Il sistema di budgeting

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1 SISTEMI DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO Il sistema di budgeting Prof.ssa Monia Castellini Copyright Sistemi di programmazione e controllo 1 Obiettivi formativi Delineare il collocamento del budget all interno del sistema di controllo direzionale Definire le funzioni del budget Descrivere e comprendere il processo di costruzione del budget nelle diverse tipologie aziendali Copyright Sistemi di programmazione e controllo 2 1

2 Il budgeting il budgeting si configura come: Un sistema composto da diversi elementi (budget operativi e gli altri budget) tra loro interdipendenti e che coinvolge tutta la struttura organizzativa, si parla in questo caso di sistema di budgeting. Un processo composto da fasi, da attori e da ruoli che si susseguono ed interagiscono nel tempo e nello spazio, si parla in questo caso di processo di budgeting. Uno strumento composto da documenti che seguono schemi, regole e principi pre-definiti, si parla in questo caso di budget. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 3 Il collocamento del budget Strategia Evoluzione storica della situazione d impresa Previsioni Ambiente esterno Risultati aziendali Programma d azione Copyright Sistemi di programmazione e controllo 4 2

3 Definizione di Il budget rappresenta un sistema coordinato di piani d azione e di obiettivi espressi in termini monetari attraverso cui un azienda cerca di allocare efficientemente le risorse scarse, motivando e responsabilizzando la struttura organizzativa verso il conseguimento delle strategie aziendali. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 5 Funzioni del nelle imprese medio-grandi 1. Strumento di programmazione. 2. Strumento di responsabilizzazione/motivazione. 3. Strumento di valutazione/incentivazione. 4. Strumento di coordinamento. 5. Strumento di comunicazione/informazione. 6. Strumento di apprendimento/formazione. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 6 3

4 Il sistema di budget L insieme coordinato dei diversi documenti di budget compone il cosiddetto Master. Il Master è composto da: I budget operativi. I principali budget operativi sono rappresentati da: commerciale. Composto a sua volta dal budget delle vendite e dal budget dei costi commerciali dei costi di. Dalla definizione del budget dei costi di derivano i seguenti budget: della manodopera degli acquisti di materiali e materie prime Il budget degli investimenti. I budget finanziari. I principali sono: di cassa di capitale circolante netto Copyright Sistemi di programmazione e controllo 7 Il sistema di budget: una rappresentazione Ricavi netti delle vendite Conto economico preventivo - Costo industriale venduto - Costi commerciali - Costi amministrativi +/- Gestione finanziaria +/- Gestione straordinaria accessoria - Imposte e tasse = delle rimanenze dei costi di dei costi commerciali dei costi amministrativi degli investimenti della manodopera degli acquisti di materiali finanziari MASTER BUDGET Reddito Attivo immobilizzato + Attivo Passivo circolante = consolidato + Passivo corrente + Patrimonio netto Stato patrimoniale preventivo Copyright Sistemi di programmazione e controllo 8 4

5 Il sistema dei budget operativi dei costi commerciali Politica delle scorte di prodotti finiti Programma delle vendite Programma di delle vendite delle rimanenze dei costi di Politica delle scorte di materiali Programma manodopera Programma degli acquisti di materiali della manodopera degli acquisti di materiali delle rimanenze BUDGET OPERATIVI dei costi amministrativi e generali Copyright Sistemi di programmazione e controllo 9 Il budget commerciale Il budget dell area commerciale si compone di due budget: 1. Il budget delle vendite 2. Il budget dei costi commerciali Entrambi i budget discendono dal piano di marketing, seguendo alcuni passi: 1. Esplicitare gli obiettivi di marketing, ossia chiarire gli obiettivi qualiquantitativi della politica commerciale, anche al fine di utilizzarli come dati comparativi per il rilevamento della performance di mercato (in questo senso dovrebbero essere esplicitati a livello di area di affari). 2. Verificare la coerenza delle strategie commerciali correnti con la politica di marketing e soprattutto con le complessive strategie aziendali. 3. Definire le leve di marketing-mix: prodotto (servizio) prezzo promozione/pubblicità canali di distribuzione/vendita. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 10 5

