Presentazione Azienda

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1 Un esperienza vincente di integrazione del sistema di organization intelligence con SAP Edoardo Gentili Resp. Sistemi informativi, Scavolini S.p.A. Presentazione Azienda La Scavolini nasce a Pesaro nel 1961 grazie all intraprendenza dei fratelli Valter ed Elvino Scavolini In pochi anni si trasforma da piccola azienda ad una delle più importanti aziende manifatturiere del centro Italia Dal 1984 conquista la leadership «la cucina più amata degli italiani» Pag. 1

2 Presentazione Azienda Nel 1996 nasce il Gruppo Scavolini, con l acquisizione di ernestomeda cucine. Dimensioni dell azienda: insediamento industriale che si estende su mq. (di cui coperti). Il gruppo impiega più di 650 Dipendenti. Fatturato Scavolini anno mnl. (+7.3% rispetto al 2009) Fatturato del gruppo anno mnl. Presentazione Azienda Certificazione UNI EN ISO 9001 Riguarda il Sistema integrato di Qualità. Certificazione UNI EN ISO Riguarda il Rispetto dell ambiente nel processo produttivo. OHSAS Riguarda politiche a favore della Sicurezza e della Salute dei Lavoratori. Realizzazione copertura fotovoltaico dell insediamento produttivo mq di superficie che raggiungono una potenza di kwp, con una produzione annua stimata di circa kwh (copertura totale del fabbisogno di energia) Pag. 2

3 I.T Gruppo Scavolini Il reparto IT impiega 15 persone Il personale interno gestisce e sviluppa i servizi informatici a supporto delle esigenze del business Infrastruttura è formata da 80 Servers (tra fisici e virtuali) dislocati in 2 Data center con le funzionalità di business continuity e disaster recovery. Installati circa 700 tra PC, Portatili, Tablet e device mobili. La piattaforma Wintel è la tecnologia di riferimento per i Server e per i client Verso Organization Intelligence L azienda è sempre attenta alla tecnologia e alla ricerca, investe tanto in questo settore Progetto ERP ha costretto l azienda a rivedere i processi cardini del proprio business e di dotarsi di tecnologie in grado di supportarlo Coscienza e cultura del processo sono diventati il motore per intraprendere un nuovo percorso. Consapevolezza e conoscenza del funzionamento dell azienda ha permesso rendere pervasivo in altri ambiti il concetto di Gestione dei processi Pag. 3

4 Perché adottare una piattaforma DM e KM? Dal 2004 l azienda cerca strumenti e metodi per poter gestire contenuti destrutturati che occupano i vari sistemi aziendali Documenti Progetti Files i più svariegati Gli scopi sono molteplici Evitare la dispersione delle informazioni Evitare la Ridondanza dei documenti Ottimizzare il livello di profilazione e sicurezza negli accessi documentali I criteri per la scelta La soluzione finale avrebbe dovuto soddisfare diverse esigenze: Avere una piattaforma sulla quale poter sviluppare/customizzare anche in maniera autonoma Creare un portale intranet/extranet nel quale storicizzare documenti generati dai vari sistemi (ODV, ODA, Preventivi, Fatture, DdT, progetti, etc ) Avere la possibilità di creare flussi documentali più o meno complessi con meccanismi di approvazione Creare delle aree di collaboration tra diverse funzioni aziendali, superando i limiti dei file system e delle . Pag. 4

5 La scelta Microsoft Sharepoint Gestione documentale e contenuti destrutturati Josh Gestione Workflow e BPM Evoluzione progetti sulla piattaforma Sharepoint-josh 2005 Nasce il portale intranet del gruppo Scavolini basato su sharepoint 2006 Nascono i primi flussi documentali con josh e nasce il portale extranet per le ns. agenzie di vendita 2007 creazione del repository aziendale per contenere tutti i documenti generati dai vari sistemi aziendali 2008 archiviazione sostitutiva a norma di legge con josh archive Pag. 5

6 Evoluzione progetti sulla piattaforma Sharepoint-josh 2009 Live portale extranet per 1600 Utenti (clienti/agenti) dislocati in tutto il mondo 2010 Gestione Trouble-ticketing interno per richieste di assistenza reparto IT 2011 Gestione reclami clienti Integrazione documenti generati da sistemi gestionali Esigenza: Creare un unico repository che contenesse ogni tipologia di documento generato dai vari gestionali Collegare e richiamare il documento da transazione su ERP Creare dei fascicoli e dei raggruppamenti logici Integrazione metadati con dati gestionali. Versionamento dei documenti Numerosità documenti: Volume medio settimanale documenti 50 raccolte documenti Pag. 6

7 Integrazione documenti generati da sistemi gestionali Metodologia implementativa: Creato un processo automatizzato per pubblicare i documenti prodotti da ERP Sap verso Sharepoint I documenti generati sono pubblicati direttamente su sharepoint Tramite RFC vengono prelevati i metadati in SAP che andranno a caratterizzare le proprietà del documento di sharepoint Tramite applicazione SAP viene interrogato webservices che ricollega il documento su Sap (utilizzo di GOS). Integrazione documenti generati da sistemi gestionali Pag. 7

