Corso Base di Formazione per dipendenti e collaboratori di studi professionali Martedì 1 aprile 2014 1
PROCEDURE AMMINISTRATIVE CONTABILI
A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI C) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA E) CONTABILIZZARE F) ARCHIVIARE
A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE Non si paga se non c è documento giustificativo Prima di ogni registrazione occorre avere il documento giustificativo
B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI Ogni fatto di gestione può comportare specifici adempimenti fiscali - amministrativi. Approfondire o consultare il consulente per informazioni in proposito.
A puro titolo di esempio, si ricorda: comunicazione annuale iva e dichiarazione annuale iva elenchi intrastat comunicazioni black list certificazioni e mod. 770 - sostituti d imposta unico (redditi/irap/iva) liquidazioni e versamenti iva mensili/trimestrali versamenti RA lavoratori autonomi/dipendenti/altri versamento contributi inps/inail e relative dichiarazioni versamento acconti e saldi imposte (irap/irpeg/altre) versamento tasse (rifiuti / diritti cciaa / ccgg)
C ) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO Art. 2214 C.C. : L imprenditore deve conservare ordinatamente per ciascun affare gli originale delle lettere, telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite
D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA Controllare la correttezza sostanziale dei documenti (conformità ad ordini, a contratti, ecc.) Controllare la correttezza formale dei documenti (conformità a disposizioni di legge, ecc.) Controllare che siano fatti tutti gli adempimenti conseguenti (es. versamento delle ritenute, contributi, ecc.)
Alcuni documenti per la contabilità
documenti ai fini IVA : fatture emesse corrispettivi fatture di acquisto importazioni liquidazioni periodiche IVA versamenti IVA dichiarazione annuale IVA
documenti non IVA : paghe e contributi prestazioni occasionali di lavoro autonomo prestazioni di lavoro autonomo coordinate e continuative spese varie non IVA (es. giornali, acquisti di francobolli, ecc. rimborsi spese con documenti non validi ai fini IVA imposte e tasse pagate - ritenute d acconto
movimenti di cassa e banche : Cassa (prima nota) Cassa valori bollati (prima nota) Banche (prima nota / estratti conto) Carte di credito (prima nota / estratti conto)
E) CONTABILIZZAZIONE Esempio di alcuni documenti contabili
FATTURE EMESSE 1) Controllare la progressione numerica e cronologica delle fatture emesse comprese le eventuali note di variazione 2) Timbrare 3) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA
CONTABILIZZAZIONE FATTURE DI VENDITE
FATTURE EMESSE IN ITALIA CREDITI VCLIENTI a CLIENTI C/ACCONTO Ft. n.. Del.. Cliente xxx per acconto su fornitura =/= a =/= Ft. n.. Del.. Cliente xxx per vendita merce CREDITI V/CLIENTI CLIENTI C/ ACCONTO a MERCI C/VENDITE a IVA A DEBITO
FATTURE EMESSE IN ITALIA BANCA C/C a CREDITI V/CLIENTE Saldo ft. n.del.. cliente xxx con..
FATTURE EMESSE IN ITALIA Se dovessero essere emesse fatture per provvigioni occorrerà all incasso rilevare le ritenute d acconto subite / enasarco CREDITI V/ CLIENTI a =/= Ft. n.. Del.. Cliente xxx per provvigioni periodo a PROVVIGIONI ATTIVE a IVA A DEBITO
=/= a CREDITI V CLIENTE Saldo ft. n.del.. cliente xxx con.. BANCA C/C RITENUTE DI ACCONTO SUBITE RITENUTE ENASARCO
Nelle ditte individuali e nelle società di persona le ritenute di acconto e di enasarco subite dovranno essere imputate ai soci quando verranno utilizzate con un giro conto, Nelle società di capitali le ritenute di acconto si scomputeranno direttamente nel conteggio delle imposte di fine anno. Quindi ricordarsi che nel conto di credito per ritenute di acconto subite e ritenute enasarco ci sarà il progressivo dell anno
FATTURE DI ACQUISTO 1) Ordinare le fatture e le eventuali note di variazione in base alla data di riceviment (N.B. : - per le bollette telefoniche conservare la copertina contenente il dettaglio IVA - per le importazioni occorre bolla doganale, fattura fornitore estero e fattura dello spedizioniere - per le schede carburanti controllare che siano relative ad automezzi dell azienda o in leasing) 2) Controllare l intestazione, la data e gli altri elementi obbligatori della fattura (controllo formale del documento) 3) Controllare la conformità del documento agli accordi contrattuali (controllo sostanziale del documento) 4) Numerare progressivamente 5) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA 6) Registrare su scadenziere (per pagamento della fattura e dell eventuale R.A.) 7) Registrare sul libro dei cespiti ammortizzabili (non più obbligatorio, ma consigliabile)
CONTABILIZZAZIONE ACQUISTI
ACQUISTI IN ITALIA =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n.. Del.. Fornitore xxx per acquisto merce MERCI C/ACQUISTI IVA A CREDITO DEBITI V/ FORNITORE a BANCA Saldo ft. n.del.. fornitore xxx con.. Att.ne : quando si registra la fattura verificare anche la corretta applicazione dell IVA
ACQUISTI IN ITALIA con RA =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n.. Del.. Fornitore xxx per consulenze CONSULENZE IVA A CREDITO DEBITI V/ FORNITORE a =/= Saldo ft. n.del.. fornitore xxx con.. a BANCA a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT.
