La ricerca del risultato è nel nostro DNA OUTCOME RESEARCH SRL Via Appia, 353 04028 Scauri (LT) Via delle Nereidi, 29 int. 15 00121 Roma Tel. 0771-614.686 614.687 fax 0771-61.46.88 06-5634.7181 www.outcomeresearch.com info@outcomeresearch.com RENT FOR ALL Breve noleggio - Lungo noleggio Noleggio con conducente La soluzione per i professionisti del noleggio
RENT FOR ALL costituisce l evoluzione su web del software RENT, presentato sul mercato in versione multiutente locale nel 2000 e che da allora ha ottenuto numerosi riconoscimenti per la sua completezza e linearità di gestione. RENT FOR ALL presenta una gestione multifiliale, assegnando automaticamente le singole attività alla filiale di competenza attraverso il riconoscimento dell operatore. La sicurezza è garantita attraverso 3 livelli diversi di operatività (di cui uno di sola lettura), la verifica continua dell operatore attivo, il tracciamento di operazioni di modifica e registrazione nonchè l utilizzo di tecnologie allo stato dell arte della tecnica. Dalla piccolissima azienda a quella con centinaia di filiali sparse sul territorio, RENT FOR ALL accompagna l operatore in tutte le fasi del noleggio, consentendo l emissione corretta di una lettera di noleggio standard in pochissimi secondi pur effettuando un completo controllo sui dati inseriti. L utilizzo di SMS ed E-MAIL automatiche consentono di velocizzare e ottimizzare le attività di interfacciamento con il cliente migliorando, tra l altro, la qualità di servizio percepita dal cliente. La struttura di RENT FOR ALL consente un facile accesso anche ai collaboratori esterni (concessionarie, officine, carrozzieri, alberghi, aziende con particolari convenzioni) ognuno dei quali opererà con i privilegi e la scontistica massima a loro assegnata in sede di definizione. Azienda Prenotazioni in tempo reale Server Web Outcome Research Rivenditori Meccanici / Carrozzerie Agenti Pag. 2 di 16
Le funzioni e i menù Clienti Breve Noleggio Lungo noleggio N C C Servizi aggiuntivi Gestione Assistenza Messaggistica interna Pag. 3 di 16
Garanzie La garanzia sui nostri software non ha scadenza e i nostri tecnici lavorano continuamente per migliorare prestazioni e funzionalità. Più che fornitori il nostro obiettivo è quello di essere partner dei nostri clienti. Siamo pertanto estremamente attenti non solo alla sicurezza dei dati ma anche a qualunque informazione sulla struttura e sui progetti futuri dei nostri clienti, per cui direttamente sulla licenza d uso sono riportate alcune condizioni tese alla totale tutela di quanti ci concedono la propria fiducia. Certificazione della sicurezza delle informazioni : gestiamo i nostri server, attività e le informazioni di cui potremmo entrare in possesso in modo conforme alla severa normativa internazionale ISO 27001:2005 (Gestione della sicurezza delle informazioni), in modo conforme alla normativa ISO 9001:2000 (Gestione della qualità) nonchè in modo conforme al D.L. 193/2006 (Codice sulla privacy) Patto di riservatezza : ci impegniamo, anche per i nostri collaboratori, a tenere come estremamente riservate e confidenziali e a non divulgare per nessun motivo informazioni su clienti, listini, prezzi, veicoli, fatturato, struttura e dipendenti, di cui potremmo venire a conoscenza durante le attività di manutenzione, aggiornamento e/o consulenza. Ad esclusione di quelle prettamente tecniche, indispensabili per la determinazione dei carichi dei server e legate al solo conteggio delle dimensioni dei database, nessuna attività di analisi e/o statistica sui dati verrà effettuata senza il un preventivo consenso scritto. Le attività di backup automatiche si limitano alla sola copia degli archivi senza alcuna analisi dei dati contenuti e le copie sono conservate in modalità sicura secondo i dettami della normativa ISO27001. Copertura Assicurativa : il progetto dei nostri software e la professionalità dei nostri tecnici, ci permettono di associare ai nostri software, quale ulteriore garanzia, una polizza assicurativa stipulate con primarie compagnie capace di garantire i nostri clienti da qualunque danno commerciale possano subire attraverso l uso dei nostri software. Il Listino RENT FOR ALL prevede l utilizzo di quattro listini diversi e autonomi tra loro, ognuno con classi alfanumeriche che