IL CONTROLLO FINANZIARIO A DISTANZA. CONSULENZA DI DIREZIONE

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1 IL CONTROLLO FINANZIARIO A DISTANZA 1

2 SOMMARIO LA FASE INIZIALE DEL PROGETTO ESTERO : STRATEGIA, RUOLI, RAPPORTI CASA MADRE- CONTROLLATE L ANALISI E LA DEFINIZIONE DEL REPORT PACKAGE LE PROCEDURE, LE TEMPISTICHE, I RESPONSABILI E GLI STRUMENTI DEL REPORTING ESTERO PROBLEMATICHE SPECIFICHE 2

3 LA FASE INIZIALE DEL PROGETTO ESTERO : STRATEGIA, RUOLI, RAPPORTI CASA MADRE- CONTROLLATE TIPOLOGIE DI GRUPPO: controllo societario e poteri HOLDING FINANZIARIA: le decisioni e le responsabilità di business sono tipicamente locali (modello decentralizzato) HOLDING MISTA: le decisioni e le responsabilità di business possono essere in parte locali (modello decentralizzato) in parte al centro (modello centralizzato) FILIALE COMMERCIALE/STABILIMENTO PRODUTTIVO: le decisioni e le responsabilità di business sono tipicamente al centro (modello centralizzato) PARTECIPAZIONE DI MAGGIORANZA RELATIVA ESTERA: se la gestione è affidata alla minoranza locale il controllo diventa un elemento fondamentale PARTECIPAZIONE DI MINORANZA ESTERA: ci possono essere problemi di tutela delle minoranze estere JOINT VENTURE: ci possono essere seri rischi di accesso ai dati e di mancato controllo anticipato delle decisioni 3

4 LA FASE INIZIALE DEL PROGETTO ESTERO : STRATEGIA, RUOLI, RAPPORTI CASA MADRE-CONTROLLATE TIPOLOGIE DI GRUPPO: strategia e ruolo delle unità estere Unità estera come newco Unità estera come realtà preesistente Unità estera con attività integrata verticalmente/orizzontalmente Unità estera con rapporti con l esterno Unità estera sub-holding Unità estera come uff.di rappresentanza Unità estera come filiale commerciale Unità estera come stabilimento produttivo Unità estera come azienda autonoma completa di tutte le funzioni 4

5 LA FASE INIZIALE DEL PROGETTO ESTERO : STRATEGIA, RUOLI, RAPPORTI CASA MADRE-CONTROLLATE TIPOLOGIE DI GRUPPO: apporti dalla casa madre Fatturato (su mercati locali e/o esteri) finanza management Tecnologia, ricerca e sviluppo Unità estera sub-holding Servizi centralizzati (es.recupero crediti, cash-pooling, pubblicità, ecc.) 5

6 L ANALISI E LA DEFINIZIONE DEL REPORT PACKAGE I bilanci di verifica ed il bilancio annuale (il controllo contabile) Il controllo budgetario Il calcolo, il controllo e l analisi dei costi Il controllo e l analisi del venduto e dei margini La pianificazione ed il controllo finanziario e operativo dei progetti L audit dei processi (internal auditing) Il controllo patrimoniale, di tesoreria e di cassa Il controllo bilanciato (balanced scorecard) sugli indicatori chiave di performance (KPI) La pianificazione fiscale 6

7 LE PROCEDURE, LE TEMPISTICHE, I RESPONSABILI E GLI STRUMENTI DEL REPORTING FINANZIARIO ESTERO LA FASE DI START UP DELLE ATTIVITA DI REPORTISTICA FINANZIARIA Valutare ed approvare il gruppo di lavoro temporaneo (conferme ed nuovi innesti) Decidere la durata del periodo di start up Approvare il nuovo piano dei conti e gestire la fase transitoria Decidere le modifiche ed i requisiti minimi della attuale reportistica locale disponibile da inviarsi alla sede centrale 7

8 LE PROCEDURE, LE TEMPISTICHE, I RESPONSABILI E GLI STRUMENTI DEL REPORTING FINANZIARIO ESTERO LA FASE DI NORMALIZZAZIONE DELLE ATTIVITA DI REPORTISTICA FINANZIARIA Valutare ed approvare il gruppo di lavoro definitivo A.F.&C. (conferme ed nuovi innesti) Elaborazione, approvazione e diffusione del manuale interno sulle regole e prassi di calcolo dei dati oggetto della reportistica delle sedi estere Elaborazione, approvazione e diffusione del manuale interno sul caricamento e sull invio della reportistica delle sedi estere 8

9 PROBLEMATICHE SPECIFICHE Trade off fra standardizzazione e diversità locali : Piano dei conti Principi contabili Timing delle verifiche Transfer price: Metodo del confronto del prezzo Metodo del prezzo di rivendita Metodo del costo maggiorato 9