IN ITALIA - acquisto cespiti =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n.. Del.. Fornitore xxx per mobili MOBILI E ARREDI IVA A CREDITO A fine anno tra le altre scritture di rettifica e assestamento occorrerà provvedere al conteggio degli ammortamenti (come per tutte le altre immobilizzazioni immateriali e materiali) e rilevarli con il seguente un articolo: AMM.TO MOBILI a FONDO AMM.TO MOBILI Amm.to
ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 1) Raccolta documenti : Fattura fornitore comunitario Verificare il codice identificativo del fornitore comunitario tramite la procedura VIES
ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 2) Registrazioni contabili: a) La fattura del fornitore comunitario si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito) non è più obbligatoria la doppia annotazione (sia nel registro delle fatture di acquisto sia nel registro delle fatture emesse) sebbene debba essere rilevato nella liquidazione periodica IVA sia il debito che l'eventuale credito di IVA. b) La fattura ricevuta del fornitore intracomunitario va integrata con: - data e n. di protocollo della registrazione - aliquota IVA del bene in Italia e relativa imposta (o titolo di esenzione/esclusione/non imponibilità)
ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI =/= a =/= Ft. n.. Del.. Fornitore UE per acquisto. MERCI C/ACQUISTI IVA A CREDITO CEE a DEBITI V/ FORNITORE a IVA A DEBITO CEE
3) Elenco INTRASTAT: ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI occorre predisporre l'elenco intrastat riguardante il periodo di riferimento (MENSILE o TRIMESTRALE)
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI) 1) Raccolta documenti: fattura fornitore estero bolla doganale fattura dello spedizioniere
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI) 2) Registrazioni contabili: a) La fattura estera si registra solo in contabilità generale (con codice apposito) MERCI C/ ACQUISTI a DEBITIV/FORNITORE ESTERO ft. n.del.. fornitore ESTERO $... X cambio
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI) b) La bolla doganale si registra in contabilità iva e in contabilità generale (con codice apposito) =/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana) IMPONIBILE-FORNITORE ESTERO IVA A CREDITO ONERI DOGANALI
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI) c) La fattura dello spedizioniere si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito) =/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana) PRESTAZIONI - IMPONIBILE IVA A CREDITO PRESTAZIONI NON IMPONIBILE ANTICIPAZIONI DEGLI ONERI DOGANALI (art.15 dpr 633/72)
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI) - Registrare in contabilità generale i pagamenti dei fornitori estero =/= a =/= FORNITORE ESTERO DIFFERENZA PASSIVA SU CAMBIO a a BANCA C/C DIFFERENZA ATTIVA SU CAMBIO
SPESE VARIE NON IVA 1) Controllare che i documenti giustifichino opportunamente le spese non c è spesa se non c è documento giustificativo 2) Ordinare i documenti 3) Timbrare 4) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale
Esempio: Ricevimento di ricevuta per lavoro occasionale di 1000 200 di ra = netto pagato 800 COSTO.. a =/= Pagato compenso a.per prestazioni occasionali... a BANCA c/c a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT. Attenzione: spesso le ricevute contengono l indicazione della RA sbagliata in quanto conteggiata sul netto e non sul compenso lordo.
