Trasformare gli spreadsheet: planning, budgeting e forecasting per la PMI

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1 IBM Italia S.p.A. White Paper Cognos Software Trasformare gli spreadsheet: planning, budgeting e forecasting per la PMI Trasformare i vostri processi basati sul solo spreadsheet con strumenti di pianificazione di business integrati

2 2 IBM Italia S.p.A. Indice Sommario 2 Panoramica 2 Problemi di business 3 Fattori di business 3 La soluzione 4 Conclusioni 10 Sommario Questo documento descrive come le PMI riescano a trasformare i propri processi basati soltanto su spreadsheet per creare piani, budget e previsioni flessibili e tempestive. Il documento offre consigli per implementare un sistema completo di gestione delle prestazioni tramite IBM Cognos Express, una soluzione di reportistica, analisi e pianificazione integrata, basata sullo scopo per le PMI. Panoramica C è mai stato un momento più stimolante per le PMI? Dal punto di vista esterno, siete tenuti a rispondere in modo rapido ai cambiamenti del mercato e senza preavviso. Le vostre decisioni devono essere informate, rapide ed efficaci. E dovete farlo bene, fin dalla prima volta, perché anche se vi fossero altre occasioni, queste sarebbero certamente poche. Dal punto di vista interno, non avete fiducia delle informazioni che state utilizzando per le decisioni più importanti. Le giuste informazioni non si trovano nelle mani delle persone giuste e non disponete del personale adatto a rispondere rapidamente alle mutevoli previsioni e budget. In un mondo ideale, vorremmo che un personale ridotto trascorresse meno tempo a raccogliere i dati e più tempo ad eseguire analisi dell azienda. Sapete di aver bisogno di una migliore soluzione di gestione delle prestazioni pianificazione, elaborazione di budget, previsioni, consolidamento, analitica e reportistica per realizzare la vostra idea strategica di collegare le analisi ricavate da informazioni affidabili alle operazioni presenti nei piani strategici.

3 Cognos Software 3 Problemi di business Attualmente, gli interventi per il taglio dei costi e perottenere il massimo delle risorse esistenti sono all ordine del giorno. Spesso è difficile trovare le risorse da dedicare ad una pianificazione, elaborazione di budget e previsioni complete. E se siete una PMI, probabilmente pensate che questi tipi di applicazioni per la gestione delle prestazioni siano al di là dei vostri mezzi. Per questo, continuate ad affidarvi a spreadsheet familiari per quasi tutte le vostre esigenze di gestione delle prestazioni. E non siete isoli. Le organizzazioni di ogni dimensione utilizzano spreadsheet per le principali funzioni finanziarie quali pianificazione strategica, reportistica finanziaria e consolidamento. Tuttavia, la proliferazione di spreadsheet per la gestione delle prestazioni espone molte organizzazioni a rischi elevati. Gli spreadsheet richiedono processi manuali ad elevata elaborazione, sono altamente soggetti ad errore, difficili da consolidare, a rischio di produrreun integrazione dei dati non valida e mancanti del controllo dell accesso e della versione. Questi rischi ed inefficienze possono essere anche costosi. Fattori di business Malgrado i rischi sia noti, gli spreadsheet continueranno ad essere utilizzati e per un buon motivo. Essi permettono di essere controllati facilmente, non dipendono dall IT, sono familiari, flessibili e accessibili in tutta l organizzazione. La sfida per l organizzazione di IT è ridurre i rischi legati all utilizzo di spreadsheet tramite una soluzione di gestione delle prestazioni che trae vantaggio dagli spreadsheet ed elimina i rischi e le inefficienze. L obiettivo? Sostituire o incrementare gli spreadsheet, laddove possibile, con applicazioni per la pianificazione capaci di integrarsi facilmente con gli spreadsheet e migliorare la produttività aziendale. Gestire il rischio legato all utilizzo di spreadsheet non può ridursi ad un aut-aut : è impossibile scegliere tra spreadsheet ad elevato rischio e costi elevati per le nuove applicazioni di pianificazione, elaborazione di budget e previsione. Specialmente quando si deve ridurre il budget, è possibile avere una gestione delle prestazioni flessibile ed economica utilizzando il migliore vostro investimento attuale negli spreadsheet con una soluzione di pianificazione, elaborazione di budget e previsione completa e integrata.

