Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE COMUNE di PRATO - 1 -
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE DEMATERIALIZZAZIONE COMUNE DI PRATO Settore Comunicazione, Innovazione e organizzazione Firma del responsabile della candidatura (Dirigente Sistema Informativo ) - 2 -
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano : Processo di dematerializzazione interna. Responsabile: Cognome: FOTI Nome: Filippo Telefono: 05741836051 E-mail: f.foti@comune.prato.it_ Ruolo: _Dirigente del settore Organizzazione,Innovazione e Comunicazione Referente: Cognome: Martinelli Nome: Gabriella Telefono: 339 4691688 E-mail: _g.martinelli@comune.prato.it_ Ruolo: Dirigente del servizio Sistema Informativo Durata dell intervento in mesi : _12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:...120.000,00...di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:....120.000,00... - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 3 -
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) X documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit X richiesta del vertice (politico o amministrativo) X altro (specificare) esigenze organizzative e maturazione della tecnologia a disposizione; disponibilità di risultati raggiunti con la partecipazione a progetti Europei (firma digitale, progetti di e-gov) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: X sì, già realizzate X sì, in corso X sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi: Notevole sviluppo generalizzato dell informatizzazione dei servizi di staff e di line Disponibilità di strumenti hw e sw innovativi presso tutte le postazioni di lavoro, nessuna esclusa e tutte in rete Disponibilità di efficienti servizi di rete (internet, intranet, e-mail,..) Firma elettronica sperimentata in più progetti europei Rete Civica evoluta (classificata 3 in Italia dal Formez) Inoltro pratiche via Internet Servizi di e-government Spostamento del front office presso le associazioni di categoria e le tabaccherie dove è possibile per il cittadino pagare (oltre 30 tipologie di pagamento), ottenere certificati, cambiare l indirizzo di residenza, ottenere autorizzazioni 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) - 4 -
carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi X esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema L informazione è la materia prima trattata dalla P.A.; è una materia volatile che per essere trasportata ed elaborata, necessita, all attualità, di essere messa su carta. Questo fatto ha determinato l attuale organizzazione del lavoro: una pratica di carta viene spostata da una scrivania all altra attraverso i commessi ed infine archiviata in grossi faldoni cartacei che, oltre ad occupare spazio prezioso, rendono praticamente irrintracciabile (se non ad altissimi costi) l informazione ivi contenuta. Il supporto di carta ha l altro irriducibile inconveniente per cui è impossibile sapere dove quella pratica di carta si trova in ogni momento del suo iter. Ugualmente, se il cittadino si presenta ad uno sportello per espletare la pratica, l impiegato ha bisogno di avere fisicamente vicino l archivio cartaceo che contiene il fascicolo, impedendo di fatto di erogare quello stesso servizio in altro luogo. Per ovviare in parte a queste difficoltà si è aggiunta un ulteriore complicazione al problema: la fotocopia. Fare fotocopie, lungi dal semplificare il problema ne aumenta la complessità: ad ogni passo verrà fatta una copia perdendo tempo e spendendo danaro e dando luogo a tante copie della stessa pratica tutte disallineate tra loro, incrementando il volume di occupazione degli armadi e dunque degli spazi. E facile intuire il grado di disordine del sistema, i vincoli e la complessità organizzativa che ne derivano. Con lo sviluppo delle tecnologie informatiche, a seguito dell approvazione del Codice dell Amministrazione digitale, esiste la base normativa sufficiente a dare il via ad una nuova epoca: l epoca della dematerializzazione. Al fine di raggiungere l obiettivo della dematerializzazione l AC insieme alla Prefettura, alla Provincia di Prato, ai Comuni della provincia e ad altri enti pubblici, vuole stipulare un protocollo d intesa. Con questo progetto si propone di dematerializzare i documenti sia interni che provenienti dall esterno del Comune: non più carta tra un ufficio e l altro, non più commessi che trasportano carta; l uso della firma elettronica, della posta certificata, del fax virtuale, l archiviazione