InterSail ICARO. Obiettivi, finalità e risultati

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1 InterSail E N G IN E E R I N G ICARO Obiettivi, finalità e risultati maggio 2012

2 1 Abstract Dopo tre anni di esercizio ed oltre atti registrati tramite il sistema ICARO questo documento rappresenta il punto sullo stato del progetto, sulle funzionalità oggi offerte ed i servizi resi alla Cittadinanza. Ma partiamo dall'inizio, che cos'è ICARO? In estrema sintesi ICARO è un sistema informatico distribuito in grado di gestire tutte le incombenze burocratiche legate all'evento nascita direttamente dalla struttura sanitaria: dalla registrazione del nato alla trasmissione degli atti in Comune, all'attribuzione del codice fiscale, alla scelta del medico pediatra, tutto in meno di dieci minuti senza muoversi dall'ospedale. Le Aziende Ospedaliere che oggi utilizzano il sistema ICARO sono: l'azienda Ospedaliere Spedali Civili di Brescia - da gennaio 2008 l'azienda Ospedaliera Ospedale Civile di Vimercate (Ospedale di Desio) - da gennaio 2009 l'azienda Ospedaliere Ca Grande Niguarda di Milano - da gennaio 2009 l'azienda Ospedaliera Mangiagalli (MI) - da gennaio 2010 l'azienda Ospedaliera Macedonio Melloni (MI) da gennaio 2010 l'azienda Ospedaliera ICP Buzzi (MI) da gennaio 2010 l'azienda Ospedaliera Sacco (Milano) da febbraio 2011 l'azienda Ospedaliera San Paolo (MI) da febbraio 2011 l'azienda Ospedaliera Mellino Mellini di Chiari (BS) 2011 l'azienda Ospedaliera Desenzano del Garda (BS) 2011 l'azienda Ospedaliera S.Carlo di Milano (MI) 2011 l'azienda Ospedaliera Accreditata Città di Brescia (BS) 2011 l'azienda Ospedaliera Accreditata Sant'Anna (BS) 2011 l'azienda Ospedaliera Accreditata Poliambulanza (BS) 2011 I Comuni che oggi utilizzano il sistema ICARO sono: Comune di Milano 2009 Comune di Brescia 2008 Comune di Desio 2009 Comune di Desenzano del Garda 2011 Comune di Gavardo 2012 Inoltre entro il 2012 è prevista l'attivazione dei capoluoghi di provincia della Regione Lombardia. mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 2 di

3 2 Premessa Per innalzare il livello di qualità, efficacia ed efficienza dei servizi resi dalla Pubblica Amministrazione, il progetto ICARO nasce con l obiettivo di realizzare una piattaforma di interoperabilità tra il dominio della Sanità e quello dei Comuni della Regione Lombardia, attraverso la creazione ed il miglioramento dei servizi resi al cittadini per la registrazione delle nascite. La procedura classica di registrazione delle nascite prevede che i genitori si interfaccino con diversi attori: l'azienda ospedaliera in cui avviene la nascita, il Comune di evento/residenza per la registrazione allo stato civile e l'attribuzione della residenza, l'agenzia delle Entrate per l attribuzione del codice fiscale, l'anagrafe regionale degli assistiti per il codice assisto e l'emissione della CRS, l'asl di residenza per la scelta del pediatra di base. Tutte queste azioni vengono effettuate dai genitori che si devono fisicamente spostare sul territorio con un evidente dispendio di tempo ed energie sia per i genitori sia per la Pubblica Amministrazione. ICARO cambia radicalmente tale scenario facendo si che siano le informazioni a viaggiare e gli applicativi a parlarsi. Attraverso l applicazione sviluppata dalla INTERSAIL ENGINEERING i genitori possono svolgere tutte le attività direttamente dalla struttura ospedaliera: attraverso la cooperazione tra i sistemi, l operatore dell Ospedale può accedere all anagrafe del Comune per ottenere i dati anagrafici, al sistema dell Agenzia delle Entrate per l attribuzione immediata del Codice Fiscale, al sistema dell ASL per la scelta del Pediatra e trasmettere le attestazioni di nascita e residenza direttamente ai Comuni interessati tutto tramite un'interfaccia semplice ed omogenea che lo guida passo passo durante tutte le attività. Per realizzare tutto questo ICARO si basa su due componenti principali: ICARO-O 1 : comunemente detto ICARO è l'applicazione utilizzata dall'azienda ospedaliera e si compone di un server ed uno o più client ICARO-C 2 : è la componente lato Comuni del sistema, composta da un middleware di interazione (che comprende una porta di dominio standard SPC, la gestione documentale, la security, l'interazione con il MEF ed i sistema legacy del Comune) ed un'interfaccia di interazione sia per gli operatorio di anagrafe e stato civile sia per gli addetti al monitoraggio e controllo del sistema 1 Il sistema ICARO per le Aziende Ospedaliere è distribuito da Lombardia Informatica per conto di Regione Lombardia 2 Il sistema ICARO-C è prodotto e distribuito da INTERSAIL ENGINEERING sia come appliance fisicasia come appliance virtuale per il singolo comune oppure per raggruppamenti quali centri servizi, comunità montane etc. mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 3 di

