FASI DI FINE ANNO (1) Attenzione!! Nel caso in cui gli archivi del nuovo anno sono stati aperti anticipatamente per questioni contabili o comunque prima del 29/12 consultare l APPENDICE A alla pagina 5 del presente manuale. Le fasi di fine anno sono divise in due parti, nella prima vengono elencate tutte le operazioni necessarie alla creazione e inizializzazione degli archivi, nella seconda parte sono elencate tutte le operazioni necessarie per rendere alcuni dati utilizzabili nei nuovi archivi, e potranno essere effettuate in un secondo momento. Non è strettamente necessario aprire l anno il 31/12 o il giorno 02/01 ma è vivamente consigliabile. Attenzione!! Se però si è scelto di aprire l anno qualche giorno prima (i giorni potrebbero essere il 29/12 o il 30/12) occorre prestare la massima attenzione a tutte quelle operazioni di modifica effettuate nella scheda articolo (tranne la giacenza), perché devono essere riportate anche nella scheda dell anno nuovo, è consigliabile quindi effettuare tali modifiche direttamente nel nuovo anno, inoltre verrà persa l informazione di ultima vendita nella visualizzazione del magazzino (2.12), che risulterà al giorno in cui si è effettuata l apertura, il giorno 02/01 occorre comunque eseguire la fase N.5 delle fasi di fine anno (2). 1. Preliminari Accendere il sistema. Accedere alla procedura GIOVE dal terminale su cui si desidera effettuare la sequenza di fine anno. Controllare che TUTTI GLI ALTRI TERMINALI SIANO SPENTI. 2. Controlli e inizializzazione Dal menù principale entrare nel sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e nel programma 1 (= Creazione automatica anno nuovo). Eseguire il punto 1 (= Verifica spazio per apertura anno). Eseguire il punto 2 (= Elaborazione nuovo anno). Tale programma esegue, in automatico, le seguenti operazioni: verifica lo spazio esistente su disco rigido del server; controlla lo spazio necessario per l apertura del nuovo anno; salva gli archivi dell azienda di lavoro di cui si deve aprire l anno; crea e inizializza gli archivi per il nuovo anno. Uscire dalla procedura GIOVE e rientrare inserendo il nuovo anno appena creato alla richiesta: relativi all anno. Controllare sempre se operate nel nuovo anno di lavoro: in qualsiasi menù della procedura GIOVE, sulla prima riga in alto, è sempre visibile la scritta arch. xxxx (dove xxxx è la data dell'anno di lavoro) accanto alla data odierna. Nel caso in cui il sistema verifichi l insufficienza dello spazio su disco rigido contattare l HSC: potrebbe essere necessario procedere ad alcune cancellazioni! Il punto 2 è completamente automatizzato, a fine processo verrà prodotta una stampa di conferma sulla stampante selezionata. Per i primi tempi di utilizzo dei nuovi archivi prestare la massima attenzione alla data imputata al momento di accedere alla procedura da TUTTI i terminali (vedi: Sezione A- Errore. L'origine riferimento non è stata trovata..errore. L'origine riferimento non è stata trovata.).
