GUIDA ALL UTILIZZO DEL SISTEMA INFORMATIZZATO PER LA GESTIONE DELLE ATTIVITA FORMATIVE REGIONE SARDEGNA

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1 Stampato il 13/07/2012 pagina 1 di pag. 38

2 1. ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE MENU DI GESTIONE PROCEDURA DI ACCREDITAMENTO FORMAZIONE RESIDENZIALE Corsi Regionali: inserimento corso Corsi Regionali: calcolo del credito Corsi Regionali: Accreditamento Aggiornamento formazione: inserimento professioni ecm dopo accreditamento corso GESTIONE EDIZIONI Inserimento nuova edizione (FASE A B) Sede e Orari (FASE C) Gestione iscrizione on line Elenco Partecipanti (FASE D) ISCRIZIONI Iscrizioni: aula Iscrizioni: area free Iscrizioni: overbooking Conferma Partecipanti (FASE D) Registro Presenze (FASE E) Valutazione Apprendimento (FASE F) Gradimento corso (FASE F) Chiusura dell edizione (FASE G) Chiudi gestione Docenti (FASE G) Chiudi Gestione Presenze (FASE G) Sblocca edizione Area Utilità, Download, Stampa Stampato il 13/07/2012 pagina 2 di pag. 38

3 5.13. Stampa Attestati (FASE H) REPLICA CORSO CORSI IN SEDE: NON ACCREDITATI Inserimento Gestione edizioni Stampa attestati corsi non accreditati ANAGRAFICHE/ISCRITTI Partecipanti Esterni al Sistema Sanitario Regionale Altre Figure Esterne al Sistema Sanitario Regionale e al Provider Inserimento del Curriculum docenti WEB MAIL Nuovo messaggio Selezione dei destinatari Stampato il 13/07/2012 pagina 3 di pag. 38

4 1. ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE Come entrare nell applicativo inserire il proprio Utente inserire la Password selezionare Vai Inserimento credenziali di accesso Procedura di cambio password La procedura consente la modifica della password di accesso per l'utenza attiva. La maschera di cambio richiede l'inserimento della vecchia password, della nuova password e la conferma della nuova password, e quindi digitare SALVA. Nel caso in cui la password al momento del login risultasse già scaduta l applicativo rimanda automaticamente all operazione del cambio password Nel caso in cui si voglia cambiare la password in anticipo rispetto alla scadenza è necessario selezionare la voce Cambio Password nella Home. Una volta comparsa la maschera per il cambio password, è sufficiente attenersi alle indicazioni richieste. Stampato il 13/07/2012 pagina 4 di pag. 38

5 2. MENU DI GESTIONE Nel menù a tendina sono presenti le legate ai principali processi di gestione dell attività formativa: HOME CORSI IN SEDE FUORI SEDE ANAGRAFICHE GESTIONE ECONOMICA ATTIVITA MONITORAGGIO ATTIVITA MONITORAGGIO PROFESSIONISTI MONITORAGGIO ECONOMICO ATTESTATI WEB MAIL LOGOUT Per uscire correttamente dal sistema, utilizzare questa funzionalità prima di chiudere Internet Explorer, o di navigare in altri siti internet o di chiudere la connessione ad internet, altrimenti il sistema impedirà l accesso per i successivi venti minuti. 3. PROCEDURA DI ACCREDITAMENTO FORMAZIONE RESIDENZIALE Il processo di accreditamento di un corso di formazione residenziale si articola nelle seguenti fasi: 1. Inserimento nuovo corso; 2. Calcola crediti; 3. Accreditamento 3.1. Corsi Regionali: inserimento corso Per iniziare l inserimento corso con Accreditamento Residenziale si accede dalla voce CORSI IN SEDE la seconda del menù a tendina cliccando REGIONALI Residenziali Stampato il 13/07/2012 pagina 5 di pag. 38

6 Si entra in CORSI REGIONALI da dove selezionare maschera di accreditamento dove poter inserire i dati Inserisci Corso Residenziale. Si accede così alla DATI GENERALI DEL CORSO CODICE ECM: il numero che identifica il provider è già memorizzato; al momento dell accreditamento verrà assegnato in automatico un progressivo univoco per ogni corso. TIPOLOGIA DEL CORSO: indica se si tratta di un Progetto Formativo aziendale (PFA, possono iscriversi i dipendenti/convenzionati del provider), Evento Formativo Residenziale (EFR, possono iscriversi tutti i dipendenti/convenzionati del provider e tutti gli esterni). TIPOLOGIA EVENTO: Il sistema richiede di determinare una delle modalità per svolgere il momento formativo: La scelta determina anche la durata minima del corso. Il sistema considererà errore una durata che non dovesse almeno raggiungere il monte ore stabilito. TITOLO EVENTO: digitare il titolo del corso. STATO EVENTO: il sistema visualizza la dicitura inserito. In base all avanzamento delle fasi ci sarà la dicitura inserito e poi accreditato con le rispettive icone DURATA (ORE): il sistema aggiorna automaticamente questo campo in base alle ore del corso che saranno inserite successivamente N PARTECIPANTI (per edizione): inserire il numero di partecipanti per edizione. N EDIZIONI: inserire il numero di edizioni previste. DATA INIZIO: inserire la data della prima giornata del corso. Il corso deve essere necessariamente accreditato 30 giorni prima di tale data. DATA FINE: inserire la data dell ultima giornata del corso. Stampato il 13/07/2012 pagina 6 di pag. 38

