Oggetto ed obiettivi dell applicativo di riferimento (sperimentato ed in uso per

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1 SISabile: caratteristiche tecniche e funzionali Una piattaforma software per la sperimentazione e l acquisizione di abilità operative nella gestione del percorso diagnostico-terapeutico assistenziale del S.I.S. e della Cartella Clinica Informatizzata. FINALITA : - presentare e descrivere situazioni concrete di operatività correlate all apprendimento dei principali concetti, principi e procedure definiti nel syllabus ECDL HEALTH - simulare e sperimentare, in diversi contesti operativi (e funzionalità dei SIS), la soluzione di problemi nell esecuzione dei compiti caratteristici dei diversi ruoli professionali - supportare l acquisizione di abilità nell uso di strumenti di gestione informatizzata L ambiente programmato descrive e rappresenta il percorso di una molteplicità di pazienti in diversi ambiti specialistici ed il complesso delle attività correlate al processo diagnostico terapeutico assistenziale attivato in relazione alla diversa casistica trattata. Il percorso si sviluppa attraverso molteplici e diversificati momenti di attività che coinvolgono diversi attori (il personale di segreteria e amministrativo, il personale infermieristico, il personale medico). Oggetto ed obiettivi dell applicativo di riferimento (sperimentato ed in uso per la gestione del percorso DSA dei paziente presso l USSL 6 di Vicenza Osp. S. Bortolo) L applicativo, preso a riferimento per la progettazione della piattaforma didattica di sperimentazione ed esercitazione di abilità operative sui sistemi informativi automatizzati, implementa un sistema di gestione clinico disegnato su percorsi di diagnosi e cura (medico, chirurgico, oncologico) finalizzati a garantire uniformità, continuità e documentazione a tutte le attività svolte. L ambiente di lavoro è programmato in una logica di informatizzazione orientata al paziente con lo scopo di mettere a disposizione delle diverse figure professionali che interagiscono nella gestione del paziente, strumenti di raccolta, elaborazione e comunicazione finalizzati migliorare l efficienza gestionale e la qualità clinica ( clinical governance e outcome ).

2 In particolare l insieme delle funzioni programmate e disponibili nei diversi ambienti mette in grado di: - organizzare la raccolta dei dati in funzione del percorso del paziente a seguito anche di una revisione e razionalizzazione dei processi - consentire una corretta identificazione e registrazione dei dati del paziente nell ottica di ricostruire la storia clinica completa di soggetti e patologie dalla presa in carico alla riabilitazione - controllare la qualità e completezza dei dati registrati attraverso verifiche immediate di congruenza, la generazione automatica di indici e parametri calcolati, l aiuto ed il supporto, attraverso liste di selezione e tabelle in linea, al processo di codifica di alcuni dati strutturati secondo gli standard internazionali e aziendali (nomenclatori regionali, prontuari, ICD9, SNOMED ) - garantire l accesso diversificato, in base ai diversi livelli di autorizzazione e ruoli professionali, ai dati clinici, sanitari e amministrativi del paziente in tutti gli ambiti in cui si sviluppo il percorso assistenziale - consentire una corretta e tempestiva programmazione delle attività diagnostiche (prescrizione di esami e prestazioni diverse) e terapeutiche (prescrizione farmaci e attivazione di profili di cura) - supportare le decisioni del medico e del personale infermieristico al momento - della diagnosi e della programmazione di terapia - consentire una attenta valutazione del percorso assistenziale, diagnostico terapeutico, attraverso funzioni assistite di analisi dei dati, rappresentazione, anche grafica, di popolazioni ed eventi, reporting personalizzato ed estrazione per scopi di studio epidemiologico - supportare la realizzazione dei flussi informativi aziendali ed istituzionali allo scopo di assolvere al debito informativo nei confronti di direzioni ed enti regionali e/o nazionali - garantire la tracciabilità delle operazioni ed attività svolte per ricostruire i percorsi reali, monitorare le prestazioni erogate, far emergere errori e anomalie in relazione alle linee guida predefinite - gestire il paziente ambulatoriale 1 - ambulatori integrati, protetti, day service ed integrarsi localmente al percorso di ricovero, che si genera a fronte di programmazione di interventi chirurgici e gestione di situazioni critiche - snellire la comunicazione con le altre U.O. (richieste di esame, acquisizione e trasmissione di referti) e tra i diversi ruoli professionali anche attraverso un sistema di messaggistica interno (invio programmato di mail) 1 Il percorso operativo disegnato è limitato all ambito ambulatoriale (ospedaliero, ma al bisogno, anche territoriale) supportando il processo di gestione di un problema di salute nel suo percorso di follow-up (tipico delle patologie croniche), pur essendo programmato per forme di interazione ed integrazione a livello di ricovero e cure domiciliari (medico di base, ADI)