4 3 Cooperazione applicativa tra Enti eterogenei ICARO mette in relazione sei attori principali: 1. l'azienda Ospedaliera 2. i Comuni (di evento e residenza) 3. l'anagrafe centrale della Regione Lombardia 4. le ASL 5. il Ministero delle Finanze Lo schema generale di interazione è di seguito rappresentato: La comunicazioni tra strutture sanitarie (Azienda Ospedaliera, anagrafe Regionale, ASL) avviene grazie all'infrastruttura SISS (Sistema Informativo Socio-Sanitario) che prevede propri standard e modelli di interazione. Per comunicare all'esterno della rete sanitaria, in particolar modo con i Comuni (che basano i meccanismi di cooperazione sullo standard SPC 3 ) è stato realizzato uno specifico nodo di conversione che funziona da router logico tra il mondo SISS ed il mondo SPC. 3 Il sistema supporta sia gli standard SPCcoop 1.1 sia gli standard ICAR mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 4 di

5 Il dialogo con il Ministero delle Finanze avviene tramite il Comune di Residenza: ICARO invia una richiesta di codice fiscale al Comune di Residenza, qui ICARO-C prende in carico tale richiesta e la inoltra al MEF da cui ottiene in tempo reale l'attribuzione del codice fiscale che ritrasmette ad ICARO ospedale. Per quanto concerne i meccanismi di sicurezza ICARO si basa sull'utilizzo delle carte di firma degli Operatori Sanitari SISS sia per l autenticazione sia per la firma digitale degli atti creati. Vengono inoltre supportate ed utilizzate le carte CRS/CNS/CIE dei cittadini per la lettura dei dati dei genitori e dei dichiaranti e l integrazione automatica nell atto. Grazie alle porte applicative per la cooperazione tra i sistemi, inoltre, gli atti possono essere inviati in tempo reale agli uffici anagrafici in forma digitale ed essere a disposizione dello Stato Civile attraverso un portale interno all Ente. L Ospedale, in un secondo momento, trasmetterà comunque al Comune una versione dell atto firmata dal genitore, in quanto la normativa sulla firma digitale non vale per i documenti di Stato Civile, che devono essere archiviati dal Comune in forma cartacea. mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 5 di

