TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI

PROCEDURA Sistema di gestione per la qualità TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI Rev Descrizione Data Redazione Verifica Approvazione Emissione Soggetto Staff qualità RSGQ SG 02 Terza emissione 15/09/10 Firma Valeria Gamberoni Alessandra Migliore Giuseppe Giuliano Soggetto Staff qualità RSGQ SG 01 Seconda emissione 17-09-2008 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi Soggetto RSGQ RSGQ SG 00 Prima emissione 20-11-2007 Firma Valeria Gamberoni Valeria Gamberoni Giuseppe Panassidi 1 / 15

INDICE 1. Scopo della procedura 2. Generalità 3. Aree di applicazione 4. Descrizione della procedura 4.1. Responsabilità 4.2. Modalità operative 5. Riferimenti 5.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008 5.2. Documenti del sistema di gestione per la qualità 6. Modulistica richiamata 2 / 15

1. SCOPO DELLA PROCEDURA Lo scopo di questa procedura è di: definire la struttura complessiva e gli standard di formato e contenuto della documentazione inerente il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) della Provincia di Verona; definire le tipologie dei documenti da assoggettare a controllo (documentazione del SGQ costituita da politica per la qualità, manuale della qualità, procedure, norme interne, modulistica standard); definire l iter generale e le responsabilità per la redazione, l approvazione, l emissione, la distribuzione e l archiviazione di tali documenti; disciplinare le attività inerenti alla gestione dei documenti e delle registrazioni al fine di garantire che: tutte le modifiche siano state verificate ed approvate dalle funzioni responsabili; lo stato di revisione dei documenti sia aggiornato; i documenti e le registrazioni siano reperibili, conservati correttamente e disponibili sui luoghi di utilizzazione; definire le modalità di identificazione dei documenti obsoleti. 2. GENERALITÀ La documentazione della qualità costituisce lo strumento attivo che formalizza la struttura del SGQ attraverso la raccolta organizzata e aggiornata delle regole che ne governano la gestione e il funzionamento. Nell ambito della struttura generale del SGQ della Provincia di Verona il sistema documentale è così strutturato: documenti relativi alla politica della qualità, incluso il manuale della qualità; documenti relativi alla gestione dei processi (procedure, norme interne); documenti di origine esterna relativi alla normativa applicabile (norme UNI, riferimenti di legge); documenti relativi alla raccolta e alla segnalazione delle registrazioni del SGQ (modulistica standard). 3 / 15

Ogni documento deve soddisfare a determinate caratteristiche peculiari e in particolare deve essere: necessario; comprensibile; applicabile; completo e autosufficiente; identificabile ed agevolmente rintracciabile; aggiornato e di facile gestione. Per i documenti gestiti informaticamente valgono le seguenti regole: i documenti del SGQ archiviati su supporto informatico, anche se non riportano la firma delle funzioni responsabili di approvazione ed emissione, sono considerati copie ufficiali in quanto sono gestiti dal Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità (RSGQ); le stampe sono considerate copia controllata solo se su di esse è riportata la firma dei responsabili di approvazione ed emissione; per i documenti archiviati su supporto informatico è prevista una copia di salvaguardia. La Provincia approva annualmente il documento programmatico per la sicurezza (DPS), nel quale definisce la frequenza, le modalità e le responsabilità della produzione e conservazione delle copie di salvaguardia dei documenti elettronici. 3. AREE DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutta la documentazione del SGQ da parte di tutte le risorse operanti in nome e per conto della Provincia di Verona in attività interne o per conto del cliente/utente. 4 / 15

4. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA 4.1. Responsabilità Legenda R = responsabilità primaria C = responsabilità contributoria Manuale della qualità Funzioni Staff qualità Attività Segretario generale Responsabile sistema gestione qualità Comitato qualità Redazione / Modifiche e aggiornamenti - R R Verifica - R - Approvazione / emissione R C - Distribuzione/rimozione/archiviazione - R - 5 / 15

Procedure Funzioni Staff qualità Attività Segretario generale Responsabile sistema gestione qualità Comitato qualità Redazione / Modifiche e aggiornamenti - R R Verifica - R - Approvazione / emissione R C - Distribuzione/rimozione/archiviazione - R - Norme interne Funzioni Staff qualità Attività Segretario generale Responsabile sistema gestione qualità Comitato qualità Gruppi di lavoro Redazione / Modifiche e aggiornamenti - R R C Verifica - R - - Approvazione / emissione R C - - Distribuzione/rimozione/archiviazione - R - - 6 / 15

Modulistica standard Funzioni Staff qualità Attività Responsabile sistema gestione qualità Comitato qualità Redazione / Modifiche e aggiornamenti R R Verifica R - Approvazione / emissione R - Distribuzione/rimozione/archiviazione R - Norme esterne Attività Funzioni Responsabile sistema gestione qualità Redazione / Modifiche e aggiornamenti Verifica Approvazione / emissione Distribuzione/rimozione/archiviazione R R C R 7 / 15

