli, Responsabilità (5.3) «Alta Direzione» (unica funzione citata!) «assicurare che i processi producano gli output attesi» «riferire sulle prestazioni del Sistema» «assicurare la focalizzazione sul cliente» 52

53 La nuova ISO 9001:2015 Leadership come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: A. (5.3) partendo da ciò che già abbiamo valutiamo quali dati/indici reali abbiamo sui Processi Sul tema «focalizzazione sul cliente» valutarne l efficacia per tutte le funzioni di «contatto» B. (5.3) opportunità di affrontare in modo «strutturato» il tema della responsabilità dell efficacia dei processi all interno dell Organizzazione (effettività delle Deleghe) 53

54 La nuova ISO 9001:2015 Pianificazione sul tema della Pianificazione: ISO 9001 Pianificazione (6) «(6.1) affrontare rischi e opportunità» «(6.2) Obiettivi e loro raggiungimento» «(6.3) pianificazione delle modifiche» 54

55 La nuova ISO 9001:2015 Pianificazione come possiamo tradurre questo requisito nel ns. SdG: A. (6) informazione documentata richiesta: «vanno mantenute info documentate sugli obiettivi» B. (6) (anche) fornire assicurazioni che il Sistema consegua i risultati attesi, prevenga gli effetti indesiderati, pianificando le azioni per affrontare rischi e opportunità (solito riferimento al Risk Based Thinking) 55

56 La nuova ISO 9001:2015 Supporto Requisiti Cap. 7 e ulteriori info documentate: Tra le tante semplificazioni c è un tema che «resiste in trincea» (7.1.5) Risorse per Monitoraggio e Misurazione ( a) informazione documentata richiesta: taratura o verifica degli strumenti Coraggio!!!! 56

57 Know-how, competenza e consapevolezza (7.1.6) Conoscenza Organizzativa & (7.2) Competenza informazione documentata (7.3) Consapevolezza 57

58 La nuova ISO 9001:2015 Supporto Requisiti Cap. 7 (a supporto del business): (7.4) Comunicazione (interne ed esterne) determinare le documentazioni pertinenti decidendo: (a) cosa comunicare (b) quando comunicare (c) con chi comunicare (d) come comunicare (e) chi comunica 58

59 La nuova ISO 9001:2015 ultime note utili Capitolo 8 (attività operative ex. Capitolo 7): forte enfasi sul prendere decisioni su «dati di fatto»: «info necessarie ad avere fiducia su processi e conformità» processi esterni (fornitori) da valutare in funzione della loro significatività (non solo Cap.8, es. Sist. Informat.) Capitolo 9 (Valutazione delle prestazioni): forte enfasi su prestazioni ed efficacia del Sistema 59

60 La nuova ISO 9001:2015 ultime note utili Capitolo 9 (Valutazione delle prestazioni): il Riesame diventa un momento sul quale spendere più tempo ed attenzione (strumento Direzionale?) enfasi anche su adeguatezza delle risorse, efficacia delle azioni intraprese vs. i rischi più significativi Capitolo 10 (Miglioramento): chiude il «cerchio» rispetto a quanto già detto 60

61 Istruzioni per l uso quale suggerimento per approcciare la nuova ISO: decidere (subito) che «taglio» dare al Sistema (A, B) decidere quanto si vuole coinvolgere i Responsabili domandarsi se i documenti attuali servono oppure no domandarsi quali rischi corriamo e come li gestiamo valutare quali dati aziendali possono esservi utili iniziare a considerare il Sistema come una delle vostre attrezzature o macchinari, non come una «tassa» 61

62 Grazie dell attenzione! adotta un Sistema di Gestione per la Qualità certificato ISO