6 4 ICARO: l applicazione ospedaliera Tramite ICARO l Operatore Sanitario viene guidato nella creazione dell Atto di Dichiarazione di Nascita in base alle dichiarazioni rese dai genitori o dal dichiarante. L'atto una volta stampato e firmato dal dal dichiarante/genitore viene acquisito tramite scanner 4 insieme all'attestazione di Nascita rilasciata dall'ostetrica e ad eventuali ulteriori allegati venendo così a costituire un unico documento pdf strutturato detto Documento di Nascita 5. Il documento così creato viene firmato digitalmente dall operatore e trasmesso al Comune di registrazione 6 tramite l'infrastruttura SISS-SPC. Il Comune riceve il documento trasmesso dall ospedale e procede automaticamente con la gestione informatica dello stesso: dalla protocollazione, all archiviazione nel sistema documentale sino all inserimento dei dati strutturati nell archivio anagrafico. La registrazione dell'atto da parte del Comune nel proprio sistema di Stato Civile è sotto il controllo degli operatori di stato civile che devono accettare la richiesta, anche tale attività viene gestita tramite ICARO-C e risulta asincrona rispetto alla gestione di ICARO lato ospedale. 4 Dal punto di vista normativo non è infatti sufficiente firmare il documento PDF tramite firma digitale ma è necessario conservare anche il documento cartaceo originale che deve essere inviato al Comune di registrazione. Tuttavia l'invio telematico del documento firmato digitalmente costituisce invio valido ai fini del sistema di interazione e permette all'operatore di stato civile del Comune di recepire immediatamente l'atto (per una descrizione dettagliata della problematica normativa si rimanda ad ICARO-Analisi Normativa - realizzata congiuntamente dal Comune di Milano e dal Comune di Brescia 5 Nel documento di nascita vengono anche inserite in forma strutturate le medesime informazioni presenti nell'atto ed insierite dall'operatore, questo per automatizzare la compilazione dell'atto di nascita una volta che il documento viene trasmesso al Comune. 6 Si noti che, come dettagliato in seguito, l'interazione in effetti non riguarda il solo Comune di registrazione ma anche i Comuni di nascita e di residenza. mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 6 di

7 Una volta completata la trasmissione dell'atto deve essere attribuito il codice fiscale al nuovo nato in modo da poter procedere alla registrazione nell'anagrafe regionale e quindi all'attribuzione del medico pediatra. La richiesta di codice fiscale viene inoltrata automaticamente da ICARO-Ospedale ad ICARO-Comune che interagendo con il MEF rilascia in pochi secondi il nuovo codice fiscale. Attribuito il Codice Fiscale la procedura si completa con la registrazione del nato nell'anagrafe regionale e la scelta del pediatra, scelta che viene effettuata dal genitore sulla base dell'effettiva disponibilità di pediatri nella zona di residenza indicata. Le funzionalità di ICARO-O non sono solo rivolte al Cittadino ma sono molteplici i servizi messi a disposizione del sistema all'azienda ospedaliera, ad esempio: gestione registro atti, ricerche storiche, gestione documentale, statistiche, integrazione bidirezionale son i sistemi dell'ao. mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 7 di