4 4 IBM Italia S.p.A. La soluzione Definendo strategie che trasformano processi basati sul solo spreadsheet, le PMI possono fornire prestazioni finanziarie più corrette, trasparenti e rigorose mentre viene consentito ai clienti di lavorare in un ambiente familiare. Suggeriamo il seguente approccio: Verificate i vostri processi attuali comprendere l attuale utilizzo di spreadsheet, valutare i rischi correlati, identificare le opportunità di miglioramento e stabilire il monitoraggio in corso. Pensare in grande partendo dal basso sviluppare un idea per una cultura di business orientata alle informazioni che leghi analisi ad azioni concrete in tutte le aree di un azienda dalle vendite e il marketing alla finanza, dalle operazioni alle risorse umane. Ma partendo dal basso, utilizzando un approccio modulare e incrementale, alla fine, sarà possibile avere successo. Eliminare le barriere culturali all adozione incoraggiare le organizzazioni di IT e finanziarie a lavorare insieme per comprendere le incongruenze di un approccio informale basato solo su spreadsheet alla gestione delle prestazioni. Verificate i vostri processi attuali Per valutare le condizioni di utilizzo degli spreadsheet nella vostra organizzazione, potete trovare porre le seguenti domande: Come create i vostri piani, budget e previsioni? Probabilmente, troverete numerosi spreadsheet ideati da un gruppo di utenti power in tutte le vostre unità funzionali. Dove vengono memorizzati i dati? Avete fiducia nei vostri dati? Se i principali dati finanziari e i budget vengono memorizzati in diversi file dispreadsheet bidimensionali utilizzando collegamenti inaffidabili e complicate macro, i vostri dati finanziari sono a rischio. Come collaborate nelle diverse unità aziendali e aree geografiche? È probabile che la maggior parte dei vostri utenti di business e finanziari utilizzando per lavorare l , inviando una serie infinita di spreadsheet allegati in incrociate, in conflitto tra loro, spesso obsolete o ancora più spesso mai lette. In che modo create report ed eseguite analisi per i principali azionisti? Probabilmente, le vostre presentazioni più strategiche ai membri del consiglio, agli investitori e ad altri importanti azionisti vengono fornite utilizzando funzioni incorporate di spreadsheet oppure creando da soli formule e quindi realizzando le migliori tabelle e grafici che riuscite. In che modo aggiornate i piani, i budget, le previsioni, i report e le analisi? Come già saprete, apportare modifiche talvolta può essere persino più complesso che creare ex novo. Spesso è più difficile comprendere o ricreare la logica del creatore di uno spreadsheet. E per quanto riguarda il controllo della versione In che modo gestite le eventuali ripetizioni di tali piani, budget, previsioni, report ed analisi? Se siete come la maggior parte delle PMI è difficile sapere se lo spreadsheet in esame contiene le informazioni più aggiornate. Quanto tempestivi e utili sono i vostri piani, budget, previsioni, report ed analisi basati su spreasheet? Probabilmente questi documenti sono ormai datati rispetto al momento in cui la loroversione finale è stata approvata, stampata e distribuita. Gli spreadsheet possono essere strumenti di produttività personale, familiari, flessibili ma non sono mai stati ideati per gestire le richieste di gestione delle prestazioni di aziende complesse, in rapida crescita in mercati dinamici, altamente competitivi. Non sono mai stati adatti a creare ed applicare definizioni rigorose e controlli ai vostri processi di business. Non sono mai stati pensati per essere utilizzati come archivi di dati per milioni o addirittura miliardi di celle. Né potevano essere statipensati per essere utilizzati simultaneamente da centinaia o migliaia di utenti in tutta la vostra azienda.

