Project Management Office Sistemi Informativi - Governo IT

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1 Project Management Office Sistemi Informativi - Governo IT Giuseppe Cuniberto / Giuliana Tarsitano Una roadmap sostenibile verso il miglioramento aziendale

2 Profilo Istituzionale Gruppo Reale Mutua La Società Reale Mutua di Assicurazioni è la più grande Compagnia assicurativa italiana costituita in forma di mutua. Nata nel 1828, Reale Mutua, la Società evidenzia una solidità tra le più elevate del mercato, testimoniata da un indice di solvibilità che si attesta al 473%. Con oltre dipendenti e 350 agenzie distribuite in tutta la penisola, Reale Mutua è anche capofila di un Gruppo presente in Italia e in Spagna, che impiega circa persone e tutela più di tre milioni di assicurati, avendo attestato nel 2010 una raccolta premi di 3,4 miliardi di euro.

3 La Governance IT Nel corso del 2010 la Direzione Sistemi Informativi è stata oggetto di una consistente riorganizzazione che, fra le novità più importanti, ha istituito una Unità Organizzativa di Governance IT. Gli obiettivi principali di tale area sono i seguenti: Identificare i principali KPI di riferimento (operativi e strategici) e raffrontarsi con i principali benchmark di mercato Monitorare l allocazione della forza lavoro e gestire il budget complessivo (60 M circa FTE Interni) Introdurre metodologie e strumenti per un ottimale controllo dei progetti/attività.

4 Allo stato attuale i Sistemi Informativi di Reale Mutua Assicurazioni prevedono nella propria organizzazione due PMO: il primo assegnato alla gestione delle Change di Manutenzione Evolutiva il secondo dedicato ai Progetti Strategici (di Trasformazione) Contesto organizzativo CIO Trasformazione IT Manutenzione Evolutiva Demand Management PMO PM / Focal Point Execution PMO Esercizio IT Oltre che per la collocazione in organigramma, i due PMO si distinguono per ambito operativo e stile organizzativo.

5 Le criticità PUNTI DEBOLI CONSEGUENZE Difficoltà nell allocazione efficace ed efficiente delle risorse Capacità decisionale depotenziata nei confronti delle richieste del Demand Velocità di risposta non sempre adeguata nei confronti del Demand Assenza di una pianificazione e un avanzamento operativo standardizzati Assenza di governo per ciò che concerne l andamento operativo delle attività (Evolutiva /Progetti) con evidente difficoltà del rispetto dei tempi, del budget e delle capacità assegnate Non gestione dei Progetti attraverso una metodologia consolidata Visione frammentata delle attività e inefficienze organizzative

6 Obiettivi Allocazione efficiente ed efficace delle risorse produttive Consolidamento del processo di Consuntivazione Attivazione di un processo sistematico di avanzamento operativo (gestione di effort, completamento attività, tempi, criticità) Gestione standardizzata dei Progetti (strategici e ordinari) Gestione sistematica del processo di Monitoraggio e Controllo Scelta e adozione di uno strumento aziendale di PPM Governo puntuale dei Portafogli Progetti e delle Release

7 Obiettivi (Processo) Pianificazione Previsiva e Gestionale (introdotta per le Release, sarà estesa ai Progetti) Aggiustamenti alla capacità Piano previsivo Risorse Budget Stima capacità produttiva Capacità per skill Capacità per skill Richieste di ME Stima delle richieste evolutive Piano previsivo Pianificazione Previsiva Governo della capacità Piano gestionale Richieste di ME fuori MP Aggiustamenti al Piano gestionale Approvazione Piano Gestionale e MP Master Plan ME CAB Pianificazione Gestionale

8 La roadmap Q Q Project Oversight - Project Office (G. Hill) Process Control - Basic PMO (G. Hill) Preparazione Convergenza Adozione Definizione e Raccolta Capacità Produttiva Pianificazione Previsiva e Gestionale Resource Management Release Management Time Management Change Management Monitoraggio e Controllo Project Management Portfolio Management Time Management (improvement) Change Management (improvement) Monitoraggio e Controllo (improvement) Demand Management (improvement) Project Management (improvement) Portfolio Management (improvement) Change Management (improvement) Monitoraggio e Controllo (improvement)