8 5 ICARO-C: il sistema Comunale ICARO-C è la soluzione integrata che permettere agli enti locali sia singoli sia in associazione di interagire in modo semplice ed efficace con il sistema regionale ICARO. Per poter erogare i propri servizi ai Cittadini ICARO necessita dell'interazione diretta tra centri di nascita ospedalieri e Comuni, interazione che avviene tramite opportune porte di dominio. E' però noto come l'integrazione di una Porta di Dominio all'interno di un Ente comporti costi elevati dovuti alle diverse personalizzazioni ed adattamenti richiesti ai sistemi di back-office, sistemi che non solo devono essere adattati per scambiare i dati con la porta ma devono essere aggiornati per gestire le nuove funzionalità richieste. Grazie ad ICARO-C le integrazioni vengono drasticamente semplificate e non si rendono più necessarie specifiche procedure di gestione nei propri sistemi: le nuove funzionalità vengono direttamente erogate da ICARO-C. ICARO-C va ben oltre la sola funzionalità di porta di dominio del Comune fornendo una piattaforma completa di servizi evoluti integrabile in modo fortemente semplificato con i sistemi di back-office Comunali. I servizi offerti da ICARO-C sono: porta di domino conforme alle specifiche CNIPA adottate da ICARO protocollazione automatica delle richieste: ogni richiesta o documento scambiato viene protocollato automaticamente grazie al sistema integrato di protocollazione (in alternativa può essere integrato il sistema di protocollazione in uso presso l'ente) repository documentale integrato: gli atti di nascita scambiati con i centri di nascita vengono memorizzati nel repository documentale di ICARO-C e sono facilmente fruibili dagli operatori (in alternativa può essere integrato il sistema di archiviazione documentale in uso presso l'ente) servizio di monitoraggio richieste e allarmi: facilmente accessibile tramite la console di gestione permette di visualizzare tutte i messaggi scambiati con i centri di nascita integrazione diretta con il SIATEL per il rilascio dei codici fiscali: integrandosi direttamente con il SIATEL permette la richiesta ed il rilascio dei codici fiscali in modo automatico senza la presenza di un operatore. Per evidenti motivi di sicurezza ogni attività viene monitorata e tracciata gestione automatica delle ritrasmissioni dei dati: a fronte di anomalie di infrastruttura il sistema ICARO prevede la ritrasmissione in automatico delle istanze. ICARO-C è in grado di identificare le richieste già pervenute e rispondere in modo omogeneo, evitando duplicazioni di informazioni o stati del sistema (ad esempio la richiesta di un codice fiscale viene inoltrata al SIATEL se solo se il SIATEL non ha già risposto alla medesima richiesta) mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 8 di

9 console di gestione personale tecnico: indirizzata al personale tecnico permette la configurazione e parametrizzazione del sistema, la gestione degli utenti e dei rispettivi profili di accesso, la gestione delle soglie di allarme, ecc... scrivania di lavoro operatore stato civile: l'operatore di stato civile viene dotato di una scrivania di lavoro virtuale in cui può visualizzare i documenti ricevuti dai centri di nascita verificarne la correttezza ed inviare i dati strutturati direttamente al proprio sistema di back-office semplicemente cliccando su di un bottone sistema di monitoraggio ed aggiornamento: nei canoni di gestione di ICARO-C è compreso un sistema di monitoraggio ed aggiornamento centralizzato che ci permette di identificare rapidamente eventuali anomalie e aggiornare i sistemi direttamente da remoto senza che siano impiegate risorse dell'ente Tutte le funzioni di ICARO sono gestibili tramite la console web, che semplifica ed agevola qualsiasi operazione, dall'intervento sistemistico alla gestione e ricerca degli atti ricevuti. Sul fronte integrazione ICARO-C semplifica drasticamente le attività, per l'ente è infatti sufficiente predisporre una vista in lettura sul proprio database dei dati anagrafici (o su un'opportuna copia) e scegliere tra uno dei formati di interscambio dati verso lo stato civile quello che meglio si adatta alle richieste del proprio fornitore, ICARO-C è in grado infatti di trasmettere i dati allo stato civile nei più diffusi formati. L'elevata scalabilità della soluzione ICARO-C, adottato da tutti i Comuni aderenti ad ICARO (quali Milano, Brescia e Desio), rende il sistema il naturale completamento di ICARO sul versante Comunale permettendo anche ai Comuni medio/medio piccoli od ai consorzi Comunali di entrare a far parte della rete ICARO. mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 9 di