8 Integrazione documenti generati da sistemi gestionali Integrazione documenti generati da sistemi gestionali Risultati: Repository unico documentale Accesso ai documenti in maniera puntuale tramite transazioni del gestionale Accesso ai documenti in maniera aggregata tramite fascicolazione e motore di ricerca Archivio predisposto alla conservazione sostitutiva con conseguente dematerializzazione della carta Pag. 8

9 Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Esigenza: Eliminare generazione di stampe per volumi considerevoli (schede di magazzino, libro giornale, Schede contabili) Evitare di acquistare sistemi di stampa adeguati ai volumi Eliminazione e risparmio utilizzo carta per documenti scarsamente utilizzati Reperire in maniera selettiva le informazioni Volumi documenti: Circa pagine a documento per circa 300 documenti l anno Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Metodologia: Utilizzo di Josh archive Per reperire documento generato da Sap e pubblicarlo sul portale Josh archive tratta nativamente i documenti salvati su sharepoint e tramite interfaccia permette la conservazione sostitutiva a norma di legge Invio annuale della «super impronta» all agenzia delle entrate Creato processo di controllo con josh per la verifica periodica degli archivi memorizzati Pag. 9

10 Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Risultati: Risparmio concreto di utilizzo della carta Risparmio Hardware dedicato alla stampa dei documenti Archivi consultabili in sharepoint Soluzione integrata con ERP e totalmente automatizzata Predisposto all archiviazione ciclo passivo ed attivo Pag. 10

11 Portale extranet - Clienti Esigenza (1): Creare un portale per i 1600 clienti del gruppo Migliorare la comunicazione e la relazione con il ns. clienti/agenti dando informazioni tempestive e puntuali Gestione multilingua e multiazienda attualmente è disponibile in 5 lingue per le 2 aziende del gruppo Fornire strumenti per la gestione dell ordini Controllo e gestione ricezione dell ordine. Controllo dello stato dell ordine Controllo sulla pianificazione ed evasione dell ordine Portafoglio ordini, Andamento vendite Portale extranet - Clienti Esigenza (2): Fornire strumenti tecnici per gestire il prodotto Istruzioni video per il montaggio Documentazione tecnica Creare strumenti più efficaci per la comunicazione con il cliente Invio e gestione comunicazioni commerciali direttamente sul portale Invio e Pubblicazioni newsletter Customer satisfaction, questionari, etc Numeri: 1400 utenti registrati 400 contatti univoci giornalieri Pag. 11

12 Portale extranet - Clienti Metodologia: Progetto ideato e realizzato in house Utilizzo di sharepoint come piattaforma di content e portale. Integrazione anagrafica SAP per generazione utenza (FBA authentication) automatizzata Sviluppo di webpart per visualizzare dati gestionali di sap (utilizzo di BDC e RFC) Sviluppo di flussi documentali integrazione intranet/extranet Strutturazione del portale in aree tematiche facilmente riconoscibili Portale extranet - Clienti Pag. 12

13 Portale extranet - Clienti Portale extranet - Clienti Risultati: Creato un nuovo canale di interazione con il rivenditore cliente Semplificazione delle comunicazioni Maggiore informazioni per svolgere le proprie attività, sempre aggiornate e fruibili in qualsiasi momento. Interazione più semplice con l azienda Tempi di reazione alle nuove esigenze drasticamente ridotti Perdita di tempo da parte degli operatori interni, nella gestione del cliente ridotta sensibilmente Fidelizzazione del cliente Pag. 13

14 Gestione reclami Esigenza: Avere uno strumento in grado di raccogliere le varie possibili problematiche da parte di un privato/cliente rivolte all azienda Gestire tutte le fasi che riguardano la gestione di un reclamo. inserimento, analisi, gestione, risoluzione Dare tempi certi e informazioni precise sullo stato di una pratica Gestire le non conformità e la rimozione delle cause, di conseguenza ridurre i reclami. Concentrare le informazioni in un unico sistema per facilitare la gestione delle pratiche Attivazioni di soglie e allarmi in caso di ritardo nelle varie gestioni. Gestione reclami Metodologia: Revisione del processo GR Particolare attenzione all operatività delle funzioni coinvolte Approccio alla realizzazione per step successivi Creazione interfacce custom integrate tramite webserices nativi di josh Processo interamente disegnato e gestito in Josh Particolare attenzione agli aspetti tecnici di integrazione tra le varie tecnologie utilizzate (sharepoint, josh, Sap, order entry grafico) Pag. 14

15 Gestione reclami Gestione reclami Risultati: Il progetto è in fase di roll-out Efficienza operativa delle varie funzioni coinvolte Le funzioni della qualità hanno il controllo completo del processo ed in tempo reale Cruscotti direzionali più efficienti per decisioni rapide Raccolta informazioni completa, univoca ed organizzata. Il processo guida il percorso delle pratiche aiutando l operatore nelle fasi operative Tempi complessivi per gestire una pratica ridotti Pag. 15

16 Progetti futuri Realizzazione portale fornitori Condivisione disegni esecutivi Visione ordini di acquisto Progettazione nuovi modelli Portale extranet Clienti/Agenti Creazione form on line per sostituzione modulistica Processi HR Sostituzione modulistica cartacea con forms governati da josh Gestione schede posizione Completare i processi di conservazione sostitutiva (Ciclo passivo e ciclo attivo) Utilizzo dei processi per una progressiva eliminazione dell utilizzo della carta Fine presentazione Grazie. Pag. 16