GESTIRE UNA FIERA GESTIONE FIERE CON

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1 GESTIONE FIERE CON

2 INTRODUZIONE Ad ognuno la giusta azione di Marketing All interno del cosiddetto Customer Acquisition Funnel 1, la gestione di una fiera si rivolge, come nel caso del telemarketing, ai cosiddetti Suspects, ossia i potenziali clienti che non sono ancora entrati in contatto diretto con l azienda e che non hanno manifestato interesse per la sua offerta. La partecipazione a una fiera necessita di un organizzazione complessa che coinvolge diverse aree, come ad esempio la gestione della logistica, del personale e della promozione dell evento. Questa guida ha come obiettivo quello di affrontarne l organizzazione dal punto di vista comunicativo e di marketing. Infatti, una delle attività che richiede particolare attenzione è la corretta gestione dei contatti e delle informazioni raccolte in loco e il supporto di strumenti di Customer Relationship Management può semplificare e ottimizzare in modo significativo l organizzazione di questo tipo di evento. 1. Customer Acquisition Funnel: modello utilizzato nel marketing che illustra le diverse fasi che un consumatore intraprende per acquistare un prodotto o un servizio.

3 LA FIERA COME STRUMENTO DI MARKETING La fiera è una manifestazione a cui l azienda partecipa per esporre la propria offerta a clienti e/o a operatori di settore e rappresenta uno degli strumenti più importanti per raggiungere gli scopi di vendita. In fiera, espositori e visitatori si incontrano per condividere interessi comuni e progetti di business, anche grazie agli strumenti digitali e mobile, che consentono di raggiungere un pubblico slegato da barriere fisiche, geografiche e mediatiche. L importanza di partecipare a una fiera: gli obiettivi Gli obiettivi che guidano le aziende a prendere parte a una manifestazione fieristica si dividono in obiettivi di vendita e obiettivi non strettamente legati alla vendita, entrambi rivolti a clienti acquisiti o postenziali. OBIETTIVI DI VENDITA ALTRI OBIETTIVI Clienti acquisiti Clienti potenziali Clienti acquisiti Clienti potenziali Aumentare le vendite e lanciare nuovi prodotti Contattare potenziali clienti Mantenimento dell immagine Opprtunità del contatto Acquisire informazioni sugli obiettivi del cliente Analizzare le loro necessità Valutazione della soddisfazione del cliente Costruzione dell immagine Individuare e risolvere problemi Fidelizzare il cliente Individuare i decisori di acquisto Far conoscere la propria offerta Raccolta informazioni su clienti e competitor Raccolta informazioni sul mercato potenziale Preparare il contatto di vendita

4 ORGANIZZARE UNA FIERA DI SUCCESSO Scegliere quella giusta Il primo passo per partecipare con successo a una fiera sta nella scelta della manifesazione più coerente con gli obiettivi stabiliti e con il posizionamento desiderato. Per scegliere la fiera più adatta, occorre considerare i seguenti fattori: Importanza: analisi della considerazione che gli addetti ai lavori hanno della manifestazione fieristica, delle dimensioni della fiera e del livello di notorietà che raggiunge sui media Area di influenza: fiere locali, regionali, nazionali o internazionali; provenienza di espositori e visitatori, mercato più favorevole per un determinato prodotto Efficacia: idoneità della fiera per il raggiungimento degli scopi, in relazione al periodo dell anno in cui si svolge e della qualità dell evento Per scegliere il corretto posizionamento, occorre analizzare quali tipologie di visitatori possono essere raggiunti in una determiata fiera. In questo contesto, le fiere si dividono in: B2B: la fiera è formata da un numero ristretto di visitatori specialistici (operatori di settore) B2C: la fiera è formata da un vasto numero di visitatori, non necessariamenti esperti nel settore (target di massa) Ibrida: la fiera vive un primo periodo di visitatori specialistici, per poi raggiungere il grande pubblico Contemporaneamente, è opportuno effettuare alcune valutazioni generali di natura economica (costi del personale, dello stand, ecc...), sulla concorrenza, sulla presenza in fiera di leader di settore e sulle tipologie di aziende che hanno partecipato alle edizioni precedenti.

5 ORGANIZZARE UNA FIERA DI SUCCESSO Come trasformare un visitatore in un cliente? Il processo che trasforma un visitatore in un cliente può essere descritto come un processo ad imbuto, che inizia dalla scelta della fiera e termina con il passaggio dei leads alla forza vendita, che svolgerà le azioni di follow up, fino alla sottoscrizione del contratto. Per attivare questo processo e massimizzare il ritorno diì investimento occorre percorrere 4 step fondamentali: Attività da svolgere prima della fiera Attività da svolgere durante la fiera Attività da svolgere dopo la fiera Monitoraggio dei risultati