5 Cognos Software 5 IBM Cognos Express offre una soluzione completa ed integrata per le esigenze di reportistica, analisi e pianificazione di una PMI. Pensare in grande partendo dal basso Se credete che le serie di soluzioni di gestione delle prestazioni di livello aziendale siano al di là dei vostri mezzi e gli spreadsheet da soli non riescano a soddisfare le vostre esigenze, a chi potete rivolgervi? Il successo in un mercato dinamico consiste nel fornire le informazioni giuste alle persone giuste, al momento giusto. Il successo richiede una soluzione integrata di gestione delle prestazioni che colleghi le osservazioni analitiche ad un azione concreta e richiede una soluzione scalabile nella vostra azienda per guidare il processo decisionale dalla sala di memorizzazione a quella di rappresentanza. Potete raggiungere questi obiettivi con una soluzione integrata di reportistica, analisi e pianificazione quale IBM Cognos Express che vi consente di utilizzare un approccio modulare ed incrementale alla gestione delle prestazioni. Partite dal basso utilizzandole funzionalità di cui avete bisogno adesso come la reportistica o pianificazione ed estendete la vostra soluzione di gestione delle prestazioni gradualmente per rispettare i vostri obiettivi. Questa strategia incrementale consente alle PMI di far corrispondere le esigenze di business alle limitazioni di budget di risorse e di crescere nel tempo. IBM Cognos Express fornisce un ambiente di gestione delle prestazioni completo e integrato capace di supportare pianificazione, elaborazione di budget e previsione ed anche consolidamento, reportistica e analitica. Esso rende automatici e gestisce i processi di gestione delle prestazioni impegnando, rafforzando e monitorando executive, manager line-of-business e staff su aree funzionali e unità aziendali. Per esempio, con Cognos Express potete creare piani di livello elevato, assegnare responsabilità per fornire le informazioni e tenere traccia dei progressi fino a che i piani non sono completi. Questo ambiente di pianificazione flessibile e preciso unisce un flusso di lavoro gestito e strutturato ad analisi e reportistica personalizzata per una migliore flessibilità di business nell organizzazione. Guardiamo come i vostri processi attuali basati soltanto su spreadsheet possano essere trasformati in una soluzione efficace di gestione delle prestazioni con IBM Cognos Express.

6 6 IBM Italia S.p.A. Eliminare gli errori di spreadsheet. Le soluzioni basate soltanto su spreadsheet sono fondamentalmente soggette ad errore. Sianodovuti agli utenti (che premono un tasto sbagliato), da logica (scelta o creazione di una formula inadeguata) oppure da un omissione (lasciando fuori un componente fondamentale del modello come una riga o una colonna), gli errori di calcolo sono inevitabili. Infatti, una recente ricerca mostra che il 94 percento dei modelli di spreadsheet, in un modo o in nell altro, sono seriamente imperfetti. Prendi decisioni con fiducia. IBM Cognos Express offre una soluzione di gestione delle prestazioni unica centralizzata che comprende gestione dei dati, pianificazione, elaborazione di budget, previsione, consolidamento, reportistica ed analisi. Essa facilita un elevata partecipazione e collaborazione nella vostra azienda, ma offre anche un flusso di lavoro gestito che consente una seria raccolta dei dati monitorati, una rapida aggregazione, regole e gerarchie definite in modo chiaro, un processo di approvazione rigoroso, sicurezza basata sul ruolo e una chiara traccia di verifica che facilita la responsabilità e la precisione. Ottenere una migliore analisi tramite analisi multidimensionale. Persino nelle aziende più piccole, i dati finanziari e aziendali sono semplicemente troppo complessi per essere memorizzati, gestiti ed utilizzati in modo efficace in spreadsheet riga e colonna bi-dimensionali. Quando avete bisogno di valutare le redditività delle linea di prodotti per costo delle merci vendute, per articolo, per valore demografico del cliente, per regione, per addetto di vendita e cosi via, avete bisogno dell ulteriore forza degli spreadsheet e persino di macro più ingegnose. E quando vengono valutati i cambiamenti, come sapete che questi cambiamenti verranno filtrati in modo preciso tramite il vostro modello di spreadsheet? Di solito non è così IBM Cognos Express utilizza un server di analitica che gestisce a livello centrale le gerarchie di business, le norme, icalcoli e i dati. Con un interfaccia web di facile utilizzo o il familiare Microsoft Excel front-end, potete leggere e scrivere sul vostro gruppo di dati e poi vedere risultati in modo immediato. Potete rielaborare i dati in diverse dimensioni per farli corrispondere alle esigenze di pianificazione, previsione o reportistica del momento tutto in tempo reale. L accesso leggi/scrivi viene controllato da un sistema di sicurezza basato su ruolo e le modifiche vengono immediatamente comunicate a tutti gli utenti. Collaborare in tutta l azienda. Una gestione delle prestazioni di successo richiede elevati livelli di collaborazione e partecipazione: maggiori sono i dati immessi nell azienda, maggiore è la loro precisione ed analisi. Ma a causa di difficoltà di implementazione (e frequenza di errore), la gestione delle prestazioni basata su spreadsheet esige un processo limitato centralizzato che può essere espressione soltanto di una piccola parte degli azionisti della vostra azienda. IBM Cognos Express vi consente di coinvolgere più persone, più spesso, nel vostro processo di gestione delle prestazioni. I dati delle vostra azienda diventano informazioni importanti quando possono rapidamente passare nella rete e verso i partecipanti al processo fino ai responsabili della gestione. I piani aggiornati sono visibili agli azionisti e tutti gli utenti hanno la funzionalità leggi e scrivi come richiesto per analisi specifiche e scenari simulati. Ed una ricca interfaccia web è perfetta per un ambiente distribuito dove molti degli iscritti al vostro team lavorano in remoto in diverse unità aziendali ed aree geografiche.