6 Il budget commerciale Tecniche di previsione delle vendite: Tecniche Natura Base di indagine Qualitativa Quantitativa Passato Futuro Estrapolazione storica X X Trend settoriale X X Fattori di mercato X X Ritorno di marketing X X Indagini di mercato X X X Stime di manager, esperti, dipendenti X X Copyright Sistemi di programmazione e controllo 11 Il budget commerciale Tendenze economiche globali Tendenze economiche specifiche Andamento mercato di riferimento prodotti Strategia e posizionamento prodotti Piano di Marketing: -Quantità di vendita -Prezzo di vendita -Costi di distribuzione -Costi di promozione -Costi commerciali vendite costi commerciali area commerciale Copyright Sistemi di programmazione e controllo 12 6

7 Il budget delle vendite Il budget delle vendite: Valorizza in gli obiettivi di vendita Gli obiettivi di vendita sono assegnati al responsabile commerciale ed ai suoi collaboratori Il budget delle vendite può essere strutturato per: Tipologia di prodotto Famiglia di prodotto Area commerciale Area strategica di affari Agente Copyright Sistemi di programmazione e controllo 13 Il budget delle vendite: esempio I Trim II Trim III Trim IV Trim Totale Prodotto A (1) Volumi di vendita (2) Prezzo medio Fatturato (1) x (2) Prodotto B (1) Volumi di vendita (2) Prezzo medio Fatturato (1) x (2) Totale (A+B) Volumi di vendita Fatturato Copyright Sistemi di programmazione e controllo 14 7

8 Il budget delle vendite: struttura vendite aziendale vendite ASA - software vendite ASA - hardware vendite area Nord-Italia vendite area Centro-Italia vendite area Sud-Italia vendite area Nord-Italia vendite area Centro-Italia vendite area Sud-Italia vendite Agente 1 vendite Agente 2 vendite Agente 3 Copyright Sistemi di programmazione e controllo 15 Il budget dei costi commerciali I costi commerciali includono, quindi, diverse fattispecie di costo che possono essere riassunte nelle seguenti: 1. costi variabili commerciali (es. provvigioni di vendita, costi di trasporto, costi di imballaggio) 2. costi fissi commerciali (es. costo di personale dipendente, ammortamento immobili di vendita o logistici, ammortamento attrezzature commerciali, ammortamento automezzi di vendita e trasporto) 3. costi fissi discrezionali (es. costi di pubblicità e promozione vendite, costi per ricerche di mercato). Prodotto A Prodotto B Totale Provvigioni Trasporti Costi Variabili Totali Personale di vendita 5000 Pubblicità/promozione 3000 Ammortamenti 1500 Altro 500 Costi fissi Totali Costi Totali (Var+Fissi) Copyright Sistemi di programmazione e controllo 16 8

9 Il budget dell area commerciale: sintesi Il budget dell area commerciale sarà composto dall insieme del budget delle vendite e del budget dei costi commerciali: Prodotto A Prodotto B Totale Volumi di vendita Fatturato Costo di Std Margine industriale (MI) Provvigioni Trasporti Costi Variabili commerciali Totali (CVT) MI - CVT Personale di vendita 5000 Pubblicità/promozione 3000 Ammortamenti 1500 Altro 500 Costi fissi Totali Margine lordo totale Copyright Sistemi di programmazione e controllo 17 Il budget dei costi di Il budget dei costi di è finalizzato alla determinazione quantitativa dei seguenti elementi: i. il costo della manodopera diretta, ii. il costo dei materiali e delle materie prime, iii. il costo delle lavorazioni esterne ed i costi indiretti di (es. supervisione, energia, ammortamenti). Copyright 9

