L UFFICIO WEB Modulo online per la gestione del personale Manuale di utilizzo Versione 1.0.75.0 Pagina 1 di 33
1. INTRODUZIONE L applicazione Ufficio Web permette una gestione semplificata e automatizzata delle risorse umane, al fine di ridurre i tempi di elaborazione dei cartellini. Il servizio è a disposizione sul web digitando l indirizzo internet specifico nel proprio browser. L Utente può accedere a tutte le sue funzionalità utilizzando il proprio nome utente password. L applicativo gestisce la richiesta di autorizzazioni da parte degli utenti, le trasferte, la visualizzazione delle timbrature online, la gestione dei responsabili e il L.U.L. È strutturato essenzialmente su base gerarchica, la cui struttura è composta da: Utente Amministratore che gestisce l attivazione dei soggetti e definisce il loro ruolo all interno dell ufficio web, crea gli utenti Responsabili e valuta le richieste di autorizzazioni in modo vincolante. Utente Responsabile che può accettare o rifiutare la richiesta di assenza da parte dei dipendenti a lui associati e godere dei servizi offerti all utente Dipendente. Utente Dipendente che ha la possibilità di visualizzare le proprie timbrature, i cedolini e richiedere autorizzazioni di assenza dal lavoro. Pagina 2 di 33
2. DIPENDENTE Il dipendente, ha la possibilità di effettuare richieste di autorizzazione a ferie, permessi, e di visualizzare le proprie timbrature e L.U.L.. 2.1. Registrazione Una volta attivato dall Utente Amministratore, il dipendente riceverà un codice di registrazione, da inserire al primo accesso. Figura 1 Per effettuare la registrazione l utente deve cliccare su Registrati presente nella pagina di login del servizio: La schermata successiva permette all utente di inserire il codice di attivazione per poter accedere ai servizi e definire i propri dati di accesso, quali nome utente e password. Con il tasto Conferma le informazioni vengono memorizzate. Figura 2 Pagina 3 di 33
Completata la fase di registrazione, l utente può accedere alla propria pagina personale, digitando le proprie credenziali di accesso nel form di login della pagina principale. 2.2. Pagina personale La pagina personale del dipendente riassume i dati anagrafici dell utente collegato ed evidenzia i servizi di cui egli può usufruire. Figura 3 Il menu posto nella parte superiore della pagina, permette di accedere alle funzionalità dei servizi attivi. Il corpo della pagina principale visualizza alcune informazioni anagrafiche ed eventuali comunicazioni o news inviate dall azienda. Nella parte superiore destra sono presenti tre etichette: Accedi come responsabile, Disconnetti e Dati Utente. Le funzioni consentono, rispettivamente, di accede al proprio account responsabile qualora l utente fosse abilitato a questo ruolo, effettuare l operazione di disconnessione dell utente e modificare la propria password e la propria e- mail Pagina 4 di 33
Modulo Gestione Autorizzazioni Il modulo di gestione autorizzazioni, consente al dipendente di effettuare richieste di assenza dal lavoro quali ad esempio permessi, ferie, ecc., direttamente dalla propria pagina personale e di monitorarne l approvazione. Una volta cliccato sulla voce di menu, all utente si presentano due scelte: Elenco Autorizzazioni e Nuova Richiesta. 2.2.1. Nuova Richiesta Tramite la voce di menu nuova richiesta, l utente crea una richiesta di assenza, che verrà inoltrata ai responsabili, i quali ne valuteranno la convalida. Figura 4 Cliccando sulla voce di menu, l applicativo propone una form di compilazione della richiesta: Campi della form: Causale: Specifica il tipo di assenza, cliccando nel menu a tendina, vengono visualizzate alcune causali che identificano il tipo di evento giustificativo. Tipo: Indica il tipo di durata dell evento. È possibile richiedere infatti un assenza di poche ore, di un giorno oppure un intervallo consecutivo di più giorni. Giorno: Definisce il giorno dell evento. Questo campo è legato alla scelta del tipo di durata dell evento. Nel caso in cui il tipo di durata considerasse più giorni, l utente deve specificare il giorno di inizio e fine dell evento. Dalle/Alle ore: Campo attivo solo per il tipo di durata Alcune Ore. Permette di definire l intervallo temporale dell assenza. Note: L utente può inserire delle informazioni aggiuntive alla richiesta di assenza. La compilazione di quest ultimo non è obbligatoria per la conclusione della richiesta. Cliccando sul tasto Salva, l autorizzazione viene memorizzata e inoltrata al Responsabile e all amministratore, i quali valuteranno se confermare o negare la richiesta effettuata dal dipendente. Pagina 5 di 33