7 Cognos Software 7 Un ambiente di pianificazione intuitivo unisce un flusso di lavoro gestito e strutturato con analisi personalizzata per una migliore flessibilità di business. Automatizzare i flussi di lavoro. Con una soluzione di gestione delle prestazioni basata su solo spreadsheet, gestire il flusso di lavoro del processo è quasi impossibile. Non siete mai sicuri se coloro che aggiungono dati stanno procedendo secondo il piano oppure se hanno appena iniziato a lavorare. E con gli spreadsheet, maggiore partecipazione non significa maggiore efficacia. IBM Cognos Express aiuta a guidare il processo di gestione delle prestazioni consentendo ai manager finanziari e lineof-business di assegnare responsabilità funzionali a singoli o gruppi. Coloro che aggiungono dati inviano i dati secondo la pianificazione e le attività vengono riconosciute come non iniziate, in corso, approvate, rifiutate o non delegate. I revisori controllano i progressi ed accettano o rifiutano i contributi a seconda del caso. IBM Cognos Express rende l intero processo di gestione delle prestazioni altamente visibile e aiuta a migliorare la tempestività e la responsabilità. Reagire più rapidamente alle mutevoli condizioni del business. Con spreadsheet avanti e indietro nel cyberspazio, non è possibile sapere se tutti stanno lavorando con un piano, budget o previsione più recente. Il risultato è probabilmente una versione finale basata su dati imprecisi o male assortiti. IBM Cognos Express consente a pianificatori, analisti e manager di sviluppare piani, budget, previsioni, report e analisi ripetuti. Poniamo il caso in cui volesteesaminare una previsione utilizzando la presunzione che tale fatturato in cinque regioni aumenti del 15 percento nel trimestre successivo. Gli avvisi comunicano agli analisti e ai partecipanti al processo la presunzione modificata, ricordano ai partecipanti al processo che devono inviare nuovi numeri o fornire le informazioni agli azionisti del piano. I commenti come ad esempio i motivi per cui un contributo è stato approvato o rifiutato possono essere memorizzati insieme a qualsiasi altra modifica di stato dell attività.

