I fattori condizionanti il progetto. Tempo. Norme. Progetto. Tecnologie. Costi. P3 Poliedra Progetti in Partenariato

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1 I fattori condizionanti il progetto Tempo Norme Progetto Costi Tecnologie

2 Alcune definizioni.. Programma Gruppo di progetti gestiti in modo coordinato per ottenere benefici non ottenibili in caso di gestione separata e che comprende attività anche ricorrenti Progetti correlati con un unico scopo e obiettivo es. Pubblicazione di un magazine: attività ricorrente, ma ogni pubblicazione può essere considerata un singolo progetto

3 Portfolio Management Un Portfolio si riferisce a un insieme di progetti o programmi e altri lavori raggruppati assieme per facilitarne una gestione efficace e per raggiungere gli obiettivi strategici di business Mira ad assicurare che i progetti ed i programmi siano mirati a dare la priorità all allocazione delle risorse e che la gestione del portafoglio sia coerente e conforme alle strategie organizzative

4 Sottoprogetto Componenti di un progetto gestite separatamente per migliorare la gestione Project life cycle Insieme delle fasi in cui un progetto è tipicamente diviso - La scomposizione in fasi è utile per migliorare il controllo del progetto - Ogni fase è determinata dalla realizzazione di una o più deliverables Deliverable Un prodotto del lavoro tangibile e verificabile - spesso le fasi del progetto prendono il nome della deliverable principale: fase dei requisiti, fase progettuale, fase di test, fase di avvio..

5 Ciclo di vita del progetto Ogni fase è definita dal completamento di una o più deliverables: consegna di un prodotto tangibile e verificabile Costi e risorse fase1 fase2 fase3 start fine Tempo

6 FASI (processi) DEL PROJECT MANAGEMENT CONCEZIONE o Fattibilità o Analisi costi/benefici o Gara/offerta o Definizione obiettivi o Lancio progetto PIANIFICAZIONE o Tempi o Risorse o Costi/ricavi CONTROLLO o Rilevazione (tempi, costi effettivi) o Consolidamento (approvazione e inserimento dati) o Verifica (analisi scostamenti e analisi delle cause) o Ripianificazione ( attuazione correttivi e nuove stime a finire) T INIZIO CHIUSURA o Esame risultati o Storicizzazione o Adeguamento di standard e regole gestionali T FINE

7 I Processi di Project Management: CONCEZIONE

8 La Fase di Concezione del Progetto PASSI Individuazione degli obiettivi generali di progetto Studio di fattibilità - Analisi Costi/Benefici Partecipazione ad eventuale gara - Preparazione offerta tecnica ed economica Analisi del contratto, delle clausole tecniche, delle esigenze di progetto e aziendali Individuazione di strategie realizzative alternative e di politiche nei confronti di: - Cliente, Eventuali Partner, Principali Fornitori Identificazione del Project Manager Attivazione delle autorizzazioni interne Composizione del Team di pianificazione del Progetto Apertura del Progetto RISULTATI Ufficializzazione del progetto Formalizzazione della scheda apertura progetto (Project Charter) Ufficializzazione del Team di pianificazione del progetto Individuazione dei Partner e dei principali fornitori Apertura di Commesse e approvazione di piani contabili

9 La Fase di Concezione del Progetto in Sintesi Studio Fattibilità Analisi costi/benefici Individuazione obiettivi di Progetto Decisione sull attivazione del Progetto PROJECT CHARTER Ufficializzazione del progetto Ufficializzazione del Project Manager e del Team di pianificazione

10 Scelta del Progetto Valutazione complessità Attori principali Strumenti di lavoro Quadro di Partenza Definizione dei Ruoli

11 Scelta del Progetto Valutazione complessità Attori principali Strumenti di lavoro Quadro di Partenza Definizione dei Ruoli

12 Scelta del Progetto Valutazione complessità Attori principali Strumenti di lavoro Quadro di Partenza Definizione dei Ruoli

13 Scelta del Progetto Valutazione complessità Attori principali Strumenti di lavoro Quadro di Partenza Definizione dei Ruoli

14 Scelta del Progetto Valutazione complessità Attori principali Strumenti di lavoro Quadro di Partenza Definizione dei Ruoli