10 6 I benefici Con il progetto ICARO è aumentato il livello di soddisfazione dei cittadini, che risparmiano tempo e riducono l iter burocratico a cui normalmente vengono sottoposti. Nelle fasi di sperimentazione si è stimato che mentre nella situazione standard un genitore impiega circa 8/12 ore per poter svolgere tutte le pratiche, considerati anche i tempi di trasferimento tra i vari enti, con ICARO la procedura dura mediamente 12 minuti e senza alcuna necessità di spostarsi. Sul fronte Pubblica Amministrazione il sistema raggiunge due importanti risultati: elimina gli errori connessi all'inserimento ripetuto delle stesse informazioni e riduce di oltre l'80% le attività richieste agli operatori di front office di Comuni, Regione, ASL ed Agenzia delle Entrate. Uno studio preliminare sulle attività svolte nell'anno 2009 ha evidenziato la riduzione dei tempi riportata nella tabella a seguire. Riduzione dei tempi richiesti agli operatori di front office nelle PA del bacino ICARO 7 Amministrazione Tempo lavorazione senza ICARO (minuti) Tempo lavorazione con ICARO (minuti) % di riduzione Azienda Ospedaliera 10'/15' 12' nessuna Comune Stato Civile 10'/15' 2' 80% Regione / ASL 5'/10' nessun intervento 100% Agenzia delle Entrate 5'/10' nessun intervento 100% 7 L'analisi dei benefici è tratta da SMAU 2009 Progetto ICARO Sezione Progetti Innovativi a cura del Comune di Desio mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 10 di

11 7 Chi siamo Intersail Engineering si occupa della progettazione e realizzazione di sistemi informatici complessi per Enti pubblici e grandi aziende, partendo dalle reali esigenze del cliente e giungendo alla creazione di un prodotto software unico, funzionale ed omogeneo. L'investimento costante in innovazione ed aggiornamento costituisce l'elemento chiave per mantenere elevati livelli di servizio per i Clienti da un lato, ed una forte competitività sul mercato dall'altro per questo la società mantiene stretti e costanti rapporti con il mondo accademico. L'approccio metodologico seguito in ogni progetto consente di governarne la conduzione alla luce degli aspetti rilevanti e prioritari: dalla pianificazione di massima alla revisione dinamica, dall'analisi al collaudo. In sintesi: dal progetto al prodotto sempre mantenendo un controllo puntuale dei costi e degli obiettivi del Cliente. Confronto, integrazione delle conoscenze e collaborazione iterativa con i Clienti rappresentano i cardini attorno ai quali ruota la nostra visione operativa. Tra i prodotti e progetti realizzati e commercializzati ricordiamo: ICARO sistema integrato ospedali-comuni per la gestione dei Centri di nascita CARONTE sistema integrato ospedali-comuni per la gestione dell'evento morte ZapVigili la piattaforma di gestione interamente digitale del processo di verbalizzazione per la Polizia Locale che integra sistemi di front-office web/totem/sprotello e backoffice quali palmari, apparati per ZTL e Multafoto etc. in un'unica piattaforma applicativa D2 sistema di gestione documentale dedicato al trattamento digitale del protocollo informatico, delle determine, delibere, ordinanze Comunali, gestione sedute, albo pretorio etc. ZapSuite piattaforma di gestione documentale, firma digitale e gestione dei processi di workflow distribuita sia come applicazione per utenti finali sia come SDK per la realizzazione di applicazioni terze Progetto di e-government PEOPLE, modellazione, sviluppo ed integrazione dei servizi, in particolare nelle aree di security, cooperazione applicativa, tributi, anagrafe Tam2CMS content manger Web 2.0 fondato su tecnologie open source alla base di tutti i portali e servizi web interattivi realizzati completo di servizi mobile Sistemi e piattaforme di controllo real time per apparati industriali Modellazione matematica in campo biomedico ed ambientale Tra i Clienti: Comune di Milano, Comune di Brescia, Comune di Sesto San Giovanni, Comune di Desio, Comune di Desenzano del Garda, Comune di Gavardo, Ministero dei Trasporti, Spedali Civili di Brescia, Ospedale Niguarda, AO di Vimercate, Azienda Sanitaria Buzzi, Policlinico di Milano, Clinica Mangiagalli di Milano, Lombardia Informatica spa, SABAF spa, SEI spa, SMAO spa, Istituto Zooprofilattico della Lombardia e dell'emilia Romagna. mag-2012 INTERSAIL ENGINEERING S.R.L. Pagina 11 di