Gestione Cantieri Manuale operativo Rel. 4.40
INDICE GUIDA UTENTE...3 INTRODUZIONE...3 FLUSSO OPERATIVO...4 Gestione Dati...4 Stampe...4 Archivi...4 Utilità...4 GESTIONE DATI...5 Preventivi...5 Passaggio da Preventivo a Commessa...6 Fogli di Lavoro...7 Fatturazione Fogli di Lavoro...8 Gestione Documenti Standard...9 Gestione Bolle fornitori (B.E.M.) Standard...10 STAMPE...11 Stampa Preventivi...11 Avanzamento Commesse (tipo 1)...11 Avanzamento Commesse (tipo 2)...12 Avanzamento Commessa (a Video)...12 Situazione Lavori...12 Situazione Lavori per Articolo...13 ARCHIVI...14 Aliquote Ricarico Clienti...14 Costo Articoli...14 Anagrafica Clienti/Articoli/Commesse...14 UTILITÀ...15 Ricalcolo Costi Commessa...15 Import Fogli di Lavoro/Export Fogli di Lavoro e Preventivi...15 Attiva/Disattiva Procedura...15 Manutenzione Registri/Apertura Nuovo Esercizio/Promemoria...16 Manuale Operativo Gestione Cantieri Indice Pagina 2
Guida Utente Gestione Cantieri Introduzione Il pacchetto denominato Gestione Cantieri è un insieme di programmi che, utilizzando come base di supporto gli archivi e gli eseguibili del Modulo Aziendale standard, permettono la gestione di tutte le operazioni di vendita e di intervento propri di un cantiere o di un qualsiasi altro tipo di lavoro che preveda una attribuzione ad un singolo soggetto di costi e di ricavi. Per queste caratteristiche, per la specificità dell utenza cui si rivolge e per il grado di completezza delle soluzioni realizzate, si può quindi classificare come uno strumento informatico di tipo verticale. La gestione utilizza il modulo Commesse già presente nell applicativo Azienda. Per questo motivo l utente dovrà provvedere ad attivare il sottomodulo relativo. La procedura si sviluppa sul percorso Preventivo-Commessa-Foglio di Lavoro-Fattura, lungo il quale l utente ha a disposizione tutta una serie di strumenti di consultazione per il controllo delle situazioni per Cliente e Commessa, per Lavoro e per Articolo, sia in forma interna per utilizzo aziendale, sia in forma esterna per il recapito di documentazione al Cliente. E prevista una integrazione più spinta della gestione con i programmi standard nei momenti in cui la merce in consegna o in transito, sia da parte dell Azienda e sia tramite Fornitore, interessa direttamente l attività di Cantiere, e la movimentazione del materiale vada collegata ad una Commessa in corso. Una ulteriore integrazione è data dalla possibilità di fatturare tramite i moduli standard, gli importi avuti in acconto sulle forniture, ritrovando, al momento dell emissione della fattura automatica, detti importi in forma di acconti ricevuti. Al contrario della Gestione Commesse, dove la procedura si sviluppa con l unico scopo di controllare e regolare l insieme dei costi di un determinato progetto, la Gestione Cantieri permette logicamente la doppia gestione: i prezzi da applicare alla clientela saranno infatti formati da aliquote (proprie per ogni cliente) che, applicate sul costo dei materiali utilizzati, consentiranno una gestione personalizzata delle modalità di vendita ad hoc per tutti i casi previsti. E risaputo che la vita di una commessa in questo settore è di norma pluriennale. In questo caso i costi possono subire notevoli variazioni (ma anche in brevi periodi di tempo). Per risolvere questi problemi la procedura prevede una fase di ricalcalo dei costi, tramite la quale sarà possibile rivalutare a discrezione dell utente ogni importo rispetto al preventivo originale. Infine, per quegli utenti che intendono utilizzare i dati prodotti dalla gestione per generare propri database e ricavare situazioni con strumenti informatici di proprio utilizzo, sono previsti export (e import) delle informazioni più significative prodotte dalla procedura. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 3
Guida Utente Gestione Cantieri Flusso Operativo La gestione si suddivide in quattro capitoli principali, entro i quali sono stati raggruppati strumenti omogenei secondo logica: Gestione Dati Preventivi Passaggio da Preventivo a Commessa Fogli di Lavoro Fatturazione da Fogli di Lavoro Gestione Documenti Standard Gestione Bolle Fornitori (B.E.M.) Standard Stampe Stampa Preventivi Avanzamento Commesse (tipo 1) Avanzamento Commesse (tipo 2) Avanzamento Commessa (a video) Situazione Lavori Situazione Lavori per Articolo Archivi Aliquote Ricarico Clienti Gestione Costo Articoli Anagrafica Clienti Anagrafica Articoli Anagrafica Commesse Utilità Ricalcalo Costi Commessa Import Fogli di Lavoro Export Fogli di Lavoro Export Preventivi Attiva/Disattiva Procedura Manutenzione Registri Apertura nuovo esercizio Promemoria Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 4
