Contabilità Finanziaria

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1 Contabilità Finanziaria OGGETTO: aggiornamento della procedura Contabilità Finanziaria dalla versione alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 08/05/2015 Halley Informatica Area Ragioneria Pagina 1 di 15

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...3 ADEGUAMENTI DI LEGGE...4 MIGLIORIE...5 ERRORI RISOLTI...11 APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...12 Pagina 2 di 15

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate almeno alle versioni indicate: Versione minima per Procedura poter eseguire l aggiornamento Contabilità Finanziaria in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Contabilità finanziaria verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 15

4 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura. Adeguamenti di legge Certificato al rendiconto di gestione 2014 (DLgs. 267/2000) (FN 4670, FN 4302, FN 4315, FN 4316) Sono state implementate tutte le modifiche necessarie per poter gestire il certificato al rendiconto di gestione 2014 secondo quanto previsto dal DLgs. 267/2000. Inoltre, sono state corrette alcune anomalie riscontrate negli anni precedenti. Le istruzioni dettagliate possono essere consultate nei banner della Contabilità Finanziaria. Per accedere al banner: Accedere alla procedura Contabilità Finanziaria; Cliccare su Note Pratiche nella sezione Ultime dalla Produzione (in alto a sinistra); Cliccare su 1_Finanziaria versione 11.xx / Certificato al Rendiconto di bilancio; Cliccare su Certificato_al_Rendiconto_di_Bilancio_2014_267. Pagina 4 di 15

5 Migliorie Fatturazione elettronica differenza totale documento e righe documento (FN 4680) Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche in alcuni casi quando si cliccava su Acquisizione fattura il programma si chiudeva e non visualizzava il documento: accadeva quando nell'xml mancava il tag prezzo totale, che è obbligatorio. Ora il programma rileva differenze tra il riepilogo iva e le righe e tra il totale documento e il riepilogo iva. In questo modo vengono rilevate anche situazioni in cui manca il totale della riga. Il cliente è libero di accettare o rifiutare la fattura. Di seguito si mostra come si presenta la situazione delle righe con le migliorie introdotte. Fatturazione elettronica allegati nel pdf (FN 4663) Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche ora il programma consente la consultazione e l acquisizione degli eventuali allegati presenti nel file xml, cioè associati alla fattura (blocco 2.5 del tracciato xml Fatturapa vers.1.1) Ad una fattura possono essere associati più allegati e il numero lo si vede tra parentesi Allegati (2). Per visualizzare gli allegati, cliccare su Allegati e fare doppio clic sul rigo interessato. Gli allegati contenuti nel pdf vengono salvati nell'elenco trasmissioni del documento, mentre gli Allegati presenti nella gestione del documento sono allegati da intendersi ad uso interno. In fase di emissione fatture di vendita, nel file xml generato, ora viene inserita in automatico anche la fattura in formato pdf come allegato al file digitale. Fatturazione elettronica varie migliorie (FN 4685) Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Controllo situazione trasmissioni ora il refresh della lista viene eseguito solo se è stato modificato qualcosa in modo da velocizzare i tempi di lavoro. Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche in fase di acquisizione del documento, nella maschera Righe fattura da importare ora vengono acquisite solo le righe selezionate per consentire di non considerare alcuni importi. In caso di acquisizione parziale il programma avvisa in modo da evitare un'accidentale acquisizione parziale. Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche in fase di acquisizione del documento, nella maschera Righe fattura da importare sono stati aggiunti i campi relativi ai TOTALI in fondo alla pagina. Questi totali corrispondono alla somma delle righe selezionate. Possono aiutare a capire dove si trova un eventuale incongruenza della fattura. Pagina 5 di 15

6 Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche, nella maschera Assegna parametri finanziaria sono stati aggiunti il CIG e il CUP. Il CIG e il CUP vengono assegnati alle righe selezionate rispettivamente solo se spuntati i nuovi flag Assegna CIG e Assegna CUP, da fleggare o meno per evitare di assegnarli quando non servono. Anche nella maschera di ricerca degli impegni a cui si può accedere dal campo Numero/anno impegno, è stata aggiunta la ricerca per CIG e CUP. Quindi, quando viene selezionato un impegno vengono settati anche il CIG/CUP e i rispettivi flag Assegna a patto che siano stati valorizzati. Ad esempio, l assegnazione manuale del CIG ad una riga può essere utile nel caso in cui si abbia una fattura con uno sconto, per cui si ha una riga con segno negativo e con l indicazione Differenza: in questo caso se si inserisce in questa riga il medesimo CIG dell altra, il programma importa un solo rigo al netto dello sconto e corrispondente al totale. Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche quando si entra nel dettaglio delle trasmissioni di un ufficio, ora viene visualizzato il codice e descrizione dell ufficio e sono state previste le frecce di scorrimento, successivo/precedente, per consentire una più rapida consultazione delle trasmissioni in elenco Pagina 6 di 15