3. Riportare nel nuovo anno eventuali bolle in preparazione (create nel vecchio anno con il programma 5.4) e ordini clienti (creati con il 5.2) Attenzione!! Tale operazione va eseguita nei primi giorni dell anno nuovo, cioè dal 02/01 in poi. Dal menù generale scegliere sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 6 (= Travaso documenti anno nuovo). Alla richiesta Ordinamento scegliere 2 (movimenti in uscita) Per le bolle in preparazione scegliere la Selezione 4 (bolle aperte) Per gli ordini clienti inevasi scegliere la Selezione 2(ordini inevasi) L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO APPENA CREATO. Tale fase deve essere effettuata se sono rimaste nell'anno vecchio bolle in preparazione non ancora confermate. Se tale fase viene effettuata occorre riportare nel nuovo anno lo storico di magazzino; dal menù principale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 4 (= Elaborazione nuovo storico) confermare le impostazioni proposte dal programma ad eccezione della richiesta Condizioni dove è possibile scegliere se valorizzare la giacenza iniziale all ultimo costo d acquisto (1), all acquisto maggiore (2) o al costo medio (3); in quest ultimo caso e richiesto se il costo medio e da ricalcolare oppure e da prendere quello gia calcolato presente sul magazzino dell anno precedente. Gli ordini inevasi del fornitore vanno portati nell anno nuovo solo se i documenti da caricare sono datati con l anno nuovo. 4. Variare alcuni progressivi Dal menù generale scegliere il sottomenù 15 (= Manutenzioni e cancellazioni) e 1 (= Dati progressivi). Scegliere F4 (= Varia) : il cursore si ferma sulla prima colonna. Digitare 02 e premere invio (lettera O e numero 2). Compare la sequenza dei progressivi: occorre variare il Numero (4a colonna) dei progressivi O2 (= Numero documento ordine cliente); O3 (=Numero documento offerte a cliente); O5 (= Numero documento ordini da fornitore). La variazione deve riguardare i primi due caratteri del numero progressivo. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO APPENA CREATO. Ad esempio: se il nuovo anno creato è il 2000 occorre variare il progressivo esistente con 200000; se il nuovo anno è 2001 occorre variare il progressivo esistente con 210000; e così via. A questo punto gli archivi del nuovo anno sono pronti per essere utilizzati. Prestare comunque attenzione affinché l anno di lavoro sia quello giusto!
FASI DI FINE ANNO (2) Le fasi di seguito riportate (5,6, 7,8 e 9) possono essere eseguite anche successivamente e più volte, se necessario. 5. Riportare nel nuovo anno lo storico di magazzino Tale fase deve essere eseguita dopo aver registrato tutte le fatture da fornitore nel vecchio anno o quando la giacenza è stata modificata a seguito di inserimento di carichi, scarichi o di rettifiche. Dal menù principale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 4 (= Elaborazione nuovo storico) confermare le impostazioni proposte dal programma ad eccezione della richiesta Condizioni dove è possibile scegliere se valorizzare la giacenza iniziale all ultimo costo d acquisto (1), all acquisto maggiore (2) o al costo medio (3); in quest ultimo caso e richiesto se il costo medio e da ricalcolare oppure e da prendere quello gia calcolato presente sul magazzino dell anno precedente. Se durante il nuovo anno E' STATO effettuato l inventario di magazzino (programma 2.8) è necessario rispondere NO (2) alla richiesta Aggiornamento della giacenza iniziale. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO. 6. Elaborazione dati ultimo acquisto Tale fase deve essere eseguita dopo aver registrato tutte le fatture da fornitore nel vecchio anno. Dal menù principale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 8 (= Elaborazione dati ultimo acquisto) confermare le impostazioni proposte dal programma. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO. 7. Elaborazione LIFO Questa fase deve essere eseguita da chi vuole elaborare la valorizzazione del magazzino con tecniche LIFO. Dal menù generale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 5 (= Elaborazione nuovo LIFO). L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO.
8. Travaso documenti anno nuovo Questa fase va eseguita solo se ci sono documenti di vendita o d acquisto (ordini, bolle o fatture) che devono essere riportati nell anno nuovo. Dal menù generale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 6 (= Travaso documenti anno nuovo). Alla richiesta Selezione prestare molta attenzione su quali sono i documenti che devono essere riportati nel nuovo anno! Tenere presente che occorrerà, in seguito, cancellare questi documenti (vedi 9. per CANCELLARE I MOVIMENTI provenienti dall'anno vecchio.) L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO. 9. per CANCELLARE I MOVIMENTI provenienti dall'anno vecchio. Può accadere che, nel corso del nuovo anno vengano creati altri documenti con lo stesso numero di quelli riportati dal vecchio anno: è indispensabile, perciò, cancellare i documenti provenienti dal vecchio anno dopo aver effettuato tutte le operazioni necessarie. Far tornare al prompt $ tutti i terminali eccetto quello su cui si deve lavorare (nessuno può lavorare mentre si esegue questa operazione!) Dal menù principale scegliere il sottomenù 15 (= Manutenzioni e cancellazioni) e il programma 19 (= Cancellazione movimenti di magazzino). Prestare attenzione alle richieste : Selezione: (il tipo di documento da cancellare: bolla, fattura, corrispettivo eccetera.); Dalla /Alla data impostare esattamente le date relative ai documenti da cancellare; Dal /Al numero (il numero di documento da cancellare); Durata programma (il numero massimo di minuti che deve durare il programma). Durata programma: (il numero massimo di minuti in cui può girare il programma).
