SOMMARIO VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD...2 MODALITA DI AGGIORNAMENTO...2 AVVERTENZE...2 Adeguamento archivi...2 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 04_2014 DI LINEA AZIENDA...3 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE FATTURAPA...3 PREDISPORRE GLI ARCHIVI PER LA FATTURAPA...6 Parametri azienda...7 Attività e filiali...8 Tabelle aziendali...9 Tabella Pagamenti...9 Tabella Codici IVA...9 Tabella Ritenute...10 Tabella Causali di vendita ed autofattura...10 Tabella Porto...10 Tabella Valute...10 Tabella Codici ISO...10 Tabella Specifiche esportazione fatture in formato elettronico...10 Anagrafica Clienti...11 Anagrafica Clienti...11 Altre destinazioni...12 Referenti ed indirizzi e-mail...12 CREARE LA FATTURAPA...12 Generazione FatturaPA contestuale all emissione e/o variazione documenti...12 Generazione FatturaPA in differita...14 VERIFICARE, FIRMARE E TRASMETTERE LA FATTURAPA...15 ARCHIVIARE LA FATTURAPA...18 GESTIONE INVIO TRAMITE PEC...19 Configurazione Gestione PEC...19 Parametri Azienda...20 Invio documenti tramite PEC...21 Modifica indirizzi mail...21 INTERVENTI VARI PER GESTIRE LA FATTURA ELETTRONICA PA...22 Immissione documenti e note di variazione...22 Anteprima \ Emissione fattura differita...22 Consegna ordini cliente con fattura elettronica...23 Ristampa documenti...23 Codice CD identificativo dell Aggiornamento : 20251403A Pagina 1 di 23
VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD Modulo Versione Versione minima richiesta Run Time 03.33.00 03.32.00 Modulo Base 02.60.90 02.59.10 Modulo Base Contabile 02.23.10 02.22.30 Modulo Base di Linea 02.15.60 02.15.50 Fatturazione e Magazzino 02.15.60 02.15.50 Fatturazione 02.15.60 02.15.50 Vendita al banco 02.15.60 02.15.50 Vendita al banco touch screen 02.15.60 02.15.50 Gestione offerte ed ordini clienti/fornitori 02.15.60 02.15.50 Gestione provvigioni agenti 02.15.60 02.15.50 Gestione Varianti 02.15.60 02.15.50 Gestione Lotti e Partite 02.15.60 02.15.50 Gestione Distinta Base 02.15.60 02.15.50 Gestione ecommerce 02.15.60 02.15.50 Esportazione fatture elettroniche 02.15.60 02.15.50 MODALITA DI AGGIORNAMENTO Installazione da parte dell amministratore del sistema Si ricorda che con tutte le versioni dei sistemi operativi Windows NT, Windows 2000, Windows Xp e Windows Vista, e' necessario essere amministratori del sistema per poter effettuare la prima installazione. AVVERTENZE a) Prima di eseguire l aggiornamento dei moduli, è necessario effettuare una copia di salvataggio degli archivi e disattivare la protezione antivirus. b) L assenza di eventuali revisioni minime di prodotto sul PC potrebbe impedire il passaggio degli aggiornamenti correnti. Adeguamento archivi Si comunica che con il presente aggiornamento, all ingresso del contenitore principale dell integrato, sarà automaticamente avviato un adeguamento di modulo base (versione 00051z ) ed inoltre, all'ingresso dei moduli di Linea Azienda, sarà richiesto se eseguire, da questo stesso contesto, l adeguamento archivi di Linea Azienda (versione 00046z ). In ogni caso l adeguamento può essere eseguito sempre dall apposita voce di menù Lavori di servizio Su più aziende Gestione adeguamento archivi. Pagina 2 di 23
La durata dell elaborazione dipenderà dalla mole di dati che si gestiscono. Come di consueto, prima di installare l aggiornamento, si consiglia di effettuare una copia degli archivi.. INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 04_2014 DI LINEA AZIENDA Tra gli interventi di maggiore rilevanza apportati con la presente versione di programma evidenziamo le modifiche effettuate per gestire la Fattura Elettronica per la Pubblica Amministrazione in formato XML. Si fa comunque presente che le modifiche indicate nei paragrafi a seguire, non interessano soltanto chi ha l esigenza di gestire la generazione di tali fatture, pertanto si invita a leggere tutto il contenuto del documento al fine di poter meglio comprendere le modifiche effettuate nei vari programmi della procedura. La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione FatturaPA La Finanziaria 2008 ( Legge n. 244 del 24 dicembre 2007, articolo 1, commi 209-214 ) ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio ( SDI ). Pertanto le fatture in forma cartacea non possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione, né è possibile procedere al relativo pagamento fino a quando non verrà ricevuta la fattura in forma elettronica. Legge n. 244 del 24 dicembre 2007, articolo 1, commi 209-214 (Legge Finanziaria 2008) 209. Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l'emissione, la trasmissione, la conservazione l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. 210. A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture Pagina 3 di 23
emesse o trasmesse in forma cartacea ne' possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica. 211. La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie. 212. Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni, ivi comprese quelle relative: a) al presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie; b) alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. 213. Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione, sono definite: a) le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione; b) le regole tecniche relative alle soluzioni informatiche da utilizzare per l'emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche e le modalità di integrazione con il Sistema di interscambio; c) le linee guida per l'adeguamento delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche; d) le eventuali deroghe agli obblighi di cui al comma 209, limitatamente a determinate tipologie di approvvigionamenti; e) la disciplina dell'utilizzo, tanto da parte degli operatori economici, quanto da parte delle amministrazioni interessate, di intermediari abilitati, ivi compresi i certificatori accreditati ai sensi dell'articolo 29 del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, allo svolgimento delle attività' informatiche necessarie all'assolvimento degli obblighi di cui ai commi da 209 al presente comma; f) le eventuali misure di supporto, anche di natura economica, per le piccole e medie imprese; g) la data a partire dalla quale decorrono gli obblighi di cui al comma 209 e i divieti di cui al comma 210, con possibilità di introdurre gradualmente il passaggio al sistema di trasmissione esclusiva in forma elettronica. 214. Le disposizioni dei commi da 209 a 213 costituiscono per le regioni principi fondamentali in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici e di coordinamento della finanza pubblica e del sistema tributario, ai sensi dell'articolo 117, terzo comma della Costituzione. L obbligo istituito con la Legge Finanziaria 2008 è stato regolamentato con il Decreto n.55 del 3 aprile 2013 (entrato in vigore il 6 giugno 2013), dove sono state individuate le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alla Pubblica Amministrazione. I tempi di attuazione previsti dal DM n. 55/2013 sono i seguenti : 6 giugno 2014, per le Amministrazioni Centrali principali (Ministeri ed Agenzie Fiscali) e per gli Enti nazionali di previdenza ed assistenza, come individuati nell'elenco pubblicato annualmente dall'istat (l'ultimo elenco è stato pubblicato in G.U. n. 227 del 28.9.2012); 31 marzo 2015, per tutte le altre pubbliche amministrazioni (incluse quelle autonome) assoggettate all obbligo di ricezione delle fatture elettroniche, ai sensi dell art. 1, comma 209 della L. n. 244/2007, ivi comprese le amministrazioni locali. Pagina 4 di 23
