Dematerializzazione del ciclo di fatturazione passiva

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1 Dematerializzazione del ciclo di fatturazione passiva L esperienza del Comune di Cesena Camillo Acerbi Resp.le Servizio Informativo Gestionale Comune di Cesena acerbi_c@comune.cesena.fc.it Robert Ridolfi Resp.le Product Manager Maggioli S.p.A. Polo Informatico robert.ridolfi@maggioli.it

2 Di cosa vi parleremo Come eravamo: la gestione cartacea dei documenti contabili e i relativi colli di bottiglia Come volevamo essere: il disegno generale del progetto di dematerializzazione Cosa abbiamo fatto: le fasi operative del progetto e i risultati concreti raggiunti Come l abbiamo fatto: tecnologie, architetture e dintorni 2

3 IL POLO INFORMATICO MAGGIOLI La più qualificata realtà italiana nel panorama dell Information Technology al servizio della Pubblica Amministrazione Un mix di professionalità, esperienza, radicamento sul territorio e passione

4 IL POLO INFORMATICO MAGGIOLI milioni di fatturato l anno 2. oltre 400 persone dedicate 3. oltre Enti Locali con almeno una soluzione software 4. Struttura organizzativa basata su «centri di competenza» Produzione software Delivery Product Manager

5 Overview della gestione documentale in Comune all inizio del progetto (2008) abitanti 650 dipendenti Protocollo informatico: doc./anno Workflow atti amministrativi: doc./anno Scansione doc. protocollati in ingresso Gestione molto orientata a Protocollo & Segreteria: verso dove espandersi? 5

6 Gli ambiti individuati Esperienze di firma digitale sui certificati anagrafici e sui mandati di pagamento Decisione di partire da: 1. Servizi Demografici (timbro digitale, scansione archivi cartacei, ecc.) 2. Ragioneria dematerializzazione dei documenti contabili con particolare riferimento al c.d. ciclo passivo 6

7 PER IL COMUNE: aumentare l efficienza riducendo i tempi di lavorazione dei documenti, e diminuire i costi interni e ambientali del processo (es. stampe) PER I FORNITORI: Obiettivi accorciare i tempi di pagamento, e garantire trasparenza riguardo allo stato di avanzamento delle proprie fatture 7

8 Gruppo di lavoro Settore Ragioneria (Servizio Entrata e Spesa Ordinaria) Settore Sistemi Informativi (Servizio Informativo Gestionale) Partner: CEDAF (software contabilità = Libra, piattaforma documentale = Iride) + utilizzatori cavie di altri Settori 8

9 l atto di impegno di spesa ( determina ) l ordine al fornitore la fattura Quali e quanti documenti In un tipico processo di acquisizione di beni o servizi, sono coinvolti almeno cinque documenti di interesse contabile: l atto di liquidazione tecnica il mandato di pagamento Per Comune di Cesena in un anno si parla di almeno determine, fatture, liquidazioni, mandati, ecc 9

10 Il primo passo (relativamente) standard Poiché la fine del processo (mandato) era già digitale, ci siamo innanzi tutto occupati dell altro estremo, la determina di impegno: passaggio dal cartaceo al digitale, con 90 token USB distribuiti ai responsabili, e rimodellazione del flusso dell atto fra le scrivanie virtuali; integrazione dei software in maniera che gli impegni di spesa presi negli atti fossero automaticamente riversati in contabilità, con azzeramento di errori e doppie digitazioni. 10

11 Ma il difficile stava nel mezzo! Per quanto riguarda le fatture, la situazione era la seguente: la fattura arrivava all Ufficio Protocollo, che la smistava al Settore di probabile appartenenza se la destinazione era errata, la fattura veniva inoltrata ad altro Settore tramite posta interna giunta nel corretto Settore di destinazione, la fattura viaggiava fra gli uffici per le verifiche del caso infine, la fattura veniva passata a un incaricato per la redazione dell atto di liquidazione, e solo al termine inviata alla Ragioneria per il caricamento 11