APPENDICE A INIZIALIZZAZIONE DEL MAGAZZINO NEL CASO DI APERTURA ANTICIPATA DELLA CONTABILITA (1) 1. Preliminari Accendere il sistema. Eseguire il salvataggio degli archivi dell anno da chiudere. Accedere alla procedura GIOVE dal terminale su cui si desidera effettuare la sequenza di fine anno. Controllare che TUTTI GLI ALTRI TERMINALI SIANO SPENTI. 2. Controlli e inizializzazione: Dal menù principale entrare nel sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e nel programma 19 (= Creazione archivi anno nuovo). Impostare, alla richiesta anno nuovo il nome degli archivi (di solito files) e l anno da creare. Alla domanda Creaz. Cont. Generale rispondere N (=NO); Alla domanda Creaz. archivio magazzino rispondere S (= Sì) se si gestisce il magazzino; Il programma avvisa che l apertura degli archivi è stata già effettuata: premere due volte F5 per proseguire; Uscire dalla procedura GIOVE e rientrare inserendo il nuovo anno appena creato alla richiesta: relativi all anno. Controllare sempre se operate nel nuovo anno di lavoro: in qualsiasi menù della procedura GIOVE, sulla prima riga in alto, è sempre visibile la scritta arch. xxxx (dove xxxx è la data dell'anno di lavoro) accanto alla data odierna. dal menù principale entrare nel sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e nel programma 21 (= Azzeramento quantità magazzino). Alla richiesta Ordinimaneto rispondere 1 (= per codice aricolo); Da /A premere du volte invio (da spazio a ZZZZZZZZZZZ) Dal mese / Al mese rispondere da 1 (=gennaio) a 12 (=dicembre) Rispondere S (= da elaborare) alle voci: Giacenza, nolo, riparazione, visione, ord. a fornit., ord. da cliente, reso a fornitore, reso da cliente, impegnata, Q.tà rettifiche inv., vendite eccezionali, scarico tra sedi, carico tra sedi, carico /scarico e lasciare N (= non elaborare) alle restanti voci. Premere F5 per confermare Per i primi tempi di utilizzo dei nuovi archivi prestare la massima attenzione alla data imputata al momento di accedere alla procedura da TUTTI i terminali (vedi: Sezione A- Errore. L'origine riferimento non è stata trovata..errore. L'origine riferimento non è stata trovata.).
3. Riportare nel nuovo anno le bolle in preparazione: (create nel vecchio anno con il programma 5.4) e ordini clienti (creati con il 5.2) Dal menù generale scegliere sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 6 (= Travaso documenti anno nuovo). Alla richiesta Ordinamento scegliere 2 (movimenti in uscita) Per le bolle in preparazione scegliere la Selezione 4 (bolle aperte) Per gli ordini clienti inevasi scegliere la Selezione 2(ordini inevasi) L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO APPENA CREATO. Tale fase deve essere effettuata se e solo se sono rimaste nell'anno vecchio bolle in preparazione non ancora confermate. 4. Riportare nel nuovo anno lo storico di magazzino. Dal menù principale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 4 (= Elaborazione nuovo storico). Confermare le impostazioni proposte dal programma ad eccezione della richiesta Condizioni dove è possibile scegliere se valorizzare la giacenza iniziale all ultimo costo d acquisto (1), all acquisto maggiore (2) o al costo medio (3), in quest ultimo caso e richiesto se il costo medio e da ricalcolare oppure e da prendere quello gia calcolato presente sul magazzino dell anno precedente. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO APPENA CREATO. Questa fase rende uguale la giacenza iniziale del nuovo anno alla finale dell anno precedente. 5. Variare alcuni progressivi Dal menù generale scegliere il sottomenù 15 (= Manutenzioni e cancellazioni) e 1 (= Dati progressivi). Scegliere F4 (= Varia) : il cursore si ferma sulla prima colonna. Digitare 02 e premere invio. Compare la sequenza dei progressivi: occorre variare il Numero (4a colonna) dei progressivi O2 (= Numero documento ordine cliente); O3 (=Numero documento offerte a cliente); O5 (= Numero documento ordini da fornitore). La variazione deve riguardare i primi due caratteri del numero progressivo. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO APPENA CREATO. Ad esempio: se il nuovo anno creato è il 2000 occorre variare il progressivo esistente con AA0000; se il nuovo anno è 2001 occorre variare il progressivo esistente con BB000; e così via.