10 PROBLEMATICHE SPECIFICHE Le tempistiche e le modalità delle verifiche: Mensile o trimestrale a seconda dei dati Le analisi periodiche di routine sono a distanza (telef., videoconferenza, ecc.) Durante gli incontri (es.trimetrali), oltre alle analisi, si fanno i controlli e si approfondiscono alcuni temi Le modalità di invio dei dati da parte delle unità locali: Invio di dati singoli che vengono aggregati dalla casa madre (processo di elaborazione centralizzata) Invio di report standard completi (processo di elaborazione decentralizzata) Condivisione di dati all interno di un unico sistema informatico condiviso (processo integrato) 10

11 PROBLEMATICHE SPECIFICHE Le difformità culturale e di lingua: Necessaria formazione e tutoring dal centro alla perifieria Mediatore culturale: il resident nazionale dislocato presso l unità estera Il ricambio generazionale presso l unità estera come acceleratore del processo di uniformità al resto del gruppo 11

12 Allegato 1 MODELLO DI REPORTISTICA 12

13 LE MOTIVAZIONI DI UN INVESTIMENTO ALL ESTERO L esigenza di avvicinarsi a nuovi mercati di sbocco diversamente irraggiungibili L esigenza di continuare la partnership con alcuni dei propri clienti principali che tirano l impresa ad avvicinarsi ai loro nuovi siti produttivi L esigenza di sfruttare diverse condizioni di costo dei fattori produttivi (materie prime, costo del personale, ecc.) per realizzare quello che viene definito buy back 13

14 LE MOTIVAZIONI DI UN INVESTIMENTO ALL ESTERO A prescindere dalle motivazioni che spingono l impresa ad effettuare il passo di un investimento all estero, sorge contemporaneamente la necessità da parte della stessa di monitorarne i ritorni in termini economico/finanziari; fintanto che la presenza all estero è assicurata dall utilizzo di importatori o di uffici di rappresentanza, è abbastanza semplice per la casa madre avere sotto controllo la dinamica dei flussi economici e finanziari; quanto invece la forma di penetrazione all estero assume i connotati di un investimento diretto all estero (attraverso cioè la creazione di una società operativa a tutti gli effetti distributiva o produttiva), sorge la necessita di dotarsi di strumenti e regole ben definite per potere attuare il controllo a distanza. L esigenza pertanto di condividere un modello di controllo univoco va nell ottica di un monitoraggio dell attività della controllata e al tempo stesso della casa madre che deve poter consolidare i dati in ottica di un controllo complessivo del gruppo. E a tal proposito quindi che occorre stilare regole chiare in merito a: 14

15 PER PROGETTARE UN SISTEMA DI REPORTISTICA OCCORRE DARE UNA RISPOSTA AI SEGUENTI INTERROGATIV I 1. QUALE CONTROLLO: LE LINEE DIRETTRICI 2. QUALI REPORT: L ANALISI DEL REPORT PACKAGE E LA DEFINIZIONE DEL LIVELLO DI ANALITICITA 3. PROCEDURE, TEMPISTICHE, ATTORI, TEMPI, STRUMENTI PER REALIZZARLI 15

16 1. QUALE CONTROLLO: LE LINEE DIRETTRICI ECONOMICO Monitorare l equilibrio Economico tra ricavi e costi di competenza e analizzarne le marginazioni a livello aggregato e dettagliato PATRIMONIALE Misurare la struttura patrimoniale dell azienda al fine di tenerne monitorato l equilibrio tra fonti e impieghi di capitale FINANZIARIO Monitorare la capacità dell azienda di fronteggiare i propri pagamenti con l autofinanziamento generato e con i capitali di terzi 16

17 2. QUALI REPORT: L ANALISI DEL REPORT PACKAGE E LA DEFINIZIONE DEL LIVELLO DI ANALITICITA I BILANCI DI VERIFICA E IL BILANCIO ANNUALE IL CONTROLLO BUDGETARIO IL CONTROLLO BUDGETARIO IL CALCOLO, IL CONTROLLO E L ANALISI DEI COSTI IL CONTROLLO E L ANALISI DEL VENDUTO E DEI MARGINI LA PIANIFICAZIONE E IL CONTROLLO FINANZIARIO IL CONTROLLO PATRIMONIALE, DI TESORERIA E DI CASSA SISTEMI DI BALANCE SCORECARD CON KPI LA PIANIFICAZIONE FISCALE ETC.. 17

18 3. PROCEDURE, TEMPISTICHE, ATTORI, TEMPI, STRUMENTI PER REALIZZARLI VALUTARE ED APPROVARE IL GRUPPO DI LAVORO APPROVARE IL PIANO DEI CONTI E GESTIRE LA FASE TRANSITORIA DEFINIRE E PROGETTARE I REPORT DA REALIZZARE DEFINIRE TEMPISTICHE INTRODUZIONE E ANDATA A REGIME DEI REPORT DEFINIRNE GLI STRUMENTI DA UTILIZZARE E LE REGOLE PROCEDURALI DEFINIRE LE SCADENZE DI TRASMISSIONE DEI DATI 18