12 E per le liquidazioni i Settori redigevano l atto direttamente su carta, o su sistemi non integrati con la contabilità l atto era messo alla firma del Dirigente, e poi inviato in Ragioneria, insieme alla fattura la Ragioneria controllava l atto e, in caso di errori, lo restituiva per posta al Settore una volta ottenuto un atto corretto, la Ragioneria ne ricaricava i dati nel software di contabilità, per poi procedere al mandato di pagamento 12

13 Cosa abbiamo pensato (1 fatture) 1. tutte le fatture pervenute in Comune vengono subito inoltrate alla Ragioneria 2. la Ragioneria carica immediatamente le fatture in contabilità e scansiona il cartaceo 3. i Settori ricevono e fanno girare le fatture sulle scrivanie virtuali del sistema documentale 4. eseguite le verifiche del caso, la fattura viene marcata come liquidabile, con eventuali annotazioni elettroniche 13

14 Cosa abbiamo pensato (2 liquidazioni) gli operatori dei Settori compongono l atto su un sistema integrato con la contabilità la liquidazione viene salvata nella piattaforma documentale, sulla scrivania del Dirigente il Dirigente firma digitalmente l atto e lo inoltra alla scrivania virtuale della Ragioneria la Ragioneria esegue le verifiche del caso e, se tutto va bene, paga la liquidazione senza bisogno di ricaricarne i dati 14

15 PRIMA Fattura Protocollo Segr. Settore Archivio Pagamento Fascicolo contabile cartaceo Operatore Fattura + Liquidazione Caricamento Dirigente Ragioneria 15

16 Scansione Uff. Fatture DOPO Fascicolo Contabile Elettronico Segr. Settore Mandato Inf. Operatore Liquidazione digitale Trasformazione Dirigente Ragioneria 16

17 Cosa abbiamo realizzato (1 fatture) la gestione digitale delle fatture è operativa da maggio 2009 visti gli alti numeri, abbiamo implementato un sistema di scansione massiva con bar-code il workflow delle fatture nel sistema documentale prevede la gestione degli stati (liquidabile ecc.) dal software di contabilità è possibile richiamare l immagine della fattura in qualunque momento 17

18 Cosa abbiamo realizzato (2 - liquidazioni) la gestione digitale delle liquidazioni è in produzione da febbraio 2011 (vers. 1.0) il software permette di vedere le fatture da liquidare depositate sulla propria scrivania l integrazione nativa con la contabilità evita errori e necessità di ridigitazione dei dati tramite l associazione liquidazione->impegno-> determina, il fascicolo contabile elettronico si completa con tutti i documenti del processo 18

19 Cosa abbiamo realizzato (3 - altro) da ottobre 2011, i documenti digitali formatisi nel corso del processo vengono automaticamente inviati in conservazione sostitutiva al PARER dal 2012 è online il Portale dei Fornitori, attraverso il quale è possibile consultare lo stato di avanzamento delle proprie fatture nel gennaio 2013 è stato creato un sistema che prende i doc. digitali da Iride + i dati contabili da Libra e li pubblica sul sito del Comune ( Art. 18 ) 19

20 I numeri dei risultati il tempo medio di pagamento delle fatture è sceso da 45 a 30 giorni il numero di fatture disperse nel transito fra i vari uffici è ridotto praticamente a zero la digitalizzazione di determine e liquidazioni ha comportato il risparmio di circa fogli stampati all anno (2.000 determine da 3 pagg. in triplice copia liquidazioni da 1 pag. in doppia copia) 20

21 Iter Fatture: step Contrattuali Richiesta Comune Cesena: maggio 2008 Analisi dei requisiti congiunta: giugno 2008 Offerta Proposta progettuale: luglio 2008 Determina di affidamento: ottobre 2008 Avvio lavori: ottobre