Guida Utente Preventivi Gestione Cantieri Gestione Dati Il programma consente il caricamento e la manutenzione dei preventivi, ossia dei documenti che, senza movimentazione alcuna di materiale, memorizzano forme e condizioni di fornitura destinate ad un determinato cliente. Tali documenti possono essere corredati di descrizioni estese in forma di commento o relazione e, in caso di approvazione, forniscono la base dettagliata per lo sviluppo del progetto. Testata Del Preventivo -Numero Preventivo -Data Preventivo Numero progressivo annuale del preventivo. In fase di caricamento dando un <Invio> a vuoto, il programma presenta l ultimo numero disponibile e la data del giorno in corso. E possibile forzare tali informazioni. Il programma controlla che la data sia corretta e compresa entro i limiti dell anno contabile. -Descrizione Campo descrittivo di 30 caratteri. Da questo punto in poi, il programma attiva una funzione, visibile nella riga messaggio, in base alla quale è possibile procedere al caricamento di una descrizione estesa in formato di file di testo. Questa possibilità è utile nei casi in cui il documento preventivo vada accompagnato con un documento di tipo relazione nel quale, anche in forma analitica, si vada a descrivere l entità degli interventi oggetto di valutazione. La dimensione di tale testo non è sottoposta a limite. Dati Anagrafici Cliente -Codice Cliente Il cliente (che deve essere già presente nell archivio standard) va selezionato secondo le consuete operazioni sul campo Codice. Se il codice è corretto, il programma visualizza i dati anagrafici relativi completi. -% Ricarico Materiale Aliquota propria del cliente relativa al ricarico da applicare sui costi del materiale. Se precaricata (vedi capitolo Archivi), verrà proposta automaticamente. La variazione del dato precaricato, sarà valida soltanto per il documento in gestione. -% Ricarico Mano d Opera Analogo utilizzo in relazione però ai costi di mano d opera. -Codice Commessa -Data Commessa Campi che in fase di caricamento non vanno gestiti. Sarà lo sviluppo delle fasi della procedura che assegnerà automaticamente un codice commessa al preventivo quando questo, approvato, diventerà operativo. Corpo Del Preventivo I dati del corpo preventivo hanno struttura gerarchica a due livelli. Il primo livello identifica con un numero progressivo, la singola fase di lavoro. All interno dello stesso lavoro, identificati con un altro progressivo, sono elencati i righi relativi ai singoli interventi o forniture che, tutti insieme, sono necessari per il completamento della relativa fase di lavoro. L insieme dei lavori forma ovviamente il totale della fornitura che rappresenta l oggetto del preventivo. -Numero Lavoro In fase di caricamento il primo numero è assegnato automaticamente. Sarà l utente nelle fasi successive ad aprire con apposito tasto funzione, una nuova sezione di lavoro. -Codice Lavoro Ogni lavoro va identificato con un proprio codice e relativa descrizione, e va precaricato (Tabelle Generali, tipo tabella 18 Tipologie di Intervento), oppure caricato direttamente con apposito tasto funzione. -Numero Rigo Anche il numero di rigo è assegnato automaticamente. Tuttavia l utente, posizionandosi su questo campo, può richiamare i righi già inseriti per procedere ad una variazione o cancellazione. -Natura Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 5
Il campo determina il tipo di operazione che si sta effettuando, ovvero la natura del rigo. Può assumere in valore M (Materiale) oppure O (Mano d Opera). -Articolo Digitare il codice dell articolo da selezionare. Anche in caso di caricamento di un rigo di natura mano d opera, deve esistere un articolo caricato per questo fine, con tipo utilizzo = L e con unità di misura appropriata (es. ORE). Il campo codice a blank, consente la ricerca per descrizione in ordine alfabetico. E attiva sul campo codice la funzione di ricerca per parola. -Descrizione Il programma propone la descrizione dell articolo caricata in anagrafica. E facoltà dell operatore di variare tale descrizione nei limiti del documento in essere. -Unità di Misura Codice di tabella presente nell articolo relativo al tipo tabella = 03. In caso di rigo mano d opera, il campo tipo misura deve essere valorizzato come Unità o Non Specificato. E possibile cambiare il codice proposto. -Quantità Indica la quantità di materiale o il numero di ore di mano d opera relativi al rigo in caricamento. -Prezzo Viene