Document Management Copyright RHD software 2013 1
Document Management Documentale e Workflow management Copyright RHD software 2013 2
PARLIAMO DI: Workflow e Documenti Funzionalità Documentali Sicurezza Dati e Documenti Navigare i Documenti Copyright RHD software 2013 3
INFORMAZIONE CONDIVISA Mario Mario Dirigente Dirigente Utenti Enrico Enrico CapoSettore CapoSettore Andrea Andrea CapoSettore CapoSettore Massimo Massimo CapoSettore CapoSettore Dati Gestione Informazioni Documenti Giulio Giulio Tecnico Tecnico Franco Franco Tecnico Tecnico 1 1 1 1 1 1 1 1 Anagrafiche Oggetti 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 In RHD i Documenti sono solo una delle informazioni trattate dai Workflow L informazione viaggia nel Processo in modo trasversale all organizzazione Copyright RHD software 2013 4
ARCHITETTURA Piattaforma RHD Sicurezza Processi Protocollo Registro Parti Corr. Operazioni Parti Corr. Human Resource Gestione Budget Help desk Asset Telefonia Mobile Altri Workflow Documentale I documenti raccolti nei Workflow sono rielaborati e navigabili da RHD Documentale Copyright RHD software 2013 5
ELEMENTI DEL SISTEMA DOCUMENTALE Gestione della Posta e Posta Certificata Invio di Mail in automatico e recupero del certificato Collocazione automatica dell allegato nei repository Sicurezza: Criptazione e controllo di congruità del file Classificazione automatica dell allegato Possibilità di gestire qualunque tipo di file Navigazione web dei documenti Collegamento nativo ai processi aziendali Copyright RHD software 2013 6
FUNZIONALITA PER IL CARICAMENTO MANUALE Criptazione del file con pwd personale Memorizzazione su Blob e file system Creazione di un codice Hash in automatico Classificazione singola Classificazione multipla Gerachica Selezione dei documenti da visualizzare Invio in automatico dei documenti in allegato alla mail Classificazione automatica da tipo file Separazione del nome fisco da quello logico Creazione automatica del nome fisico e logico Scansione da web e attach automatico Creazione in automatico di documenti da template word Protocollazione del documento Versioning del documento Copyright RHD software 2013 7
LETTURA AUTOMATICA DA POSTA ELETTRONICA E POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Documenti DB Documenti 1 1 1 2 2 2 I dati e i documenti sono presi da posta, da posta certificata e da scanner che inviano mail 3 3 3 DB Pratiche I metadati e i documenti diventano parte integrante dei Workflow e sono registrati nei database Copyright RHD software 2013 8
INVIO MAIL E RECUPERO DEL CERTIFICATO DB Documenti 1 1 1 Documenti 2 2 2 3 3 3 DB Pratiche I dati e i documenti possono essere inviati in automatico direttamente dal Workflow. Nel caso di Pec viene recuperata la ricevuta e allegata alla pratica del Workflow. Copyright RHD software 2013 9
COLLOCAZIONE AUTOMATICA DEI DOCUMENTI 1 1 1 2 2 2 Repository 1 3 3 3 Repository 2 Documenti Repository 3 In base al Workflow, al Protocollo, alla Mail e alla Classificazione il documento viene memorizzato nel repository corretto Copyright RHD software 2013 10
SICUREZZA DEI DOCUMENTI Documenti Criptazione Congruità (Hash) I Documenti possono essere memorizzati sia nel Database che nel File System La sicurezza dei documenti nel Database è gestita da Sentrigo Nel file system è possibile criptare i file e associarli un codice Hash Sia per il DB che per il File System è possibile attivare il log dei download Copyright RHD software 2013 12
CLASSIFICAZIONE ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Compatibile Infocamere per la Archiviazione Sostitutiva Copyright RHD software 2013 13
POSSIBILITA DI GESTIRE OGNI TIPO DI FILE DB Documenti Copyright RHD software 2013 14
DOCUMENTI: pagina di navigazione configurabile I documenti archiviati nelle pratiche, sono consultabili attraverso l interfaccia seguente che unisce le informazioni degli allegati con le pratiche che li contengono I documenti archiviati nelle pratiche, sono consultabili attraverso l interfaccia apposita che unisce le informazioni degli allegati con le pratiche che li contengono Copyright RHD software 2013 15
DOCUMENTI: spostamento e copia tra fascicoli Attraverso un comando apposito è possibile spostare o copiare i documenti tra un fascicolo e un altro 16 Copyright RHD software 2013 16
IL VALORE AGGIUNTO Completa integrazione con la Posta elettronica Completa gestione della Posta Certificata Gestione della ricevuta della PEC Automatismi di Classificazione Completa Integrazione con i Workflow Predisposizione per l Archiviazione Sostitutiva Sicurezza dei dati e dei documenti Tracciatura delle operazioni di download Integrazione con i sistemi di scansione Tracciatura dell invio Mail Completa navigabilità dei documenti in funzione di: Profilo Utente Tipo Documento Classificazione Docuemnto Workflow Copyright RHD software 2013 17
RISULTATI - DEMATERIALIZZAZIONE Documentale -La carta non è più necessaria Del posto di lavoro L informazione è condivisa: può esere consultata via web VINCOLI REALIZZTIVI Degli Spostamenti Modello di controllo adattabile Non è più necessario postare le persone o i documenti Della fonte di informazione Mail, Scansioni intelligneti possono essere utilizzate come fonti di aliemntazione elettronica Copyright RHD software 2013 18
RHD Document Management Alfa System SPA Via fiume giallo 3-00144 Roma Tel 06 52244040 www. rhd.it www.alfagroup.it Copyright RHD software 2013 19