22 Sistema Informativo: la partenza Libra Sistema Gestione documentale Sistema Contabile 22

23 Architettura piattaforma di WF & DM

24 Step di implementazione 1. Integrazione Libra e Iride per scambio informazioni tra atti ed estremi contabili 2. Integrazione con componenti tecnologiche di base per la dematerializzazione dei documenti: 1. Firma Digitale 2. Acquisizione immagini 3. P.E.C. 24

25 BACK OFFICE FRONT OFFICE PRESENTAZIONE DEI SERVIZI Case study di informatizzazione Univ. Cesena, 15 aprile 2013 Portale dell Ente WEB SERVICE COMPONENTI APPLICATIVE Libra.. PROTOCOLLO Informatico SEGRETERIA (Atti Formali) PROCEDIMENTI amministrativi NUCLEO INFRASTRUTTURALE per ogni singola componente applicativa COMPONENTI DI INTEGRAZIONE Workflow Interoperabilità Firma Digitale Repository Documentale Acquisizione immagini Integraz Office Open Office

26 Approccio al progetto Si tratta di un progetto basato su prodotto (Libra e Iride) Attività di system Integration tra sistemi e componenti tecnologiche di base (Firma digitale, Acquisizione immagini, ecc.) 26

27 Step di progetto Analisi dei requisiti Validazione e formalizzazione del contratto Progettazione del sistema (verifica) Implementazione Test del sistema Piano di delivery Formazione degli utenti Go live con avvio in parallelo ed incrementale 27

28 Approccio al progetto Pronti, partenza via, Il tempo passa.. Finchè arriva la domanda fatidica: Quando finiamo? Boh?!?!?! Ma dove dobbiamo arrivare?!?!?! No, no io non avevo chiesto questo!!! Nella P.A. esistono linee guida a cui riferirsi: _manuali_qualita_ict 28

29 Il ruolo dell analisi dei requisiti Il rischio tipico di un progetto basato su prodotto, è quello di voler fornire ciò che il fornitore ha 29

30 C lie n te : C o m u n e d i C e s e n a O g g e tto : L ib ra - N u o v o ite r fa ttu re e d e c e n tra m e n to liq u id a z io n i e p ro p o s te v a ria z io n i P e g R e d a tto d a O U L iv.r e v.:0 1 Case study di informatizzazione Univ. Cesena, 15 aprile 2013 L analisi dei requisiti Occorre stabilire tra le parti: Cosa chiede il cliente; Cosa viene realizzato P ro p o s ta d i In te rv e n to Id.: d e l 2 9 /0 7 / P r o p o s ta d i In te r v e n to C o m u n e d i C e s e n a N u o v o ite r fa ttu r e, fa s c ic o lo d o c u m e n ta le e d e c e n tr a m e n ti Id. P ro p o s ta 2926 D a ta E m is s io n e 2 9 /0 7 / V e rs io n e 2.0 D a n ie la V a lm o ri 30