2.2.3. Elenco La voce di menu Elenco consente all utente di monitorare lo stato delle proprie autorizzazioni. La colonna St. indica lo stato di validità dell autorizzazione. Nel momento in cui il dipendente effettua la richiesta, lo stato di quest ultima è di colore bianco (in attesa di approvazione). Figura 5 Se l autorizzazione viene accettata dal proprio Responsabile, lo stato non varia, in quanto necessita della conferma da parte dell Utente Amministratore. In questo caso l applicativo indica testualmente l avvenuta accettazione da parte del Responsabile. Lo stato dell autorizzazione è evidenziato in verde quando la stessa è confermata anche dall utente Amministratore mentre sarà di colore rosso qualora non venga accettata o confermata. Nel caso in cui una richiesta precedentemente autorizzata venisse revocata, lo stato visualizzato sarà invece di colore grigio. Tramite l etichetta Stampa, l utente può stampare la richiesta di autorizzazione corrispondente. Cliccando sul pulsante è possibile Eliminare la richiesta corrispondente. Figura 6 L autorizzazione viene bloccata quando l ufficio del personale acquisisce la giustificazione nel software presenze Gea. Da questo momento in poi alcuna operazione di modifica è più effettuabile sul web. Pagina 6 di 33
2.4 Modulo Timbrature online Il modulo di gestione Timbrature, consente al dipendente di visualizzare le proprie timbrature, così come sono state acquisite dal terminale. Il servizio si utilizza tramite l accesso al menu timbrature. Una volta cliccato sulla voce di menu, all utente viene presentato il proprio cartellino aggiornato all ultima operazione di acquisizione delle timbrature effettuata dall ufficio del personale. È disponibile un pulsante per stampare le timbrature visualizzate. Tramite il menu a tendina è possibile anche selezionare il mese di riferimento del cartellino, in questo modo il dipendente può visualizzare non solo le timbrature riferite al mese corrente, ma anche quelle riferite ai mesi precedenti. Figura 7 Pagina 7 di 33
2.4.1 Modulo Timbrature online Gestione avanzata La gestione avanzata del modulo timbrature online, permette al dipendente stesso di inserire manualmente le timbrature mancanti nel proprio cartellino. Cliccando sul tasto in corrispondenza del giorno desiderato, il dipendente può inserire una o più timbrature specificando verso, ore, minuti e causale. Una volta inserita la timbratura, questa è contrassegnata con una x per dare la possibilità all utente di eliminarla. L utente ha a disposizione la modifica di una timbratura già inserita per 24 ore, una volta acquisita in rilevazione presenze, essa non può più essere eliminata. Ogni timbratura manuale è marchiata con la data di inserimento visualizzabile posizionando il mouse sopra il riquadro interessato. Pagina 8 di 33
Modulo Gestione Trasferte Il modulo di gestione trasferte, consente al dipendente di effettuare richieste di rimborso delle spese sostenute in seguito ad una prestazione lavorativa in trasferta. Una volta cliccato sulla voce di menu, all utente si presentano due scelte: Elenco Attività/Trasferta e Nuova Trasferta. 2.5.1. Nuova Trasferta Tramite la voce di menu nuova trasferta, l utente crea la propria trasferta inserendo l arco temporale, la descrizione dell attività ed eventuali costi. Figura 8 Premendo il pulsante l utente può inserire il dettaglio delle spese sostenute: Figura 9 Pagina 9 di 33