visualizzato il costo ultimo dell articolo selezionato. L operatore potrà confermare o variare tale valore. -Importo Importo risultato del calcolo di quantità x prezzo. Anche in questo caso il valore è modificabile. Ovviamente lo sarà anche il relativo prezzo unitario. Importi Ricalcolati Campi di solo display. Riportano quelli che saranno il prezzo e l importo relativo riservati al cliente (il vero prezzo di vendita ). Rappresentano in sostanza il valore ottenuto applicando l aliquota di ricarico (materiale o mano d opera) sul prezzo indicato in precedenza, e successivamente moltiplicato per la quantità assegnata. -Codice IVA Codice Iva da applicare in fattura sugli importi ricalcolati. Codice da ricercare tramite le funzioni previste nella tabella precaricata fornita di base. -Quantità Evasa Riporta la quantità del rigo già evasa tramite foglio di lavoro. Normalmente questo campo è aggiornato automaticamente dalla fase di registrazione f.d.l. E tuttavia possibile la sua variazione manualmente. -Annotazioni Campo descrittivo libero relativo al rigo in caricamento. Passaggio da Preventivo a Commessa Strumento che consente l apertura virtuale del cantiere. Il preventivo, approvato nella forma in cui è memorizzato, diventa operativo e apre una nuova fase di lavoro: la Commessa. -Codice Cliente Selezionare a mezzo delle funzioni consuete il cliente intestatario del preventivo oggetto della trasformazione. Il programma visualizza i dati anagrafici principali del cliente. -Numero Preventivo Ricercare con tasto funzione i preventivi tra quelli appartenenti al cliente selezionato. Il programma visualizza la data e la descrizione standard del preventivo. In caso di selezione di preventivo già elaborato, verrà visualizzato il messaggio relativo. -Data Commessa Definire la data di apertura della commessa. Ovviamente questa dovrà essere superiore a quella del preventivo. -Descrizione Descrizione della commessa. -Tipo Intervento -Codice Magazzino -Codice Reparto -Centro di Costo -Annotazioni Campi opzionali. Essendo presenti nell anagrafica Commesse, vengono comunque richiesti. E facoltà dell operatore valorizzarli o meno: dipende dal livello di gestione della commessa stessa che l utente effettua con l applicativo dedicato. Ovviamente nel caso di gestione completa, è consigliata la loro valorizzazione. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 6
NB. Dopo la conferma, il programma provvederà a generare una commessa con i dati riportati nella maschera di caricamento descritta. Il solo codice verrà generato automaticamente, seguendo lo schema AANNNN, dove AA è l anno in corso, e NNNN è un numero progressivo annuale. Fogli di Lavoro Gestione analitica dello svolgimento dei lavori relativi ad una Commessa. Tale svolgimento è contraddistinto da un insieme di documenti interni detti appunto Foglio di Lavoro, tramite i quali viene gestito il flusso anche quotidiano dei materiali utilizzati e degli interventi effettuati. Per queste considerazioni, il f.d.l. può essere inteso come la parte consuntivo della gestione. Testata Foglio Di Lavoro Il foglio di lavoro è un documento che virtualmente può essere considerato un verbale di intervento giornaliero effettuato presso uno o più cantieri dello stesso cliente. E infatti possibile che avvengano interventi nello stesso giorno (o periodo) a fronte di più commesse. Se queste sono intestate ad uno stesso cliente, torna logicamente corretto il loro raggruppamento nello stesso f.d.l. Per questi motivi la struttura dei dati è stata suddivisa in testata, con i dati generali del documento, ed in righi, al cui interno verranno riportati in forma analitica tutti gli interventi effettuati. Va evidenziato come il foglio di lavoro possa avere vita propria, e non debba necessariamente derivare da un preventivo. L unico dato obbligatorio è l esistenza di una commessa intestata al cliente selezionato. -Foglio Numero In fase di caricamento, dare <Invio> a vuoto per visualizzare l ultimo numero disponibile, in caso contrario, utilizzare le funzioni previste per la ricerca e l individuazione del foglio da variare. -Data In caricamento, il programma presenta la data di sistema. E facoltà dell operatore la sua variazione. -Descrizione + Descrizione Aggiuntiva Campi liberi da utilizzare per la descrizione del f.d.l. Sono disponibili 2 righe da 30 caratteri ciascuno, + 4 righe da 50 caratteri cad. -Cliente Cliente da associare al f.d.l. Utilizzare le consuete funzioni per la sua ricerca nel database. Corpo Foglio Di Lavoro -Numero Rigo Il programma si predispone di default per una fase