15 Le entità del Sistema di PM

16 PM vs PCM INITIATION vs IDENTIFICATION Passaggi chiave Chi? Come? Perché? Individuazione e coinvolgimento dei soggetti interessati Ideatore Identificando i clienti dei risultati di progetto Per capire la natura di problemi e opportunità Analisi del punto di partenza Ideatore e sponsor Costruendo l albero dei problemi o delle opportunità Per stabilire se avviare o meno il progetto Analisi delle alternative Sponsor Costruendo l albero delle soluzioni Per capire in quale direzione agire Esame delle possibili fonti di finanziamento Sponsor Valutando pro e contro delle fonti Per delineare uno schema finanziario Adozione di una decisione razionale Sponsor e PM Coinvolgendo gli esperti tecnici Per formalizzare le decisioni Redazione della scheda di progetto Sponsor Coinvolgendo gli esperti tecnici Per avviare l identificazione

17 Il Project Charter Team Development Documento fondante del progetto, che sintetizza il contratto tra l organizzazione cliente e l impresa temporanea (il gruppo di progetto) che è incaricato della realizzazione. Riassume: la giustificazione aziendale per il progetto, la descrizione generale del prodotto o servizio atteso principali obiettivi (scadenze, budget, ) principali vincoli, obblighi rischi e opportunità legate alla sua esecuzione il budget complessivo allocato il nome del project manager e del cliente

18 ES. PROJECT CHARTER Cod. prog. Committente ( descrizione) Sponsor PM Scope Contesto di riferimento Obiettivi Periodo di riferimento Organizzazione coinvolta Costo complessivo

19 Sistema di PM e PCM PCM tel/fax

20 Standard del PMI : i processi Ogni Processo è identificato da: INPUT TOOL & TECHNIQUE OUPUT Documenti o altre entità necessarie Strumenti e Tecniche utilizzate per trasformare gli input in output Documenti o altre entità risultanti PROCESSO Azioni

21 I gruppi di processo secondo il PMBOK Initiating (Concezione) Planning (Pianificazione) Executing (Esecuzione) Closing (Chiusura)

22 I processi del PMBOK : lo schema di riferimento Matrice Aree di conoscenza e Gruppi di Processo 9 Knowledge Areas Project INTEGRATION Management Project SCOPE Management 5 Process Groups Monitoring & Controlling Planning Project TIME Management Initiating Closing Project COST Management Project QUALITY Management Executing Project HUMAN RESOURCE Management Project COMMUNICATIONS Management Project RISK Management Project PROCUREMENT Management 44 Processi Ogni singolo Processo fa riferimento sia ad una specifica Area di Conoscenza che ad un singolo Gruppo di Processi

23 Aree di Conoscenza / Gruppi di Processo SCOPE TIME COST QUALITY HUMAN COMMUNI- RISK PROCU- RESOURCES CATIONS REMENT Scope Planning Activity Definition Cost Estimating Quality Planning Human Resource Planning Communications Planning Risk Management Planning Plan Purchases and Acquisition Scope Definition Activity Sequencing Cost Budgeting Perform Quality Assurance Acquire Project Team Information Distribution Risk Identification Plan Contracting Create WBS Activity Resource Estimating Cost Control Perform Quality Control Develop Project Team Performance Reporting Qualitative Risk Analysis Request Seller Response Scope Verification Activity Duration Estimating Manage Project Team Manage Stakeholders Quantitative Risk Analysis Select Sellers Scope Control Schedule Development Monitoring & Controlling Risk Response Planning Contract Administration Schedule Control Initiating Planning Closing Risk Monitoring and Control Contract Closure Executing Develop Project INTEGRATION Charter Develop Prel. Project Scope Stat. Develop P.M. Plan Direct & Manage Pr.Execution Monitor and Control Project Work Integrated Change Control Close Project

24 Gli standard del PCM Project Cycle Management via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

25 Come nasce il PCM? o Nel 1992 la Commissione Europea adotta per la prima volta un set di strumenti e metodologie di gestione di progetti, identificato da allora come PCM (Project Cycle Management) via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

26 Le linee guida operative del PCM PCM via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax o Project Cycle Management Guidelines March 2004 o Preparate per la Commissione Europea (EC) dallo staff del Aid Delivery Methods Helpdesk con il supporto e l input di uno staff interno all EuropeAID European Aid Cooperation Office o Precedenti pubblicazioni: o PCM manual 2001 o PCM Handbook 2002 o Le linee guida sono scaricabili da dex_en.htm

