Direzione Sistemi Nuovi compiti e nuove responsabilità dell IT manager

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1 Direzione Sistemi Nuovi compiti e nuove responsabilità dell IT manager Milano, 17 febbraio 2004

2 Nuovi compiti e responsabilità dell IT manager Alta Direzione esigenze Scenario esterno mercato e compliance fornitori tecnologie (sollecitazioni e contributi) Governance IT risorse prof. strumenti regole (sollecitazioni e contributi) esigenze Utente 2

3 Alta Direzione Scenario esterno Governance IT Utente 3

4 L Alta Direzione Richiesta base Il Sistema Informatico deve: Funzionare bene e costare poco Assicurare eccellenza distintiva in alcune componenti di business Ruolo Pianificazione pluriennale (business IT) Valutazione Investimenti (costi / ritorni) Assegnazione priorità e risorse (budget) alla funzione IT Indirizzo e mediazione tra le Funzioni Utente ( tutto e subito ) e la Funzione IT ( causa altri impegni, in parte e dopo ) 4

5 L Alta Direzione Cost Reduction L evoluzione dei costi nell industria bancaria Contribuzione all aumento dei costi (*) Crescente pressione dell esigenza di cost reduction Costi ammin./ ammortamenti Costo del Lavoro In buona parte dovuti a investimenti IT Incremento dei Costi Totali 32 (*) Fonte: Banche centrali, Associazioni Bancarie, Analisi McKinsey 5

6 L Alta Direzione Programmi di riduzione dei costi Ottimizzazione costi tramite azioni di cost-cutting: Controllo processi di budgeting (taglio spese discrezionali, analisi critica degli investimenti) Miglioramento processi e sistemi di acquisto Introduzione strutture di cost-management Centralizzazione back-office Efficientamento organici Introduzione di una cultura dei costi e di apposita struttura di verifica e presidio 6

7 L Alta Direzione Le esigenze dell Alta Direzione Far fronte a: Cost Reduction Sviluppo del Businness Continuos Improvement Normativa cogente (esempio: Trasparenza, Antiusura, Privacy, IAS, Basilea,.) La richiesta verso il ilsistema Informatico da Funzionare (bene) e costare poco a Funzionare (meglio) e costare meno maggiore attenzione ai ritorni degli investimenti per l eccellenza distintiva 7

8 Alta Direzione Scenario esterno Governance IT Utente 8

9 L Utente Le esigenze dell Utente e della Funzione IT Attese (esigenze immediate e complesse) a fronte di una capacità di risposta limitata da parte IT Necessità di dialogo continuo fra Funzione IT e Funzioni gestionali e di presidio Necessità di trasformare l esigenza settoriale (singolo comparto) in esigenza aziendale Impossibilità della Funzione IT di sostituirsi all Utente 9

10 L Utente Gap tra attese e possibilità Esigenze immediate * Alta dinamica ambiente esterno (mercato, compliance,...) * Esigenza del Business (Time to Market) * Tempi di Realizzazione (sempre superiori alle attese) Esigenze complesse * Sistemi Integrati, che implicano il coinvolgimento di più funzioni aziendali Intervento informatico su una componente di Business Contr.Gest Sicurezza Trasparenza Segnalazioni * Innalzamento della cultura IT dell Utente Capacità di risposta IT limitata da risorse finite (professionali e di costo) e da tempi tecnici 10

11 L Utente Comunicazione tra Funzione IT e Utente Start-up Funzione IT Funzioni Gestionali Funzioni di Presidio? Feed-back (per aggiustamenti e nuove esigenze) Esempio = Volume delle stampe prodotto dal Sistema Informatico 11

12 L Utente Esigenza Settoriale vs Esigenza Aziendale Utente pianificazione = Corretta valutazione monitoraggio degli investimenti in termini di reporting costi e risultati attesi Priorità Settoriali che originano la Pianificazione Settoriale Priorità Aziendali che originano la Pianificazione Aziendale No trattative tra le funzioni aziendali e l IT a discapito del ruolo dell Alta Direzione 12

13 L Utente Impossibilità della Funzione IT di sostituirsi all Utente Decisionale Esigenze Priorità Benefici Attesi Fattibilità Requirements funzionali Analisi e Collaudo (attività condivise con IT) Ruolo dell Utente Corretto utilizzo degli stumenti IT assunzione delle responsabilità (feed-back) Realizzativo Gestionale e di Presidio 13

14 L Utente Cause più frequenti di ritardi o di insuccessi nei progetti Priorità non definite o definite in corso d opera Mancanza di chiarezza sulla conduzione del progetto (ruoli diversi tra Utenti e IT nelle differenti fasi del progetto) Specifiche Utente con insufficiente dettaglio Rischio di progetto non gestito in modo adeguato Conflitti tra i team member dell Utente e della Funzione IT, nel caso di progetti che non rispettano i tempi e i costi previsti 14

15 Alta Direzione Scenario esterno mercato e compliance fornitori tecnologie Governance IT (sollecitazioni e contributi) Utente 15