ottica sostitutiva per l eliminazione progressiva degli archivi cartacei. Il bisogno primario (prima ancora dell eliminazione della carta) è quello di avere a disposizione di ciascun posto di lavoro (la rete ne conta 1500 anche se non tutti destinati a dipendenti comunali) i fascicoli virtuali da consultare per poter soddisfare il cittadino da qualunque postazione abilitata, al fine di minimizzare i tempi di spostamento del cittadino, minimizzare i tempi di comunicazione tra posti di lavoro, minimizzare l occupazione di spazio fisico per l archiviazione cartacea, eliminare la necessità del ruolo del commesso. L utilizzo in forma digitale di un documento durante il suo iter procedurale, diminuisce notevolmente il numero di processi, e dunque il tempo e le risorse umane necessari alla sua elaborazione: non più stampe, non più fotocopie, non più archiviazioni e ricerche manuali. L archiviazione digitale dei documenti e delle pratiche permette, infine, di dare la possibilità al cittadino, al professionista, all azienda, agli altri enti di accedere a quei documenti e a quelle pratiche via internet. Per alcuni archivi questo è già possibile, ma l obiettivo è renderlo possibile per tutti. Un ulteriore obiettivo del progetto è la riduzione del numero di certificati che tuttora l Anagrafe comunale è costretta ad emettere; stiamo proponendo ai vari enti territoriali una convenzione specifica per accedere on line alle informazioni anagrafiche del cittadino ed evitare con ciò la richiesta del certificato là dove è possibile. - 5 -
2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene X personale del settore/dei settori su cui si interviene X personale che sarà impegnato a realizzare l intervento X altro: Prefettura, Provincia di Prato, Comuni della provincia e altri enti pubblici, Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Attraverso la definizione di un progetto trasversale voluto dalla Direzione Generale che garantisce a tutti i partecipanti anche un compenso economico extra sulla base dei risultati che verranno raggiunti. E stato costituito, inoltre, un gruppo di addestratori che avrà il compito di affiancare i dipendenti durante la fase di avvio al fine di insegnare l uso degli strumenti e risolvere di volta in volta le problematiche organizzative che inevitabilmente nasceranno. Successivamente il Comune ha proposto alla Prefettura di estendere il progetto anche agli altri Enti pubblici del territorio. La Prefettura ha convocato una conferenza tra tutti gli enti pubblici del territorio e avviato un tavole tecnico con la finalità specifica di definire un protocollo tra gli enti partecipanti per la dematerializzazione. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): X Altro (specificare) La tecnologia a disposizione degli enti è molto evoluta, il livello di informatizzazione alto, ma molta potenzialità resta inutilizzata per la difficoltà a cambiare i comportamenti; l uso della corrispondenza su carta si sovrappone all uso dell e-mail ed il fax sembra avere una maggior valenza del documento digitale, rendendo farraginose le procedure e allungando notevolmente i tempi necessari per la comunicazione interna. Il Codice dell Amministrazione digitale stenta ad essere conosciuto e applicato. Grazie alla partecipazione ad alcuni progetti europei, abbiamo messo a punto la tecnologia necessaria all introduzione della firma digitale. Una duplice occasione di carattere tecnico ha convinto gli Amministratori a varare il progetto: 1. la necessità di rinnovare tecnologicamente il parco fotocopiatrici 2. l assegnazione di un badge con chip a tutti i dipendenti Questo progetto è stato ritenuto valido ed è stato condiviso da tutti gli enti del territorio - 6 -
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi X della soluzione: X coinvolgere il personale X utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti X altro (specificare) cambiare i comportamenti utilizzando al meglio le risorse strumentali per ottenere risultati di maggior efficienza e ridurre i tempi di erogazione dei servizi inducendo economie di gestione; la dematerializzazione induce una diminuzione drastica di ore di lavoro amministrativo e velocizza tutti i processi 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Annullare i tempi di trasferimento dei documenti, sia all interno dell ente che all esterno dell Ente, riducendo i tempi di espletamento delle pratiche e riducendo il personale necessario allo spostamento e al loro trattamento. Eliminazione della modulistica cartacea. (dematerializzazione) - 7 -