Alle scadenze sopra individuate, diventerà attuativo l'obbligo, da parte della PA, di pagare solo ed unicamente le fatture elettroniche (emesse nel formato stabilito dal Regolamento di che trattasi), secondo quanto espressamente disposto dall'art. 1, comma 210 della Legge n. 244/2007. NB: a decorrere dalle date precedentemente evidenziate, i fornitori ( siano imprese ovvero lavoratori autonomi ) dovranno emettere, trasmettere ovvero conservare elettronicamente le fatture destinate alla PA. La trasmissione delle fatture elettroniche, anche attraverso intermediari, dovrà avvenire mediante l'utilizzo del Sistema di interscambio (c.d. SdI), gestito dall'agenzia delle Entrate per il tramite della Sogei. Cosa è la FatturaPA La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche : il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA predisposto sulla base le specifiche tecniche pubblicate sul portale http://www.fatturapa.gov.it. Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio; l' autenticità dell' origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; la trasmissione, che può avvenire solo attraverso l ausilio del Sistema di Interscambio (SdI), è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (http://www.indicepa.it/). Cos è il Sistema di Interscambio (SdI) Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di : ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA; effettuare controlli sui file ricevuti; inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. Pagina 5 di 23
Il flusso che andremo a riportare di seguito rappresenta le operazioni che l operatore economico, ovvero il fornitore della pubblica amministrazione, deve svolgere : predisporre gli archivi per la FatturaPA creare la FatturaPA verificare la FatturaPA firmare la FatturaPA trasmettere la FatturaPA Predisporre gli archivi per la FatturaPA In questo paragrafo esporremo quali sono le operazioni preliminari da effettuare per poter emettere la fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione. Innanzitutto bisognerà acquistare la licenza d uso relativa al modulo Fatturazione Elettronica formato Edifact 96.a - Filconad - Pdf/a - XML PA che è stato implementato con l esportazione in formato XML per la Pubblica Amministrazione. Avendo la licenza del modulo in questione a questo punto si potrà procedere come segue : predisposizione dati su Parametri Azienda ed Attività e filiali predisposizione dati su Tabelle varie predisposizione dati su Anagrafiche Clienti e Referenti ed indirizzi e-mail Pagina 6 di 23
Parametri azienda All interno del pannello Fattura elettronica / PEC sono stati riportati i dati da valorizzare per l azienda. Selezionando il check Esportazione fatture in formato elettronico sarà possibile accedere alle informazioni da compilare : Regime fiscale o Indicare il regime fiscale attuale dell azienda selezionandolo tra i valori gestiti nel caso in cui l azienda non gestisce regimi fiscali particolari da differenziare ai fini della liquidazione IVA. In caso contrario indicare il valore 99 in modo da poter attribuire nelle singole attività e filiali il regime specifico. Regime fiscale precedente e valido fino al o per le fatture con data emissione antecedente la data indicata sarà preso in considerazione tale regime e non quello attuale Codice soggetto Trasmittente / Emittente o Indicare il codice del soggetto, prelevato dall anagrafica unica, che trasmette la FatturaPA alla Pubblica Amministrazione. Può essere la stessa azienda che emette le fatture o altro soggetto abilitato (Intermediario). Progressivo o è il progressivo univoco di invio della FatturaPA ed è gestito automaticamente dal programma Utilizza dati del trasmittente come emittente o se l azienda si avvale di un intermediario anche per quanto riguarda l emissione della FatturaPA (ad esempio il suo commercialista) allora si dovrà selezionare tale opzione in modo da valorizzare in maniera corretta la sezione relativa i dati del soggetto emittente. Dati iscrizione REA o Ufficio o Numero registro imprese o Socio unico o Azienda in liquidazione Estremi del Bollo Virtuale o Indicare il numero di autorizzazione dell Agenzia delle Entrate relativo l assolvimento del bollo in modo virtuale qualora le fatture da emettere debbano essere assoggettate all imposta di bollo. Pagina 7 di 23