7 ANNO PIANO FORMATIVO: il sistema imposta come dato l anno corrispondente alla data inizio del corso; è tuttavia possibile modificare l anno. DIRETTORE DEL CORSO: inserire il nome del responsabile del processo di gestione dell attività formativa (aspetti metodologici e veridicità dei dati dichiarati) LUOGO DI SVOLGIMENTO: dal relativo tasto cerca, è possibile inserire un luogo da quelli memorizzati. In automatico si riempiono i campi relativi a Città, Sede e Provincia. Se il luogo di svolgimento non è inserito nel punto elenco, si può inserirlo cliccando sul tasto, riempire gli spazi vuoti della finestra che appare. I dati salvati appariranno nel punto elenco da dove si potrà selezionare il luogo. PROVENIENZA PRESUMIBILE DEI PARTECIPANTI: selezionare se la maggioranza dei partecipanti potrebbe essere Locale, Regionale, Nazionale, Internazionale QUONTA DI PARTECIPAZIONE: inserire l importo qualora fosse previsto una quota d iscrizione all evento formativo. IL CORSO DI FORMAZIONE È ORGANIZZATO IN COLLABORAZIONE CON ALTRO FORNITORE? Selezionare la scelta con un clic su una delle opzioni; se si seleziona si compare automaticamente il tasto ORGANIZZATORI mediante il quale si possono inserire gli organizzatori È PREVISTA LA PRESENZA DEL TUTOR? Selezionare l opzione prescelta: se si appare automaticamente il tasto TUTORS che permette il loro inserimento con la stessa gestione di docenti/relatori e responsabili scientifici IL CORSO DI FORMAZIONE ADEMPIE AD OBBLIGHI NORMATIVI? Selezionare l opzione prescelta: se si appare automaticamente il tasto CERCA che permette l inserimento del riferimento alla categoria dell obbligo formativo. È PREVISTA LA PRESENZA DELLO SPONSOR? Selezionare l opzione prescelta: se si appare automaticamente il tasto SPONSOR che permette il loro inserimento. Nel caso in cui il nominativo dello sponsor non si trovi in elenco e possibile inserirlo dal menù a tendina anagrafiche al link sponsor e successivamente richiamarlo dall elenco della maschera di accreditamento. SONO PRESENTI ALTRE FORME DI FINANZIAMENTO: consente la possibilità di registrare la presenza di altre forme di finanziamento AUTOCERTIFICAZIONE ASSENZA FINANZIAMENTI: La funziona Allega file consente di allegare la dichiarazione di assenza di finanziamenti. DOCENTI/RELATORI: il tasto permette di accedere alla maschera in cui caricare i nominativi: si inseriscono negli appositi spazi le prime lettere del cognome e del nome. Cliccando il tasto cerca si avvia la ricerca che permette di selezionare il/i nome/i interessato/i. Nell elenco delle anagrafiche docenti si trovano tutti i nominativi che appartengono al sistema sanitario regionale ed i docenti inseriti come esterni, nell aggiungere un nominativo nell anagrafica esterna si dovrà prima andare alla voce anagrafiche del menù a tendina, scegliere il link altre figure esterne ed inserire il nominativo. Il curriculum del docente (sia dipendente del sistema sanitario regionale che esterno) si allega a sistema sia dalla maschera dei docenti dal link cv o andando nel menù a tendina anagrafiche nel link altre risorse esterne. RESPONSABILI SCIENTIFICI: è il garante dei contenuti dell evento formativo e della loro valenza scientifica. La scelta dei nominativi avviene con le stesse modalità con cui si scelgono i docenti. Stampato il 13/07/2012 pagina 7 di pag. 38

