Il controllo del margine e del conto economico scalare della farmacia Dott. Michele Crippa Docente e Consulente di controllo di gestione economico/finanziaria della farmacia
L evoluzione Decreto STORACE: concessione sconti al consumatore Decreto BERSANI: liberalizzazione dei prezzi, apertura alla concorrenza di parafarmacie e GDO Controllo sistematico della spesa pubblica sanitaria e farmaceutica Intervento sugli sconti di acquisto per i farmaci generici Futuro?
Il controllo dei prezzi in farmacia Ieri Oggi Domani Prezzo al consumatore: regolamentato Dall autorizzazione agli sconti su OTC e SOP alla liberalizzazione del prezzo di vendita? Costi di acquisto: sconto su prezzo di listino Logica del prezzo di cessione Ricarico e margine determinato dalla farmacia? Concorrenza sui prezzi: assente Concorrenza sui prezzi tra le farmacie Concorrenza sui prezzi dalla GD Concorrenza parafarmacie Attenzione ai servizi?
L opportunità per la farmacia E dunque indispensabile un attenta gestione economica dell azienda farmacia: mantenere un controllo dei costi è necessario, ma non sufficiente, a garantire soddisfacenti livelli di redditività Controllare gli aspetti economici e finanziari Calcolare prezzi di vendita remunerativi Definire i margini a copertura dei costi di gestione Controllo degli stock e dei flussi finanziari Controllo di gestione
Il conto economico della farmacia Il conto economico della farmacia evidenzia i costi e i ricavi d esercizio dell attività nel periodo considerato. Tipicamente il periodo di riferimento è l anno fiscale (gennaio-dicembre) Il conto economico deve essere redatto secondo i seguenti principi: 1. competenza: nel conto economico devono essere inseriti i costi e i ricavi del periodo considerato. I costi devono inoltre essere correlati ai ricavi d esercizio; 2. prudenza: devono essere considerati anche i costi presunti o che si manifestano dopo la chiusura dell esercizio.
La classificazione dei costi aziendali I costi variabili sono costi DIRETTAMENTE PROPORZIONALI al volume del fatturato, secondo l assunto seguente: un incremento/diminuzione di un unità nel volume di vendita comporta un diretto incremento/diminuzione dei costi variabili
La classificazione dei costi aziendali I costi variabili nella realtà specifica della farmacia sono: i costi di acquisto dei prodotti: Farmaci RX Autocura e altri OTC Parafarmaci Igiene e bellezza Dietetici
La classificazione dei costi aziendali I costi fissi sono costi che non variano al variare del volume di fatturato. Sono costi decisi dall imprenditore in base a criteri organizzativi e gestionali dell attività. Dipendono inoltre dalla struttura, dalle dimensioni, dall ubicazione della farmacia. Tali costi possono differire nell ammontare in base alle diverse realtà d azienda. Alcuni di questi costi si sostengono per il semplice fatto che esiste un impresa, anche se non effettua alcuna attività.
La classificazione dei costi aziendali Alcuni dei costi fissi nella realtà specifica della farmacia sono i seguenti: costi del personale; affitti passivi; canoni di leasing; ammortamenti; manutenzioni; assicurazioni; spese telefoniche, energia, gas; cancelleria e spese generali ufficio; consulenze amministrative; quote associative.