di caricamento, visualizzando il primo rigo disponibile e la data di sistema e posizionandosi direttamente su di essa. In caso di fase di variazione l operatore potrà ricercare il rigo posizionandosi sul campo numero, azzerandolo e utilizzando il tasto di help. -Data Rigo Data di caricamento del rigo. La ricerca di un rigo da variare, potrà avvenire tramite la funzione di help prevista sul campo. -Commessa Il tasto di help visualizza tutte le commesse aperte intestate al cliente selezionato. Eventualmente digitare direttamente il codice commessa. -Numero Lavoro In caricamento, confermare il numero proposto. Se il f.d.l. proviene da un preventivo, utilizzare la funzione di help di campo per visualizzare e selezionare i righi del preventivo. In questo caso il programma visualizzerà tutti i dati presenti nel rigo selezionato. L operatore dovrà procedere alla loro conferma o variazione. In questa posizione è anche presente il tasto di conferma globale del documento per chiudere la fase di registrazione. -Codice Lavoro -Natura Questi campi hanno la stessa valenza di quanto descritto nel paragrafo Preventivi. -Tipo Rigo Identifica la direzione del materiale, e può assumere i valori C (Consegna) o R (Rientro). In questo modo è possibile gestire le quantità di materiale non utilizzato ma precedentemente consegnato al cantiere con altro f.d.l. (magari generato da DDT). Tipico esempio di questi casi sono le matasse di filo elettrico che, dopo l utilizzo, tornano a disposizione, per quanto ancora disponibile, presso la sede. In questo modo il programma di fatturazione (e tutte le altre situazioni) potranno tenere conto dell effettivo consumo del materiale e del suo corretto impiego presso i vari cantieri. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 7
-Articolo -Descrizione -Unità di Misura -Quantità -Costo Unitario -% Ricarico -Prezzo -Importo -Codice Iva Anche questi campi sono stati descritti nel paragrafo dedicato ai preventivi, rimandiamo quindi l utente alla lettura di quest ultimo. Da notare soltanto la possibilità di variare al momento tutti i dati proposti. -Fatturato Indica il valore (relativamente al campo Importo) già fatturato al cliente. Il programma di fatturazione provvederà all aggiornamento di questo campo in modo automatico finchè questo non sarà di pari valore all importo utilizzato come riferimento. -Causale E richiesto il codice di una causale di magazzino utile per la movimentazione del materiale secondo lo standard della procedura. -Generazione Immediata Movimenti di Magazzino (S/N) Rispondere Si se si è in caricamento di un nuovo f.d.l. e si desidera aggiornare immediatamente i progressivi articolo. Rispondendo No, si trasferirà al programma di fatturazione l onere di effettuare l aggiornamento. Se il f.d.l. è generato dal DDT, il magazzino verrà aggiornato in quella fase. Ovviamente se si prevede di non fatturare il f.d.l., si dovrà comunque provvedere a mantenere aggiornate le giacenze rispondendo Si. -Annotazioni Campo descrittivo libero a livello di rigo. Riferimenti Rigo Preventivo Quando il f.d.l. ha origine da un preventivo, in questa riga vengono visualizzati i dati di tale documento: anno preventivo, numero preventivo e numero rigo del preventivo. Fatturazione Fogli di Lavoro Programma che, utilizzando come base dati i fogli di lavoro esistenti, emette le fatture relative ad ogni Commessa. Selezionando opportunamente i dati, è ovviamente possibile emettere fatture ad avanzamento lavori eventualmente compensate da acconti già incassati. -Data Fatturazione Data con la quale saranno stampate le fatture. Il programma propone la data di sistema. -Causale Contabile Causale di Fattura Clienti da utilizzare nella contabilizzazione. Il programma visualizza il codice presente nei dati costanti Azienda. Modificabile. -Codice Registro Dato per scontato che per questa operazione il tipo Registro è = 03, il programma richiede il codice del sezionale Iva qualora l Azienda ne abbia abilitati un numero maggiore di 1. -Causale di Magazzino Indicare una causale di magazzino idonea per l operazione in corso. NB. Normalmente questa causale non movimenta il magazzino, in quanto tale operazione viene effettuata dal DDT al momento della consegna della merce (caricare quindi una nuova causale di magazzino utile per questo scopo). Viceversa se si vanno a fatturare f.d.l. caricati dal programma di gestione e si è risposto No alla richiesta di aggiornamento immediato, in questa fase si dovrà utilizzare una causale di aggiornamento completa. Selezione Clienti Limiti di selezione dei f.d.l. relativamente ai codici cliente. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 8