31 In tr o d u z io n e C lie n te : IS P R A M o d u lo : In te g r a z io n e Ir id e L ib r a G e s tio n e d o c u m e n ta le F a ttu r e O b ie ttiv o d e l p re s e n te d o c u m e n to è d e s c riv e re u n a s o lu z io n e s ta n d a rd p e r la d e m a te ria liz z a z io n e d e lle fa ttu re, s fru tta n d o l in te g ra z io n e tra i p ro d o tto Irid e e L ib ra g ià in u s o p re s s o il v o s tro E n te. T a le s o lu z io n e n o n è l u n ic a p o s s ib ile m a è s ic u ra m e n te la p iù u tiliz z a ta e d è g ià a ttiv a p re s s o a lc u n i n o s tri E n ti c h e la u tiliz z a n o a re g im e d a d iv e rs o te m p o, o g n u n o c o n le s u e p a rtic o la rità. E c o m u n q u e fo n d a m e n ta le p re v e d e re u n a fa s e d i a n a lis i p re s s o d i v o i p e r c e rc a re d i c a p ire c o m e il n o s tro m o d e llo s ta n d a rd p o s s a a d e g u a rs i a lla v o s tra o rg a n iz z a z io n e e a lle v o s tre e s ig e n z e. A lla fin e d e lla fa s e d i a n a lis i a v re m o u n q u a d ro p iù p re c is o e c o n d iv is o s u l m o d e llo o rg a n iz z a tiv o d a p ro p o rre e d e lle p e rs o n a liz z a z io n i c h e s i re n d e s s e ro n e c e s s a rie. N u o v o Ite r F a ttu r e In L ib ra s i in d iv id u a n o le tip o lo g ie d i d o c u m e n to c o n ta b ile c h e d e b b o n o e s s e re g e s tite a n c h e n e l s.i. d o c u m e n ta le Irid e, c o n s p e c ific a p a ra m e triz z a z io n e u te n te (e s. s i e s c lu d o n o p e z z e g iu s tific a tiv e, c o rris p e ttiv i q u a li P G S, P G E, ). In fa s e d i re g is tra z io n e D o c u m e n ti c o n ta b ili (s ia a ttiv i c h e p a s s iv i) p e r le tip o lo g ie p re v is te s i re g is tra a u to m a tic a m e n te il d o c u m e n to in IR ID E, mem o riz z a n d o n e ll a rc h iv io L ib ra l id e n tific a tiv o d e l d o c u m e n to a s s e g n a to in IR ID E (rife rim e n to n e c e s s a rio p e r in d iv id u a rlo p o i v e lo c e m e n te n e l s is te m a d o c u m e n ta le ). T a le id e n tific a tiv o c i p e rm e tte a n c h e d i v e rific a re s e il d o c u m e n to è s ta to s c a ric a to n e l s is te m a d o c u m e n ta le. S e c o n d o il p ro c e d im e n to p ro p o s to, d o p o la re g is tra z io n e d e l d o c u m e n to l o p e ra to re s ta m p a l e tic h e tta a d e s iv a c o n il c o d ic e a b a rre c o n te n e n te g li e s tre m i id e n tific a tiv i d e lla fa ttu ra (s u ll e tic h e tta s i s ta m p a n o a n c h e d a ti g e s tio n a li a d u s o in te rn o q u a li: n u m e ro re g is tra z io n e L IB R A, fo rn ito re o q u a n t a ltro p o s s a e s s e re u tile ). C o n la le ttu ra d e l c o d ic e a b a rre, n e lla fa s e d i s c a n s io n e d e l c a rta c e o s i p u ò q u in d i id e n tific a re a g e v o lm e n te il d o c u m e n to d i rife rim e n to. In c a s o d i c a n c e lla z io n e /m o d ific a d e l d o c u m e n to L ib ra n o n s i p re v e d e a lc u n a g g io rn a m e n to a u to m a tic o n e ll a rc h iv io d o c u m e n ta le. Case study di informatizzazione Univ. Cesena, 15 aprile 2013 Piano di lavoro Occorre avere una bussola per indicarci la strada alla destinazione Cosa deve essere fatto, da chi, quando P ia n o d i A v v ia m e n to 31

32 Stato Avanzamento Lavori Dove siamo arrivati? Sul piano di lavoro e la sua esecuzione si innestano i S.A.L. 32

33 Cosa non dimenticare Analisi di impatto e Gestione del cambiamento: Occorre «accompagnare» il cambiamento perché il progetto funzioni. Centinaia di risorse del comune di Cesena passano dalla gestione cartacea a quella digitale dei documenti contabili 33

34 Cosa ci resta da fare [ proposte di tesi ;-) ] completare il fascicolo contabile elettronico con le ricevute digitali dei mandati di pagamento, emesse dalla banca di Tesoreria migliorare il Portale dei Fornitori, aggiungendovi nuove funzionalità e integrandolo col Fascicolo del Cittadino (Sportello Unico) aggiungere al motore di workflow documentale uno scadenziario in grado di monitorare fatture e liquidazioni non lavorate, inviando notifiche 34