8 SCELTA DEGLI OBIETTIVI: è la sezione che permette di inserire gli obiettivi prescelti AREA/OBIETTIVO FORMATIVO: cliccando sul tasto CERCA, si accede ad un elenco, e la scelta sul singolo obiettivo regionale verrà effettuata con un click sull obiettivo individuato. ACQUISIZIONE COMPETENZE TECNICO-PROFESSIONALI: la compilazione del campo avviene in maniera manuale. PROFESSIONI COINVOLTE: è la sezione che permette di selezionare le professionalità a cui è rivolto il corso, secondo l area di appartenenza della professione. ECM (SANITARIE): cliccando sul tasto CERCA, si accede ad un elenco, e la scelta sulla singola professione ECM verrà effettuata con un click sulla professione individuata. Per aggiungere ulteriori professioni cliccare su e ripetere la procedura fin tanto che non sono state inserite tutte le professioni previste. NON ECM (SANITARIE - TECNICO AMMINISTRATIVE): cliccando sul tasto CERCA, si accede ad un elenco, e la scelta sulla singola professione NON ECM verrà effettuata con un click sulla professione individuata. Per aggiungere ulteriori professioni cliccare su e ripetere la procedura fin tanto che non sono state inserite tutte le professioni previste. METODI DIDATTICI: Sulla base delle Finalità che vengono prese in considerazione, devono essere valorizzate le caselle nelle quali inserire le ore di ciascun metodo. Inoltre si attiva un controllo che non ammette un orario inferiore a quello consentito dalla tipologia dell evento. Si aggiorna in automatico anche il campo DURATA (ORE) E' PREVISTO L'USO DELLA SOLA LINGUA ITALIANA: selezionare se è previsto o meno l utilizzo della sola lingua italiana per lo svolgimento dell evento formativo. VERIFICA PRESENZA PARTECIPANTI: Indicare quale metodologia tra quelle previste verrà utilizzata per la verifica della presenza dei partecipanti. VERIFICA DELL APPRENDIMENTO: In base alle finalità si devono selezionare le tipologie di verifica adottate. DICHIARAZIONE CONFLITTO DI INTERESSI: La funziona Allega file consente di allegare la dichiarazione di conflitto di interessi PROGRAMMA ATTIVITA' FORMATIVA: La funziona Allega file consente di allegare il programma del corso LOCANDINA ATTIVITA' FORMATIVA: La funziona Allega file consente di allegare la locandina dell evento. ESISTE UNA PROCEDURA DI VERIFICA DELLA QUALITA' PERCEPITA: Selezionare se risulta presente o meno una procedura di verifica della qualità percepita. Al termine della compilazione della maschera di accreditamento, al salvataggio della maschera (tasto SALVA) il corso viene archiviato tra gli INSERITI Al fine dell inserimento di un corso i dati minimi obbligatori da inserire sono: Tipologia evento Titolo Evento Prima Data (formato gg-mm-aaaa) Obiettivo formativo Stampato il 13/07/2012 pagina 8 di pag. 38

9 3.2. Corsi Regionali: calcolo del credito Quando si selezionano i CORSI INSERITI si visualizza l elenco di tali corsi con accanto le icone che rappresentano vie di accesso al corso con funzionalità diverse. Dopo aver selezionato il corso inserito, si procede al calcolo del credito con il tasto... Questa operazione automaticamente consente al sistema informatizzato di calcolare i crediti sulla base dell algoritmo previsto dalla normativa regionale. Al calcola crediti il sistema verifica che siano presenti le seguenti informazioni: Tipologia Corso(PFA/EFR) Titolo Evento Prima Data (formato gg-mm-aaaa) Obiettivo formativo Durata numero partecipanti professioni coinvolte metodologie verifica presenza partecipanti verifica valutazione di apprendimento Una volta eseguita l operazione del calcolo crediti è possibile accreditare il progetto. All accreditamento il sistema verifica che siano stati allegati: curricula docenti / responsabili scientifici; locandina Stampato il 13/07/2012 pagina 9 di pag. 38

10 3.3. Corsi Regionali: Accreditamento Una volta dato il CALCOLA CREDITI, è possibile gestire la MASCHERA DI ACCREDITAMENTO in due momenti distinti: Aprendo la maschera da ACCREDITA CORSO è possibile procedere all ACCREDITAMENTO del corso. Il sistema non consente di procedere all accreditamento se non risultano presenti tutte le informazioni obbligatorie Aprendo la maschera in MODIFICA TIPOLOGIA EVENTO N PARTECIPANTI METODI DIDATTICI ORE,il sistema consente di modificare i dati inseriti, tranne: All interno della maschera, per accreditare il corso: o Inserire tutte le informazioni obbligatorie richieste o selezionare il link Tramite l accreditamento il sistema assegna al corso il codice ECM Il corso può essere ricercato indicando nel filtro di ricerca Stato corso l opzione Accreditato. La funzione pubblicizza edizione futura ). consente di pubblicizzare il corso in area free (se è stata inserita almeno una 3.4. Aggiornamento formazione: inserimento professioni ecm dopo accreditamento corso Il sistema permette l inserimento di professioni ecm anche nel caso in cui il corso sia stato accreditato. L attuale gestione permette di rendere congruente la formazione (acquisizione dei crediti) ai partecipanti che nel momento dell inserimento non avevano la professione accreditata all evento direttamente da parte del provider per le edizioni non ancora chiuse. Esempio corso in stato accreditato : il corso preso ad esempio ha come professione accreditata all evento quella di fisioterapista,nell elenco partecipanti sono stati inseriti degli infermieri ( pallino rosso in quanto non aventi diritto ai crediti): se il fornitore decide di inserire anche le professioni di infermiere, la inserisce nella maschera di accreditamento: Stampato il 13/07/2012 pagina 10 di pag. 38