3 - supportare la gestione di tutte le tappe del percorso del paziente: o accettazione e registrazione anagrafica o prenotazione prestazioni, visite ed esami o registrazione visite diagnostica, di controllo, di cura o prescrizione esami e farmaci e stampa impegnative o documentazione e stampa richieste, moduli e certificati o pianificazione attività e rendicontazione (fogli di lavoro) o gestione flussi informativi interni ed esterni all azienda sanitaria o analisi ed elaborazione di dati, sintesi e rappresentazione anche grafica o reporting ed export per diversi scopi di comunicazione Di seguito sono elencati i principali percorsi operativi programmati. ACCETTAZIONE e REGISTRAZIONE pazienti Il paziente viene accettato e registrato nel sistema di gestione informatizzato attraverso uno o più dati identificativi semplici. L identificazione univoca è garantita attraverso il codice fiscale che verrà registrato, dall accettazione in poi, su tutti i documenti nella forma di codice a barre consentendo un accesso immediato alla cartella del paziente da tutte le postazioni di lavoro tramite lettura del tesserino sanitario o del codice stampato sulla cartella con l utilizzo di un lettore di barcode. In caso di primo accesso, per i nuovi pazienti, è disponibile una funzione di registrazione e acquisizione automatica dei dati dall'anagrafe centralizzata con assegnazione di un identificativo univoco in modo da garantire l accesso corretto alle informazioni registrate in tutti i successivi passaggi (percorso), evitando duplicazioni e riducendo al minimo il rischio di errata identificazione. Per garantire coerenza ai dati inseriti e uniformità all operazioni di identificazione e registrazione dei dati, l operazione di accettazione di un nuovo paziente è riservata alla figura del referente anagrafico. PERCORSO AMBULATORIALE DI CURA PRENOTAZIONE SU AGENDA ELETTRONICA Il passaggio successivo all accettazione è rappresentato dalla prenotazione della prima visita su agenda elettronica nei giorni prefissati in base alla disponibilità programmata. Al personale di segreteria si rende disponibile un accesso rapido ai posti disponibili in ambulatorio per le prime visite ed al paziente viene assegnata una prenotazione sulla base della cartella generata in fase di accettazione con possibilità di registrare delle note come promemoria per la data programmata.

4 Alla prenotazione segue, in automatico, la generazione di una prestazione ambulatoriale (per scopi di rendicontazione interna) che, in caso di necessità, potrà anche consentire la stampa di una impegnativa da parte del medico in ambulatorio. VISITA diagnostica Il percorso si articola intorno a differenti operazioni ed attività: A. identificazione del paziente B. registrazione della prestazione ambulatoriale C. generazione automatica della cartella cartacea comprendente almeno: - il FRONTESPIZIO - la SINTESI CLINICA Il paziente preso in carico dalla struttura diagnostica potrà poi seguire due differenti percorsi di follow-up, in base alle caratteristiche della patologia rilevata, al suo stadio clinico, alla sua evoluzione nel tempo: I. Percorso di CONTROLLI PERIODICI II. Percorso di CURE Nel primo caso il paziente verrà monitorato attraverso la programmazione di controlli periodici a distanza, mentre nel secondo caso sarà inserito in uno o più percorsi di cura (protocolli terapeutici, profili di cura - PIC) in base alle esigenze di trattamento della patologia diagnosticata. Percorso di CONTROLLO PERIODICO VISITA DI CONTROLLO AMBULATORIALE Ad ogni visita il medico compila un DIARIO clinico con le risultanze del controllo avendo a disposizione, in automatico, il diario della visita precedente. Successivamente PRENOTA, su AGENDA ELETTRONICA (specifica agenda programmata per le visite di controllo a distanza), la prossima visita nella modalità e forma indicate in altra parte del documento. La visita di controllo si conclude con la generazione automatica e la stampa di un REFERTO (successivamente trasmesso al repository aziendale) e della LETTERA AL CURANTE sulla base di un modello predefinito. Percorso di CURA REGISTRAZIONE DATI CLINICI Per i pazienti che necessitano di cure farmacologiche e/o altre forme di interventi e terapie, il medico programma, al momento della visita, il protocollo terapeutico più idoneo