INIZIALIZZAZIONE DEL MAGAZZINO NEL CASO DI APERTURA ANTICIPATA DELLA CONTABILITA (2) Le fasi di seguito riportate (6, 7, 8,9 e 10) possono essere eseguite anche successivamente e più volte, se necessario. 6. Riportare nel nuovo anno lo storico di magazzino Tale fase deve essere eseguita dopo aver registrato tutte le fatture da fornitore nel vecchio anno. Dal menù principale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 4 (= Elaborazione nuovo storico) confermare le impostazioni proposte dal programma ad eccezione della richiesta Condizioni dove è possibile scegliere se valorizzare la giacenza iniziale all ultimo costo d acquisto (1), all acquisto maggiore (2) o al costo medio (3), in quest ultimo caso e richiesto se il costo medio e da ricalcolare oppure e da prendere quello gia calcolato presente sul magazzino dell anno precedente. Se durante il nuovo anno E' STATO effettuato l inventario di magazzino (programma 2.8) è necessario rispondere NO (2) alla richiesta Aggiornamento della giacenza iniziale. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO. 7. Elaborazione dati ultimo acquisto Tale fase deve essere eseguita dopo aver registrato tutte le fatture da fornitore nel vecchio anno. Dal menù principale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 8 (= Elaborazione dati ultimo acquisto) confermare le impostazioni proposte dal programma. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO. 8. Elaborazione LIFO Questa fase deve essere eseguita da chi vuole elaborare la valorizzazione del magazzino con tecniche LIFO. Dal menù generale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 5 (= Elaborazione nuovo LIFO). L ano di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO. 9. Travaso documenti anno nuovo Questa fase va eseguita solo se ci sono documenti di vendita o d acquisto (ordini, bolle o fatture) che devono essere riportati nell anno nuovo.
Dal menù generale scegliere il sottomenù 14 (= Procedure di fine anno) e il programma 6 (= Travaso documenti anno nuovo). Alla richiesta Selezione prestare molta attenzione su quali sono i documenti che devono essere riportati nel nuovo anno! Tenere presente che occorrerà, in seguito, cancellare questi documenti (vedi 9. per CANCELLARE I MOVIMENTI provenienti dall'anno vecchio. L anno di lavoro per effettuare questa fase deve essere il NUOVO ANNO CREATO. 10. per CANCELLARE I MOVIMENTI provenienti dall'anno vecchio. Può accadere che, nel corso del nuovo anno vengano creati altri documenti con lo stesso numero di quelli riportati dal vecchio anno: è indispensabile, perciò, cancellare i documenti provenienti dal vecchio anno dopo aver effettuato tutte le operazioni necessarie. Far tornare al prompt $ tutti i terminali eccetto quello su cui si deve lavorare (nessuno può lavorare mentre si esegue questa operazione!) Dal menù principale scegliere il sottomenù 15 (= Manutenzioni e cancellazioni) e il programma 19 (= Cancellazione movimenti di magazzino). Prestare attenzione alle richieste : Selezione: (il tipo di documento da cancellare: bolla, fattura, corrispettivo eccetera.); Dalla /Alla data impostare esattamente le date relative ai documenti da cancellare; Dal /Al numero (il numero di documento da cancellare); Durata programma (il numero massimo di minuti che deve durare il programma). Durata programma: (il numero massimo di minuti in cui può girare il programma).