Avere a disposizione di tutti i posti di lavoro tutti i documenti necessari e quindi potenzialmente erogare qualunque servizio da qualunque sportello della città, anche non strettamente comunale (delocalizzazione) Eliminare gli archivi cartacei recuperando spazio prezioso sia nell ambito di ciascun ufficio che nella sede dell Archivio Generale Facilitare la comunicazione tra gli enti grazie all uso della posta elettronica certificata e non e della firma elettronica. Ridurre il numero dei certificati anagrafici grazie al collegamento con gli archivi anagrafici di tutti i Comuni della provincia di Prato. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) All interno dell amministrazione tende a questi obiettivi specifici: 1. sostituzione di 70 fotocopiatrici tradizionali con altrettanti multifunzione (scanner+stampanti) collegate in rete; addestramento all uso delle stesse; le fotocopie diventano così immagini digitali non più da stampare ma da spedire via e-mail (tramite il pannello della fotocopiatrice) o da archiviare su una cartella del server a disposizione dell ufficio competente. Con il tempo le fotocopie dovrebbero diventare inutili. 2. Sostituzione dei 150 fax installati presso gli uffici comunali con il fax virtuale : i fax in ingresso verranno trasformati in e-mail e giungeranno al destinatario nella sua casella di posta; i fax in uscita partiranno direttamente dal proprio PC verso la casella del fax virtuale per giungere alla destinazione finale come normali fax (se fuori del Comune). All interno del Comune l uso del fax diverrà superfluo da subito e sarà sostituito in tutto e per tutto dalla posta elettronica che coniugata con la firma elettronica potrà soddisfare ogni esigenza 3. Distribuzione della firma elettronica forte (valida anche per l esterno, rilasciata dalla nostra stessa Amministrazione delegata a ciò da azienda fornitrice di firma elettronica ) tramite l aggiornamento degli oltre 1087 badge dotati di chip utilizzati dai dipendenti per la presenza (cui si aggiungono quelli in uso a personale con altro tipo di rapporto). La firma coniugata all e-mail e ai documenti office permetterà di eliminare ogni documento cartaceo nella corrispondenza interna. 4. archiviazione ottica sostitutiva di una prima tipologia di documenti individuata nelle 24.000 fatture che annualmente il Comune di Prato processa; le fatture verranno rese digitali e disponibili agli uffici in formato pdf per il loro successivo trattamento e poi inoltrate all archiviazione ottica sostitutiva che ne permetterà la distruzione dell originale. 5. inoltro informatico di alcune richieste interne attualmente su modulistica cartacea (ferie, richieste di manutenzione ordinaria,..) A questi si aggiungono gli obiettivi specifici rivolti agli enti esterni: 1. stesura di un protocollo tra gli enti territoriali per l attuazione di misure concrete verso la materializzazione da attuarsi in tempi rapidi e definite da un apposito gruppo tecnico 2. riduzione del numero di certificati anagrafici richiesti dagli enti territoriali. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento a) eliminazione della carta nella corrispondenza interna che per il momento non porterà ad una vera riduzione dell uso della carta (perché purtroppo ancora il documento digitale viene stampato per essere letto) ma il vero beneficio sarà nella contrazione dei tempi e nella disponibilità dell informazione raggiungibile in tempo reale da qualunque postazione: Indicatore: 3 gg è il tempo attualmente necessario per far giungere una lettera da un servizio all altro gg ridotti a 1-8 -
Indicatore: 30 gg è il tempo medio attualmente necessario dall arrivo di una fattura alla sua registrazione ed elaborazione ridotti a 7 gg (il tempo necessario alle Poste per effettuare l archiviazione ottica sostitutiva e a noi per caricarla automaticamente sul registro delle fatture) b) Possibilità di effettuare il telelavoro soprattutto per la dirigenza che potrà esaminare le pratiche in qualunque ufficio si trovi e da qualunque postazione anche in trasferta riducendo i tempi di attesa delle pratiche stesse c) Possibilità per il cittadino, soprattutto professionista, di visualizzare in futuro i documenti ridotti in formato ottico senza bisogno di recarsi all archivio Generale e senza spostarsi nella città. Questo beneficio sarà apprezzabile solo nella seconda fase del progetto quando, per esempio, passeremo all archiviazione ottica delle