Parametri Inizio/Fine Elaborazione -Codice Commessa Codici commesse di inizio e fine elaborazione. -Foglio di Lavoro Estremi fogli di lavoro compresi entro i limiti dati dalle selezioni precedenti (clienti e commesse). Opzioni Per Stampa Singola Commessa In caso di selezione di una singola commessa (e quindi singolo cliente), è possibile ottimizzare ulteriormente le condizioni di elaborazione, attivando nel contempo alcune opzioni particolari. -Importo Massimo Fattura Eventuale importo massimo che si vuole avere in fattura. Il programma esclude dall elaborazione tutti i f.d.l. che, una volta totalizzato l importo richiesto, siano trovati ancora idonei per il conteggio. -Acconti da Compensare Somma degli importi fatturati come acconti. Tale importo (se confermato) verrà conteggiato nella fattura come importo già incassato, e andrà quindi a determinare il netto a pagare che, se parametrizzato, potrà essere riportato nel documento. -Acconto da Fatturare Opzione non consigliabile. Consiste nell inserire nella fattura in fase di emissione, come ulteriore aggiunta alle righe del corpo, un rigo di tipo forfait relativo ad un acconto ricevuto. Va però ricordato che tale operazione non sarebbe consentita dai regolamenti Iva i quali prescrivono che l incasso di acconti vada fatturato con un singolo ed apposito documento. Si consiglia quindi di lasciare il campo a 0. -Codice Iva -Descrizione Rigo Campi relativi all inserimento di un rigo di acconto. Si definiscono in questo modo il codice Iva per il calcolo dell imposta e per la contabilizzazione e la descrizione del rigo da utilizzare durante la stampa. -Riporto Testo da Preventivo (S/N) Si consente di riportare nel corpo della fattura l eventuale testo descrittivo caricato in unione con il preventivo. La procedura sfrutta la possibilità di interagire con il gestore di testi della procedura già prevista nell emissione documenti standard. -Raggruppamento Righi F.d.L. (S/N) Se si sceglie di raggruppare le voci indicate (S), il programma genererà una fattura con max 2 righi: 1 per il materiale utilizzato, e l altro per le ore di mano d opera impiegate. Ovviamente gli importi dei due righi saranno la somma dei f.d.l. elaborati entro i limiti della selezione. Descrizione e Iva RIGO MATERIALE e RIGO MANO D OPERA Se raggruppamento righi = S, si dovranno definire i dati necessari per la stampa e la contabilizzazione della fattura, quali appunto il codice Iva e la descrizione del rigo. Gestione Documenti Standard L utilizzo di questo programma è collegato a due precise fasi della procedura: il trasporto e la consegna di materiale al cantiere, e la fatturazione di acconti incassati in anticipo rispetto all emissione della fattura conclusiva. Questo tipo da documento deve essere obbligatoriamente prodotto in relazione al singolo incasso (almeno secondo le norme vigenti), e la sua emissione genererà un importo incassato che verrà detratto dalla successiva fattura prodotta dai Fogli di Lavoro (come già descritto in altro capitolo). Emissione Bolle/D.D.T. Il programma consente di ricercare i dati relativi agli articoli in consegna direttamente dall archivio preventivi (quando lo svolgimento è fermo all input del codice causale). Questa particolarità è attivata dalla predisposizione dell azienda alla Gestione Cantieri (vedi paragrafo Utilità), e dall azzeramento del codice della causale contabile (le bolle emesse non dovranno essere fatturate in quanto sarà il programma di fatturazione f.d.l. a provvedere in tal senso). A conferma documento verranno aggiornati gli archivi standard e, in aggiunta, verranno generati i fogli di lavoro relativi ai righi di preventivo selezionati. NB. La causale di movimentazione articoli appropriata dovrà essere precaricata nei Dati Costanti della Gestione Commesse (causale consegna materiale) da dove verrà prelevata e proposta automaticamente. Se il rigo non proviene da preventivo, ma i presupposti sono comunque validi (causale = 0 e gestione attivata) il Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 9