10 Il budget dei costi di Il B dei costi di si scompone, quindi, di ulteriori tre budget operativi, in particolare: della Manodopera Diretta degli acquisti di materie prime, materiali e semilavorati dei costi generali di dei costi di dei costi generali di della manodopera degli acquisti di materiali Sistemi di programmazione e controllo Copyright 19 Il budget dei costi di : fasi di costruzione Prima di procedere alla costruzione del budget dei costi di è necessario seguire alcune fasi: 1. Determinazione del programma di 2. Determinazione degli standard produttivi 3. Verifica tramite i budget collegati della fattibilità produttiva del programma di 4. Valorizzazione dei costi diretti ed indiretti di sulla base del programma di Copyright Sistemi di programmazione e controllo 20 10

11 1. Determinazione del programma di Il programma di è dato dalla seguente equazione: Programma di vendita Rimanenze Iniziali + Rimanenze Finali Programma di Copyright Sistemi di programmazione e controllo Determinazione del programma di Programma di = Programma di vendita Rimanenze Iniziali + Rimanenze Finali Nella sua determinazione subentra l influsso della politica delle scorte. La quantità di prodotti da mantenere disponibili in magazzino dipende da: Dimensione del lotto minimo di vendita considerato accettabile. Il lead-time di evasione degli ordini, insieme ai tempi di consegna normalmente richiesti dai clienti. La disponibilità di spazi fisici e di risorse finanziarie da immobilizzare nel magazzino. Rimanenze Rimanenze Programa di Mese Iniziali Vendite Finali Produzione Gennaio Febbraio Marzo Aprile Copyright Sistemi di programmazione e controllo 22 11

12 2. Determinazione degli standard produttivi Al fine di poter passare dal programma di al budget di è necessario che il sistema di contabilità analitica disponga dei dati di consumo e costo standard per i diversi fattori produttivi, in particolare: 1. Gli standard di consumo delle materie prime, ed i costo unitario standard di acquisto delle materie prime 2. Gli standard di consumo della manodopera diretta, ed il costo orario standard della manodopera diretta 3. Gli standard di consumo di altri materiali, componenti, ed il loro costo unitario standard 4. Il coefficiente di allocazione dei costi generali di 5. Gli standard di consumo dell energia e altre utenze (es. gas-metano, acqua) direttamente impiegate in, ed il loro costo unitario standard Copyright Sistemi di programmazione e controllo Verifica della fattibilità del programma di Una volta noti i dati relativi agli standard di consumo diversi fattori produttivi coinvolti, è possibile procedere alla quantificazione dei fabbisogni fisici. Tali fabbisogni saranno confrontati con la capacità produttiva disponibile Fabbisogno di ore MOD = Std fisico unitario x Volume di Fabbisogno di materie prime = Std fisico unitario x Volume di Fabbisogno di energia (o altre utenze) = Std fisico unitario x Volume di Fabbisogno di materiali/componenti = Std fisico unitario x Volume di Se il Fabbisogno di un fattore produttivo è > della capacità disponibile di fattore produttivo, l azienda sarà di fronte ad un collo di bottiglia, cioè un vincolo produttivo da dover risolvere. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 24 12

13 4. Determinazione del budget dei costi di Una volta noti i dati relativi agli standard di consumo e di costo dei diversi fattori produttivi coinvolti, è possibile procedere alla quantificazione dei costi di budget tramite l applicazione di una semplice moltiplicazione, del tipo: Costo di budget MOD = Std fisico unitario x Costo Orario Std MOD x Volume di Costo di budget materie prime = Std fisico unitario x Costo unitario Materie prime x Volume di Costo di budget energia (o altre utenze) = Std fisico unitario x Costo unitario Std energia x Volume di Costo di budget materiali/componenti = Std fisico unitario x Costo unitario Std materiali/componenti x Volume di Copyright Sistemi di programmazione e controllo Determinazione del budget dei costi di Prodotto A Prodotto B Totale Programma di vendita (V) ,0 Rimanenze iniziali (RI) ,0 Rimanenze finali (RF) ,0 Programma di (V-RI+RF) ,0 Costo Std unitario materie prime (CuMP) 2 3 Costo Std totale materie prime (VxCuMP) ,0 Costo Std unitario MOD (CuMOD) 5 4 Costo Std totale MOD (VxCuMOD) ,0 Costo Std unitario energia (CuEN) 0,9 0,95 Costo Std totale energia (VxCuEN) 765,0 235, ,6 Costi fissi diretti di ,6 Costi diretti di ,6 Ammortamenti indiretti ,0 Supervisione ,0 Controllo qualità ,0 Costi Totali di Produzione Copyright Sistemi di programmazione e controllo 26 13