A seconda del tipo di rimborso richiesto, l utente deve compilare la griglia proposta con le seguenti indicazioni: n. : numero progressivo della spesa, viene compilato automaticamente dal servizio web. Causale: tipologia di spesa. L utente, come da figura, ha la possibilità di scegliere la causale di spesa da includere nel dettaglio della trasferta. Le causali sono precaricate dall amministratore e sono selezionabili attraverso il menu a tendina. Qta: quantità per la tipologia selezionata nel campo Causale Auto: campo selezionabile SOLO nel caso in cui sia prevista l associazione dell auto di proprietà del dipendente con relativo costo chilometrico. L inserimento dell anagrafica dell automezzo è assegnata all amministratore del servizio. La compilazione del campo automezzo permette di far calcolare direttamente al servizio il rimborso chilometrico sulla base dei chilometri inseriti nel campo Qta. Valuta: Valuta con cui è espresso l importo della spesa, il valore di default è Euro. Valore: Importo espresso con la valuta del campo specificato in precedenza. Cambio: Nel caso in cui la Valuta sia diversa da Euro, è necessario specificare il rapporto Euro\Valuta per permettere al servizio di calcolare correttamente l ammontare del rimborso. Note: Eventuali Note a disposizione dell utente Tipo: Tipologia del pagamento. È possibile scegliere tra spesa anticipata dal dipendente, carta di credito aziendale, Bancomat Aziendale, Contanti Azienda. Per salvare\annullare i dati inseriti nel rimborso premere rispettivamente i pulsanti. Una volta inseriti i rimborsi il servizio offre un riepilogo di ciò che è stato inserito: Figura 10 Cliccando sul tasto l utente può inserire una nuova spesa, mentre cliccando sul tasto è possibile modificarne i contenuti. Cliccando invece sul pulsante l utente può eliminare la spesa inserito. Per confermare i dati premere il pulsante Salva, per annullare invece premere il tasto Annulla. Pagina 10 di 33
Elenco Trasferte Come il modulo Autorizzazioni, anche le trasferte necessitano di autorizzazione da parte di un utente di livello superiore (Responsabile). Figura 11 Il menu Elenco Attività\Trasferte permette di monitorare lo stato delle richieste inserite. La richiesta di rimborso è approvata se la colonna stato è di colore verde, è respinta nel caso in cui sia di colore rosso, in attesa di approvazione nel caso in cui sia di colore bianco. Solamente dopo l approvazione da parte del responsabile, le spese relative alle trasferte potranno essere eventualmente rimborsate da parte dell ufficio del personale secondo le disposizioni previste. Pagina 11 di 33
2.5 Visualizzazione LUL L ufficio web è abilitato alla visualizzazione dei documenti del Libro Unico del Lavoro quali cedolini e fogli presenza. Il Dipendente può visualizzare in formato pdf e stampare la propria busta paga o il proprio foglio presenza senza dover richiedere tali documenti all ufficio del personale. Nel menu Documenti LUL (Cedolini/Fogli Presenze) il dipendente ha a disposizione la documentazione suddivisa per mensilità: Figura 12 I menu a tendina Anno e Mese permettono al dipendente di selezionare il la mensilità dei documenti da visualizzare, mentre il menu Tipo consente di scegliere se visualizzare solo i cedolini, solo i fogli presenza o entrambi. Per visualizzare il documento l utente può selezionare la checkbox in corrispondenza della colonna # e cliccare con il mouse sulla voce Stampa presente a destra nel riquadro dei filtri. Pagina 12 di 33
3. RESPONSABILE Il Responsabile è il soggetto a cui è associata la gestione di un certo numero di dipendenti. Tramite questo profilo è possibile validare o meno le richieste di autorizzazioni o di rimborso spese dei dipendenti assegnati al Responsabile. 3.1. Registrazione Una volta attivato dall Utente Amministratore, il Responsabile riceve un codice di registrazione, da inserire al primo accesso. Nel caso in cui il responsabile sia un utente distinto, la procedura da seguire è la stessa effettuata dal dipendente: l utente deve cliccare su Registrati presente nella pagina di login del servizio: Figura 13 La schermata successiva permette all utente di inserire il codice di attivazione per poter eccedere ai servizi e definire i propri dati di accesso, quali nome utente e password. Con il tasto Conferma le informazioni vengono memorizzate. Figura 14 Completata la fase di registrazione, l utente può accedere alla propria pagina personale, digitando le proprie credenziali di accesso nel form di login della pagina principale. Pagina 13 di 33