7 Fatturazione elettronica varie migliorie (FN 4694) Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche in assenza della procedura Protocollo Informatico Halley, il progressivo delle notifiche di accettazione/rifiuto ora viene assegnato correttamente e le notifiche vengono inserite nell Elenco delle trasmissioni. Il programma può cosi calcolare l'ultimo progressivo correttamente in caso di reinvio (oltre che storicizzare gli eventi) Fatturazione elettronica varie migliorie (FN 4697) Nella funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche e Controllo situazione trasmissione è stata aggiunta la colonna BENEFICIARIO che consente di visualizzare la descrizione del fornitore (tags Denominazione Fornitore o Nome e Cognome) Pagina 7 di 15

8 Nuova procedura Fatturazione varie migliorie (CP 1418) Nella funzione Fatturazione / Effetti / Stampa effetti per scadenza: - la stampa sostituisce la 'Stampa effetti' che veniva prodotta con la vecchia fatturazione; - gli effetti vengono stampati in ordine di fattura/sezionale con salto pagina ad ogni nuova scadenza; - se viene messa la spunta sul campo 'Stampa definitiva', gli effetti stampati vengono flaggati in modo da non essere più stampati la volta successiva. Nella funzione Fatturazione / Documenti / Fatture e Documenti / Note di credito è stato aggiunto il tasto Copia nella prima maschera accanto al tasto Aggiunta che consente di copiare le righe di un altra fattura e riportarle in quella che si sta inserendo, in modo da agevolare la registrazione dei documenti con gli stessi articoli Cliccare su Copia e ricercare il numero del documento da cui copiare le righe Nella funzione Fatturazione / Documenti / Fatture e Documenti / Note di credito, nella sezione Banca d'appoggio, il campo che riporta l'iban non tronca più i caratteri quando l'iban è più lungo dello spazio previsto. Nella funzione Fatturazione / Documenti / Fatture e Documenti / Note di credito è stato previsto il campo Ufficio dest. per visualizzare il codice univoco dell ufficio destinatario del documento. Pagina 8 di 15

9 In assenza di Protocollo informatico Halley è possibile eseguire un'estrazione massiva delle fatture elettroniche per poterle validare e inviare tutte insieme accedendo alla funzione Fatturazione / Documenti / Invio fatture elettroniche: - inserire i parametri di estrazione e confermare l'estrazione (vengono estratte solo le fatture il cui beneficiario ha tipo spedizione 'fattura elettronica'); - selezionare le fatture che si vogliono inviare in xml via PEC, si possono usare anche le icone di Selezione/Deselezione presenti in basso a destra; - - cliccare sul tasto Conferma - cliccare sul tasto Invia tutte - impostare i parametri di invio: Ufficio mittente/regime fiscale/cartella di destinazione - cliccare su Conferma: il programma prima valida le fatture se la validazione va a buon fine, crea il file nella cartella ed elimina le fatture dalla lista; se la validazione non va a buon fine, la fattura resta nella lista e non viene estratta; - se tutte le fatture sono state validate/estratte compare il messaggio 'Tutte le fatture sono state estratte con successo' altrimenti compare il messaggio 'Non tutte le fatture sono state validate' In questo caso, la procedura mostra la lista delle sole fatture errate con il messaggio di errore ed è necessario sistemare singolarmente le fatture errate; - tramite il programma di firma è possibile successivamente: firmare tutte le fatture estratte in un colpo solo; comprimere i relativi file con Winzip; inviarle al Sistema di Interscambio. La funzione è presente anche per chi ha il Protocollo Informatico Halley, in tal caso non è previsto l invio massivo ma per singolo documento. Nella funzione Fatturazione / Documenti / Fatture e Documenti / Note di credito nella stampa del testo standard della fattura e della nota di credito, il dato del servizio e del sezionale ora sono separati correttamente dal carattere /. Il numero univoco del documento è dato dal numero progressivo documento / numero o lettera del servizio / numero sezionale. Il programma è in grado di acquisire anche il numero del capitolo e dell impegno nel caso in cui il Fornitore compili adeguatamente i seguenti campi numero del capitolo impegnato. Se il capitolo è articolato il fornitore deve scrivere in questo modo 150/ numero dell impegno Pagina 9 di 15