11 Al salvataggio della maschera, il sistema chiede di motivare la modifica Cliccando su ok il sistema automaticamente porta l utente nel campo della modifica Nel momento del salvataggio delle modifiche si visualizza la seguente maschera: Stampato il 13/07/2012 pagina 11 di pag. 38

12 In cui il sistema informa che cliccando conferma si rende congruente la formazione degli iscritti ad edizioni non chiuse. In gestione edizione elenco partecipanti, i partecipanti con professione infermiere e tecnico di laboratorio biomedico acquisiranno crediti ( non sarà più presente il punto esclamativo) L aggiornamento della formazione per edizioni già chiuse non è gestibile dal fornitore. Stampato il 13/07/2012 pagina 12 di pag. 38

13 4. GESTIONE EDIZIONI Quando si selezionano i CORSI ACCREDITATI si visualizza l elenco di tali corsi con il codice ECM e le seguenti icone: informazioni: richiama la maschera principale di caricamento, non permette di apportare modifiche tranne quelle previste (docenti, professioni accreditate all evento, luogo di svolgimento) e si possono scaricare gli allegati dall area download gestione edizioni: permette di inserire e gestire una o più edizioni del corso pubblicizza: ponendo il flag nella casellina corrispondente a questa icona il corso diventa visualizzabile in area free (solo se è stata inserita almeno un edizione in Gestione Edizioni ancora da svolgere) La Gestione Edizioni è l area funzionale del sistema che permette la gestione del processo di erogazione della formazione. Le fasi di gestione riguardano: A. CREAZIONE DELL EDIZIONE B. DEFINIZIONE DATA INIZIO E DATA FINE C. DETTAGLIO DELLE DATE E DEGLI ORARI DEGLI INCONTRI D. INSERIMENTO ELENCO PARTECIPANTI (O GESTIONE DELLE ISCRIZIONI RACCOLTE ON-LINE E/O TRAMITE REFERENTI) E. REGISTRAZIONE DELLE PRESENZE DEI PARTECIPANTI E DEI DOCENTI A CIASCUN INCONTRO F. REGISTRAZIONE DEGLI ESITI DELLA VALUTAZIONE DI APPRENDIMENTO E DEI QUESTIONARI DI GRADIMENTO G. CHIUSURA DELL EDIZIONE H. STAMPA DEGLI ATTESTATI Stampato il 13/07/2012 pagina 13 di pag. 38

14 4.1. Inserimento nuova edizione (FASE A B) L accesso alla Gestione Edizioni avviene seguendo il percorso CORSI IN SEDE CORSI REGIONALI Residenziali - ACCREDITATI. Si ricerca il corso da gestire e si accede all inizio del processo cliccando su e si visualizza la maschera ELENCO EDIZIONI Le edizioni si inseriscono mediante il tasto Inserisci Edizione per cui si visualizza automaticamente la maschera Gestione Edizioni (che presenta i dati del corso inseriti durante il caricamento) dove occorre: inserire la data di inizio e di fine dell edizione negli appositi spazi salvare Ogni altra edizione va inserita con la stessa modalità. Stampato il 13/07/2012 pagina 14 di pag. 38

15 4.2. Sede e Orari (FASE C) Per l inserimento di DATE e ORARI andare sulla griglia delle edizioni e cliccare su Sede e orari. Nella maschera Gestione Edizione che si apre è necessario selezionare il pulsante permette di caricare il dettaglio delle date e gli orari di ogni incontro per ogni edizione, che Il sistema considera un errore l inserimento di un numero di ore maggiore rispetto a quanto accreditato Stampato il 13/07/2012 pagina 15 di pag. 38

