EMISSIONE BOLLA E TRASFORMAZIONE IN FATTURA In questo documento viene descritta l operatività per l immissione, la modifica e la trasformazione in fattura di bolle/documenti di trasporto che si può effettuare dalla funzione Vendite Acquisti. Per il dettaglio dei singoli campi, si rimanda alla guida Emissione e modifica di una fattura, in questo documento esaminiamo le differenze e tipicità di questa casistica. BOLLA DI CONSEGNA (DOCUMENTO DI TRASPORTO) Nel caso in cui entrando nella funzione si visualizzi un elenco di documenti diverso da BC (bolla di consegna), cliccare sul pulsante Tipi documento[f6] e selezionare la sigla. Successivamente cliccare su Nuovo[F4]. Pagina 1 di 5
Il documento di trasporto non genera il credito verso il cliente, perciò non viene registrato in primanota e non genera rate nello scadenzario. Per tale motivo si consiglia di non compilare i dati del pagamento. La gestione del pagamento sarà definita quando la bolla sarà trasformata in fattura. BOLLA DI CARICO (DDT FORNITORE) Per registrare la Bolla di carico si utilizza la sigla BF. Come per le fatture d acquisto, occorre indicare il Numero di documento (non è possibile utilizzare la dicitura AUTO). In testata, è attivo il pulsante Riferimenti esterni[f4] attraverso cui è possibile indicare i riferimenti del documento del fornitore, al documento interno. In questo modo ad esempio è possibile memorizzare i documenti di carico con gli estremi del fornitore. In pratica è possibile registrare i documenti di magazzino oltre che con sigla-numerodata interni (cioè quelli di Passepartout es. BF 12345 21/10/2014) anche con sigla-numerodata esterni (cioè quelli utilizzati dal fornitore es. XABD A/12345/BIS 14/10/2014). Pagina 2 di 5
RESI In caso il Documento di trasporto accompagni alla merce resa, occorre utilizzare i documenti con sigla: RC: Reso Cliente Trasformabile in una NC: Nota di Credito Emessa RF: Reso a Fornitore Trasformabile in una NF: Nota di Credito Ricevuta TRASFORMARE UNA BOLLA IN FATTURA Per richiamare uno o più bolle precedentemente emesse e trasformarli in un unica fattura, occorre innanzitutto ricercare le bolle inserite. In questo caso, si consiglia di utilizzare il pulsante Filtro Avanzato [F7] ed impostare i filtri di ricerca selezionando ad esempio le bolle del periodo da fatturare emesse allo stesso cliente. Dalla lista, selezionare i documenti dall elenco utilizzando il pulsante Seleziona[Shift+F6] oppure Seleziona tutto[shift+f7], cliccare poi su Modifica[Invio]. Si accede alla seguente finestra: Pagina 3 di 5
Nel campo Documento scegliere la sigla del documento (FT) che si vuole ottenere a partire da quelli di origine selezionati. Viene generata una fattura che contiene, in questo caso, le sei bolle/d.d.t. selezionate (BC32- BC36-BC37-BC38-BC39-BC40), con la possibilità di inserire altri articoli direttamente in fattura. Se si selezionano più bolle è possibile raggrupparle in fattura se i campi Codice cliente/fornitore e Codice pagamento risultano uguali. Se vengono selezionati più documenti nei campi Causale e Note appare la dicitura Varie, utilizzando i pulsanti Dettaglio Causali[F2] e Dettaglio Note[F2] è possibile visualizzare e modificare i relativi dati dei vari documenti raggruppati. Inoltre sul documento superiore non sono presenti i Riferimenti esterni inseriti sulla bolla (in quanto il documento è nuovo) e quindi vanno impostati se lo si desidera. Nella sezione Riferimenti Trasporto, se il documento deriva dalla trasformazione di più documenti precedenti dove sono presenti sia il destinatario che l indirizzo di spedizione, compare la dicitura VARIE e VARI nei campi Destinazioni, Trasporto e vettori, Porto e spese di spedizione, Totale colli e peso, Aspetto esteriore beni e Inizio trasporto. Sui campi è attivo il tasto Documenti[F2] che permette di visualizzare i dati dei singoli documenti. I dati vengono stampati solo se uguali in tutti i documenti riepilogati. In caso diverso non viene stampato alcun dato. Alla conferma del nuovo documento, le bolle originarie vengono cancellate in quanto sostituite dal nuovo documento di tipo fattura. Nella fattura, disponendosi sulla riga del corpo, in alto a destra è visibile in numero di bolla nel quale la merce era originariamente inserita. Pagina 4 di 5
Terminata la compilazione del documento nelle sue parti, si giunge alla stampa che riporta i riferimenti ai documenti di origine (sia d.d.t. che ordini, se presenti). LE BOLLE DI SCARICO Con il Documento Bolla di scarico (sigla BS), si può gestire lo scarico della merce per cause diverse dalla vendita, ad esempio in caso di deperimento. Pagina 5 di 5