14 Il budget della manodopera diretta Il budget della manodopera diretta rappresenta uno dei budget operativi collegati al budget dei costi della. Questo budget è finalizzato a: Quantificare il fabbisogno di ore di manodopera e quindi di n di operai Verificare la fattibilità del programma di e le politiche del personale che potranno essere necessarie (es. straordinari, interinali, nuove assunzioni) Quantificare il costo della manodopera diretta Il fabbisogno di ore di manodopera ed il costo si baseranno sui dati standard: Fabbisogno di manodopera = (quantità di ) x (standard consumo unitario di ore di MOD), Da cui Fabbisogno di N di operai = Fabbisogno di manodopera / totale di ore di lavoro nette per operaio Da cui della MOD = Fabbisogno di H di manodopera x costo unitario ora MOD Copyright Sistemi di programmazione e controllo 27 Il budget degli acquisti di materie prime/materiali Il budget degli acquisti di materie prime rappresenta un altro dei budget operativi collegati al budget dei costi della. Questo budget è finalizzato a: Quantificare il fabbisogno di materie prime/materiali Verificare la fattibilità del programma di, la politica delle scorte di materie prime e le politiche degli acquisti che potranno essere necessarie Quantificare il programma degli acquisti Quantificare il costo degli acquisti di materie prime Copyright Sistemi di programmazione e controllo 28 14

15 Il budget degli acquisti di materie prime/materiali Programma di Fabbisogno di materiali Politica delle scorte di materiali delle rimanenze Programma degli acquisti di materiali degli acquisti di materiali Copyright Sistemi di programmazione e controllo 29 Il budget dei costi generali di Il trattamento dei costi generali di all interno del budget può seguire diverse impostazioni. Le principali sono due: 1. orientamento ai costi totali, 2. orientamento ai costi allocati. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 30 15

16 Il budget dei costi generali di : metodo del costo allocato I costi generali di sono allocati ai diversi prodotti e nei periodi infrannuali di scomposizione del budget attraverso un coefficiente di allocazione (CA). In questo caso si parla di budget flessibile dove il coefficiente di allocazione è determinato attraverso la seguente equazione: flessibile dei costi generali di = CFG + (Cvg x Volumi di programmati) Dove CFG = Costi fissi generali di Cvg = Costi variabili unitari di CA sarà pari a: CA = dei costi generali di / Volumi di programmati Pertanto, i costi generali di allocati a budget saranno pari a: Costi generali di allocati a budget al prodotto X = CA x Volumi di programmati prodotto X Copyright Sistemi di programmazione e controllo 31 Il budget dei costi generali di : metodo del costo allocato A consuntivo i costi generali di effettivamente assorbiti da parte dei prodotti saranno pari a: Costi generali di assorbiti a budget al prodotto X = CA x Volumi di effettivi prodotto X Questo può generare a fine periodo tre situazioni alternative: 1. Il volume di effettivo è stato uguale al volume di programmato. In questo caso, i costi allocati a budget e a consuntivo sono i medesimi. 2. Il volume di effettivo è stato superiore al volume di programmato. In questo caso, si verifica un sovra-assorbimento dei costi generali di 3. Il volume di effettivo è stato inferiore al volume di programmato. In questo caso, si verifica un sotto-assorbimento dei costi generali di. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 32 16