10 data assunzione dell impegno È bene comunicare al fornitore quali campi e come compilarli di modo che al ricevimento della fattura si possano acquisire tali informazioni in automatico ATTENZIONE Nel caso in cui si ricevano dal Sistema di Interscambio notifiche di scarto perché si è inviata una notifica di accettazione/rifiuto NON AMMISSIBILE le cause possono essere le seguenti: CAUSA 1: Se non è attivo il protocollo informatico Halley, la notifica di accettazione o di rifiuto può essere stata generata con il progressivo errato (esempio 001 anziché 002). SOLUZIONE: Modificare manualmente il nome del file incrementando il progressivo. Considerare, ad esempio, il file fattura IT _XAJZ.xml. Il file di rifiuto generato dal programma si chiama IT _XAJZ_EC_001.xml. Se bisogna rinviare la notifica di rifiuto, il file non può avere lo stesso nome del file inviato in precedenza quindi va rinominato. Ad esempio in IT _XAJZ_EC_002.xml Se si deve rinviarlo la terza volta sarà IT _XAJZ_EC_003.xml CAUSA 2: Sul sistema SDI quella fattura non è presente (perché ad esempio la partita iva dell'ente è errata o la denominazione dell'ente è errata.) SOLUZIONE: Accedere al sito FatturaPA nella sezione Strumenti/Monitorare la fattura PA con le credenziali Fisconline o Entratel e cercare la fattura. Se la fattura non è presente è come se la PA effettivamente non avesse ricevuto la fattura. Si consiglia di richiedere al fornitore la nota di credito per stornare la fattura precedente e far sì che rinvii la fattura corretta CAUSA 3: La notifica di rifiuto non è stata inviata dall Ente dalla stessa pec a cui arrivano le fatture. Ad esempio su IPA è stato associato all Ufficio fatturapa la pec comune1@pec.comune.it al quale arrivano le fatture, ma la notifica viene erroneamente inviata dall Ente dalla pec comune2@pec.comune.it. SOLUZIONE: Verificare se l'indirizzo PEC dell'ente al quale Sdi invia le fatture elettroniche è quello censito in IPA: se lo è reinviare la notifica con la pec corretta facendo attenzione ad inviarlo all ultimo indirizzo che SDI ha comunicato di dover usare per l invio di fatture e messaggi di notifica. Per qualsiasi dubbio inerente le pec contattare IPA oppure il servizio assistenza FatturaPA per far sì che invii le fatture all'indirizzo corretto (n. verde ) CAUSA 4: La notifica di rifiuto è stata firmata con un tipo firma non ammesso. (ad esempio con l'estensione p7m) SOLUZIONE: Reinviare la notifica senza firma o con un formato di firma ammesso apponendo la firma al di fuori del software Halley. Infine, per controllare i flussi del Sdi (invio/ricevimento di fatture/messaggi) è possibile farlo nel sito Cliccare in alto a destra STRUMENTI / VAI ALL APPLICAZIONE MONITORARE LA FATTURA, inserire le credenziali Fisconline o Entratel e cercare la fattura. Si potranno consultare i vari flussi e lo stato della fattura. Pagina 10 di 15

11 Errori risolti Variazioni di esigibilità DLgs. 118/2011 (FN 4621) Caso specifico: se l'importo degli accertamenti variati di esigibilità supera quello degli impegni, l'importo della previsione del capitolo d'entrata FPV per spese correnti, o spese c/capitale, risulta negativo. Non si ha più il messaggio: "Capitolo xxxxxx.xx assestato negativo" e non viene più bloccato il salvataggio. Fatturazione elettronica varie anomalie (FN ) Corretti vari errori di visualizzazione: in fase di acquisizione non compare più il messaggio: rout. filxt, riga 44 errore indicizzazione errata #7 numero descrittore 124 nome arg0 indici 101 e 100 istr. est=arg0 (pos1+,len) istr.17 filxt istr.63 rout. fepal istr.235 rout. fetra istr.77 rout. pigmes; malgrado la presenza di caratteri [CDATA] nel file xml, ora il programma riesce comunque a visualizzare in chiaro la fattura; entrando in modifica sulla fattura appena acquisita non si presenta più il messaggio: "L'elemento corrente è stato modificato da un altro utente"; quando si seleziona un impegno di competenza con anno assunzione diverso dal 2015 (solo per enti sperimentatori), dai Parametri di Finanziaria non si presenta più il messaggio 'Impegno inesistente' ; ora vengono importati i codici Iva split nella registrazione Iva e anche tutti i dati inseriti su Assegna parametri IVA; in presenza di un file tipo Nota di credito, il documento viene importato sempre con l'importo negativo indipendentemente dal segno utilizzato dal fornitore nel file xml. Pagina 11 di 15

12 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. Pagina 12 di 15

13 Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: A questo punto occorre eseguire l aggiornamento dal server seguendo indicazioni riportate nella sezione denominata Aggiornamento eseguito da cartella, riportata di seguito. Pagina 13 di 15

14 Come eseguire gli aggiornamenti dal server Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS Aggiornamento eseguito tramite CD - Inserire il cd-rom nel lettore; - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera: - per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere allegate delle procedure in elenco. Una volta consultate le lettere, nella colonna CONSULTATO compare SI ; - selezionare il bottone Esegui Aggiornamento ; - al termine dell aggiornamento di ogni procedura, in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente ; - selezionare il bottone Continua. Aggiornamento eseguito da cartella - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Pagina 14 di 15

15 Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova il Cd o la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare Altre Funzioni/Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 15 di 15