Il costo del personale Ai fini del controllo dei costi assume un importanza particolare il costo del personale. Il costo è così composto: Retribuzione base: da contratto; Ore straordinarie: retribuzione base + % di maggiorazione; Retribuzione differita: 13a e 14a - TFR incentivi; Oneri a carico dipendente (trattenuti e poi versati agli enti da parte della farmacia): INPS (contributi sociali) IRPEF (acconto tasse); Oneri a carico azienda: INPS (contributi sociali e previdenziali), INAIL (assicurazione infortuni), eventuali fondi integrativi; Provvidenze contrattuali (ORE NON LAVORATE ma RETRIBUITE): ferie, festività non godute, riposi compensativi, permessi retribuiti, malattie, infortuni, maternità;
Il costo del personale Ai fini del controllo dei costi della farmacia, il costo del personale è molto importante sia in termini quantitativi che qualitativi. E quindi essenziale saperlo prevedere e potere fare delle simulazioni di costo in breve tempo e prendere di conseguenza decisioni veloci. Criterio di simulazione del COSTO ANNUALE DEL PERSONALE: RETRIBUZIONE NETTA MENSILE * 27,5 Esempio: 1.000 * 27.5 = 27.500 COSTO TOTALE ANNUO AZIENDA
Ammortamenti Un secondo elemento di costo che può assumere importanza è l ammortamento. E perciò opportuno ricordare gli elementi fondamentali del suo calcolo. In particolare l ammortamento è: il risultato di un procedimento contabile per ripartire nel tempo il valore delle immobilizzazioni o Investimenti Fissi (risorse che servono alla farmacia per più anni); in certi casi si tratta di una svalutazione del valore originario di acquisto (ad esempio per usura fisica di arredamenti, macchinari laboratorio, locali, attrezzature); in altri casi si tratta di un attribuzione contabile dei costi ad ogni esercizio di competenza (per brevetti, licenze, software); L ammortamento è quindi collegato alla diminuzione del valore di un immobilizzazione nel periodo nel quale viene utilizzata per produrre il reddito della farmacia
Ammortamenti L ammortamento viene calcolato per determinare il reddito dell esercizio: reddito civilistico; reddito fiscale; Modalità di calcolo della quota di ammortamento annuale: costo di acquisto periodo di utilizzo del bene in anni (in base alle decisioni del farmacista o in base alla normativa fiscale)
Costi figurativi sono costi che, pur non essendo presenti direttamente nella contabilità, è bene considerare e stimare ai fini dell analisi del rendimento del business farmacia Un esempio classico è la remunerazione del titolare. Spesso la remunerazione del titolare è compresa nelle voci di bilancio dei prelievi in conto utili e non trova una specifica collocazione in una voce dedicata del conto economico. Il nostro suggerimento è di inserire nel conto economico una voce di costo figurativo chiamato compensi titolare, in modo da tenere conto di questa importante voce nel calcolo della rendita del business farmacia.
Costi figurativi Perché inserire nel conto economico i costi figurativi? per valutare il vero rendimento del business farmacia; per stimare alcuni costi che dovrebbero essere inseriti nel conto economico ma di fatto non lo sono per scelte particolari; nel caso del compenso figurativo del titolare, per valutare il costo di sostituzione di una importante figura aziendale che deve necessariamente essere presente in farmacia. Nel caso il titolare non si occupasse direttamente della gestione della farmacia, essa dovrebbe essere gestita con competenza e autonomia decisionale ad esempio da un possibile direttore.
Conto economico Conto economico a sezioni contrapposte COSTI Acquisti da grossisti Acquisti diretti Cancelleria Manutenzioni Canoni assistenza Autovetture Spese telefoniche Energia e riscaldamento Spese del personale Ammortamenti.. Interessi passivi RICAVI Vendite Usl Vendite cassetto.. Abbuoni attivi Altri ricavi Rimanenze finali Rimanenze iniziali
Conto economico Caratteristiche del conto economico a sezioni contrapposte Semplicità di redazione; diretta connessione con la contabilità generale; rilevazione dei costi per origine: es. acquisti diretti o da grossisti ( da chi ho acquistato e non cosa ho acquistato ); rilevazione dei ricavi per farmaci etici e altro: usl e cassetto; rimanenze iniziali e finali indistinte tra le famiglie di prodotto;
Conto economico scalare Conto economico scalare a margine di contribuzione (i valori sono ipotetici) Vendite (costo di acquisto prodotti o costo del venduto ) Margine di contribuzione Costi fissi (personale, ammortamenti, utenze etc.) Costi figurativi Margine Operativo Interessi passivi e altri costi Utile al lordo delle tasse Tasse Utile netto 1.000.000 (678.500) 321.500 185.000 75.000 61.500 10.000 51.500 25.000 26.500 67,85% 32,15% 18,5% 7,5% 6,15% 1,0% 5,15% 2,5% 2,65%
Conto economico scalare Caratteristiche del conto economico scalare Distinzione tra costi fissi e variabili; evidenza del margine di contribuzione alla copertura dei costi fissi aziendali; evidenza dei valori assoluti e delle percentuali di margine e di costo; possibilità di rilevazione dei ricavi e dei costi per destinazione una volta introdotti i valori per famiglia ( cosa ho venduto e quanto mi è costato ); rimanenze iniziali e finali considerate nel costo del venduto.
