Il ruolo delle procedure nella gestione dello studio professionale Michele D Agnolo
Organizzare lo Studio Coordinamento di PROCESSI, AZIONI E COMPORTAMENTI EFFICACIA EFFICIENZA 2
Da dove partire Stabilire e ribadire le ragioni che sorreggono le scelte che lo studio professionale compie (obiettivi e azioni) Vision Mission Valori Obiettivi 3
L organizzazione per processi Consente di identificare e comprendere: l impiego effettivo delle risorse dello studio (umane, materiali, intellettuali,...) le responsabilità eventuali criticità e attività ridondanti presidiare, gestire e monitorare costantemente i fattori critici che interessano trasversalmente tutti i processi coinvolti nella realizzazione e nell erogazione della prestazione professionale finale. 4
Cos è un processo Regole e vincoli PROCESSO INPUT A A A A A A OUTPUT CLIENTE Strumenti e risorse 5
Processo: Redazione delle dichiarazioni fiscali delle persone fisiche Regole e vincoli Disposizione contrattuali Normativa cogente Regole e vincoli INPUT Richiesta del cliente 1. Raccolta documenti 2. Verifica dei documenti 3. Stesura della dichiarazione 4. Controlli 5. Raccolta delle firme OUTPUT Dichiarazione fiscale INVII TELEMATICI Strumenti e risorse Socio/professionista di riferimento/impiegato Strumenti e risorse Software elaborazione 6
La mappatura dei processi Processi primari (o operativi): necessari per produrre il prodotto o servizio Processi secondari (o di supporto): necessari alla gestione e realizzazione dei processi primari Processi direzionali (o strategici):necessari a definire le politiche, la pianificazione strategica, a fissare gli obiettivi e ad assicurare la disponibilità delle necessarie risorse 7
Un esempio di mappa dei processi per uno studio commercialista PRIMARI SECONDARI DIREZIONALI Processo contabilità generale Gestione delle RU Pianificazione strategica Processo bilanci Processo dichiarazioni dei redditi Processo contenzioso tributario Gestione sistema informatico Amministrazione Definizione obiettivi e indicatori Pianificazione miglioramento (...) (...) (...) 8
La descrizione dei processi Descrizione delle attività costitutive ( cosa si fa ) Descrizione delle modalità operative ( come lo si fa ) Identificazione di ruoli e responsabilità ( chi lo fa ) 9
La diagnosi dei processi SITUAZIONE ATTUALE GAP SITUAZIONE DESIDERATA INTERVENTI 10
Interventi di miglioramento sui processi: stabilire nuove regole La struttura ( chi fa ) Ridefinizione delle responsabilità Riallocazione delle risorse Piani di assunzione, riassegnazione e fuoriuscita Revisione di ruoli e posizioni Piani di addestramento/formazione Modalità operative ( come ) Ridefinizione delle modalità operative delle attività (ad es. le ridondanze e le attività di controllo inappropriate o inefficaci) Revisione dei flussi operativi 11
Il monitoraggio dei processi Indicatori di performance dei processi OBIETTIVO ANNO 2009 RISULTATO ANNO 2009 OBIETTIVO ANNO 2010 12
Il monitoraggio dei processi: un esempio Processo: Redazione delle dichiarazioni fiscali delle persone fisiche Indicatore: % dichiarazioni pronte per l invio tre giorni prima della scadenza di legge ( monitoraggio dell efficienza del processo) Modalità di rilevazione: utilizzo di software dedicato Frequenza di rilevazione: annuale OBIETTIVO 2009 RISULTATO 2009 95% 80% OBIETTIVO 2010 90% 13
Documentare i processi Soddisfa esigenze di: CHIAREZZA (compiti) TRASPARENZA (responsabilità) EFFICACIA (obiettivi) EFFICIENZA (risorse) CONDIVISIONE (conoscenze) 14
La procedura descrive... Qual è l output del processo Il flusso delle attività che l hanno generato Come vengono svolte le attività Chi svolge le attività descritte Quali sono i fattori di vincolo Quali controlli vengono eseguiti durante lo svolgimento delle attività Come si dimostra che le attività sono state svolte o i controlli sono stati eseguiti 15
La check list Check list Bilanci. Registrazioni di rettifica: Ratei personale dipendente TFR personale dipendente Ratei e risconti: Interessi bancari Attività Check... Leasing Svalutazione crediti 16
Le non conformità NON CONFORMITA qualcosa non è stato fatto come previsto La non conformità è il mancato soddisfacimento di un requisito: Stabilito dallo studio Stabilito dal cliente 17
Non conformità: cosa fare? Si applica una CORREZIONE Si mettono in atto immediatamente dopo che si è venuti a conoscenza del problema, tutte le azioni necessarie a minimizzarne l impatto Queste azioni sono solo di contenimento dei danni e non intervengono a correggere definitivamente il problema. Esse sono rivolte a: Spegnere il fuoco valutare i danni Contenere tutti gli effetti 18
Non conformità: cosa fare? ANALIZZARE LE CAUSE La non conformità identificata non è il problema vero È necessario andare alla radice del problema e scoprire le ragioni che spieghino PERCHE un problema o un incidente si è verificato 19
Non conformità: cosa fare? Si applica un AZIONE CORRETTIVA Azione volta a rimuovere la causa che ha generato la non conformità, al fine di evitarne il ripetersi 20
In conclusione SUPERARE LE CRITICITA SISTEMA DI PROCEDURE INTERNE EFFICACIA + EFFICIENZA CHIARA ATRIBUZIONE DI RESPONSABILITA 21
Conclusioni 22