concessioni edilizie. Il beneficio sarà doppio: del Comune che risparmierà un archivista, del cittadino che risparmierà ore di tempo e spostamenti in auto. d) Eliminazione di tutte le attività collegate alla ricezione/spedizione, fotocopiatura, archiviazione e ricerca dei documenti cartacei Indicatore: 1 ora è il tempo medio attualmente necessario per processare un documento cartaceo in arrivo o in partenza 5 minuti a documento Indicatore: 1 g è il tempo medio attualmente necessario per ottenere sulla propria scrivania un fascicolo da ricercare nell archivio caratceo gg ridotti a 0 e) Risparmio di spazio grazie all archiviazione ottica sostitutiva dei documenti: Indicatore: 1 mt lineare di scaffalatura ogni 20.000 documenti solo spazio disco f) Miglioramento generale del funzionamento della struttura attualmente dislocata su un numero considerevole di sedi e pertanto fortemente penalizzata nella comunicazione tra uffici, difficilmente quantificabile ma facilmente intuibile. Ugualmente non è facile calcolare il tempo generale risparmiato nella gestione quotidiana degli uffici ma facilmente intuibile dal confronto delle operazioni necessarie nelle due modalità: a. Modalità cartacea: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. scrittura del testo stampa su carta firma del dirigente fotocopia della lettera firmata per l archivio della posta in partenza consegna al commesso perché la porti al Protocollo oppure invio fax presa in carico da parte del commesso del servizio di destinazione (non presente in caso di fax) arrivo al servizio destinatario e fotocopia per archiviazione consegna al dirigente responsabile tempo operativo(esclusa l operazione 1) = 1 ora tempo conclusione = 3 gg b. modalità digitale 1. scrittura del testo 2. firma elettronica - 9 -
3. 4. archiviazione nell apposita cartella elettronica del gestore documentale o del file system invio via mail e arrivo sulla casella del destinatario tempo operativo (esclusa l operazione 1) = 5 minuti tempo conclusione = 5 minuti tolto il tempo necessario alla scrittura che è uguale i entrambi i casi, posiamo calcolare un risparmio di tempo lavorativo di almeno 1 ora tra una modalità e l altra (e di almeno 3 gg di tempo di conclusione). Non esiste un conteggio esatto del numero di lettere, note, relazioni, autorizzazioni che vengono inviate tutti giorni dai vari uffici verso tutti gli altri (in particolare quelli di staff: Direzione generale, Ragioneria, Personale, Segreteria, organizzazione, manutenzione ordinaria, sistema informativo ) ma abbiamo valutato verosimile l inoltro di almeno 4 documenti al giorno da parte di ognuno dei 51 servizi, per un totale annuo di circa 51.000 documenti Indicatore: 51.000 ore (circa 35 dipendenti) è necessario alla struttura per la modalità cartacea quelle necessarie alla modalità digitale il tempo complessivamente 4.250 ore (circa 3 dipendenti) g) Comunicazioni più rapide con gli Enti esterni: la corrispondenza tra enti in via informatica diminuirà i tempi necessari ad espletare pratiche e semplificherà la vita al cittadino h) Il collegamento in rete tra le anagrafi e gli enti autorizzati ridurrà il numero di certificati anagrafici: Indicatore: attualmente il Comune di Prato rilascia 60.000 certificati anagrafici l anno il numero si ridurrà di almeno 5000 unità per il 2009 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Dotare tutti i dipendenti di firma elettronica forte. Indicatore: 30 sono i dipendenti attualmente in possesso di firma elettronica forte 1.087 saranno i dipendenti in possesso di tale firma cui occorre aggiungere il personale con diverso rapporto di lavoro (circa 200) Sostituire le fotocopiatrici normali con fotocopiatrici multifunzione in grado di lavorare come scanner-stampanti collegate in rete Indicatore: 75 fotocopiatrici Disinstallare almeno 100 dei 150 fax istruendo ognuno dei 51 servizi comunali all uso del fax virtuale Indicatore: 150 sono le apparecchiature fax attualmente installate ne resteranno solo 50 tra 12 mesi e tenderanno a zero Effettuare l archiviazione ottica sostitutiva delle 24.000 fatture e note di credito. Questa attività svolta dal fornitore del servizio di archiviazione ottica, permette il trattamento automatico delle fatture le quali, corredate dei dati necessari alla loro elaborazione, verranno inserite automaticamente sul bilancio senza lavoro manuale Indicatore: 24.000 (corrispondenti a 15 dipendenti) le ore stimate per il loro trattamento cartaceo (arrivo dal P.G., fotocopiatura e archiviazione presso il servizio, inserimento dati, invio in Ragioneria, fotocopiatura e archiviazione, invio all archiviazione storica) le ore saranno sostituite dal costo di 1 a fattura per un totale di 24.000 (costo di 1 dipendente) con grande risparmio; - 10 -