programma, visualizzando una apposita maschera di input, consentirà il caricamento dei dati tipici dei fogli di lavoro (già descritti nel capitolo apposito), e provvederà comunque alla loro generazione. Emissione Fatture Immediate L utilizzo di questo programma, visto in relazione alla Gestione Cantieri, è limitato all emissione di fatture a fronte di acconti ricevuti. Lo scopo è quello di emettere fatture relative alle sole operazioni di incasso (come prescrivono i regolamenti Iva). L utente per attivare questa opzione dovrà caricare una causale di magazzino con codice fisso ACC, di tipo movimento = A e con tutti gli indicatori di movimento a zero. Il tipo soggetto va posto = C, mentre si dovranno attivare gli input dei campi seguenti: -Importo Lordo -Codice Iva -Codice Conto -Codice Commessa Sarà facoltà dell operatore integrare la descrizione minima proposta con gli strumenti standard previsti dalla procedura utili per questi scopi. Ovviamente il tipo di rigo documento da impostare per queste operazioni dovrà essere di tipo 1 (forfait). Gestione Bolle fornitori (B.E.M.) Standard Il comportamento di questo programma, relativamente ai Cantieri, è simile al precedente rilevato nella fase di bollettazione. Serve per gestire le consegne di materiale presso i cantieri laddove si utilizzi il trasporto a cura del fornitore per il recapito diretto della merce al ns.cliente. Anche in questo caso, utilizzando l apposita funzione presente sul campo Causale di Magazzino, è possibile selezionare dall archivio Preventivi il materiale che il ns. fornitore ha consegnato. Al termine dell input standard dei dati di rigo della BEM, il programma aprirà una seconda finestra di input Integrazione Dati Foglio di Lavoro in cui l operatore potrà completare la sequenza delle informazioni necessarie per la generazione dei f.d.l. relativi al materiale trattato. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 10
Guida Utente Stampa Preventivi Gestione Cantieri Stampe Il Programma effettua la stampa dei preventivi esistenti in archivio. E possibile ottenere stampe sia per uso interno, complete di tutti gli elementi riservati all azienda, sia in forma ufficiale per certificare le condizioni concordate con il cliente. La stampa può essere prodotta in funzione di numerosi filtri di selezione, e può ricalcolare gli importi in base ad aliquote estemporanee definite al momento. Selezione Clienti Impostare i codici limite dei clienti entro i quali effettuare la selezione. Selezione Preventivi Impostare nel modo analogo al precedente e per lo stesso scopo i codici dei preventivi. Utilizzare le funzioni previste per facilitare le operazioni. -Livello Stampa I livelli previsti per la presente stampa sono quattro: 1 Dettagliata per utilizzo interno Stampa che riporta TUTTE le informazioni esistenti nell archivio relative ai preventivi selezionati. La forma con la quale tale stampa è prodotta, la rende adatta ad un utilizzo riservato per le procedure interne dell azienda. 2 Descrizione Generale e Prezzo Totale Stampa minimale in cui vengono riportati esclusivamente i dati descrittivi e l importo complessivo del preventivo. 3 Descrizione e Valorizzazione per Lavoro Il preventivo viene descritto e suddiviso con totali parziali relativi ai lavori previsti. 4 Completa di Materiale e Mano d Opera Relazione completa di ogni dettaglio in forma presentabile da consegnare eventualmente al cliente. -Inclusione Preventivi: (C)onfermati / (N)on Confermati / (E)ntrambi Questo dato consente di discriminare per inclusione i preventivi rientranti entro i limiti selezionati tra quelli che sono già stati oggetti del passaggio Preventivo->Commessa, e tra gli altri. -Stampa Anagrafica Azienda: (S)i / (N)o Serve per riportare nel modulo di stampa i dati anagrafici dell azienda (in alto a sinistra). -% Ricarico Materiale -% Ricarico Mano d Opera In caso di stampa di livello 1 (Dettagliata per Utilizzo Interno), è consentita l operazione di variazione delle aliquote di ricarico dei costi rispetto a quelle stabilite nel preventivo. In questo modo si potranno effettuare stampe teoriche per l effettuazione di simulazioni e previsioni statistiche. -Modo Ricarico Prezzi: (P)reventivo / (S)tampa Il dato è richiesto in condizioni analoghe al precedente. Consente di scegliere quali aliquote saranno riportate nella stampa: se quelle interne al preventivo (P), oppure quelle estemporanee stabilite al momento (S). -Data di Stampa Data riportata nell intestazione del modulo. Viene proposta la data di sistema. Avanzamento Commesse (tipo 1) Stampa dello stato di avanzamento delle commesse con sezione di confronto in relazione al preventivo di origine. Vengono elencati, suddivisi per lavoro, gli interventi di materiale e mano d opera effettuati e preventivati, con riporto dell aliquota di guadagno rilevata nel rapporto preventivo/consuntivo. Nella versione riepilogativa, gli importi sono presentati aggregati per lavoro. E possibile intervenire sull origine dei prezzi e dei costi per ottenere simulazioni e prospetti comparativi ad uso di previsione. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 11