vanno da AA a 99, e ciascun veicolo può essere assegnato o meno a ciascuno dei listini, anche con classi diverse. In questo modo è possibile gestire compiutamente qualunque tipo di veicolo o richiesta: autovetture, furgoni, furgoni frigo, auto lusso o con servizi particolari, moto, ecc. con listino base o in convenzione. Il tutto per gestire qualunque opportunità offerta dal mercato. Ciascun listino prevede per ogni classe diversi livelli di tariffe: 1. oraria (con possibilità di specificare i costi da 1 a 6 ore) 2. giornaliera (con possibilità di specificare i costi da 1 a 31 giorni) 3. week-end : dal venerdi al lunedi alle 09.00 (rientro personalizzabile) 4. mini week-end : dal sabato al lunedì alle 09.00 (rientro personalizzabile) Nel calcolo del saldo della lettera di noleggio, viene accordata al cliente una tolleranza di 1 ora ; oltre tale termine, il software addebita automaticamente un altro giorno. Nel caso di tariffa oraria il calcolo è al minuto o per fasce orarie. Pag. 4 di 16
La Flotta RENT FOR ALL consente di gestire un numero illimitato di veicoli, per ognuno dei quali sono specificate le caratteristiche tecniche nonché le periodicità delle manutenzioni. Pag. 5 di 16
E inoltre possibile personalizzare la grafica del veicolo, in modo da presentare quella reale. Attraverso i costi di acquisto, i costi finanziari e la previsione delle spese di gestione (manutenzioni, assicurazioni, bolli, ecc) la procedura permette di prevedere i costi mensili di ogni singolo veicolo, consentendo quindi di ottenere un obiettivo minimo di noleggio che sommato ad un importo di vendita presunto, fornisce un ipotesi di utile lordo globale per ciascun autoveicolo. Pag. 6 di 16
La scheda finanziaria fornisce inoltre in maniera rapida, automatica e intuitiva informazioni riguardo i costi e i ricavi generati da ogni singolo automezzo. Analoga ricerca può essere effettuata per tutta l azienda o per singola filiale. Pag. 7 di 16
Analisi di dettaglio del fatturato L anagrafica clienti La scheda anagrafica del cliente, oltre a consentire la registrazione dei dati del cliente e necessari alla fatturazione del servizio, effettua il controllo sull immissione delle informazioni relativi ai documenti, alle date di rilascio e alle loro scadenze, non permettendo l emissione della lettera di noleggio qualora essi non siano congrui (soggetti troppo giovani o patenti scadute o dati incompleti). In questo modo vengono limitati gli errori più comuni che gli operatori di solito commettono nella compilazione delle lettere di noleggio. Ad ogni anagrafica è possibile associare un listino di riferimento, un eventuale ulteriore sconto base nonché l agente a cui riconoscere le provvigioni. Ovviamente, se il cliente è già noto, è sufficiente selezionare la sua scheda anagrafica e procedere direttamente con l emissione della lettera di noleggio; verranno comunque effettuati nuovamente i controlli sulle date di scadenza dei documenti archiviati. Per ogni conducente è possibile l archiviazione elettronica delle patenti, da utilizzare sia per il riconoscimento che nella gestione degli eventuali verbali: Pag. 8 di 16
La lettera di noleggio La lettera di noleggio può essere emessa direttamente dall anagrafica del cliente o trasformando una prenotazione effettuata. A questo punto è sufficiente indicare/confermare la data di uscita e quella di previsto rientro e il sistema, calcolerà automaticamente tutti i costi e sarà immediatamente disponibile la lettera di noleggio. Pag. 9 di 16
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L operatore potrà comunque personalizzare la lettera modificandone le tariffe e/o le opzioni, sempre nel limite della scontistica massima a lui permessa.. La lettera di noleggio è quindi completa e pronta per essere stampata. Come si può notare la sua compilazione ha richiesto pochissime operazioni all operatore, che può pertanto concentrarsi sul servizio da rendere al cliente. La lettera di noleggio così ottenuta può essere stampata direttamente su un foglio A4 bianco; i questo caso il sistema provvederà anche a stampare le fincature e i loghi. Sul retro andranno stampate le Condizioni Generali di Noleggio. In aggiunta alla lettera di noleggio RENT FOR ALL consente di stampare la scheda check out da far firmare al cliente ed evitare quindi eventuali contestazioni: Pag. 11 di 16