16 4.3. Gestione iscrizione on line L iscrizione on line viene attivata da gestione edizioni selezionando l icona ISCRIZIONE ONLINE: L Iscrizione Interna attiva si apre la seguente maschera: che consente di selezionare ISCRIZIONE ON-LINE, di impostare una data limite iscrizione e di inserire eventuali note e pagamenti che verranno visualizzate dall'area Free Elenco Partecipanti (FASE D) Sempre dalla maschera Gestione Edizioni il tasto ISCRIZIONI permette di inserire i partecipanti all edizione utilizzando il tasto cerca. I soggetti presenti nell archivio sono: o Dipendenti/Convenzionati dell ente organizzatore (vengono visualizzati tutti i dati anagrafici e professionali); o Dipendenti/Convenzionati di tutti i Provider della Regione che accedono al sistema (vengono visualizzati solo alcuni dati anagrafici e professionali); o Soggetti Esterni al Sistema Sanitario Regionale che hanno già partecipato ad eventi; 5. ISCRIZIONI La gestione dei partecipanti ( creazione elenco partecipanti - aula, partecipanti iscritti in area free, partecipanti iscritti in overbooking) viene gestita nella gestione dell edizione nel link iscrizioni Stampato il 13/07/2012 pagina 16 di pag. 38

17 5.1. Iscrizioni: aula La maschera di Iscrizioni presenta 3 gestioni: aula Nella prima riga della maschera sono riportate le indicazioni del corso; invia a tutti permette di inviare a tutti i partecipanti in aula l . In aula si gestisce l elenco dei partecipanti; posizionandosi sul callout, il sistema visualizza in note le informazioni riguardanti il partecipante ( data di nascita, mail se presente, ente di appartenenza) Si visualizza nell elenco la professione, il diritto ai crediti ( nel caso non si acquisissero crediti il pallino sarà rosso), l , la possibilità di inserirlo come auditor e il cestino per eliminare il partecipante dall elenco. Per inserire un partecipante in elenco si ricerca in nominativo nella maschera dedicata alla ricerca Inserendo il nominativo Stampato il 13/07/2012 pagina 17 di pag. 38

18 E cliccando sul tasto cerca Si visualizzerà il nominativo ricercato, posizionandosi sull icona scegli in note saranno riportate le informazioni ( professione, ente di appartenenza) riguardanti il nominativo, cliccando su scegli il nominativo verrà inserito in elenco Per una nuova ricerca andare su nuova ricerca Le informazioni si salvano automaticamente chiudendo la maschera Iscrizioni: area free Posizionandosi sulla collona AREA FREE Si visualizzano tutti i nominativi che si sono prescritti on line Stampato il 13/07/2012 pagina 18 di pag. 38

19 Posizionandosi sul callout il sistema visualizza in note le informazioni riguardanti il nominativo prescritto, nell elenco ci sono le informazioni rispetto alla professione del prescritto, la data di iscrizione, l , ed il cestino per l eliminazione dall elenco. Nell icona, che selezionando avrà il commento di seleziona per iscrivere Sarà possibile inserire il prescritto in elenco partecipanti In trascrivi in aula è possibile scegliere l edizione a cui iscrivere il prescritto, in iscrivi, il sistema aggiungerà il prescritto in elenco partecipanti, dopo aver selezionato ok sull alert di iscrizione. L icona di fianco ad area free permette di iscrivere insieme tutti i prescritti dell elenco 5.3. Iscrizioni: overbooking L iscrizione del prescritto dall overbooking all elenco partecipanti ha la stessa gestione dell iscrizione dall area free all elenco partecipanti Conferma Partecipanti (FASE D) Creata l edizione selezionando la riga, si visualizzano le aree per la gestione dei processi: Stampato il 13/07/2012 pagina 19 di pag. 38

20 Una volta eseguito il Conferma Partecipanti, l elenco dei partecipanti viene reso non modificabili (se non effettuando la procedura del Cancella Dati Area Utilità) Registro Presenze (FASE E) Per inserire o visualizzare la presenza di docenti/tutor e discenti: la maschera permette di registrare le presenze per ogni inserimento effettuato precedentemente, in date e orari della maschera principale. L operatore dovrà solo registrare le assenze: ciascun partecipante è considerato dal sistema presente ad ogni sessione. Stampato il 13/07/2012 pagina 20 di pag. 38

21 Solo dopo aver selezionato conferma modifiche, sarà possibile stampare i certificati di frequenza in area utilità Relativamente all inserimento delle presenze dei docenti,, cercare il nominativo prescelto. I docenti vengono selezionati dai nomi precedentemente inseriti nella maschera di accreditamento del corso). Stampato il 13/07/2012 pagina 21 di pag. 38

22 Relativamente all inserimento delle presenze dei tutor, cercare il nominativo prescelto: I tutor vengono selezionati dai nomi precedentemente inseriti nella maschera di accreditamento del corso Per la presenza del tutor si inseriscono a consuntivo le ore ed i minuti totali di presenza all edizione Valutazione Apprendimento (FASE F) Tornando nell area GESTIONE e ciccando il tasto Valutazione di Apprendimento è possibile valorizzare il campo Valutazione finale con tre alternative: positivo, negativo, non consegnata. Per un partecipante che non vede valorizzato questo campo non sarà passibile di assegnazione crediti/attestato. Stampato il 13/07/2012 pagina 22 di pag. 38