Oltre ai dati esposti, è stato previsto anche : il campo Codice Account PEC o dove riportare il Codice dell account PEC che è possibile inserire tramite la nuova tabella Configurazione account PEC richiamabile direttamente dallo stesso campo tramite il tasto funzione F8 Immissione / Variazione oppure dal menù Altre gestioni. il bottone Richiesta indirizzo PEC SDI o che consente di effettuare, l invio di un messaggio PEC di presentazione all indirizzo di default sdi01@pec.fatturapa.it al fine di poter ricevere l indirizzo ufficiale da inserire nel campo Indirizzo e-mail PEC della tabella Referenti ed indirizzi e-mail relativo ai clienti pubblica amministrazione il campo Indirizzo PEC Sistema di Interscambio (SDI) o se si inserisce in questo campo l indirizzo mail pec ufficiale ricevuto dallo SDI, se ne potrà effettuare il riporto nel campo Indirizzo e-mail PEC della tabella Referenti ed indirizzi e-mail dei clienti pubblica amministrazione. Attività e filiali Se ai fini della liquidazione IVA l azienda gestisce più regimi fiscali, ad esempio Contribuenti minimi (art.1, c.96-117, L. 244/07), si potranno specificare i vari regimi nelle singole attività e filiali. Pagina 8 di 23
Tabelle aziendali Tabella Pagamenti Per ogni codice pagamento utilizzato si dovrà effettuare la valorizzazione del campo Esportazione attenendosi ai valori indicati nella lista attivabile sullo stesso campo. La lista che aiuta nella compilazione del campo Esportazione prevede un campo Codice ed, in alcuni casi, un equivalente campo Tipo P.A.. Se non si gestisce anche l esportazione delle fatture con altri formati elettronici (esempio Filconad o Edifact) può essere indicato direttamente il valore definito nella colonna Tipo P.A.. Tabella Codici IVA Per ogni codice iva utilizzato si dovrà effettuare la valorizzazione del campo Esportazione attenendosi ai valori indicati nella lista attivabile sullo stesso campo in base alla tipologia di Codice IVA da personalizzare. Pagina 9 di 23
Tabella Ritenute Per ogni codice ritenuta utilizzato si dovrà effettuare la valorizzazione del campo causale pagamento riportando il codice che corrisponde a quello utilizzato per la compilazione del modello 770S. Tabella Causali di vendita ed autofattura Assicurarsi che per ogni codice inserito sia correttamente valorizzato il campo Tipo Documento del frame Esportazione P.A. Tabella Porto Per ogni codice porto utilizzato effettuare la valorizzazione del campo Codice Inconterm selezionando quello appropriato dalla lista disponibile sullo stesso campo. Tabella Valute Per ogni codice valuta utilizzato effettuare la valorizzazione del campo Codice ISO 4217 selezionando quello appropriato dalla lista disponibile sullo stesso campo. Tabella Codici ISO Nella tabella Codici ISO sono stati previsti tutti i paesi gestiti come da codifica standard ISO 3166-1 alpha-2. Tabella Specifiche esportazione fatture in formato elettronico La tabella delle specifiche per l esportazione della fattura in formato elettronico ( menù Altre gestioni Gestione fatture in formato elettronico Specifiche esportazione ) è stata Pagina 10 di 23
modificata per poter permettere di configurare e personalizzare l esportazione / generazione delle fatture in formato XML PA. In tal modo sarà possibile associare tale nuova tipologia di formato ai clienti pubblica amministrazione per i quali è necessario inviare la fattura in formato elettronico xml. Si fa presente che, con l installazione della presente versione di programma, sarà automaticamente disponibile il nuovo codice specifiche 5 (se non precedentemente occupato) relativo all esportazione delle fatture in formato XML P.A.. Per questa tipologia di esportazione/generazione è stata prevista anche l opzione Includi nel file XML il PDF del documento che consente di annegare all interno del file xml generato anche il file pdf relativo alla stampa del documento sulla base del relativo formato stampa gestito. Anagrafica Clienti Anagrafica Clienti L anagrafica clienti è stata modificata per consentire di gestire i nominativi per i quali abilitare l emissione delle fatture in formato XML PA. A tal proposito basterà : indicare nella sezione Altri dati il codice specifica di esportazione che si riferisce alla tipologia di fatture elettroniche XML PA; mantenere selezionata l opzione Consenso ricezione fattura elettronica ; valorizzare il campo Identificativo indice PA ( o Codice Ufficio PA ) che è necessario affinché la fattura elettronica