8 8 IBM Italia S.p.A. Semplificare l aggregazione dei dati. Consolidare l immissione di diversi utenti e spreadsheet inibisce anche l efficacia del processo di gestione delle prestazioni. Un unica persona o gruppo deve raccogliere i numerosi spreadsheet e riunirli in un unica versione. Anche se singoli spreadsheet sono privi di errori, l aggregazione è un attività molto intensa che può richiedere diverse settimane. IBM Cognos Express ottimizza l aggregazione dei dati e vi permette di svolgere rapidi e precisi carichi di dati. Si connette facilmente a qualsiasi database conforme a ODBC, ai libri di lavoro Excel e persino ai file ASCII dei sistemi di legacy. E può esportare i dati nei file ASCII o di qualsiasi database conforme a ODBC per facilitare la compensazione. Eliminare le barriere culturali all adozione Gli approcci basati su spreadsheet alla gestione delle prestazioni sono talmente imperfetti e disagevoli che i manager line-of-business li considerano inattendibili. Il personale in prima linea ha imparato dalla dura esperienza sul campo che i numeri sono probabilmente sbagliati, datati e lontani dalla realtà. Eppure, malgrado gli evidenti punti deboli degli spreadsheet, i dipartimenti di IT sono disponibili ad affrontare il rifiuto piuttosto che sostituire gli spreadsheet con applicazioni di analitica. Per superare queste obiezioni, le aziende devono costituire un team di professionisti di IT e finanza che, insieme, possono individuare i requisiti per un sistema di gestione delle prestazioni completo, affidabile e sicuro. Un processo di gestione delle prestazioni basato su spreadsheet, disagevole e soggetto ad errore non ispira fiducia. Non consente alla vostra azienda di analizzare risultati, reagire ai cambiamenti del mercato, chiedere e rispondere a domande simulate e quindi modificare piani, budget o previsioni in modo rapido ed efficace. Una risposta in tempo reale è virtualmente impossibile, e in quanto aziende PMI siete in svantaggio rispetto alle aziende più grandi. IBM Cognos Express vi fornisce importantissime informazioni sulle prestazioni quando ne avete bisogno. Fondamentalmente, si tratta di un potente server di analitica multidimensionale che consente calcoli simulati ad elevata rapidità. IBM Cognos Express è l unico prodotto per la gestione delle prestazioni per le PMI che può modellare scenari simulati in tempo reale fondamentale per la sopravvivenza in congiunture economicheparticolarmente difficili. Un applicazione avanzata di gestione delle prestazioni quale IBM Cognos Express aiuta a promuovere sia la rilevanza che la credibilità in un organizzazione. Dato che gli utenti nell azienda lavorano sempre con la serie di dati più aggiornata, i risultati sono più credibili e riflettono meglio la realtà. La credibilità viene migliorata anche grazie a funzioni di sicurezza avanzata dati più sicuri sono dati più affidabili. Con IBM Cognos Express, potete controllare il singolo accesso sulla base del ruolo di ciascuna persona nel processo di gestione delle prestazioni. Per esempio, un manager di piano può facilmente gestire e monitorare tutte le attività e le funzioni in un ciclo di previsione. E un percorso di verifica incorporata insieme al flusso gestito della soluzione Cognos Express fissa ulteriormente la credibilità dei dati e facilita la conformità alla legge.

9 Cognos Software 9 Gli utenti di business possono definire una nuova applicazioni di pianificazione con il sistema punta e fai clic in quattro semplici fasi. I partecipanti al processo di pianificazione possono utilizzare un interfaccia web per condurre scenari simulati prima di impegnarsi. Gli analisti finanziari possono utilizzare un ambiente Microsoft Excel per visualizzare nuovi piani e condurre un ulteriore analisi. I dashboard vengono aggiornati in tempo reale sui dati effettivi rispetto alle variazioni apportate al piano. I report basati sulle informazioni aggiornate vengono generati e inviati tramite in modo automatico. IBM Cognos Express è una potente soluzione di reportistica, analisi e pianificazione che supporta con successo la PMI.