23 5.7. Gradimento corso (FASE F) Permette di inserire gli esiti dei test somministrati ai discenti a fine corso ( gradimento corso e gradimento docenti). La maschera consente di inserire i dati sia posizionandosi sulla casella e digitando il totale delle valutazioni pervenute per quella domanda sia mediante l utilizzo dei pulsantini + posti a fianco delle stesse. Il metodo più immediato per la sua verifica consiste nello scorrere la tabella grafico attivabile dal pulsante relativo in alto a destra e controllare le righe dei totali Chiusura dell edizione (FASE G) E ora possibile effettuare una verifica andando nel menù a tendina alla voce attività link registro presenze. Una volta inserito il corso e l edizione è sufficiente cliccare su Riepilogo Registro per avere una panoramica veloce che mediante le percentuali di frequenza permette di individuare eventuali errori di immissione dati Chiudi gestione Docenti (FASE G) Chiusura del corso mediante il calcolo dei crediti ECM dei docenti. Stampato il 13/07/2012 pagina 23 di pag. 38

24 Cliccando su chiudi gest.docenti il sistema calcola i crediti che i docenti acquisiscono a quel corso. Nel caso in cui prima di questa operazione l utente non abbia completato tutti i passaggi ( compilazione registro) il sistema bloccherà ( e si visualizzerà un messaggio) il calcolo del credito, altrimenti il sistema informerà l utente dell operazione che andrà a fare, cliccando su ok Nel caso in cui tutte le informazioni siano state inserite il sistema avvertirà l utente che l operazione è andata a buon fine Chiudi Gestione Presenze (FASE G) Chiusura del corso mediante il calcolo dei crediti ECM dei partecipanti che risultano formati. Stampato il 13/07/2012 pagina 24 di pag. 38

25 Cliccando su chiudi gest. presenze il sistema calcola i crediti che i partecipanti acquisiscono a quel corso. Nel caso in cui prima di questa operazione l utente non abbia completato tutti i passaggi ( compilazione registro, verifica di apprendimento) il sistema bloccherà ( e si visualizzerà un messaggio) il calcolo del credito. Selezionando esegui, Il sistema avvertirà poi l utente che l operazione è andata a buon fine. NOTA BENE: Dopo aver dato il conferma partecipanti e quindi aver attivato il registro presenze, nella maschera gestione edizioni compare in area utilità il link cancella dati. Stampato il 13/07/2012 pagina 25 di pag. 38

26 : utilizzabile per permettere l accesso nella funzione modifica (per correggere/integrare i dati inseriti) cancellando tutte le registrazioni effettuate nel registro presenze (l icona viene sostituita da ) Sblocca edizione Dopo la chiusura dell edizione, l icona consente di riaprire l edizione per apportare eventuali modifiche ai dati precedentemente inseriti. Il sistema traccia quante volte l edizione è stata riaperta visualizzando il numero di sblocchi effettuati nella colonna dell icona sopraindicata. Stampato il 13/07/2012 pagina 26 di pag. 38

27 5.12. Area Utilità, Download, Stampa In area utilità è possibile. creare il file di excel con le informazioni sul corso e sui partecipanti; dare il cancella dati ( permette prima della chiusura del corso di cancellare i dati inseriti ) stampare le etichette dei partecipanti stampare i certificati di frequenza al corso stampare i certificati di frequenza al corso In area download è possibile scaricare il programma e le verifiche di apprendimento del corso In area stampa è possibile stampare il registro presenze, le date e gli orari degli incontri, l elenco dei partecipanti e dei docenti e le valutazioni corso e docenti Stampato il 13/07/2012 pagina 27 di pag. 38

28 5.13. Stampa Attestati (FASE H) Dopo aver chiuso l edizione, nel menu ATTESTATI ACCREDITAMENTO REGIONALE, è possibile ricercare il corso (per codice ecm e n edizioni), visualizzare l elenco dei partecipanti e stampare gli attestati. 6. REPLICA CORSO Il tasto Replica Corso, presente nella prima colonna della tabella riepilogativa dei corsi accreditati a sinistra del codice del corso, viene utilizzato per poter gestire edizioni di un corso accreditato nell anno precedente 2) Conferma replica Cliccando sul tasto replica, e confermando l operazione, apparirà questa maschera: Stampato il 13/07/2012 pagina 28 di pag. 38

29 che consente, facoltativamente, di allegare un nuovo Programma e/o una nuova verifica di apprendimento ( sempre del tipo allegato nel precedente corso) cliccando sul tasto sotto il simbolo del Programma e/o verifica di apprendimento da sostituire per il corso replicato. Per replicare il corso, si deve indicare l Anno (dal menu a tendina in fondo alla finestra) e la Prima data della prima edizione (a destra dell Anno) relativi al corso replicato, quindi cliccare sul tasto per confermare. Il corso replicato sarà visibile nella categoria Accreditati dell anno in cui è stato replicato. 7. CORSI IN SEDE: NON ACCREDITATI Il sistema visualizza in automatico, con il link su CORSI IN SEDE NON ACCREDITATI, senza inserire alcun criterio di ricerca, l elenco dei corsi non accreditati inseriti dal fornitore nell anno corrente e la maschera permette la loro gestione. Stampato il 13/07/2012 pagina 29 di pag. 38