Nel caso in cui il responsabile sia a sua volta un dipendente, è possibile associare all utente dei privilegi più elevati registrando a sua volta il codice attivazione da responsabile all interno della pagina personale del dipendente. Per inserire il codice di attivazione il dipendente effettua il login con le modalità già illustrate nei capitoli precedenti. Una volta visualizzata la pagina personale, cliccare sul pulsante Accedi come Resp. Figura 15 La schermata successiva chiede all utente dipendente di inserire il codice di attivazione da responsabile. Figura 16 Una volta confermato il codice, l utente può, mediante lo stesso pulsante, accedere sia come responsabile che come dipendente, senza dover creare ulteriori credenziali di accesso. Pagina 14 di 33
3.2. Pagina personale La pagina personale del Responsabile riassume i dati anagrafici dell utente e, tramite il menu posto nella parte superiore della pagina, è possibile di accedere alle funzionalità che il profilo dispone. Nella parte superiore destra sono presenti due etichette: Dati utente e Disconnetti. Le funzioni consentono, rispettivamente, di modificare la propria password e la propria e-mail, e di effettuare l operazione di disconnessione dell utente. Pagina 15 di 33
3.3. Gestione richieste di autorizzazione Il Responsabile ha la facoltà di autorizzare o meno la richiesta di assenza da parte del dipendente tramite la funzionalità raggiungibile dal menù Dipendenti -> Gestione Richieste Autorizzazioni. La schermata principale visualizza l elenco delle richieste effettuate dai dipendenti assegnati al Responsabile, con la possibilità di filtrare e/o ordinare i risultati: Figura 17 La colonna St. indica lo stato dell autorizzazione. Il Responsabile, tramite gli appositi pulsanti, può autorizzare, non autorizzare, reimpostare la situazione iniziale o eliminare la richiesta. Per eseguire un operazione su una richiesta, l utente deve premere i pulsanti presenti nella colonna # Autorizzando la richiesta del dipendente, la colonna St. passerà dallo stato bianco allo stato blu qualora l autorizzazione del responsabile non sia sufficiente per rendere definitiva la richiesta, verde altrimenti. Non autorizzando la richiesta, la colonna St. passa dallo stato bianco allo stato rosso mentre se un autorizzazione precedentemente autorizzata venisse revocata, lo stato passa dallo stato verde allo stato rosso. Tramite l etichetta Stampa, l utente può stampare la richiesta di autorizzazione corrispondente. Cliccando sul pulsante è possibile Eliminare la richiesta corrispondente. L autorizzazione viene bloccata quando l ufficio del personale acquisisce la giustificazione nel software presenze Gea. Da questo momento in poi alcuna operazione di modifica è più effettuabile sul web. Figura 18 Pagina 16 di 33
3.4 Modulo Timbrature online Il modulo di gestione Timbrature consente al responsabile di visualizzare le timbrature dei dipendenti a lui associati. Il servizio si utilizza tramite l accesso al menu Dipendenti in corrispondenza della voce Timbrature. Una volta cliccato sulla voce di menu, al responsabile viene presentata una pagina suddivisa in due riquadri: - Un riquadro di filtri in cui il responsabile può selezionare Anno e mese di riferimento e il dipendente interessato. - Un riquadro che mostra le timbrature del dipendente selezionato riferite al periodo impostato nel riquadro filtri. Figura 19 Pagina 17 di 33
Modulo Timbrature online Gestione avanzata Figura 20 La gestione avanzata del modulo timbrature online, permette al responsabile di inserire manualmente le timbrature mancanti nel cartellino dei dipendenti a lui associati. Cliccando sul tasto in corrispondenza del giorno desiderato, il responsabile può inserire una o più timbrature specificando verso, ore, minuti e causale. Una volta inserita la timbratura, questa è contrassegnata con una X per dare la possibilità all utente di eliminarla. Figura 21 L utente ha a disposizione la modifica di una timbratura già inserita per 24 ore, una volta acquisita in rilevazione presenze, essa non può più essere eliminata. Ogni timbratura manuale è marchiata con la data di inserimento visualizzabile posizionando il mouse sopra il riquadro interessato. Figura 22 Pagina 18 di 33