10 10 IBM Italia S.p.A. Conclusioni È evidente che un approccio basato su spreadsheet alla gestione delle prestazioni non è adatto a gestire le sfide che deve affrontare una PMI. IBM Cognos Express supporta i principali processi di gestione di analitica e dati, pianificazione, elaborazione di budget, previsioni, consolidamento e reportistica in una soluzione integrata. L immediato feedback migliora il supporto decisionale a tutti i livelli del vostro business, in tal modo potete trascorrere più tempo su quello che fate meglio, eseguire ed accrescere il vostro business. Con IBM Cognos Express, le PMI possono ricevere informazioni omogenee, affidabili per rispondere a tre domande di business fondamentali: In che modo stiamo operando? Perché? e Cosa dovremmo fare? Con analisi ottenute dalle risposte a tali domande, i manager possono prendere decisioni migliori e più rapide ed apportare immediati aggiornamenti ai piani in modo da favorire maggiori punti di efficienza, ridurre i costi e trarre massimo vantaggio da nuove opportunità di crescita. IBM Cognos Express è la prima e sola soluzione integrata di business intelligence (BI) e pianificazione basata sullo scopo per soddisfare le esigenze delle PMI. Fornisce funzionalità di reportistica essenziale, analisi, dashboard, scorecard, pianificazione, elaborazione di budget e previsioni di cui le IBM hanno bisogno ad un costo accessibile. Tutto è compreso in una soluzione preconfigurata facile da installare, facile da utilizzare e facile da acquistare. Per le organizzazioni che stanno iniziando ad avviare o estendere una strategia di BI e pianificazione, IBM Cognos Express include tutto ciò che occorre per iniziare immediatamente. Offre potenti funzioni di analitica aziendale facili da utilizzare sia per gli utenti inesperti che per quelli più esperti per favorire una maggiore adozione in tutta l azienda. La sua struttura modulare fornisce alle PMI la capacità di pensare in grande partendo dal basso in modo da far corrispondere le esigenze di business ai limiti di budget e di risorse e crescere nel tempo. Con IBM Cognos Express, le PMI possono realizzarela propria idea strategica per trasformare i dati disconnessi in informazioni e trasformare le informazioni in analisi valide e trasformare le analisi in azioni concrete con piani, budget e previsioni tempestive ed efficaci.

11 Cognos Software 11 Informazioni su IBM Business Analytics Il software IBM Business Analytics consente ai responsabili decisionali di accedere alle informazioni complete, coerenti e accurate di cui hanno bisogno per migliorare le prestazioni aziendali. Un portafoglio completo di applicazioni di Business Intelligence, analitica avanzata, gestione della strategia e delle prestazioni finanziarie e analisi consentono una comprensione chiara, immediata e concretamente utilizzabile delle prestazioni attuali e previsioni attendibili dei risultati futuri. Combinate con una vasta gamma di soluzioni di settore, procedure ottimali e consolidate e servizi e professionali, queste applicazioni consentono alle organizzazioni di qualsiasi dimensione di massimizzare la produttività del personale IT e migliorare i risultati operativi. Ulteriori informazioni Per ulteriori informazioni o per contattare un rappresentante: ibm.com/software/it/data/cognos Richiesta di assistenza Per richiedere una call o per porre una domanda visitare: ibm.com/software/it/data/cognos Un rappresentante IBM Cognos risponderà alla vostra richiesta entro due giorni lavorativi.

12 IBM Italia S.p.A. Circonvallazione Idroscalo Segrate (Milano) Italia La home page di IBM Italia si trova all indirizzo: ibm.com/it IBM, il logo IBM e ibm.com sono marchi o marchi registrati di International Business Machines Corporation negli Stati Uniti, in altri paesi o entrambi. Se questi e altri termini commerciali di IBM sono contrassegnati da un simbolo del marchio ( o ), alla loro prima occorrenza nel presente documento informativo, tali simboli indicano marchi registrati o non registrati di proprietà di IBM negli Stati Uniti al momento della pubblicazione del presente documento informativo. Tali marchi possono anche essere marchi registrati o non registrati in altri Paesi. Un elenco aggiornato dei marchi IBM è disponibile sul Web nella pagina Informazioni su copyright e marchi all indirizzo: ibm.com/legal/copytrade.shtml Altri nomi di società, prodotti o servizi possono essere marchi o marchi di servizio di altri. Ogni riferimento a prodotti o servizi di IBM non implica la volontà da parte di IBM di rendere tali prodotti, programmi o servizi disponibili in tutti i paesi in cui IBM opera. Microsoft, Windows, Windows NT e il logo Windows sono marchi di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. P24879 Prodotto in Italia Copyright IBM Corporation 2010 Tutti i diritti riservati. Riciclare YTW03070-ITIT-00