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L offerta al cliente e la prenotazione Una volta impostato correttamente il listino e la flotta, calcolare e presentare un offerta è un operazione immediata che consente all operatore di concentrarsi sulle richieste del cliente e non sull uso del software. E infatti sufficiente inserire la classe del veicolo, la data di prevista uscita e quella di previsto rientro e il software genera automaticamente un offerta. All accettazione da parte del cliente dell offerta, sarà sufficiente trasformare la stessa in prenotazione (specificando la targa del veicolo) e quindi ottenere automaticamente la lettera di noleggio al momento dell uscita. Per semplicità operativa, la scheda dell offerta ricalca quella della lettera di noleggio. Il planning L insieme delle lettere di noleggio e delle prenotazioni consentono di ottenere il planning delle attività, che viene automaticamente generato dal sistema. In funzione delle attività svolte, il planning può essere richiesto mensile o giornaliero. Il planning mensile: Il planning giornaliero: Pag. 14 di 16
SMS ed E-mail Il sistema è in grado di generare e inviare automaticamente SMS ed E-MAIL ai clienti: dalle prenotazioni, per la conferma e/o annullamento delle stesse dagli elenchi delle lettere di noleggio per il memo del rientro. dalla gestione delle fatture per il sollecito dei pagamenti SMS ed E-MAIL sono generate in maniera personalizzata per ogni cliente e, gli SMS, non richiedono l uso di cellulari dedicati in quanto utilizzano funzioni internet; è sufficiente acquistare un pacchetto di SMS prepagato, e il servizio è immediatamente attivo. RENT FOR ALL e il sito web Qualora ai nostri tecnici venga affidata la realizzazione e/o la manutenzione dei siti internet, RENT FOR ALL è inoltre in grado di generare aree riservate per i clienti, contenenti informazioni sulle lettere di noleggio aperte, le fatture emesse e le prenotazioni effettuate. E inoltre possibile acquisire da sito web le prenotazioni e/o consentire agli utenti di ottenere preventivi in base ai listini in vigore al momento. Le statistiche All interno del software sono presenti alcune utili statistiche per il controllo dell andamento dei fatturati. Gli archivi di, RENT FOR ALL sono comunque organizzati per la realizzazione di qualunque statistica, anche di tipo estemporaneo; le statistiche di tipo una tantum possono anche essere richieste ai nostri tecnici come servizio aggiuntivo. Pag. 15 di 16
Altre funzioni presenti in RENT FOR ALL Gestione di prese e consegne in luoghi diversi con funzioni di controllo dell ubicazione corrente degli autoveicoli Emissione automatica delle risposte ai verbali relative alle eventuali multe, con indicazione del conducente e dei dati di noleggio. Fatturazione di prestazioni/prodotti/spese extra-noleggio (multe, vendite di autoveicoli, ecc.) Fatturazione automatica mensile dei canoni di lungo noleggio Elenco generale delle lettere di noleggio: (anche per singola filiale) consente di consultare l archivio delle lettere di noleggio ed eventualmente di aprirle. La funzione, oltre a costituire il brogliaccio delle attività, risulta particolarmente utile per verificare se tutti i servizi sono stati fatturati, controllare i dati inseriti, ristampare le fatture, ecc. Elenco noleggi aperti: per verificare velocemente i noleggi in corso, i conducenti, i loro recapiti telefoni. La funzione viene di solito utilizzata anche per ricercare le lettere di noleggio al momento dei rientro degli autoveicoli. Ricerca noleggio per data: a partire dalla targa dell autoveicolo consente di ricercare la lettera di noleggio che lo impegnava in un determinato giorno. Funzione utile nel caso di multe, incidenti, ecc. Gestione delle manutenzioni: per memorizzare le manutenzioni e i relativi costi sostenuti per ciascun veicolo Gestione delle fatture e dei pagamenti, suddividendole in fatture del noleggio a breve con i canoni del lungo noleggio. Calcolo delle provvigioni CRM (Customer Relationship Management) per il completo controllo e fidelizzazione del cliente. Backup degli archivi, con invio del file all utente Esportazione dati verso software di contabilità generale Calcolo del codice fiscale Pag. 16 di 16