Modulo Gestione Trasferte Il modulo di gestione trasferte, consente al responsabile di inserire per conto del dipendente le richieste di rimborso delle spese sostenute in seguito ad una prestazione lavorativa in trasferta. Una volta cliccato sulla voce di menu, all utente si presentano due scelte: Gestione Attività/Trasferta e Nuova Attività/Trasferta. 3.5.1. Nuova Trasferta Tramite la voce di menu nuova trasferta, il responsabile può creare la trasferta per conto del dipendente inserendo l arco temporale, la descrizione dell attività ed eventuali costi. Figura 23 Premendo il pulsante l utente può inserire il dettaglio delle spese sostenute: Figura 24 Pagina 19 di 33
A seconda del tipo di rimborso richiesto, l utente deve compilare la griglia proposta con le seguenti indicazioni: n. : numero progressivo della spesa, viene compilato automaticamente dal servizio web. Causale: tipologia di spesa. L utente, come da figura, ha la possibilità di scegliere la causale di spesa da includere nel dettaglio della trasferta. Le causali sono precaricate dall amministratore e sono selezionabili attraverso il menu a tendina. Qta: quantità per la tipologia selezionata nel campo Causale Auto: campo selezionabile SOLO nel caso in cui sia prevista l associazione dell auto di proprietà del dipendente con relativo costo chilometrico. L inserimento dell anagrafica dell automezzo è assegnata all amministratore del servizio. La compilazione del campo automezzo permette di far calcolare direttamente al servizio il rimborso chilometrico sulla base dei chilometri inseriti nel campo Qta. Valuta: Valuta con cui è espresso l importo della spesa, il valore di default è Euro. Valore: Importo espresso con la valuta del campo specificato in precedenza. Cambio: Nel caso in cui la Valuta sia diversa da Euro, è necessario specificare il rapporto Euro\Valuta per permettere al servizio di calcolare correttamente l ammontare del rimborso. Note: Eventuali Note a disposizione dell utente Tipo: Tipologia del pagamento. È possibile scegliere tra spesa anticipata dal dipendente, carta di credito aziendale, Bancomat Aziendale, Contanti Azienda. Per salvare\annullare i dati inseriti nel rimborso premere rispettivamente i pulsanti. Figura 25 Una volta inseriti i rimborsi il servizio offre un riepilogo di ciò che è stato inserito: Cliccando sul tasto l utente può inserire una nuova spesa, mentre cliccando sul tasto è possibile modificarne i contenuti. Cliccando invece sul pulsante l utente può eliminare la spesa inserito. Pagina 20 di 33
Per confermare i dati premere il pulsante Salva, per annullare invece premere il tasto Annulla. 3.5.2. Gestione Attività/Trasferte Nel menu di Gestione Attività/Trasferte il responsabile, come per il modulo autorizzazioni, può autorizzare la trasferta inserita per l acquisizione da parte dell ufficio del personale: Figura 26 La richiesta di rimborso è approvata se la colonna stato è di colore verde, è respinta nel caso in cui sia di colore rosso, in attesa di approvazione nel caso in cui sia di colore bianco. Solamente dopo l approvazione da parte del responsabile, le spese relative alle trasferte potranno essere eventualmente rimborsate da parte dell ufficio del personale secondo le disposizioni previste. Pagina 21 di 33
4. AMMINISTRATORE L utente Amministratore è il soggetto che gestisce l intero applicativo, ovvero l utente con i privilegi più elevati. Tramite questo profilo è possibile: Creare i Responsabili e i ruoli ad essi associati. Attivare gli utenti all utilizzo dell Ufficio Web. Associare i servizi disponibili agli Utenti attivi. Eliminare, Bloccare, Sbloccare gli utenti all utilizzo dell Ufficio Web Confermare o negare definitivamente la richiesta di assenza effettuata dal dipendente. Confermare o negare definitivamente la richiesta di rimborso effettuata dal dipendente. Gestire gli automezzi Configurare l importazione automatica della documentazione del libro unico del lavoro Pagina 22 di 33