6 ORGANIZZARE UNA FIERA DI SUCCESSO Organizzazione efficace: il PRE-FIERA Le attività svolte prima della fiera devono essere realizzate con l obiettivo di generare interesse e coinvolgere il pubblico in modo redditizio. Organizzare in modo ottimale la comunicazione con i visitatori e gestire in modo automatico i contatti e gli appuntamenti, ad esempio, sono azioni che riducono al minimo le attività di basso valore, così da poter ottimizzare i costi e il lavoro delle risorse umane coinvolte. Le attività da svolgere sono: Predisposizione dei criteri di profilazione dei contatti e del monitoraggio Al fine di raccogliere in modo efficace le informazioni di profilo (es. anagrafica, settore, grado di interesse,ecc.), le richieste di informazioni (richieste di cataloghi e listini, di documentazioni tecniche o commerciali, campionatura, ecc.) ed elaborare le relative statistiche, occorre predisporre in anticipo i criteri di profilazione. Predisposizione e invio inviti Grazie ai software CRM, è possibile predisporre l invio massivo e automatico di inviti via mail a clienti, potenziali clienti, fornitori, partner, agenti e a persone interessate. Contemporaneamente, è possibile monitorare il tasso di risposta e l interesse manifestato dagli invitati Predisposizione dello stand e della logistica Arredamento, personale interno e interinale a coinvolgere, divisione delle mansioni, gestione pernottamenti e prenotazioni Appuntamenti con la clientela Attraverso campagne di telemarketing ad hoc, vengono fissati gli appuntamenti in fiera, per rendere meno caotico lo stand e per prevedere/ programmare in anticipo le successive attività di follow-up Materiale informativo/promozionale Poster e cartellonistica, pieghevoli, cataloghi e listini, video, ecc. Attività promozionali in-stand Dimostrazioni, incontri, corsi di formazone/approfondimento in loco, ecc.

7 ORGANIZZARE UNA FIERA DI SUCCESSO Organizzazione efficace: DURANTE LA FIERA Le attività svolte durante la fiera devono essere realizzate con l obiettivo di raccogliere il maggior numero di informazioni e richieste sui prospects che visitano lo stand al fine di ottimizzare il tempo e gli sforzi delle risorse coinvolte. Raccolta delle informazioni In base ai criteri predisposti durante le attitivà di pre-fiera, durante gli incontri bisogna raccogliere i dati di profilo e le eventuali richieste informative. Grazie all utilizzo di un software CRM, quest operazione può essere svolta in fiera, in modo: Flessibile, perchè il software è personalizzabile in base alle proprie esigenze Usabile dal remoto, le informazioni possono essere inserite in tempo reale, anche da dispositivi mobili Veloce, grazie alla sua facilità di utilizzo

8 ORGANIZZARE UNA FIERA DI SUCCESSO Organizzazione efficace: il POST-FIERA Affinchè il contatto raccolto si trasformi in un opportunità di vendita, è necessario pianificare e suddividere le attività di follow-up di competenza dell area Marketing e della SFA. Le azioni di follow-up svolte dall area Marketing si distinguono in: Assegnazione dei contatti alla SFA: in base a criteri interni all azienda, i contatti vengono assegnati alla Forza Vendita Contatto dei potenziali clienti: ricontattare velocemente i potenziali clienti che non hanno manifestato particolare interesse per l azienda e cogliere l occasione per comunicare i dati e i contatti aziendali Le azioni di follow-up svolte dalla SFA si distinguono in: Invio dei ringraziamenti: è buona norma inviare a tutti i contatti raccolti in fiera una mail di ringraziamento entro pochissimi giorni dal termine dell evento. Questa è un ulteriore opportunità per comunicare i propri riferimenti Invio materiale richiesto in fiera: grazie alla tracciabilità delle richieste, è possibile evaderle tempestivamente Invio di offerte: vengono evase le eventuali richieste di offerte e/o preventivi dei potenziali clienti Pianificazione di visite/appuntamenti per importanza: vengono pianificate le telefonate per concordare le date degli appuntamenti con il potenziale cliente

9 ORGANIZZARE UNA FIERA DI SUCCESSO L importanza dell analisi dei risultati Per stabilire l efficacia di una fiera, occorre analizzare le informazioni raccolte e confrontarle con gli obiettivi iniziali al fine di individuare eventuali fattori da migliorare per le partecipazioni future. L analisi dei dati A livello quantitativo, è possibile analizzare: Il numero di contatti avuti per giorno I contatti in base alla provenienza geografica I diversi contatti avuti per settore di mercato I contatti avuti per numero complessivo di visitatori per settore. A livello qualitativo, è possibile osservare: Il tipo di cliente Le tematiche di interesse Le impressioni positive e negative comunicate dai visitatori Le opinioni dei collaboratori. A livello economico, è possibile analizzare: Le spese sostenute Il costo per contatto (rapporto tra investimento fatto e numero di visite nello stand)