16 Lo scenario esterno Mercato Compliance Adeguamenti in tempi ristretti del Sistema Informatico 16

17 Lo scenario esterno Offerta del mercato esterno Decisione sul tipo di Sourcing Fattori di successo: Fattori di insuccesso: * insourcing * outsourcing * outsourcing totale * outsourcing selettivo * specializzazione del fornitore * cost reducing * introduzione di maggiori regole formali e di un modello condiviso di Governance * impatto negativo sui livello di servizio * costi superiori alle attese * limitata conoscenza del fornitore sul core business * mancanza di controllo da parte del management * problemi tecnologici 17

18 Lo scenario esterno Continuo flusso di innovazioni tecnologiche Linux Websphere Java Wi-Fi Altri 18

19 Alta Direzione Scenario esterno Governance IT risorse prof. strumenti regole (sollecitazioni e contributi) Utente 19

20 L IT Governance L IT Governance L IT Governance per lo svolgimento corretto della Funzione IT G O V Pianificazione Monitoraggio Interazione con Utenti E R N O Reporting 20

21 Il modello del Project Office nella Direzione Sistemi BAPV Quadro dei processi di pianificazione e di project management supportati pianificazione monitoraggio interazione coi committenti governo del sistema (gestione standard - strumenti) Gestione dei tempi allocazione consuntivazione Gestione dei costi allocazione consuntivazione Gestione della qualità Monitoraggio SAL Analisi dei profili di costo e tempo Gestione Richieste Utente Macropianificazione (Master Plan) Comunicazione formale reporting reporting Le attività svolte sono state focalizzate sulla standardizzazione dei processi di Gestione dei tempi e dei costi, Monitoraggio, Gestione Richieste Utente, Macropianificazione e Reporting 21

22 Caratteristiche del modello di Project Office BAPV Anagrafe Project Office BAPV Time sheet giornaliero cantieri progetti attività risorse interne risorse esterne piani di lavoro consuntivi Compilato giornalmente Approvato dal capoprogetto settimanalm. Compilato da risorse esterne ed interne Contenente la lista delle attività previste Riconduce ai costi di progetto Intervallo consuntivabile 30 22

23 Il modello di dettaglio governo governo PIANIFI CAZIONE monitoraggio reporting reporting interazione committenti Gestione dei TEMPI Predisposizione di piani di progetto standard in uno strumento automatico centralizzato Allocazione delle risorse (giorni/persona) sul piano di progetto in sede di pianificazione Schedulazione delle risorse (gestione carichi di lavoro) durante lo svolgimento del progetto Consuntivazione distribuita, tramite timesheet elettronico, da parte delle risorse (interne ed esterne) Gestione dei COSTI Gestione di budget e consuntivo dei costi di risorse umane interne e esterne a tempo-spesa Gestione di budget dei costi Hw, Sw e risorse a forfait (allocazione ai progetti in fase di pianificazione) Gestione di budget dei costi Hw, Sw e risorse a forfait per gestione ordinaria (avvio sperimentale) 23

24 Il modello di dettaglio governo governo pianificazione interazione committenti MONITO- RAGGIO reporting reporting Monitorag gio SAL Interazione diretta del P.O. con i diversi ruoli che hanno responsabilità sui progetti, tramite incontri sistematici Le riunioni a periodicità fissa seguono un calendario standard e si avvalgono degli strumenti di collaboration esistenti (agenda condivisa tramite , sistemi di conferencing a distanza) Analisi dei profili di Costo e Tempo Analisi andamentale (mensile) basata sui raffronti di 1.Budget (allocati in sede di pianificazione e/o successivamente rivisti) 2.Consuntivi 3.Percentuali di completamento attività 4.Dati previsionali (stimati con i referenti di piano o tramite proiezioni basate su budget, consuntivi e % di completamento) A regime, raffronto con i dati storici (periodo equivalente dell anno precedente) 24

25 Il modello di dettaglio governo governo pianificazione monitoraggio INTERAZIONE COMMITTENTI reporting reporting Gestione Richieste Utente Disciplinamento dell iter della Richiesta I.T. attraverso Iter differenziato secondo la tipologia di richiesta (nuovi progetti, manutenzione evolutiva, ) Macropianificazione (Master Plan) Predisposizione annuale del Master Plan della Direzione Sistemi A regime (a partire dal Master Plan 2004) Le modalità di comunicazione formale con i committenti sono allo studio 25

26 Cenni sugli scenari a medio termine Ipotesi di modello di Governance IT per BAPV AREA DEI PROCESSI DI COORDINAMENTO e CONTROLLO AREA DEI PROCESSI DI GESTIONE DELLA RELAZIONE BUDGETTING e BUDGETTING e CONTROLLO COSTI CONTROLLO COSTI PIANIFICAZIONE PIANIFICAZIONE OPERATIVA OPERATIVA Project Office Project Office CLIENT MANAGEMENT CLIENT MANAGEMENT AMMINISTRAZIONE AMMINISTRAZIONE COMUNICAZIONE COMUNICAZIONE HELP DESK HELP DESK SERVIZI INTERNI SERVIZI INTERNI QUALITA e LIVELLI di QUALITA e LIVELLI di SERVIZIO SERVIZIO Estensione/potenziamento dei processi attuali tramite l integrazione di strumenti e procedure sviluppate dal Project Office Processi del sistema di governance da affrontare per un rafforzamento dell impianto complessivo, nel medio termine 26