5 sulla base delle caratteristiche della patologia (esame obiettivo, sintomi, diagnosi) e comunque delle linee guida disponibili in letteratura o proposte dalla normativa regionale. La scelta del profilo di cura è guidata e vincolata al codice ICD9 della diagnosi patologica all interno di un elenco predefinito di schemi di cura preorganizzati. PRESCRIZIONE PRESTAZIONI e STAMPA IMPEGNATIVE Eventuali esami strumentali necessari al processo di controllo dello sviluppo di malattia potranno essere programmati e prenotati anch essi sulla base della diagnosi e/o delle linee guida disponibili e dell integrazione delle migliori prove scientifiche provenienti dalla ricerca con l esperienza clinica e i valori del paziente (EBM). Il medico potrà quindi disporre di una funzione rapida attraverso la quale selezionare una o più prestazioni dal nomenclatore regionale, registrarne la prenotazione in cartella (per la successiva conferma di prenotazione a CUP e acquisizione di data e ora effettivamente disponibili) e stamparne le impegnative in ambulatorio suddivise per branca. Allo stesso modo potrà essere effettuata la programmazione e prescrizione di farmaci sia su Prontuario Ospedaliero (farmaci consegnabili direttamente al paziente dalla farmacia interna e/o dal reparto), sia su Prontuario Nazionale (per l'acquisto in farmacie esterne) con possibilità di produzione e stampa del FILE F. La disponibilità di modelli standardizzati relativi alla modulistica in uso potrà altresì consentire di generare in automatico le richieste interne di esami ai diversi servizi diagnostici ovvero di produrre i piani terapeutici richiesti dalle procedure nazionali (AIFA). DIARIO E LETTERA AL CURANTE L ultima attività richiesta al medico sarà quella di aggiornare il DIARIO clinico in cartella (sulla base delle risultanze memorizzate alla visita precedente) e stampare in automatico il REFERTO e la LETTERA AL CURANTE basata, anche in questo caso, su uno specifico modello predefinito od anche di predisporre il modulo di CONSENSO (accordo informativo e consenso informato al trattamento) da far firmare al paziente. STORIA DEL PAZIENTE In qualunque momento il personale (medico e/o infermieristico) ha la possibilità di stampare uno o più documenti relativi alla storia del paziente ed in particolare: - le presenze ambulatoriali - le attività predisposte

6 - il diario clinico cumulativo nel tempo - eventuali ricoveri intervenuti - i farmaci prescritti - le note o il diario infermieristico Ognuno di questi documenti può essere creato in riferimento ad un periodo definito (un giorno oppure un periodo più lungo) oppure può essere stampato in modo completo, da quando il paziente è stato preso in carico fino al giorno corrente. PROGRAMMAZIONE delle ATTIVITA AMBULATORIALI All attività di programmazione di visite, esami e cure svolta dal medico in ambulatorio segue una non meno importante attività di pianificazione organizzativa del lavoro, realizzato in segreteria o svolto nelle diverse sale di attività infermieristica. L operatività del medico in ambulatorio è infatti supportata e integrata dalla registrazione e revisione delle prestazioni programmate e dalla prenotazione sul sistema informatico del Laboratorio di Analisi e del CUP delle attività programmate con successivo aggiornamento di date e orari nella cartella del paziente. Allo stesso modo sono controllate ed eventualmente riprogrammate, le prestazioni prenotate in agenda in modo da recuperare eventuali situazioni rimaste in sospeso (per vincoli di organizzazione delle sale o situazioni impreviste), ottimizzare l organizzazione delle diverse attività, spostare eventuali appuntamenti su richiesta del paziente o per esigenze organizzative interne (stampando dei promemoria per ricordarsi di comunicare le variazioni), ovvero per eliminare attività non più erogabili in caso di problemi clinici intervenuti. Registratone PRESENZE caratterizzazione delle prestazioni di natura ambulatoriale con la specialistica di riferimento per le specifiche esigenze del paziente Programmazione PRESTAZIONI ambulatoriali prenotazione delle visite su agenda elettronica programmata sulla base della disponibilità di risorse e medici e/o della richiesta di disponibilità a CUP. L'agenda elettronica consente di avere una visione completa, giornaliera e settimanale, dell'impegno dei diversi ambulatori e/o medici dell' UO, di pianificare attività diverse (su diverse agende), definire orari e prestazioni specifiche, corredare ogni prenotazione con note di lavoro e promemoria; programmazione di prestazioni ambulatoriali diverse (medicazioni, misurazioni pressorie, infusioni...) con la possibilità di schedularne la ripetitività nel tempo a livello giornaliero, settimanale, mensile;