4.1. Login e pagina principale Dopo l autenticazione come amministratore, l applicativo visualizza all utente una scherma in cui vengono riportati gli uffici web attivi. Il menu a livello amministratore è così definito: Cliccando sulla voce di menu Generale è possibile accedere alle impostazioni generali e alla gestione degli account utente. Quest ultima è molto importante nel caso si voglia bloccare/eliminare un utente registrato in ufficio web. Le funzioni di amministrazione sono eseguite mediante l utilizzo dei pulsanti inseriti all interno della griglia: Pagina 23 di 33
: Permette l eliminazione dell utente da ufficio web : Consente di resettare la password dell utente corrispondente : Visualizza se il dipendente è connesso o meno a ufficio web : Abilita/Disabilita l utente in ufficio web : Stato dell utente. Se di colore giallo significa che l utente è stato bloccato per aver ecceduto i 10 tentativi di accesso non valido. Il menu Ufficio e Strumenti permettono di accedere ad impostazioni di sistema e gestione delle licenze. Cliccando sul pulsante nella pagina principale di amministratore, si accede alle impostazioni di configurazione dell ufficio web corrispondente, in particolare è possibile attivare l azienda con l apposito codice di attivazione Cliccando invece sul pulsante si accede alle aziende caricate per l ufficio web selezionato Cliccando sul pulsante si accede all attivazione dei servizi per l azienda selezionata, in particolare è possibile attivare su tutti i dipendenti il modulo desiderato. Pagina 24 di 33
Cliccando invece sul pulsante attivi. l applicativo visualizza all utente una scherma in cui vengono riportati gli uffici web Il menu è così definito: Cliccando sulla voce di menu Generale è possibile accedere alle impostazioni generali e alla gestione degli account utente: La pagina principale dell utente Amministratore riassume i dati dell azienda e i servizi attivi. Il menu posto nella parte superiore della pagina, permette di accedere alle funzionalità attivate nel profilo. Nella parte superiore destra sono presenti due etichette: Dati utente e Disconnetti. Le funzioni consentono, rispettivamente, di modificare la propria password e la propria e-mail, e di effettuare l operazione di disconnessione dell utente. L etichetta azienda nel menu principale, permette di accedere a una schermata riepilogativa dei dati dell azienda. Figura 27 Pagina 25 di 33
4.2. Menu Dipendenti Il menu dipendenti permette all utente di definire quali soggetti possono essere attivati e che tipo di servizi hanno la possibilità di utilizzare. L utente può inoltre gestire le richieste di autorizzazione e le anagrafiche degli automezzi. 4.2.1. Gestione Dipendenti Alla voce di menu Elenco è collegata la schermata che permette di gestire attivazione e servizi per i dipendenti: Figura 28 La griglia è così definita: #: questa colonna permette di selezionare uno o più dipendenti, al fine di operare l attivazione, il blocco e lo sblocco di ciascuno di essi. ID: ID dell utente associato alla griglia. Cognome: cognome dell utente associato alla griglia. Nome: nome dell utente associato alla griglia. Codice Fiscale: codice fiscale dell utente associato alla griglia. Matricola: matricola dell utente associato alla griglia. Mansione: mansione dell utente associato alla griglia. CodiceAttivazione: codice di attivazione dell utente, se vuoto l utente non è ancora stato attivato. Bloccato: definisce se l utente è bloccato all accesso o meno. : visualizza i dati anagrafici dell utente associato alla griglia. : Permette di entrare nell ufficio web con le credenziali dell utente associato alla griglia. Pagina 26 di 33