19 Vediamo a titolo esemplificativo i contenuti del report package di una filiale produttiva operante sul mercato asiatico controllata da una holding italiana REPORT PACKAGE DELL AZIENDA **** AL REPORTS - delivery time N. Report description Name of file Frequency Frequency of send Notes 1 Cash and bank operations (Cash and Payments) 0806_****_cash-bank.xls Monthly By the end of second working day from the end of the month 2 Cash flow actual and forecast 0806_****_Cash_flow.xls Monthly With update 3 times for month for investment 3 Financial Statment (Profit & Loss and Balance sheet) monthly, ytd, and variation vs previous and vs budget 0806_****_Financial_Statement.xls Monthly Monthly (by the 15th days from the end of the month). By the end of second working day is is festival day 4 Investment actual and budgeting. Authorization format 0806_****_Investment_budget Every time for request of new investment and for actual entry investment 5 Cost / hours payroll 0806_****_Cost-hours monthly Monthly In concomitance with the trasmission of financial statment 6 Turnover Statistic (quantity, turnover, gross margin) 0806_****_Turnover_Statistic Monthly By the 5th of the month 19

20 Allegato 2 Report: CASH-BANK Descrizione: Rappresenta una prima nota cassa e banca in cui vengono annotate le operazioni effettate che passano da conto corrente o dalla cassa. Obiettivo: Consente di tenere monitorato a consuntivo i pagamenti effettuati e gli incassi ricevuti per cassa o per banca riportando la data, e la descrizione di ogni operazione. E suddiviso per categoria di spesa e consente di esprimere la posizione finanziaria netta a breve, di fine periodo. 20

21 Allegato 2 Report: CASH FLOW Descrizione: E una prospetto in cui vengono inserite, suddivise per categoria, le voci di costo e di ricavo che verranno incassate e pagate nei mesi successivi e che generano pertanto un flusso finanziario Obiettivo: Consente una previsione del fabbisogno finanziario derivante dai flussi in entrata e in uscita che si genererà nei mesi successivi e quindi consente di approntare una politica di pianificazione finanziaria coerente con quelli che sono gli impegni dell azienda. Soprattutto in fase di start up permette di pianificare i versamenti di equity o i finanziamenti concessi dalla casa madre. 21

22 Allegato 3 Report: FINANCIAL STATEMENT Descrizione: E un riclassificato di bilancio (Conto Economico e Patrimoniale) che aggrega i conti della contabilità in modo omogeneo prendendo i codici conto e i relativi saldi. Obiettivo: Consente di avere un riclassificato di Conto Economico che mette in evidenza il risultato di competenza, le marginazioni a livello complessivo, le incidenze dei costi e gli scostamenti a valore e a % rispetto al budget e al periodo precedente. Consente di ottenere uno Stato Patrimoniale riclassificato secondo il criterio della liquidità. 22

23 Allegato 4 Report: INVESTMENT ACTUAL AND BUDGET Descrizione: E un modello che consente di inserire gli investimenti necessari in fase di budgeting e le relative autorizzazioni, nonché la loro relativa data di ingresso e costo in sede di consuntivo. Obiettivo: Quantificare il fabbisogno di investimenti necessari, e di conseguenza il relativo fabbisogno monetario nonché calcolare le quote di ammortamento dei nuovi assets che andranno a conto economico. Consente inoltre di procedurizzare la richiesta di autorizzazione per effettuare un investimento e il monitoraggio in sede di consuntivo tra quanto preventivato e quanto speso. 23

24 Allegato 5 Report: COST HOURS Descrizione: E una tabella di excel in cui vengono inserite le ore lavorate dei dipendenti, le ore lavorabili, il costo a budget e il costo sostenuto per singolo mese Obiettivo: Mette in evidenza per ogni mese e per ogni operatore il costo orario, la % di assenteismo e il costo di competenza maturato per singolo centro di costo/linea 24

25 Allegato 6 Report: TURNOVER STATISTICS Descrizione: E un foglio di database realizzato su excel con le relative anagrafiche clienti e prodotti nel quale devono essere inseriti i dati a consuntivo e a bduget delle quantità e dei valori di fatturato Obiettivo: E una statistica completa a fatturato, quantità, margine, che consente di mettere in luce per ogni profilo di indagine (cliente, articolo, business units, etc) l ammontare del fatturato e delle quantità consuntivate, lo scostamento rispetto al budget e il margine di contribuzione. 25

26 QUALI STRUMENTI PER REALIZZARE LA REPORTISTICA? In una fase di start up e comunque fino a quanto l azienda non ha ancora stabilizzato il suo grado e precisione di reportistica, suggeriamo di approcciare e realizzare questi report utilizzando modelli di excel che possono essere realizzati ad hoc sfruttando il più possibile la funzione tabella pivot. In un secondo momento, una volta che i dati e la produzione degli stessi si dimostrerà stabile è possibile valutare automazioni sempre più spinte da gestire tramite il gestionale o tramite strumenti ad hoc. Perché all inizio consigliamo excel? 1.Rapidità di messa a disposizione del dato 2.Flessibilità e possibilità di simulare 3.Interfacciabilità con altri sistemi e facilità di apprendimento 26

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