7 programmazione di esami di laboratorio e prestazioni anche in relazione ai GRUPPI di PRESTAZIONI predefinite (PACC) come richiesto dalla nuova normativa regionale e nazionale sui percorsi di assistenza. Stampa FOGLI DI LAVORO Il sistema consente di stampare, il giorno precedente, i fogli di lavoro delle diverse attività infermieristiche e mediche: - piano di lavoro prelievi del giorno - piano di lavoro cure suddivise per sale - piano di lavoro visite ambulatoriali suddivise per i diversi ambulatori REGISTRAZIONE ESEGUITO Alle attività eseguite nelle diverse sale segue la loro siglatura (NON ESEGUITO) in modo da bloccare l invio a CUP delle attività non erogate e predisporre allo stesso tempo la registrazione, sempre a CUP, dell ESEGUITO NON PRENOTATO con il rilevamento, tramite lettore di codici a barre, del numero di impegnativa sui diversi documenti prodotti in fase di programmazione delle prestazioni in ambulatorio. CERTIFICAZIONI e PROMEMORIA per il paziente Tutta l attività viene registrata in cartella e le prestazioni associate ai diversi percorsi di cura o interventi programmati in ambulatorio cure sono generate in automatico così come quelle riferite alle prenotazioni in agenda delle visite od ancora in fase di programmazione di controlli strumentali o di registrazione degli esami di laboratorio con lo scopo di utilizzarle per generare sintesi e promemoria per il paziente (relative alle diverse giornate e orari in cui dovrà presentarsi per esami e cure) ovvero per stampare la certificazione richiesta dai pazienti per le assenze dal lavoro ed altre finalità di documentazione. CONSEGNA diretta FARMACI Al personale infermieristico è delegata la gestione della consegna diretta dei farmaci con registrazione puntuale e sistematica delle confezioni consegnate al paziente sulla base della prescrizione medica (la gestione consegna farmaci consente una visione, anche storica, delle prescrizioni mediche e delle precedenti consegne effettuate al paziente). Alla fase di registrazione segue la stampa dei rapporti di consegna farmaci (giornalieri e/o periodici) a documentazione delle transazioni effettuate e degli operatori che hanno gestito le operazioni al fine di un più attento controllo e governo dei consumi effettuati nel tempo (flussi FILE F e fase3 verso la Farmacia e Direzione Amministrativa in base alle norme di legge).

8 Nell applicativo è stata anche inserita la sperimentazione di un percorso di valutazione dell aderenza alla terapia da parte dei pazienti (con particolare riguardo a patologie croniche complesse ed all uso di farmaci ad alto costo) anche attraverso un percorso educativo ed un complesso di interventi sulle diverse criticità gestito direttamente dal ruolo infermieristico allo scopo di aumentare il successo e l efficacia terapeutica. FLUSSI INFORMATIVI e integrazione con le altre procedure aziendali Il collegamento con l'anagrafica centralizzata per le operazioni di ACCETTAZIONE consente, quando unificate le diverse posizioni dello stesso paziente eventualmente ancora presenti e comunque a seguito di identificazione e link tra l'anagrafica locale e quella centralizzata, un flusso informativo diretto e automatico con diversi scopi: acquisizione nella cartella informatizzata dei referti degli esami strumentali scaricati dai diversi servizi nel repository aziendale; trasmissione automatica dei referti delle visite effettuate al repository aziendale in modo da renderne disponibili le risultanze agli altri servizi e/o ambulatori (in futuro al medico di base); trasmissione automatica delle impegnative delle prestazioni programmate a Cup secondo i tempi e le modalità previste dalla normativa vigente. STATISTICHE e GOVERNO dei diversi fenomeni La disponibilità di funzioni specifiche che consentono di generare QUERY personalizzate utilizzando molteplici e differenti criteri di ricerca su tutta l'attività generata (pazienti e differenti casistiche, presenze e differenti prestazioni e specialistiche, specifiche prestazioni, prenotazioni, prescrizione di farmaci, consegne di farmaci, liste di attesa per le U.O. di chirurgia), la rappresentazione delle diverse situazioni in forma GRAFICA e la generazione di REPORT di stampa consentono di monitorare costantemente e dettagliatamente la caratteristiche dei diversi fenomeni e situazioni per gestire e pianificare efficacemente le risorse. I dati reperiti attraverso le query potranno essere esportati in differenti formati (EXCEL, ACCESS, XML, testo ASCII) per successive elaborazioni e comunque per assolvere al debito informativo nei confronti delle regione ad altre istituzioni come previsto dalla normativa per molte e specifiche patologie.