17 Il budget dei costi di : una visione di insieme Politica delle scorte di prodotti finiti Politica delle scorte di materiali delle rimanenze Programma delle vendite Programma di Programma manodopera Programma degli acquisti di materiali dei costi di dei costi generali di della manodopera degli acquisti di materiali delle rimanenze Copyright Sistemi di programmazione e controllo 33 Il budget dei costi amministrativi e generali L ultimo dei budget operativi è rappresentato dal budget dei costi amministrativi e generali. Al suo interno è possibile trovare i costi relativi alle funzioni legate alla direzione, amministrazione, finanza e controllo, ricerca e sviluppo, gestione del personale. Molti di questi costi sono configurabili come costi discrezionali o di struttura il budget di costi amministrativi e generali è costruito con una logica incrementale le voci di costo possono riguardare: a. Costi del personale per i quali, vista la loro natura fissa, si utilizzano i dati storici rettificati sulla base di variabili note (es. scatti stipendiali, pensionamenti, ecc.) b. Costi di funzionamento (es. spese postali, cancelleria, trasferte, illuminazione, ammortamento). Anche in questo caso si tende ad utilizzare i dati storici. c. Costi discrezionali (es. consulenze, formazione) che sono rideterminati ogni anno. d. Costi finanziari (interessi attivi, passivi e altri oneri). In questo caso, il risultato della gestione finanziaria può essere stimato con buona approssimazione utilizzando i dati dei budget finanziari ed economici. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 34 17

18 Il budget degli investimenti Gli investimenti rappresentano tutte quelle scelte di allocazione di risorse che hanno il carattere di durabilità sia relativamente all impegno finanziario necessario sia negli effetti di natura economica, finanziaria e competitiva da essi derivanti. In linea generale possiamo distinguere tra: Investimenti in attivo immobilizzato. Investimenti in attivo circolante. La costruzione del budget degli investimenti discende dai fabbisogni di investimento, immobilizzato o di attivo circolante, che provengono dalle strategie aziendali e da tutti gli altri budget operativi. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 35 Il budget degli investimenti: le relazioni con i budget operativi dei costi di delle rimanenze materiali e semilavorati Es. acquisto impianti, fabbricati industriali Es. Scorte di magazzino dei costi commerciali Es. apertura nuovo punto vendita degli investimenti dei costi amministrativi e generali Es. apertura nuova sede amm.va, acquisto ERP Es. crediti commerciali Es. Scorte di magazzino delle vendite delle rimanenze prodotti finiti Copyright Sistemi di programmazione e controllo 36 18

19 I budget finanziari I budget finanziari rappresentano documenti finalizzati a determinare il fabbisogno finanziario aziendale. I budget finanziari hanno, in sintesi, le seguenti finalità: a. quantificare il fabbisogno finanziario degli obiettivi di budget, sia a livello annuale che infrannuale b. individuare le modalità di copertura del fabbisogno cercando di minimizzare l esposizione finanziaria e gli oneri da esso derivanti. c. controllo degli andamenti finanziari nel corso del tempo d. controllo del corretto utilizzo delle risorse finanziarie disponibili e. gestire efficientemente la dinamica di tesoreria e gli eventuali rischi di cambio I budget finanziari sono due: Il budget delle fonti-impieghi Il budget di cassa Copyright Sistemi di programmazione e controllo 37 Il budget fonti-impieghi Impieghi Fabbisogno gestione operativa + crediti v/clienti + rimanenze di magazzino - debiti v/fornitori + investimenti - rimborsi prestiti - rimborsi soci - dividendi Fonti Surplus gestione operativa - crediti v/clienti - rimanenze di magazzino + debiti v/fornitori + accensione prestiti + disinvestimenti + aumenti di capitale sociale a pagamento + riserve dividendi Copyright Sistemi di programmazione e controllo 38 19