Selezione Clienti Impostare i codici limite dei clienti entro i quali effettuare la selezione. Selezione Commesse Impostare nel modo analogo al precedente e per lo stesso scopo i codici delle commesse. Utilizzare le funzioni previste per facilitare le operazioni. -Tipo di Stampa: (A)nalitica / (R)iepilogativa Selezione del tipo si stampa di effettuare: estesa fino al dettaglio (A), oppure limitata alle totalizzazioni per lavoro (R). -Importi Preventivo: (A)ttuali / (S)torici / (P)rezzi Cliente Stabilire quali importi dovranno essere considerati a livello di preventivo: Attuali, ovvero i costi ultimi effettivi dei materiali; Storici, ovvero i costi stabiliti sul preventivo; Prezzi Cliente, cioè l utilizzo dei prezzi riservati al cliente come base di confronto di preventivo. -Importi Commessa: (A)ttuali/(S)torici/(P)rezzi Cliente/Attuali (R)icar. Analogo discorso al precedente relativo però alle commesse. In più è presente l opzione Costi Attuali Ricaricati che consiste nel ricaricare con le aliquote fissate i costi ultimi anziché i costi fissati nella commessa. -Controllo Importi: (F)atturato / (G)lobale Importo base di confronto per il calcolo della % di guadagno. Si intende utilizzare quanto è stato effettivamente fatturato (F), o il totale della commessa prestabilito (G). -Data di Stampa Data riportata nell intestazione del modulo. Viene proposta la data di sistema. Avanzamento Commesse (tipo 2) Stesso tipo di stampa del precedente con layout limitato alla sola sezione di consuntivo. Selezione Clienti Impostare i codici limite dei clienti entro i quali effettuare la selezione. Selezione Commesse Impostare nel modo analogo al precedente e per lo stesso scopo i codici delle commesse. Utilizzare le funzioni previste per facilitare le operazioni. -Tipo di Stampa: (A)nalitica / (R)iepilogativa Selezione del tipo si stampa di effettuare: estesa fino al dettaglio (A), oppure limitata alle totalizzazioni per lavoro (R). -Importi Commessa: (A)ttuali/(S)torici/(P)rezzi Cliente/Attuali (R)icar. Vedi descrizione stampa precedente. -Controllo Importi: (F)atturato / (G)lobale Importo base di confronto per il calcolo della % di guadagno. Si intende utilizzare quanto è stato effettivamente fatturato (F), o il totale della commessa prestabilito (G). -Data di Stampa Data riportata nell intestazione del modulo. Viene proposta la data di sistema. Avanzamento Commessa (a Video) Il programma effettua il riepilogo di una singola commessa delle voci consolidate di materiale e mano d opera. I parametri di calcolo e l origine dei prezzi sono analoghi alle stampe precedenti. L utilizzo di questo programma consente di rilevare l aliquota di guadagno preventivo/consuntivo in forma riepilogata senza dover eseguire la stampa relativa. Per la descrizione delle richieste del programma, far riferimento a quanto riportato per le due stampe precedenti. Situazione Lavori Stampa degli interventi relativi ad ogni commessa selezionata raggruppati per lavoro. E possibile filtrare i dati per data intervento e codice lavoro. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 12
E disponibile l opzione di stampa in ordine di data. In questo caso i dati verranno riportati raggruppando per foglio di lavoro e per commessa e completati con i relativi totali. Selezione Commesse Impostare i codici limite delle commesse entro i quali effettuare la selezione. Selezione Lavori Impostare per lo stesso scopo data e codice dei lavori. Utilizzare le funzioni previste per facilitare le operazioni. -Tipo di Stampa: 1-per Commessa / 2-per Data Selezionare il tipo di ordinamento con il quale si vuole ottenere la stampa. Tipo Importi/ 2-per Dataamma, far riferimento a quanto riportato per le due stampe precedenti.costi ultimimporanee stabilite al -Tipo Importi: (A)ttuali/(S)torici/(P)rezzi Cliente/Attuali (R)icar. Vedi descrizione analoga voce delle Situazioni Commessa. -Data di Stampa Data riportata nell intestazione del modulo. Viene proposta la data di sistema. Situazione Lavori per Articolo Il programma riporta la lista degli articoli (o degli interventi di mano d opera) relativi ad una commessa. Lo scopo della stampa è di dare una situazione del materiale utilizzato per codice articolo e delle ore di mano d opera spese per commessa. Selezione Commesse Impostare i codici limite delle commesse entro i quali effettuare la selezione. Selezione Articoli Impostare per lo stesso scopo i codici articolo. Utilizzare le funzioni previste per facilitare le operazioni. Selezione Date Intervento Impostare la data di inizio e la data di fine relative al periodo da elaborare. -Tipo di Stampa: 1-per Materiale / 2-per Mano d Opera Selezionare quale tipo di situazione si vuole effettuare. -Tipo Importi: (A)ttuali / (S)torici / (P)rezzi Cliente Stabilire quali importi dovranno essere considerati a livello di commessa: Attuali, ovvero i costi ultimi effettivi dei materiali; Storici, ovvero i costi stabiliti sulla commessa; Prezzi Cliente, cioè l utilizzo dei prezzi riservati al cliente. -Data di Stampa Data riportata nell intestazione del modulo. Viene proposta la data di sistema. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 13