10 EWIDE GESTIONE FIERE CON EWIDE Altri processi EWIDE è il software CRM che supporta la gestione completa e integrata dei rapporti con la clientela, sia nelle fasi di prevendita che in quelle di post vendita, in maniera tale da permettere all azienda di strutturare e sfruttare il database di informazioni che si sviluppa dal rapporto con i clienti. Consente di strutturare e gestire in modo puntuale lo scambio di informazioni tra tutti i soggetti, siano essi clienti (potenziali e acquisiti), fornitori, agenti o dipendenti, consentendo di misurare e quindi migliorare le performance aziendali in tutte le aree. Facilmente personalizzabile e configurabile da parte dell utente, grazie alla sua flessibilità EWIDE è adatto ad aziende di qualsiasi dimensione e realtà. INGRANDIRE IMG VENDITE: Organizzare i dati Controllare e misurare le attività commerciali Tracciare le informazioni Organizzare le trattative del singolo agente Pianificare e ottimizzare il lavoro del team di vendita DIRECT MARKETING: Come gestire le fiere con EWIDE 1.Scelta della fiera Grazie a particolari statistiche storiche, è possibile determinare quale sarà la fiera potrebbe generare il maggior ritorno d investimento, in base agli obiettivi prefissati dall azienda. Generare leads qualificati per la forza vendita Automatizzare personalizzate Tracciare le attività di marketing effettuate Misurare i risultati e gli sforzi fatti Misurare il tasso di risposta dei clienti attuali e/o potenziali

11 EWIDE GESTIONE FIERE CON EWIDE Altri processi 2. Creazione liste e invio inviti ad un evento Dopo aver stabilito a quale fiera partecipare, occorre stabilire chi saranno gli invitati: verranno inviati i clienti o i potenziali clienti? Coloro che hanno acquistato un prodotto o che conoscono già tutto il listino? Con EWIDE è, infatti, possibile filtrare la statistica in modo da selezionare i contatti a cui mandare l invito automatico, che verranno inseriti in una particolare listam utile per il sucessivo contatto telefonico. ASSISTENZA: Organizzare le attività di Help Desk Gestire in modo ottimale i dati relativi ai contratti di assistenza, macchinari e impianti in manutenzione o componenti di garanzia CONTROLLO QUALITÀ: Gestire le non conformità in entrata e uscita Tracciare i dati e le attività nate da una segnalazione Memorizzare le analisi statistiche su reclami ricevuti e gestiti

12 EWIDE GESTIONE FIERE CON EWIDE GESTIONE FIERE CON EWIDE Altri processi 3. Gli incontri Durante la fiera vengono svolti gli incontri con i potenziali clienti, potenziali rivenditori, persone interessate. Con EWIDE è possibile inserire in tempo reale i dati sul profilo del soggetto (dati anagrafici, settore attività ), sull incontro effettuato (grado di interesse), nonché evadere tempestivamente le richieste (invio catalogo, listini, documentazione commerciale etc.). Grazie alla flessibilità di EWIDE è possibile configurare campi personalizzati per tracciare le informazioni da monitorare. La ragione per cui è importante implementare i contatti all'interno di un sistema CRM, è far si che questi siano gestiti in modo strategico e integrato. diviene un facilitatore per acquisire, mantenere e servire la clientela, generando così maggior valore per l'azienda. RECUPERO CREDITI: Generare eventi di rilevazione insoluto Inviare comunicazioni ai clienti per le rilevazioni fatte Pianificare telefonate e visite per sollecitare e riscuotere i pagamenti Controllare lo stato di avanzamento della pratica Tracciare le attività svolte

13 EWIDE GESTIONE FIERE CON EWIDE 3. Gestione del follow up all'evento Con EWIDE è possibile assegnare i contatti alla rete vendita. Sempre utilizzando la funzione di invio massivo di è possibile mandare un' di ringraziamento a tutti i partecipanti all evento ed inviare eventuale materiale informativo. La mancata pianificazione di queste attività provoca ineffienze su tutte le aree coinvolte nel processo. 4. Analisi e valutazione degli incontri Grazie allo strumento di statistica integrato è possibile effettuare statistiche OLAP per analizzare i risultati degli incontri. Inoltre, è fondamentale conoscere i tassi di risposta alle mail inviate, tramite il mail tracking. In base alla profilazione, è possibile assegnare un punteggio (peso) alle informazioni raccolte. Sommando i diversi pesi, viene definita una statistica che permette di dare una priorità d azione alla SFA.

14 2EASY EWIDE GESTIONE FIERE 2Easy è una società focalizzata sull implementazione di soluzioni gestionali e servizi di consulenza informatica, che ha come focus quello di proporre una soluzione gestionale rivolta alle piccole e medie imprese. Dispone di competenze, tecnologie e passione che ogni giorno mette a disposizione dei propri clienti per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi. Sviluppo prodotti software per il business delle PMI Eroga servizi di consulenza direzionale 2EASY SRL P.IVA Via Enrico Fermi, Vicenza Contattaci per maggiori informazioni Fax info@2-easy.it