possa essere correttamente trasmessa all ente di competenza. Ciascuna Pubblica Amministrazione, una volta ottenuti dall'ipa i codici ufficio, è tenuta a darne comunicazione ai fornitori che hanno l'obbligo di riportarli nelle fatture da inviare allo SdI, demandato alla relativa gestione. In ogni caso, per ogni ufficio destinatario di fatture elettroniche è pubblicata in IPA ( http://www.indicepa.gov.it ) la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica è attivo. Si precisa che l accesso al portale di riferimento è stato facilitato tramite un apposito bottone Ricerca ipa, posto a fianco dello stesso campo; selezionare l opzione per l invio dei documenti come allegato e-mail e registrare un referente, dall apposita gestione accessibile tramite il bottone Referenti ed indirizzi e- mail (F9), per valorizzare il campo Indirizzo e-mail PEC con l indirizzo del Sistema di Interscambio ( SDI ) a cui inviare le fatture elettroniche. Si precisa inoltre che, con l'art. 25 del D.L. 24 aprile 2014, n. 66 4, il Legislatore ha previsto che, tra gli elementi da indicare nelle fatture elettroniche indirizzate alle amministrazioni pubbliche, siano inseriti anche : il Codice Identificativo di Gara ( CIG ), attribuito dall'autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture (AVCP), che consente l'identificazione univoca dei contratti pubblici di appalto di lavori, di servizi e di forniture. Dall'obbligo di indicazione del CIG sono escluse le fatture relative a contratti non soggetti agli obblighi di tracciabilità di cui all'art. 3 della Legge n. 136/2010 5; il Codice Unico di Progetto ( CUP ), attribuito dal CIPE ed utilizzato per identificare un progetto di investimento pubblico. Pagina 11 di 23
Altre destinazioni Anche nella manutenzione in questione è stato previsto il campo Identificativo indice PA ( o Codice Ufficio PA ). Si precisa comunque che se non viene inserito sarà comunque prelevato dall anagrafica del cliente a cui fa riferimento la destinazione. Referenti ed indirizzi e-mail La manutenzione in questione è stata modificata per prevedere l aggiunta del campo Indirizzo e-mail PEC da valorizzare per gestire l invio delle fatture alla pubblica amministrazione. A fianco di tale indirizzo, se l anagrafica del cliente selezionato prevede una specifica di esportazione in formato XML PA, sarà abilitato un bottone che consentirà di riportare automaticamente l indirizzo eventualmente indicato nel campo Indirizzo PEC Sistema di Interscambio dei Parametri Azienda ( pannello Fattura elettronica / PEC ). Ricordiamo infatti che l indirizzo e-mail PEC da indicare è sempre quello che è stato comunicato dal Sistema di Interscambio. Creare la FatturaPA La procedura consente di effettuare la creazione del file FatturaPA in formato XML, secondo le specifiche previste per la pubblica amministrazione e per i clienti a cui è stata associata la corrispondente specifica di esportazione, nelle seguenti modalità : contestualmente all emissione e/o variazione del documento in differita tramite l apposito programma di esportazione Generazione FatturaPA contestuale all emissione e/o variazione documenti Per effettuare la generazione del file xml relativo alla FatturaPA contestualmente all emissione del documento sarà necessario selezionare anche la relativa stampa. Pagina 12 di 23
Alla conferma della maschera relativa alle opzioni di stampa, sarà effettuata la generazione del file in formato xml in modalità provvisoria in modo da consentire all operatore di effettuare la verifica che il file xml prodotto non possa essere scartato dal Sistema di Interscambio, ad esempio per la presenza di errori formali che non garantirebbero il corretto inoltro al destinatario. Il file generato in provvisorio avrà una numerazione composta da numeri nelle prime tre cifre (che ripartono sempre da 001 ) e dalle due lettere finali ND (Non Definitiva). Nel momento in cui lo stesso file sarà reso definitivo sarà attribuita la numerazione progressiva correttamente gestita. Per rendere definitivo il file xml relativo alla FatturaPA basterà procedere all apposizione della