30 7.1. Inserimento Corsi Non accreditati: inserimento nuovo corso Per inserire un nuovo corso cliccare sul tasto l inserimento dei dati del nuovo corso: Inserisci Corso: la maschera che si visualizza permette Le informazioni da inserire obbligatoriamente per poter salvare la maschera sono: ANNO : inserire l anno in cui si svolge il corso PRIMA DATA: inserire la prima data prevista DURATA: inserire la durata del corso in numero di ore N PARTECIPANTI: inserire il numero dei partecipanti N EDIZIONI: inserire il numero di edizioni previste DIRETTORE DEL CORSO: inserire il nome del direttore del corso Stampato il 13/07/2012 pagina 30 di pag. 38

31 7.2. Gestione edizioni Per poter gestire le edizioni del corso è necessario allegare la locandina del corso Corsi non accreditati: inserimento e gestione edizioni Dopo questi passaggi il corso può essere gestito dall elenco tramite le icone visualizzate accanto al titolo: : per modificare o integrare i dati generali già inseriti in maschera di accreditamento :: per inserire le diverse edizioni del corso o gestirle, ovvero cliccando questa icona compare la maschera Elenco Edizioni vuota, se il corso è stato solo inserito (dati generali), o con l elenco delle edizioni che sono state caricate La gestione è uguale alla gestione delle edizioni dei corsi regionali residenziali, anche per la pubblicizzazione e l iscrizione on line. Le edizioni si inseriscono mediante il tasto Inserisci Edizione per cui si visualizza automaticamente la maschera Gestione Edizioni (che presenta i dati del corso inseriti durante il caricamento) dove occorre: inserire la data di inizio e di fine dell edizione negli appositi spazi salvare Ogni altra edizione va inserita con la stessa modalità. Tutte le edizioni relative al corso vengono visualizzate nell elenco, automaticamente aggiornato, dal tasto GESTIONE EDIZIONI. Stampato il 13/07/2012 pagina 31 di pag. 38

32 7.3. Stampa attestati corsi non accreditati Una volta chiusa l edizione, nel menu ATTESTATI CORSI NON ACCREDITATI, sarà possibile ricercare il corso (con il codice ecm) e l edizione chiusa per visualizzare e stampare gli attestati Stampato il 13/07/2012 pagina 32 di pag. 38

33 8. ANAGRAFICHE/ISCRITTI Questa sezione permette la gestione di tutti i soggetti che possono partecipare ad un corso organizzato dal provider, ovvero: o partecipanti esterni ovvero non appartenenti al Sistema Sanitario Regionale o Docenti/Tutor/Direttori/Responsabili Scientifici esterni alla struttura organizzatrice 8.1. Partecipanti Esterni al Sistema Sanitario Regionale Nella scheda Partecipanti Esterni vanno registrati i dati di tutti i soggetti che, dovendo partecipare a corsi organizzati da Fornitori accreditati della Regione, non risultano appartenenti al Sistema Sanitario Regionale. Solo quando si inserisce un partecipante ad un corso ed esso risulta non presente nel sistema, lo si può aggiungere ex-novo nell Anagrafica dei Partecipanti Esterni, facendo attenzione a riempire tutti gli spazi della maschera, in particolare quelli segnati dall asterisco che sono obbligatori. Il codice fiscale è calcolato in automatico dopo aver inserito i dati anagrafici. Stampato il 13/07/2012 pagina 33 di pag. 38

34 8.2. Altre Figure Esterne al Sistema Sanitario Regionale e al Provider Nella scheda Altre Figure Esterne vanno registrati solamente i dati di coloro che, dovendo svolgere docenza in corsi organizzati da Fornitori accreditati della regione, non risultano appartenenti al Sistema Sanitario Regionale. Allo stesso modo, in questa stessa maschera, vanno inseriti i dati dei Responsabili Scientifici, Direttori del Corso e Tutor che corrispondono alle caratteristiche di cui sopra. È di fondamentale importanza non inserire nominativi doppi e completare il più possibile le informazioni richieste (il codice fiscale è calcolato in automatico dopo aver inserito i dati anagrafici) Per ogni Figura esterna si può allegare il curriculum vitae. Dal menù a tendina si sceglie la voce Anagrafiche e si accede ad Altre Figure Esterne. Qui si possono svolgere 2 operazioni: richiamare la scheda di una Figura già inserita digitando negli appositi spazi il cognome ed il nome e cliccando sul tasto Ricerca, oppure inserire un nuovo nominativo e quindi cliccare sul tasto Nuovo docente/tutor esterno. In questo secondo caso compare una maschera come quella indicata Si inseriscono i dati anagrafici (il codice fiscale è calcolato in automatico) e si clicca su Inserisci Docente Se il docente dovesse essere già presente in anagrafica, il sistema provvederebbe ad avvisare la sua presenza. Se il codice fiscale è invece univoco, si apre la maschera. Stampato il 13/07/2012 pagina 34 di pag. 38