20 Il budget fonti-impieghi: prospetto analitico Gestione/Area Fabbisogni/Impieghi Fonti Caratteristica corrente Flusso negativo Flusso positivo Disinvestimenti Caratteristica non corrente Patrimoniale Finanziaria Investimenti in immobilizzazioni: - materiali - immateriali Trattamento fine rapporto pagato Altri fabbisogni con valenza pluriennale Costi di periodo specifici Investimenti in: - titoli - partecipazioni - immobili civili (non strumentali) - altre attività patrimoniali - crediti di finanziamento Rimborso di finanziamenti Oneri finanziari Rimborso di capitale sociale Dividendi Acquisto di azioni proprie immobilizzazioni: - materiali - immateriali Proventi di periodo specifici Disinvestimenti in: - titoli - partecipazioni - immobili civili (non strumentali) - altre attività patrimoniali - crediti di finanziamento Nuovi finanziamenti Aumenti di capitale sociale Cessione di azioni proprie Tributaria Imposte Rimborso imposte Straordinaria Componenti negativi Componenti positivi Variazione risorsa riferimento Variazione risorsa riferimento (incremento) (decremento) in Copyright Sistemi di programmazione e controllo 39 Il budget di cassa Il budget di cassa è finalizzato alla misurazione e controllo preventivo del cash flow. Il budget di cassa può definirsi come una particolare tecnica contabile per l analisi ed il controllo della gestione d impresa, esaminata unicamente sotto il profilo dell andamento dei mezzi monetari. In questo budget la gestione aziendale è osservata nei suoi effetti in termini di: a. le entrate di denaro, con i sinonimi di incassi, apporti, risorse, introiti. b. le uscite di denaro, con i sinonimi di esborsi, pagamenti, utilizzi. Sia le entrate che le uscite di denaro possono essere associate a quattro categorie di fatti di gestione: i. gestione caratteristica; entrate da ricavi e uscite da costi operativi ii. gestione finanziamenti; entrate da aumenti di capitale rischio o da finanziamenti di capitali di terzi, uscite da rimborso di capitale di rischio o da rimborsi di finanziamenti di capitali di terzi iii. gestione investimenti; entrate per realizzo di investimento, uscite per nuovi investimenti Copyright Sistemi di programmazione e controllo 40 20

21 Entrate da: (a) Ricavi di vendita netti Uscite da (b): Acquisti Personale/manodopera Servizi/utenze F lusso di cassa gestio ne caratteristica (c = a-b) Il budget di cassa: esempio M ese G F M A M G L A S O N D T o tale Entrate da (d): Aumento di capitale Aumento finanziamenti Realizzo investimenti Uscite da (e): Rimborso di capitale Rimborso finanziamenti Nuovi investimenti F lusso di cassa netto (f = c+d-e) Saldo di cassa iniziale (g) Saldo di cassa finale (f+/ -g) Copyright Sistemi di programmazione e controllo 41 Lo stile di costruzione del budget 1. Stile top-down o impositivo. In questi contesti, il processo decisionale è riservato a pochi soggetti, componenti, l alta direzione e gli obiettivi di budget sono semplicemente comunicati una volta definiti. Si tratta di processi caratterizzati da tempi di elaborazione più brevi, ove i conflitti di visione sono limitati. 2. Stile bottom-up o partecipativo. In questi contesti, i soggetti chiamati a partecipare al processo decisionale ed apportando le loro conoscenze e competenze aumenta, coinvolgendo i livelli di responsabilità intermedi e fino ai livelli base. Il vantaggio di approcci di questo tipo si lega alla maggiore consapevolezza e grado di partecipazione da parte dell organizzazione; la comunicazione degli obiettivi diviene più diffusa. Inoltre, l accresciuta partecipazione da parte del personale permette di acquisire visioni e prospettive nuove, incrementando la capacità di innovazione e di uscita dai modelli mentali passati. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 42 21

22 Le fasi di approvazione di un budget Possono essere individuate 5 fasi principali: 1. Fase preliminare. 2. Fase di analisi. 3. Fase decisionale. 4. Fase di consolidamento e deliberativa. 5. Fase di aggiornamento. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 43 22