Vendite Per potere utilizzare al meglio le potenzialità informative e decisionali del conto economico scalare è necessario suddividere le vendite per famiglia o per categoria merceologica; il sistema gestionale deve aiutare il farmacista in questo ed è necessaria una buona conoscenza del suo funzionamento; l ipotesi più semplice è ottenere le vendite suddivise per codice De Grassi inserito nel gestionale; successivamente è necessario raggruppare le vendite per famiglia De grassi (sommandole con l utilizzo di un software di calcolo) per categoria omogenea o Macro-Famiglia (es. Dermocosmesi, OTC + SOP) in base alle caratteristiche della farmacia e alle scelte del titolare.
Come scegliere le Macro Famiglie? La scelta delle Macro-famiglie e del loro numero dipende: dagli obiettivi del farmacista; dai dati storici disponibili sull andamento delle vendite; dalle scelte di visual merchandising con potenziale privilegio sul controllo di determinate famiglie; dalla propensione all utilizzo del gestionale; Esempio di scelta di famiglie 1. Etico 2. Generico 3. OTC 4. SOP 5. Dietetici 6. Dermocosmesi 7. Parafarmaco dalla familiarità alla lettura dei report gestionali del farmacista;
Costo e margine dei prodotti Prezzo di vendita 11,00 IVA 1,83 Prezzo Netto 9,17 Costo 5,6 61,1% Margine Lordo 3,57 38,9% Il MARGINE LORDO misura la redditività in valore assoluto e in percentuale di un prodotto. Si calcola come differenza tra il prezzo al pubblico e il costo di acquisto del prodotto applicati dai fornitori della farmacia.
Costo e margine dei prodotti Il costo di un singolo prodotto si può desumere dal valore di costo inserito in fattura; gli acquisti generalmente vengono fatti in occasione successive, quindi il costo medio del prodotto è il risultato della somma di tutti gli acquisti divisa per le quantità acquistate; anche il prezzo di vendita di un prodotto varia a seconda delle decisioni del farmacista (per ciò che riguarda l area del farmaco non etico); il margine dei prodotti (e delle famiglie di prodotti) deve tenere conto delle fluttuazioni di costi e prezzi facendo una media dei costi e dei ricavi per famiglia del periodo considerato.