firma e, solo a questo punto, si potrà procedere all invio tramite PEC alla Pubblica Amministrazione. La maschera che viene proposta dopo la conferma delle opzioni di stampa, ovvero quella normalmente utilizzata per l invio tramite mail dei documenti e che vedremo più avanti nella sezione Verificare la FatturaPA, è stata modificata per consentire di effettuare le seguenti operazioni : verifica del file xml generato in modalità provvisoria firma del file xml per renderlo definitivo trasmissione alla Pubblica Amministrazione tramite invio PEC al Sistema di Interscambio. I programmi interessati dalla generazione contestuale all emissione del documento sono : Immissione documenti Variazione documenti Emissione Fattura Differita Emissione documenti da Consegna ordini Pagina 13 di 23
Generazione FatturaPA in differita La generazione in differita potrà essere effettuata tramite il programma Esportazione richiamabile dal menù Altre gestioni Gestione fatture in formato elettronico. Anche da questo contesto, sempre per consentire all operatore di effettuare tutte le verifiche sui file xml generati, sarà possibile optare per una generazione in Simulazione e poi, mantenendo le stesse selezioni, procedere alla generazione definitiva, oppure procedere direttamente con la generazione Definitiva selezionando la relativa opzione all ingresso del programma. Nel caso di elaborazione in simulazione si evidenzia che : non sarà possibile effettuare la firma dei file generati poiché questa operazione potrà essere effettuata solo se i file vengono generati in modalità definitiva. la numerazione non sarà costituita, come nel caso di generazione contestuale all emissione del documento, dalle tre cifre iniziali e dalle due lettere finali ND (esempio 001ND ) ma sarà simile a quella ufficiale, partendo dall ultimo progressivo utilizzato (senza comunque incrementare quella ufficiale registrata e visibile dai parametri azienda). Pagina 14 di 23
Verificare, Firmare e Trasmettere la FatturaPA La verifica dei file xml relativi alla FatturaPA sarà possibile effettuarla dalla maschera che normalmente viene gestita dal programma per l invio dei documenti come allegato e-mail. Pagina 15 di 23
Vediamo nel dettaglio le funzionalità previste : Apri consente di aprire e visualizzare in chiaro il file FatturaPA al fine di effettuare una prima verifica sui contenuti della fattura; Verifica consente di accedere direttamente al sito web da cui si potrà effettuare il controllo del file xml FatturaPA selezionato. All'interno della pagina che si aprirà, posizionarsi su "Fattura da controllare", premere il pulsante "Sfoglia" e riportare, tramite i tasti "Ctrl+V", il percorso ed il nome del file selezionato nella maschera di selezione file che viene richiesta. Dopo aver inserito il "Codice di sicurezza" richiesto sarà possibile selezionare il bottone "Controlla" ed attendere l'esito della verifica. Pagina 16 di 23
NB: In caso di errore posizionarsi con il mouse sull icona dell anomalia segnalata per avere il dettaglio Firma da cui sarà possibile apporre la firma al file xml generato e, se è stato creato in modalità provvisoria, renderlo definitivo. Invia da cui sarà possibile effettuare l invio mail tramite PEC della FatturaPA generata e firmata alla Pubblica Amministrazione. Firmare la FatturaPA Prima di poter trasmettere la FatturaPA al SdI, il file XML deve essere firmato digitalmente tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce : l integrità delle informazioni contenute nella fattura, l autenticità dell emittente. Per dotarsi di un certificato di firma digitale qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale ( http://www.agid.gov.it ) tenendo presenti i seguenti vincoli tecnici : il Sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma: o CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010, Pagina 17 di 23
o XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010. L unica modalità accettata per questo tipo di firma è quella enveloped. Inoltre la firma XAdES deve presentare gli element Reference con URI= oppure con URI= #iddoc dove iddoc indica l identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l attributo URI all interno degli elementi Reference. In base al formato di firma adottato, l estensione del file assume il valore.xml.p7m (per la firma CAdES-BES) oppure.xml (per la firma XAdES-BES). il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro signing time, che riporta la data e l ora, e che assume il significato di riferimento temporale. Inviare la FatturaPA Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio. Sono previsti diversi canali di trasmissione per l invio dei file, tra questi, quello gestito dal programma è : Posta Elettronica Certificata (PEC), è un sistema di posta elettronica che garantisce l invio e la rice-zione di messaggi e di eventuali documenti allegati e attesta con valenza legale l invio e la ricezione dei messaggi al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. L invio mediante PEC è possibile per i soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. Per fare richiesta di una casella di PEC ci si può rivolgere ai gestori presenti nell elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata pubblicato sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale. I file della FatturaPA devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC. Il messaggio, com-prensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio. Archiviare la FatturaPA Si ricorda infine che le fatture elettroniche emesse alla Pubblica Amministrazione dovranno essere archiviate e conservate avvalendosi dell archiviazione ottica sostitutiva. In presenza del software di archiviazione e conservazione sostitutiva, la FatturaPA dovrà essere esplicitamente copiata nella cartella prevista per l acquisizione dei documenti (es.: C:\ConservazioneOttica ) da cui poi, dopo la relativa acquisizione, sarà automaticamente Pagina 18 di 23
eliminata. A tal proposito si potrà eseguire la funzione Archivia del programma Gestione Dati Generati (presente nel menù Altre gestioni Gestione fatture in formato elettronico ) che consentirà di effettuare la copia automatica nel direttorio predisposto per l archiviazione dei file elettronici che risultano firmati. Oltre alla funzione Archivia si precisa che è disponibile anche la funzione Copia che consente di effettuare la selezione dei file da copiare, con possibilità di scegliere se copiare solo i documenti elettronici firmati, solo quelli ancora da firmare o tutti i documenti. Gestione Invio tramite PEC Con la presente versione di programma sono stati effettuati gli interventi che consentono di gestire l invio dei documenti tramite PEC. Si precisa che questa possibilità non è limitata soltanto alle fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione, per le quali c è l obbligo di invio tramite PEC, ma riguarda anche le altre tipologie di documenti emessi (escluso per il momento ordini ed offerte). Configurazione Gestione PEC Per poter gestire l invio e-mail dei documenti tramite PEC è necessario effettuare innanzitutto la creazione e la configurazione, con le informazioni di cui si dispone, dell account di posta elettronica certificata con cui il programma identificherà il mittente. Pagina 19 di 23
Si dovrà pertanto accedere all apposita tabella Configurazione account PEC, posta all interno del menù Altre gestioni, ed effettuare la registrazione del codice account da utilizzare, andando a compilare i dati richiesti dalla manutenzione ed a verificare che quelli proposti in automatico siano corretti. E stato predisposto un primo elenco di provider di posta elettronica certificata gestibili, ovvero : ACI Informatica Aruba Buffetti Legalmail Postecert Alla conferma di registrazione dell account, le uniche informazioni non obbligatorie sono i campi password e conferma password, infatti se la password non è indicata in questa tabella sarà richiesta quando si dovrà effettuare l invio tramite PEC. Parametri Azienda Dopo aver creato l account PEC da utilizzare a questo punto si dovrà indicare il relativo codice nell apposito campo dei Parametri Azienda ( pannello Fattura elettronica / PEC ) Pagina 20 di 23