Guida Utente Gestione Cantieri Archivi Aliquote Ricarico Clienti Caricamento delle aliquote di ricarico proprie di ciascun cliente relative alle forniture di materiale e mano d opera. Tali ricarichi verranno applicati sulla base dei costi unitari articoli e mano d opera oraria. Costo Articoli Caricamento analogo al precedente relativo in questo caso al costo degli articoli. L utilizzo di questo programma rappresenta una scorciatoia considerando il fatto che tale dato è disponibile in altri programmi della gestione standard (progressivi articolo). Anagrafica Clienti/Articoli/Commesse Programmi già descritti in apposite sezioni dei manuali operativi standard. Il loro richiamo tramite le scelte del menu di questa procedura, consente un più rapido e semplice utilizzo dei programmi ed una gestione più efficiente da parte dell operatore. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 14
Gestione Punto Vendita Guida Utente Utilità Ricalcolo Costi Commessa Il programma consente di ricalcolare i prezzi e i relativi importi presenti su preventivi e commesse già in opera. Tale ricalcolo avviene impostando nuove aliquote di materiale e mano d opera che andranno a rimpiazzare quelle precedentemente utilizzate nei documenti selezionati. Selezione Cliente Codice del cliente titolare della commessa. Verranno visualizzati i principali dati anagrafici. -Numero Preventivo Numero del preventivo. Utilizzare il tasto di help per la selezione. -% Ricarico Materiale -% Ricarico Mano d Opera Aliquote di ricarico utilizzate nella commessa. Il programma presenta quelle originali. Import Fogli di Lavoro/Export Fogli di Lavoro e Preventivi I tre programmi elencati rappresentano una finestra della procedura verso altri mondi informatici. Tramite queste utilità è infatti possibile accodare localmente Fogli di Lavoro provenienti da applicativi esterni, o preparare dei file in formato testo contenenti rispettivamente tutti i dati dei fogli di lavoro e/o dei preventivi selezionati dall operatore che potranno essere esportati o trasmessi e successivamente elaborati tramite strumenti standard di comune utilizzo (Excel, Access, ecc.). Questi potranno quindi essere utilizzati dall utente come base dati per la generazione di grafici, tabelle, situazioni secondo necessità e consuetudini aziendali. I tracciati di questi file saranno reperibili nella parte riservata alla documentazione del supporto di installazione. La procedura di import presuppone che l operatore abbia già scaricato nella cartella IMPEXP i due file di transito (testate e righi), dopodiché verrà richiesta solamente una conferma di inizio procedura. Viceversa i due programmi di export richiedono l impostazione di codici commessa, date di preventivi/fogli di lavoro e codici cliente come estremi di selezione per limitare e circoscrivere i dati da estrarre. Nell export Preventivi, è inoltre stata aggiunta la scelta per includere o escludere i righi evasi, quelli cioè la cui fornitura sia stata completata. In entrambi i casi i file prodotti saranno posizionati nella cartella IMPEXP. Nomi Dei File Fogli di lavoro Testata: tesfdl Fogli di lavoro Righi : rigfdl Preventivi Testata: tesprv Preventivi Righi : rigprv Attiva/Disattiva Procedura Semplice programma che attiva o disattiva a livello di Azienda l utilizzo della Gestione Cantieri. Va ricordato come l attivazione in questa fase vada poi ad incidere sul funzionamento dell emissione documenti standard come già descritto in altro punto e come, al contrario, la disattivazione impedisca il corretto utilizzo dei programmi descritti nel presente manuale. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 15
Manutenzione Registri/Apertura Nuovo Esercizio/Promemoria Utilità già presenti in altri menu integrati della suite, e che per questo sono già stati ampiamente descritti nei manuali standard. Manuale Operativo Gestione Cantieri Guida Utente Pagina 16