Sulla parte superiore della schermata, sono presenti alcuni pulsanti operativi che consentono all amministratore di agire sull abilitazione degli utenti per l utilizzo dei servizi proposti dall Ufficio Web: Attiva accesso web: tramite questo pulsante, l amministratore attiva gli utenti selezionati. Con l abilitazione dell utente, viene generato un codice di attivazione che dovrà essere comunicato al dipendente per il primo accesso all Ufficio Web. Blocca/Sblocca accesso web: questi pulsanti permettono di bloccare/sbloccare l accesso ad un utente già attivo. 4.2.1.1. Attivazione dei servizi I servizi sono lo strumento essenziale per un utilizzo completo delle funzionalità dell ufficio web. Una volta attivato un utente, l amministratore deve assegnare i servizi a cui l utente può accedere. L assegnazione dei servizi avviene tramite il menù a tendina posto sulla destra dei pulsanti precedentemente illustrati: Figura 29 Per assegnare un servizio ad uno o più dipendenti, l amministratore deve: Selezionare i dipendenti a cui assegnare il servizio tramite le apposite checkbox Selezionare il sevizio da attivare tramite il menu a tendina Cliccare sul tasto per aggiungere i servizi agli utenti. I servizi attivati mediante questo procedimento saranno poi visibili all utente nella sezione Servizi Attivi sulla pagina personale. Pagina 27 di 33
4.2.2. Gestione Richieste Autorizzazioni La voce di menù Gestione Richieste Autorizzazioni permette di autorizzare o meno le richieste effettuate da parte dei dipendenti tramite l apposito modulo. Questa funzionalità si presenta con una veste grafica simile alla gestione tramite l utente Responsabile, ma con una fondamentale caratteristica: l autorizzazione da parte dell utente ufficio web è vincolante affinché la richiesta venga presa in considerazione dalla procedura di rilevazione presenze. Infatti, se l autorizzazione è accettata da un utente Responsabile privo dei privilegi di autenticazione definitiva, essa viene scartata dalla procedura in sede di acquisizione delle autorizzazioni. La schermata principale visualizza l elenco delle richieste effettuate dai dipendenti assegnati al responsabile, con la possibilità di filtrare e/o ordinare i risultati: Figura 30 La colonna St. indica lo stato dell autorizzazione. L amministratore tramite gli appositi pulsanti può autorizzare, non autorizzare, reimpostare la situazione iniziale, eliminare la richiesta oppure sbloccarla nel caso fosse già stata acquisita dal software di rilevazione presenze. Per eseguire un operazione su una richiesta, l utente deve premere i pulsanti presenti nella colonna # Autorizzando la richiesta del dipendente. la colonna St. passerà dallo stato bianco allo stato verde. Qualora l autorizzazione del responsabile non fosse sufficiente per rendere definitiva la richiesta, l utente amministratore porterà l approvazione parziale di colore blu a definitiva. Non autorizzando la richiesta, la colonna St. passa dallo stato bianco allo stato rosso mentre nel caso in cui un autorizzazione precedentemente autorizzata venisse revocata, lo stato passa dallo stato verde allo stato grigio. Tramite l etichetta Stampa, l utente può stampare la richiesta di autorizzazione corrispondente. Pagina 28 di 33
4.2.3. Gestione attività/trasferte La voce di menù Gestione attività/trasferte permette di personalizzare le componenti di tale modulo. 4.2.2.1. Gestione automezzi Attraverso il menu automezzi, l utente ha la possibilità di configurare i dettagli del mezzo di trasporto di proprietà utilizzato dall utente durante l attività in trasferta Figura 31 Con i pulsanti relativi all automezzo. posti sulla colonna # l utente può rispettivamente modificare, aggiungere o eliminare i dati L automezzo creato compilando le colonne proposte, è poi associato al dipendente che potrà selezionarlo tra le possibili voci di nota spesa da inserire nel modulo di richiesta attività\trasferta. Pagina 29 di 33