Realizzare procedure per l inoltro automatico di alcune richieste interne ora su modulo cartaceo: Indicatore: 3 procedure saranno dematerializzate : richiesta ferie, richieste al global service, richieste assistenza informatica scompariranno circa 20.000 moduli di carta Stipula di singole convenzioni con gli enti territoriali autorizzati per l accesso agli archivi anagrafici. Indicatore: stipula di almeno 3 convenzioni con altrettanti Enti Pubblici territoriali Riduzione del numero di certificati anagrafici richiesti dagli enti del territorio: Indicatore: attualmente il Comune di Prato rilascia 60.000 certificati anagrafici l anno il numero si ridurrà di almeno 5000 unità per il 2009 Stipula di un protocollo tra gli enti pubblici territoriali per l attuazione di misure concrete verso la dematerializzazione da attuarsi in tempi rapidi e definite da un apposito gruppo tecnico Indicatore: numero enti pubblici firmatari del protocollo almeno 10 enti pubblici - 11 -
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Sostituire le 75 fotocopiatrici con il noleggio di 75 Diminuizione multifunzione (scanner + stampanti) da installare collegate alla rete del consumo Diminuzione del 10% del informatica comunale. Le 75 nuove multifunzione permetteranno il consumo di carta per il recupero di almeno 40 stampanti. Non verrà attivata la funzione fax in primo anno (da 14.000 a quanto si intende eliminare questo tipo di apparecchiatura 12.500 fogli) 1. Sostituzione fotocopiatrici di carta e incremento di documenti digitali Scannerizzazio ne di alcuni archivi cartacei 7500 contratti cimiteriali digitalizzati 2. sostituzione apparechi fax con il fax virtuale Effettuare opera di addestramento presso gli utenti dei 150 fax installati negli uffici comunali iniziando con l eliminazione totale dell invio dei fax all interno della struttura e uso del fax virtuale per riceverli e inviarli all esterno Incremento nell uso della posta elettronica interna Fax disinstallati = 100 3. distribuzione della firma elettronica forte Acquisto dalla Camera di Commercio (vincitrice dell appalto fatto dalla Regione Toscana) delle firme forti: il Comune di Prato sarà autorizzato dalla Camera di Commercio a rilasciare ai propri dipendenti su sua delega la firma forte. Inizieremo con i Dirigenti ed i Responsabili di Servizio, per coinvolgere poi tutta la struttura Tutti dipendenti avranno firma forte i la Saranno distribuite almeno 1000 firme Saranno organizzati corsi di addestramento a gruppi omogenei di dipendenti : tutta la dirigenza, le posizioni e poi 1 o 2 dipendenti per servizio in grado di riferire agli altri Tutti dipendenti saranno i 15 gg di corsi (in totale) - 12 -
4. archiviazione ottica sostitutiva Si intende iniziare con le 24.000 fatture in ingresso: i fornitori saranno istruiti per farle giungere ad una casella postale corredate dei dati necessari. Verranno scannerizzate e una copia pdf sarà inviata all archiviazione ottica sostitutiva, l altra al servizio di competenza. Le fatture corredate da indici saranno prese in carico da un programma che le collegherà automaticamente al bilancio; il servizio di competenza dovrà dare solo l ok alla liquidazione e la Ragioneria emettere il mandato. istruiti all uso della firma Il processo di presa in carico, liquidazione, pagamento sarà completament e dematerializzat o 24.000 documenti archiviati otticamente a norma di legge 5. dematerializz azione di alcune richieste interne Saranno realizzati moduli sw per la gestione di alcune tipologie di richieste interne: richiesta ferie, richieste al global service, richieste all assistenza informatica Non più moduli di carta inviati ai servizi di competenza (personale, manutenzione ordinaria, sistema informativo) Si elimineranno almeno 20.000 moduli di carta Riduzione del numero di certificati Saranno stipulate singole convenzioni con gli enti territoriali per permettere l accesso on line ai dati anagrafici del cittadino ed eliminare così l esigenza della certificazione anagrafica Stipula convenzioni Collegamento on line Almeno 3 convenzioni con 3 enti pubblici Riduzione di almeno 5000 certificati per il primo anno - 13 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi Indicatore (descrizione