Costo e margine per Famiglia Il margine delle famiglie di prodotti deve tenere conto delle fluttuazioni di costi e prezzi facendo una media dei costi e dei ricavi per famiglia del periodo considerato MARGINE = FATTURATO - COSTO DEL VENDUTO rimanenze iniziali + acquisti - rimanenze finali
Costo del venduto da sistema gestionale Rimanenze iniziali + acquisti - Rimanenze finali Utilizzo del gestionale caricamento costo di prodotto attraverso ciclo passivo: ordine bolla fattura inventario periodico o di chiusura anno
Vendite e margini per famiglia Vendite Etico Generico OTC SOP Dietetici Dermocosmesi Parafarmaci Costo del venduto Etico Generico Margine 570.000 110.000 100.000 50.000 22.000 76.000 72.000 Totale 1.000.000 OTC SOP Dietetici Dermocosmesi Parafarmaci 427.500 55.000 62.000 32.000 13.200 45.600 43.200 75% 50% 62% 64% 60% 60% 60% Totale 678.500 68% Etico Generico OTC SOP Dietetici (Valori ipotetici) Dermocosmesi Parafarmaci 142.500 55.000 38.000 18.000 8.800 30.400 28.800 25% 50% 38% 36% 40% 40% 40% Totale 321.500 32%
Le proprietà gestionali: la legge di Pareto Il 20% delle referenze genera l 80% del fatturato Fatturato Margine % Margine valore assoluto 20% 80.000 33% 26.400 80% 20.000 50% 10.000 100.000 36,4% 36.400
Utilizzo dei margini per famiglia Il margine dei singoli prodotti appartenenti alle famiglie deve essere confrontato con il margine della famiglia per comprenderne le relazioni; la legge di Pareto dice che i prodotti più venduti a valore sono quelli che condizionano il margine dell intera famiglia; la decisione sul livello dei prezzi e sul costo di un singolo prodotto deve essere più accurata tanto più il prodotto è in alto nella scala di Pareto; l andamento temporale delle vendite per famiglia (a parità di costi) condiziona l intero risultato di conto economico
Conto economico: il documento in sintesi Ricavi Etico Generico OTC SOP Dietetici Dermocosmesi Parafarmaci 570.000 110.000 100.000 50.000 22.000 76.000 72.000 Totale Ricavi 1.000.000 Margini Etico Generico OTC 142.500 55.000 38.000 25% 50% 38% SOP Dietetici 18.000 8.800 36% 40% Dermocosmesi Parafarmaci 30.400 28.800 40% 40% Totale margini 321.500 32% Costi FISSI e FIGURATIVI Personale Titolare Leasing/Amm Utenze/Altro 96.000 75.000 54.000 35.000 Totale costi 260.000 26% Risultato Prima delle Imposte 61.500 6,1% Interessi e tasse 35.000 Utile netto 26.500 2,6%
Conto economico e consuntivi Il conto economico scalare permette di: analizzare l andamento della gestione a consuntivo evidenziando le aree di miglioramento; valutare i risultati delle politiche di acquisto e di fissazione dei prezzi per l area dei prodotti di libera vendita; valutare i risultati complessivi in relazione ai risultati degli anni precedenti e in base allo scostamento nelle singole voci (vendite per famiglia, margini per famiglia, costi fissi) e permettere eventuali correzioni; mantenere un contatto con la figura esterna del commercialista per confrontarsi sull andamento della gestione ottenendo pareri e suggerimenti.
Conto economico e previsioni Rispetto all argomento della previsione aziendale il conto economico scalare permette di: Definire IL BUDGET annuale del conto economico della farmacia grazie a: impostazione organizzata delle informazioni; maggiore dimestichezza con l utilizzo del gestionale; cura dei prodotti in base alla legge di Pareto; controllo dei costi fissi aziendali in base all andamento storico; intervenire durante l anno per azioni correttive di miglioramento del risultato previsto a fine esercizio. Questa condizione può essere attuata in caso di chiusure di conto economico di periodo costanti e tempestive; la cadenza suggerita è almeno trimestrale (idealmente mensile); i tempi per attuare la chiusura del conto economico devono essere contenuti entro i 15 giorni successivi al periodo di riferimento.
I passi per produrre un conto economico scalare della farmacia 1. Definire le famiglie di prodotti da controllare; 2. Curare la rilevazione di: a. vendite per famiglia; b. costi di prodotto nel gestionale della farmacia (ciclo passivo); c. livelli inventariali di inizio e fine periodo; 3. Calcolare il costo del venduto per prodotto e famiglia (R.I. + Acquisti - R.F.); 4. Controllare i costi fissi con il supporto del commercialista.