4.2.4. Visualizzazione LUL L ufficio web è abilitato alla visualizzazione dei documenti del Libro Unico del Lavoro quali cedolini e fogli presenza. L utente amministratore può verificare la corretta pubblicazione dei cedolini/fogli presenza attraverso la stessa schermata proposta dall utente per la visualizzazione dei documenti del LUL. Nel menu Dipendenti LUL (Cedolini/Fogli Presenze) l utente ha a disposizione la documentazione suddivisa per mensilità: Figura 32 I menu a tendina Anno e Mese permettono al dipendente di selezionare il la mensilità dei documenti da visualizzare, mentre il menu Tipo consente di scegliere se visualizzare solo i cedolini, solo i fogli presenza o entrambi. Per visualizzare il documento l utente può selezionare la checkbox in corrispondenza della colonna # e cliccare con il mouse sulla voce Stampa presente a destra nel riquadro dei filtri. Pagina 30 di 33
4.3. Menu Responsabili Se l azienda attiva il modulo Gestione Responsabili, questo menù è utilizzato per la gestione di tale servizio. Il Responsabile è una figura a cui fanno capo i dipendenti associati e può autorizzare o meno le richieste di assenza oppure di attività/trasferte. L utente ufficio web crea i responsabili e ne associa gli utenti gestiti da essi. 4.3.1. Gestione responsabili Nel menu Responsabili - Gestione Responsabili l amministratore visualizza i responsabili attualmente creati e ne permette l attivazione e il blocco/sblocco. Figura 33 L utente può creare un nuovo responsabile premendo sul pulsante Figura 34 La griglia è così definita: Cognome: cognome del responsabile da creare. Nome: nome del responsabile da creare. Resp. Superiore: il modulo permette di gestire più gerarchie di Responsabili e attraverso questo campo l utente può assegnare un responsabile di grado più elevato a quello appena creato. Ruolo: ruolo associato al Responsabile (vedi paragrafo 4.3.2) Pagina 31 di 33
Per salvare/annullare il salvataggio del nuovo utente premere rispettivamente i pulsanti 4.3.1.1. Associazione dipendenti La configurazione più importante a livello di responsabile, è l assegnazione dei dipendenti. La schermata con le opzioni necessarie a tale scopo è raggiungibile tramite il pulsante colonna della tabella Elenco Responsabili. presente sull ultima Figura 35 Oltre ai dati anagrafici, per il responsabile è inserita una form aggiuntiva che permette, tramite gli appositi pulsanti, di assegnarne i dipendenti. Utilizzando i pulsanti funzionali l utente può associare più dipendenti al responsabile selezionato premendo Cliccando sull pulsante responsabile. si apre l elenco di selezione dei dipendenti da assegnare al Figura 36 Pagina 32 di 33
Per aggiungere dipendenti, l utente seleziona le checkbox corrispondenti e clicca sul pulsante Conferma. L utente può eliminare i dipendenti associati al responsabile selezionato utilizzando le checkbox presenti nella colonne # della tabella Elenco Dipendenti e cliccando il pulsante. L utente può utilizzare il tasto per salvare le modifiche oppure il tasto per annullarle. Una volta impostate le opportune configurazioni, l utente Responsabile, può autorizzare o meno le azioni degli utenti associati ad esso. 4.3.2. Gestione ruoli Nel modulo autorizzazioni, la gestione dei livelli dei responsabili assume una logica gerarchica. L utente può creare all interno dell azienda un numero n di ruoli in base alla propria struttura aziendale: Figura 37 A ciascun ruolo sono associati livelli di autorizzazione che possono assumere valori da 1 a n. Questi valori stabiliscono la gerarchia di autorizzazione tra i ruoli creati. Se il livello di autenticazione assume un valore maggiore o uguale a 5, il responsabile a cui è stato assegnato il ruolo ha la possibilità di autorizzare definitivamente la richiesta effettuata dal dipendente. Viceversa, i responsabili a cui sono stati associati ruoli con un livello di autenticazione minore di 5, posso approvare solo parzialmente la richiesta, la quale verrà resa definitiva solo da un autorizzazione di livello superiore. Per creare un nuovo ruolo l utente deve premere il pulsante seguito descritti: e compilare i campi di ID: progressivo ruolo, campo compilato automaticamente Ruolo: descrizione del ruolo creato. Liv. Aut. Web : livello di autorizzazione per le richieste su web, se maggiore o uguale a 5, l autorizzazione è definitiva. Liv. Aut. Revoca Web: livello di revoca di una richiesta precedentemente autorizzata. Pagina 33 di 33