e unità di Target (vedi domanda 1.4) misura) Riduzione dei tempi di inoltro Giorni Attualmente 3 corrispondenza diventeranno 1 Riduzione del tempo medio giorni Attualmente 30 dall arrivo di una fattura alla sua diventeranno 7 liquidazione Diminuzione dei tempi necessari al Tempo medio - minuti Da 60 a 5 trattamento dei documenti diventati digitali Risparmio spazio archivio 1 mt lineare ogni 20.000 documenti 1 mt Tutti i dipendenti avranno la firma n. dipendenti Almeno 600 entro la elettronica fine dell anno Dotare di scanner tutti i servizi n. di fotocopiatrici sostituite con 75 multifunzione Incremento della trasmissione Riduzione del numero dei fax Da 150 a 50 digitale dei documenti via e-mail Dematerializzazione procedure Procedure de materializzate 3 interne numero Accesso on line alle banche dati Numero convenzioni firmate 3 Riduzione numero certificati Numero certificati rilasciati in un Da 60.000 a 55.000 anagrafici anno Sviluppo della trasmissione digitale Numero enti firmatari della 10 tra enti convenzione 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 30 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Coordinamento generale del 25 progetto Funzionari Analisi e reingegnerizzazione 100 delle procedure; diffusione Altro personale Addestramento e compiti operativi 300-14 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) 5 dipendenti del servizio Protocollo con compiti operativi 1 dipendente Ragioneria con compiti di analisi_ 1 dipendente dell ufficio qualità totale con compiti di analisi e reports 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Al progetto collaborano i seguenti Enti pubblici: Prefettura di Prato, Provincia di Prato, Comune di Montemurlo, Vaiano, Vernio, Cantagallo, Carmignano, Poggio a Caiano, Enti territoriali dello Stato (Ragioneria Generale dello Stato, Archivio Statale, Agenzia delle Entrate, ecc ) e altri Enti pubblici o gestori di pubblici servizi (Consiag, SORI, ACI, INPS, ASM, ) 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste consulenze, il progetto sarà completamente realizzato con risorse interne 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Per quanto riguarda gli interventi di dematerializzazione previsti all interno dell A.C., un gruppo tecnico composto da Direttore Generale del Comune di Prato, Dirigente responsabile dell Organizzazione e innovazione, Dirigente del Sistema Informativo e Responsabile della Rete Informatica Comunale, seguirà il coordinamento del progetto, sulla base degli indirizzi fissati dagli organi politici nei documenti di programmazione economica (RPP e PEG). Per quanto riguarda gli interventi rivolti all esterno è stato costituito un tavolo di coordinamento a livello provinciale coordinato dal prefetto e composto da un rappresentante della Provincia di Prato, un rappresentante per ciascun Comune della provincia di Prato, un rappresentante degli enti pubblici statali dislocati sul territorio provinciale, un rappresentante di ciascuna utility. Gli aspetti operativi e gestionali sono seguiti da un gruppo di lavoro misto composto da 8 persone in rappresentanza dei predetti soggetti. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Le attività interne al Comune di Prato sono coordinate dal direttore Generale attraverso apposite disposizioni. Le attività che riguardano gli Enti esterni sono coordinate dal Prefetto e attuate mediante la stipula di protocolli d intesa e/o convenzioni. - 15 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Le attività saranno monitorate da parte del servizio Qualità Totale del Comune di Prato che verificherà con appositi report il raggiungimento dei valori attesi sugli indicatori previsti nel progetto. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti A conclusione di ciascuna fase prevista dal progetto, si procederà alla comunicazione interna mediante la INTRANET e alla comunicazione esterna tramite conferenze e/o comunicati stampa, pubblicazione sul sito del Comune e attraverso il sistema T-comunico (circa 40 schermi posizionati in vari luoghi pubblici della città che trasmettano notizie di pubblico interesse) 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Diffondere la cultura dell innovazione, superando l affezione del pubblico dipendente al documento di carta. Convincere la dirigenza ad assumersi le responsabilità conseguenti all applicazione di nuove modalità di azione. Incidere sull organizzazione del lavoro. - 16 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO - 17 -