CASSA 1) Le aziende dovrebbero tenere il libro cassa o predisporre foglio di excel con p.n. 2) Far annotare giornalmente i movimenti in entrata e in uscita di cassa specificando causali ed importi 3) Far verificare giornalmente: - la consistenza fisica iniziale della cassa 4) La cassa non può MAI andare in rosso - la consistenza fisica finale della cassa
a) Tenuta libro banca : BANCHE 1) Creare un libro banca per ogni c/c 2) Annotare giornalmente movimenti in entrata e in uscita di banca 3) Fare periodicamente prospetto di riconciliazione con c/c bancari b) Creare un dossier per la tenuta della documentazione relativa ai movimenti di banca
BANCHE I rapporti con le banche spesso vanno al di là del semplice rapporto di conto corrente in quanto le aziende possono fare anticipi fattura, richiedere anticipazioni bancarie, contrarre mutui, ecc. di tutti questi rapporti occorre avere la documentazione per rilevare correttamente debiti e oneri
Riconciliazione banca.. Al saldo su e/c banca + / - movimenti contabilizzati ma non ancora su e/c + / - movimenti su e/c ma non ancora contabilizzati Saldo contabilità
Spesso nella riconciliazione di fine anno ci sono le competenze bancarie di fine trimetre/anno rilevate al 31/12 in co.ge., ma indicate in e/c bancario a gennaio =/= a =/= SPESE BANCARIE INTERESSI PASSIVI RITENUTE DI ACCONTO SUBITE SU INT.ATT.BANC. a BANCA C/C a INTERESSI ATTIVI BANCARI
PAGHE E CONTRIBUTI 1) Inserire tra le fatture di acquisto la fattura del consulente del lavoro 2) Farsi dare dal consulente del lavoro : - cedolino paga - riepilogo mensile delle paghe (per rilevare i contributi a carico azienda) - fotocopia del versamento dei contributi e dell IRPEF lavoratori dipendenti mod. F24 - fotocopia dei versamenti INAIL conteggi inail 3) Fare registrazioni in contabilità
CONTABILIZZAZIONE PAGHE E CONTRIBUTI
=/= a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI Rilevazione degli stipendi lordi STIPENDI SALARI INPS a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI Rilevazione A.N.F. / CIG / indennità malattia DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI a INPS Rilevazioni contributi a carico dipendenti
=/= a =/= Pagamento delle retribuzioni nette DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI DIPENDENTI C/ARROTONDAMENTI a CASSA / BANCA a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. a DIPEND. C/ ARROTOND.
=/= a INPS Rilevazione dei contributi a carico azienda CONTRIBUTI CONTRIBUTI
INPS a DEBITI VARI Pagamento dei contributi da parte del consulente del lavoro per ns. conto =/= a DEBITI VARI Pagamento delle ritenute fiscali lavoratori dipendenti dal consulente per ns. conto ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. ARROT. PASSIVI
=/= a FORNITORE Ricevuta fattura dal consulente CONSULENZE IVA SU ACQUISTI DEBITI VARI FORNITORE a =/= Pagamento della fattura del consulente a BANCA C/C a ERARIO C/RIT.ACC. LAV. AUTON.
INAIL a DEBITI V/INAIL Contributi inail di competenza... DEBITI V/INAIL a BANCA Pagato inail
=/= a DIP. C/ RETRIBUZIONI Rilevazione TFR dipendente cessato TFR maturato nell esercizio FONDO TFR DIP. C/RETRIBUZIONI a =/= Pagato TFR a BANCA a ERARIO C/ R.A. SU TFR
ATTENZIONE Ogni fine mese i conti di debito, v/ dipendenti e v/ enti previdenziali (inps), avranno, dopo il loro pagamento, un saldo 0: se non fosse così occorre cercare il motivo del saldo diverso da 0.
Esistono casistiche particolari per i quali ci saranno specifiche rilevazioni contabili come ad esempio: - le imprese edili occorre gestire la cassa edile - gli studi professionali occorre gestire la cadiprof - le imprese i cui dipendenti hanno optato ai fondi pensione in luogo del tfr in azienda occorre gestire i fondi pensione e relativi versamenti
Per quanto riguarda la giusta rilevazione del costo di competenza dei dipendenti a fine anno occorrerà rilevare alcune scritture di rettifica e assestamento (ratei ferie/13.ma/14.ma/p.r./festività - conguaglio inail - Accantonamento tfr)
31/12 SALARI E STIPENDI a DIP. C/ RETRIBUZIONI Rilevazione ratei ferie, 14.ma, 13.ma, pr, festività maturate TFR a FONDO TFR rilevazione tfr maturato nell esercizio INAIL a DEBITI V/INAIL conguaglio inail al 31,12,..
Dopo aver fatto tutte le rilevazioni contabili di un periodo occorre procedere ai controlli contabili base per verificare di non aver utilizzato conti sbagliati, aver fatto dei g/c al contrario, aver dimenticato qualche rilevazione contabile..
quindi stampare una bozza di situazione contabile e.