35 8.3. Inserimento del Curriculum docenti li curriculum dei docenti può essere inserito in 2 modalità: 1. nella fase di caricamento del corso, selezionando i docenti/relatori del corso 2. all interno della scheda Altre Figure Esterne Inserimento curriculum in fase di caricamento del corso È possibile inserire il curriculum dei docenti/relatori durante il caricamento del corso. Per inserire il curriculum, è necessario entrare nella maschera docenti/relatori attraverso il tasto, quindi si inseriscono negli appositi spazi le prime lettere o per intero il cognome ed il nome. Cliccando il tasto cerca si avvia la ricerca che permette di selezionare il/i nome/i interessato/i. È possibile verificare se il curriculum del docente/relatore è già presente attraverso le seguenti icone, poste nella colonna CV : - curriculum presente - curriculum non presente Per inserire il curriculum, cliccare sull icona curriculum non presente e quindi si apre una finestra che permette di allegare il file del curriculum del docente/relatore, che può essere richiamato dalle cartelle presenti nel computer in cui si opera mediante il tasto sfoglia. Dopo aver selezionato il documento utile, si allega con il tasto invia. Stampato il 13/07/2012 pagina 35 di pag. 38

36 Inserimento curriculum in Altre Figure Esterne Dopo aver inserito il docente/relatore come Atra Figura Esterna, secondo quanto descritto al 5.3, è possibile inserire il suo curriculum. Dal menù a tendina si sceglie la voce Anagrafiche e si accede ad Altre Figure Esterne. Qui si richiama la scheda di una Figura già inserita digitando negli appositi spazi il cognome ed il nome e cliccando sul tasto Ricerca. Cliccando sul nominativo selezionato, apro la sua scheda Per inserire il curriculum, cliccare sul tasto allega curriculum e quindi si apre una finestra che permette di allegare il file del curriculum del docente/relatore, che può essere richiamato dalle cartelle presenti nel computer in cui si opera mediante il tasto sfoglia. Dopo aver selezionato il documento utile, si allega con il tasto invia. Stampato il 13/07/2012 pagina 36 di pag. 38

37 9. WEB MAIL Questo sistema consente di spedire, inviare e gestire le mail senza usare un programma di posta elettronica. Semplificando, la Web Mail è l'interfaccia del sito che dà accesso alla casella di posta direttamente sul server del Provider. Per accedervi, basta cliccare sul presente sulla barra dei menu in fondo a destra, prima del Logout. Web Mail Sulla sinistra compariranno dei links ad albero, che consentono la totale gestione delle mail sia ricevute che inviate. Quando si riceve una nuova mail, questa si posizionerà nella cartella Messaggi NON letti; non appena sarà stata visionata dall utente, si sposterà automaticamente nella cartella Messaggi letti. Le già lette e ricevute da oltre 30 giorni si sposteranno nella cartella Archivio. Analoga gestione si ha anche per le mail inviate: non appena una mail è stata inviata, una copia verrà salvata in Messaggi inviati; trascori 30 giorni dall invio si sposterà automaticamente in Archivio Nuovo messaggio Cliccando sul link presente in alto a sinistra, sopra la tree-view, si visualizza la classica maschera della posta elettronica, dove poter compilare tutti i campi utili. Destinatario/i diretti Oggetto della mail Testo della mail Destinatario/i per conoscenza Gestione di eventuali files da allegare all Una volta compilata la mail, cliccando sul pulsante con il pulsante si rinuncia all invio. verrà spedita ai destinatari selezionati, mentre Stampato il 13/07/2012 pagina 37 di pag. 38

38 9.2. Selezione dei destinatari Cliccando su si accede ad una finestra di ricerca di destinatari da selezionare Criteri di ricerca: FORNITORE, ACCOUNT, COGNOME, NOME Avvia la ricerca Rimuovi tutti i destinatari selezionati Destinatari selezionati Rimuovi l ultimo destinatario selezionato Conferma i destinatari e chiudi la ricerca Per l arrivo di nuova posta nel momento in cui ci si logga il sistema dà il messaggio Selezionando OK si apre il nuovo messaggio di posta. Stampato il 13/07/2012 pagina 38 di pag. 38