9 La roadmap (Preparazione) 1 Preparazione Convergenza Adozione Definizione della struttura dei gruppi di lavoro delle Linea Applicativa IT (LIT) su cui censire la capacità produttiva e governare l'allocazione delle Change. Censimento dei gruppi di lavoro per Skill affini (Analisti, Sviluppatori, Tester), e mappatura a più Budget Capacità Risorse Skill Change evolutive Release Master Plan livelli (Sistemi Applicativi, Centri di Costo, fino alle prime linee IT). Tutte le risorse interne, quelle in Body Rental e in Outsourcing appartenenti alle LIT di sviluppo sono censite in termini di FTE disponibili

10 La roadmap (Preparazione) 1 Preparazione Convergenza Adozione La capacità complessiva di ogni Skill è ottenuta dall aggregazione delle capacità delle singole risorse che vi afferiscono, e mensilizzata sul calendario delle release con un profilo di disponibilità realistico Le stime di ciascuna Change sono espresse sulla base degli Skill precedentemente definiti La valorizzazione economica della capacità è ripartita per ciascun CdC e confrontata con il budget previsto An.SIGEA.DanniAuto Sv.SIGEA.DanniAuto Allocazione effort ottimale Sovrallocazione critica Release Change

11 La roadmap (Preparazione) 1 Preparazione Convergenza Adozione La raccolta delle capacità produttive consente che la produzione del Master Plan avvenga nel rispetto dei vincoli di capacità, budget, priorità e utilizzo efficiente delle risorse (per Skill) Visibilità immediata sul corretto utilizzo della capacità

12 La roadmap (Preparazione) 1 Gestione della capacità produttiva per linea applicativa (introdotta per le Release, sarà estesa ai Progetti)

13 La roadmap (Preparazione) 1 Preparazione Convergenza Adozione Attivazione di un nuovo Processo di Controllo delle Richieste di Evolutiva non programmate durante il corso del 2012 (CAB) I CAB sono programmati con frequenza quindicinale. Entro una settimana prima di ogni CAB (cut-off) tutte le richieste accumulate nelle due settimane precedenti vengono raccolte per essere trattate dal CAB. Tutte le richieste che pervengono dopo il cut-off verranno raccolte per essere trattate nel CAB successivo. cut-off CAB n cut-off Change gestite nel CAB n Change gestite nel CAB n+1 CAB n+1

14 La roadmap (Convergenza) Preparazione 2 Convergenza Adozione Al fine di raggiungere una efficienza organizzativa e una allocazione ottimale delle risorse, dei Progetti (ordinari e strategici) e delle Change Evolutive, nel rispetto delle capacità di budget e delle strategie e politiche aziendali, si è giunti vs una fusione dei 2 PMO CIO Progetti Ordinari/Strategici Manutenzione Evolutiva Demand Management PMO PM / Focal Point Execution Esercizio IT

15 La roadmap (Convergenza) Preparazione 2 Convergenza Adozione Gestione standardizzata dei Progetti (processi e metodologia) Scelta e adozione di un tool aziendale di PPM PPM focalizzato alla massimizzazione del valore del Portafoglio generato dal completamento dei Progetti e delle attività non progettuali (es. Manutenzione Evolutiva) Progetti Release Domanda Pianificazione Previsiva e Gestionale Capacità (Risorse, ) Project Management Not Project Work Processo di consuntivazione diffuso e completo, sia per le Release (Manutenzione Evolutiva) che per i Progetti Change Management esteso a tutto il Portfolio APM Workflow Reporting Document Repository Processo di Monitoraggio strutturato

16 Conclusioni Processo di Change Management importante su una struttura che metabolizza i cambiamenti molto lentamente (Enterprise Environmental Factors) Forte supporto degli Executive e del Top Management Evidenze Azioni Favorire una transizione fluida (assessment individuali, drill-down dei processi organizzativi, miglioramento dei canali di comunicazione) Misurazione tangibile dei risultati per dare valore ai benefici attesi Gli impatti sulle persone sono elevati e necessitano un commitment da parte di tutti Formalizzazione e introduzione necessaria di processi e best-practice riconoscibili Coaching e strumenti per un supporto mirato (rafforzamento del senso di appartenenza) Training del personale e Certificazioni Il coinvolgimento a tutti i livelli aumenta la probabilità di successo Diffusione della cultura aziendale e di Progetto 05/03/2012