1 Prima Stesura Data: 15/02/2014 Redattori: Rizzo, Mastrocola SIMT-IO 052 GESTIONE ATTIVITA IN CASO DI BLOCCO DEL SISTEMA GESTIONALE EMONET Indice 1 DESCRIZIONE ATTIVITÀ... 2 2 RESPONSABILITA... 5 3 BIBLIOGRAFIA... 5 4 INDICATORI... 5 Stato delle Modifiche 1
2 1 DESCRIZIONE ATTIVITÀ Lo scopo della presente Istruzione è quello di descrivere le modalità operative da attuare in caso di blocco del sistema informativo sicurezza trasfusionale e la tracciabilità di tutti i processi trasfusionali. Tale Istruzione operativa si applica: Emonet al fine di garantire la alla gestione della richiesta trasfusionale ed all assegnazione degli EMC in urgenza. alla gestione del donatore sia di unità omologhe che autologhe. alla gestione del Paziente in trattamento in Day-Hospytal. Tutte le procedure e l esecuzione degli esami di laboratorio verranno registrate al ripristino del sistema informatico. 1.1 Laboratorio 1.2 Gestione della richiesta trasfusionale In caso di blocco informatico del sistema Emonet, di tutte le richieste pervenute al SIMT verranno studiate ed evase SOLO le richieste Urgenti, Urgentissime o ordinarie ma clinicamente da evadere (es. intervento del giorno successivo senza ripristino del gestionale Emonet). N.B. Tutte le richieste, Provette pilota e unità assegnate verranno contrassegnate attraverso l applicazione di etichette autoadesive predisposte con sequenza numerica progressiva ed unica e campo libero per la scrittura del nome, cognome, data di nascita e Reparto richiedente. 1.3 Richieste ordinarie Le richieste ordinarie verranno regolarmente accettate secondo l istruzione SIMT IO 048, verranno trascritte su appositi moduli predisposti SIMT MOD 086-087-088-089 richiesta non inserita in Emonet pervenuta durante blocco sistema informativo. 2
3 1.4 Richieste da evadere/urgenti/ Urgentissime Accettazione della richiesta ed esecuzione degli esami pretrasfusionali Le richieste urgenti verranno regolarmente accettate secondo la Procedura SIMT POS 019, verranno trascritte su appositi moduli predisposti (vedi sopra) richiesta non inserita in Emonet pervenuta durante blocco sistema informativo. Non potendo generare un codice esame e l interfacciamento con lo strumento IH-1000, l esecuzione dei test pre-trasfusionali e delle prove di compatibilità avverrà con metodo veloce in manuale (vedi SIMT IO 023). Per la richiesta urgentissima si passerà direttamente all assegnazione e consegna delle unità come descritto nella SIMT-POS 049. 1.5 Assegnazione e consegna delle Unità Al momento dell assegnazione delle unità il Dirigente Responsabile in turno selezionerà le unità da assegnare, poi con le unità davanti compilerà: Il relativo modulo dedicato Procederà all etichettatura 1.6 Inserimento sul gestionale Emonet Non appena il Gestionale Emonet sarà riattivato tutte le richieste, esecuzione esami, assegnazioni, precedentemente eseguite verranno inserite e validate regolarmente dal Dirigente Responsabile. Le provette utilizzate sia per gli esami immunoematologici pretrasfusionali che per le prove di compatibilità ed i registri verranno etichettate da 2 OPERATORI di cui almeno uno sarà un Dirigente Responsabile. 1.7 Sala Prelievi (Prelevamento Emocomponenti) 1.8 Gestione dell accettazione del Donatore In caso di blocco informatico del sistema Emonet, nella fase di accettazione del Donatore, non potendo utilizzare la scheda questionario- consenso stampata dal sistema Emonet e riportante l anagrafica del Donatore stesso, verrà utilizzato un questionario-consenso prestampato generico nel quale l addetto all accettazione inserirà a mano i dati anagrafici dell aspirante Donatore previo controllo di valido documento di identità. Il Donatore, una volta compilato il questionario-consenso, viene inviato alla visita e effettuazione degli esami pre-donazione i cui risultati saranno registrati a mano sul questionario- consenso da parte del Medico prelevatore e se idoneo verrà inviato in sala prelievi. Nella fase della preparazione delle provette pilota e della sacca prelievo, non 3
4 potendo utilizzare le etichette dedicate stampate dal sistema, verranno utilizzate delle etichette numeriche prestampate e sequenziali le quali identificheranno provette, sacca prelievo e questionario-consenso Donatore in maniera univoca. Tutto il materiale relativo alla donazione ( Scheda provette Pilota- Emocomponente Donato ) verrà trasferito al settore Sbloccaggio e lavorazione per la normale procedura. Al ripristino del Sistema si procederà, per ogni donazione effettuata, alla Registrazione sullo stesso dell accettazione Donatore, alla registrazione dei risultati degli esami effettuati, all inserimento della donazione effettuata compresa la stampa delle etichette identificative che saranno applicate su tutto il materiale relativo alla Donazione (Scheda provette Pilota- Emocomponente Donato ) procedendo quindi alla ri-etichettatura completa. N.B. In Fase di accettazione del Donatore, non potendo controllare sul Sistema Emonet eventuali blocchi del Donatore in Esame, il Medico che effettua la visita di idoneità alla donazione, controllerà che il candidato Donatore non sia sottoposto a blocchi temporanei o perenni consultando l apposito File Excel Donatori Bloccati istallato su tutti i PC della Sala Prelievi e accettazione, file che viene aggiornato con cadenza mensile. 1.9 Day Hospytal 1.10 Gestione dell accettazione del Paziente in Day-Hospytal In caso di blocco informatico del sistema Emonet, l attività del Day-Hospital svolge regolarmente la propria attività in quanto non coinvolta direttamente in processi gestiti da Emonet. ( effettuate le richieste per eventuale assegnazioni di Emocomponenti per uso trasfusionale a Pazienti del Day-Hospital, le criticità dovute al blocco del Sistema vengono gestite e risolte da parte del Laboratorio SIMT (vedi sopra). N.B. La registrazione sul sistema degli Emocromi effettuati ai Pazienti può essere effettuata anche in un secondo momento e quindi al ripristino del Sistema.. 4
5 2 RESPONSABILITA Responsabilità: le responsabilità per le attività e gli operatori previsti nella presenta procedura sono indicate dalla seguente tabella secondo la priorità: C = Collabora, R = Responsabile Attività [TLSB] [DIRIGENTE] Controllo richieste e provette R R Compilazione moduli C R Etichettature C R Registrazione in Emonet al Ripristino del sistema - R 3 BIBLIOGRAFIA 4 INDICATORI 5