27 Perché il Project Cycle Management? PCM Esperienze pregresse Quadro strategico poco chiaro Progetti dominati dall offerta Analisi della situazione debole Pianificazione orientata alle attività Impatto non verificabile Costi di gestione elevati Visione di breve termine Documenti di progetto imprecisi PCM Approccio integrato Soluzioni definite dalla domanda Analisi migliorata Pianificazione orientata agli obiettivi Impatto verificabile Qualità enfatizzata Sostenibilità focalizzata Formati standardizzati Ownership locale inadeguata via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

28 I protagonisti della programmazione e della progettazione prima Politici valori in futuro adesso Esperti competenze soluzioni Beneficiari stakeholder problemi Fonte: Federico Bussi, 2001 via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

29 Quali cambiamenti può introdurre il PCM? PCM Atteggiamenti e valori o responsabilità per i risultati (non solo target di spesa o attività intraprese) o responsabilità ai partner locali (ownership locale ed approccio inclusivo) Competenze o strumenti di analisi o project management o approccio del Logical Framework via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

30 Sostenibilità PCM Il PCM aiuta a considerare i fattori di sostenibilità di un progetto: o Appropriazione dei progetti da parte dei beneficiari o Sostegno politico o Tecnologia appropriata o Ambiente o Aspetti socio-culturali o Pari opportunità o Capacità istituzionale e gestionale o Processi decisionali inclusivi o Sostenibilità economica e finanziaria via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

31 Il ciclo dei processi PCM Valutazione e Audit Implementazione Programmazione Identificazione Formulazione o o Il ciclo prevede 5 fasi Si basa sui seguenti principi: o criteri decisionali e procedure sono definiti ad ogni fase o le fasi del ciclo sono progressive o i risultati del monitoraggio e della valutazione stimolano nuova programmazione e progettazione o le fasi di identificazione e formulazione ricevono adeguate risorse via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

32 I processi del PCM PCM Programmazione Programming Quadro di programmazione all interno del quale i progetti possono essere identificati e preparati Identificazione Identification Individuazione dei progetti da studiare. Comprende la consultazione con i beneficiari Formulazione Formulation Sviluppo dell idea progettuale ed analisi della sua fattibilità e sostenibilità Implementazione Implementation Valutazione e Audit Evaluation & Audit Gestione delle risorse disponibili per il raggiungimento degli obiettivi del progetto Valutazione su efficienza, efficacia, impatto, sostenibilità e rilevanza di un progetto nel contesto di obiettivi definiti - Procedura di controllo che interviene attivamente nel programma solo per correggerlo. N.B.: Finanziamento Financing via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax Non è più considerato un processo a sé stante nel ciclo PCM Può intervenire al termine della fase di Identificazione o della fase di Formulazione Conclude le fasi di valutazione/negoziazione delle proposte presentate alla Commissione (o ad altri donor)

33 Quality Frame PCM Il PCM aiuta ad assicurare che il progetto sia o Rilevante: ovvero attinente alla strategia concordata ed ai problemi reali dei beneficiari o Fattibile: ovvero fattibile, gli obiettivi possono realisticamente essere raggiunti considerando i vincoli di contesto e la capacità degli attuatori o Efficace e ben gestito: ovvero generatore di benefici con probabilità di essere sostenibili e sia ben gestito via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

34 Il PCM propone un sistema di supporto e di valutazione della Qualità Il Quality Frame è basato su 3 attributi, declinati in 16 criteri e 64 standard PCM via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

35 Quality Frame: attributi e criteri PCM via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

36 Il Logical Framework Approach (LFA) PCM o È uno strumento di analisi, pianificazione, gestione o È un aiuto alla riflessione o E uno strumento strutturato per la progettazione di interventi integrati o E un processo analitico che produce la Logical Framework Matrix o E utilizzato nel Goal Oriented Project Planning (GOPP) via A. Da Sangallo n.17 h Foligno (PG) tel/fax

37 GOPP Goal Oriented Project Planning Metodo di lavoro di gruppo con cui un facilitatore neutrale conduce incontri di lavoro in cui gli stakeholder di un progetto intervengono in maniera partecipativa nei diversi momenti del suo ciclo di vita PCM Si applica alla gestione di progetti a più attori

38 ES. PROJECT CHARTER Cod. prog. Committente ( descrizione) Sponsor PM Scope Contesto di riferimento Obiettivi Periodo di riferimento Organizzazione coinvolta Costo complessivo

39 Conclusioni ringrazia per l attenzione fabiola.detoffol@studiop3.eu