e controllare le schede contabili dei principali conti di credito e debito ad esempio: - cassa e cassa assegni - valori bollati - Banche..(fare riconciliazione) - Mutui / altri finanziamenti - clienti - fornitori - altri crediti - altri debiti - c/ soci
..controllare la giusta imputazione nei conti economici - c/ economici - ricavi - c/ economici - costi
Dopo aver fatto i controlli contabili base e aver verificato di avere una situazione contabile «pulita»
Si può procedere al conteggio e alla rilevazione delle scritture di rettifica e di assestamento
Principali scritture di rettifica e di assestamento RATEI E RISCONTI FATTURE DA EMETTERE FATTURE DA RICEVERE RIMANENZE AMMORTAMENTI ACCANTONAMENTI
RATEI Un rateo è una quota di entrata o uscita futura che misura ricavi o costi già maturati, ma non ancora rilevati, poiché la loro manifestazione finanziaria avrà luogo in esercizi futuri
Esempio di rateo attivo su interessi attivi annuali su cauzione incassati 31/03/2014 1/4/2013 31/12/2013 31/03/2014 Quota interessi di competenza 2013 Quota interessi comp. 2014 31/12 /13 RATEI ATTIVI a INTERESSI ATTIVI SU CAUZIONI Rilevazione rateo interessi su cauzione (aggiungo ricavo di competenza 2013)
Esempio di rateo passivo su interessi passivi su finanziamento del periodo 1/12/2013 28/2/2014 pagato il 28/02/2014 1/12/2013 31/12/2013 31/03/2014 Quota interessi comp. 2013 Quota interessi di competenza 2014 31/12 /13 INTERESSI PASSIVI SU FINANZ. a RATEI PASSIVO Rilevazione rateo interessi su finanziamento (aggiungo costo competenza 2013)
RISCONTI Il risconto è una quota di costo o di ricavo che hanno già avuto la loro manifestazione finanziaria (quindi già rilevati tra i costi/ricavi), ma che non sono completamente di competenza economica dell esercizio e che, pertanto, sono da rinviare al futuro.
Esempio di risconto attivo su canoni di leasing finanziario: Normalmente alla stipula del contratto di leasing viene pagato un maxicanone che deve essere «spalmato» per tutta la durata del contratto: per verificare il costo di competenza dell esercizio occorre conteggiare il costo complessivo del leasing suddividerlo per il n. dei mesi complessivi della durata del contratto (es. 48 mesi) e moltiplicarlo per il n. dei mesi di competenza del periodo (nei periodi intermedi è 12 mesi, nel 1 e ultimo periodo del contratto i mesi di competenza potrebbero essere meno di 12 mesi) 31/12 /13 RISCONTI ATTIVI a CANONI DI LEASING Rilevazione risconto attivo su canoni di locazioni finanziaria
Esempio di risconto attivo su assicurazione annuale pagata il 1/10/2013 1/10/2013 31/12/2013 30/09/2014 Quota assicurazione comp. 2013 Quota assicurazione di competenza 2014 31/12 /13 RISCONTO ATTIVO a ASSICURAZIONI Rilevazione risconto attivo su assicurazione (storno quota costo competenza 2014)
Risconto passivo su affitto attivo trimestrale anticipato periodo 1/12/2013 28/2/2014 1/12/2013 31/12/2013 28/2/2014 Quota affitto comp. 2013 Quota affitto di competenza 2014 31/12 /13 AFFITTO ATTIVO a RISCONTO PASSIVO Rilevazione risconto passivo su fitto attivo (storno quota ricavo competenza 2014)
FATTURE DA EMETTERE 31/12 /13 CLIENTI C/FT.DA EMETTERE a RICAVI PER PRESTAZIONI Fattura da emettere al cliente XX prestazioni effettuate nel mese di dicembre
FATTURE DA RICEVERE 31/12 /13 MERCI C/ACQUISTI a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE Fattura da ricevere dal fornitore XX consegna merce ddt n... del 20/12/2013 CONSULENZE a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE Ft. da ricevere dall Avv. /dott. / rag. / ing. / arch.
RIMANENZE 31/12 /13 R.F. PRODOTTI FINITI (s.p.) a VARIAZIONI RIMAN.PROD.FIN. (c.e.) Rilevate Rimanenze finali di prodotti finiti al 31/12/13 LAVORI IN CORSO SU ORD.(s.p.) a VARIAZIONI LAVORI IN CORSO (c.e.) Rilevate lavori in corso su ordinazione al 31/12/2013 Occorre anche rilevare eventuali RF di merci, materie prime, materiale di consumo...
AMMORTAMENTI 31/12 /13 AMMORTAMENTI a FONDI AMM.TO Rilevato amm.to anno 2013 Occorre fare, sul libro cespiti, il conteggio degli ammortamenti di tutte le immobilizzazioni immateriali e materiali suddivise per categorie omogenee e rilevare i singoli ammortamenti in contabilità generale a fine anno.
ACCANTONAMENTI 31/12 /13 ACCANTONAMENTO AL FONDO SVALUTAZIONE CREDITI a FONDO SVALUTAZ.CREDITI Rilevato acc.to al fondo svalutazione crediti. ma esistono altri accantonamentti come quelli al fondo per rischi e oneri, al fondo tfr, fondo tfm.ecc.