4.2. Modalità operative 4.2.1. Gestione della documentazione del sistema di gestione per la qualità Il processo di gestione della documentazione del SGQ si articola nelle seguenti attività: redazione; identificazione del documento; verifica; approvazione/emissione; distribuzione o messa a disposizione; modifica / aggiornamento; conservazione e archiviazione informatizzata; rimozione. Le responsabilità delle attività del processo di gestione sono riportate nella matrice delle responsabilità al punto 4.1. Il gruppo di audit, con la supervisione del RSGQ, svolge attività di audit sulla gestione della documentazione del SGQ. 4.2.2. Manuale del sistema di gestione per la qualità Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione Il manuale della qualità è redatto dallo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato qualità). È identificato dal numero di edizione e relativa data, riportate sulla prima pagina. Le firme relative alla redazione, verifica e approvazione sono apposte sulla tabella in calce alla prima pagina di ogni sezione. Ogni sezione è correlabile ai paragrafi della Norma ISO 9001 e su ogni pagina è riportato: numero di pagina; numero totale delle pagine ; numero della revisione; data della revisione. 8 / 15

Il RSGQ verifica la congruenza del manuale con la norma UNI EN ISO 9001 e con il manuale delle procedure e lo sottopone per approvazione del segretario generale (o direttore generale, se nominato). L approvazione e l autorizzazione all emissione del manuale della qualità compete esclusivamente al segretario generale (o direttore generale, se nominato) con il supporto del RSGQ per gli aspetti operativi di gestione documentale. L iter di approvazione prevede tre livelli di firma: firma di redazione, a cura di un rappresentante dello staff qualità; firma di verifica, a cura del RSGQ a tutela della coerenza con il SGQ e con la norma UNI EN ISO 9001; firma di autorizzazione all emissione a cura del segretario generale (o direttore generale, se nominato). Distribuzione, rimozione e archiviazione Le copie del manuale sono individuate sulla prima pagina come <Controllate> e <Non controllate>. A emissione avvenuta, il RSGQ provvede alla distribuzione alle funzioni interessate del manuale in copie <Controllate>, gestite tramite specifica lista di distribuzione con firma per ricevuta. Le copie <Non controllate> sono distribuite a carattere puramente informativo e non sono soggette ad aggiornamento. La copia elettronica è pubblicata in formato pdf sul portale (www.provincia.vr.it) ed è consultabile e scaricabile. Il RSGQ conserva gli originali cartacei del manuale qualità, identificandoli con il timbro <Originali> e gestisce una copia su supporto informatico nel portale della Provincia di Verona. Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento al documento il RSGQ provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete. Se per qualche ragione occorresse conservare originali obsoleti, gli stessi vengono identificati con il timbro <Obsoleto>. Le versioni informatizzate sono archiviate in una cartella di lavoro <Obsoleti> con accesso limitato al RSGQ. Modifiche e aggiornamenti Lo stato di aggiornamento del manuale è individuato dal numero di revisione, riportato sulla prima pagina e nelle successive. Lo stato di aggiornamento di ogni sezione del manuale è individuabile dalla relativa tabella, che riporta la revisione, la descrizione della modifica e relativa data. 9 / 15

Le parti modificate sono evidenziate con carattere <corsivo sottolineato>. Le modifiche / aggiornamenti del manuale sono redatte dallo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato qualità). La verifica e l approvazione del manuale revisionato avvengono come già descritto al paragrafo corrispondente. Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento al documento un apposito avviso è pubblicato sul portale della Provincia (www.provincia.vr.it) e si provvede alla sostituzione della copia elettronica. Il RSGQ cura la distribuzione del manuale modificato secondo quanto descritto nel paragrafo precedente. 4.2.3. Procedure Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione Per la definizione di una procedura lo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato qualità) elabora una bozza della procedura e della relativa modulistica standard. Le procedure sono identificate con una codifica alfanumerica così strutturata: PD X.X(.X), dove: PD = procedura X.X(.X) = numero del paragrafo della norma di riferimento ISO 9001 (a 2 o 3 cifre) La prima pagina (mod. procedura ) riporta: nella parte superiore il titolo; il codice di identificazione della procedura; il numero di revisione; nella parte inferiore il livello di revisione; la descrizione della revisione e la relativa data; le corrispondenti responsabilità di: redazione, verifica, approvazione emissione. La seconda pagina (mod. procedura ) riporta: l indice dei capitoli che compongono la procedura, che in linea di principio sono i seguenti: 10 / 15

1. Scopo della procedura 2. Generalità 3. Aree di applicazione 4. Descrizione della procedura 5. Riferimenti 6. Modulistica richiamata Le pagine successive (mod. procedura ) riportano: in testa alla pagina: titolo della procedura; codice identificativo; numero di revisione; in fondo alla pagina: il numero della pagina e numero totale pagine. Il RSGQ verifica la congruenza delle procedure con la norma UNI EN ISO 9001 e con il manuale della qualità e le sottopone per approvazione al segretario generale (o direttore generale, se nominato). L approvazione e l autorizzazione all emissione sia delle procedure nuove che di quelle modificate compete esclusivamente al segretario generale con il supporto del RSGQ per gli aspetti operativi di gestione documentale. L iter di approvazione prevede tre livelli di firma: firma di redazione, a cura di un rappresentante dello staff qualità; firma di verifica, a cura del RSGQ a tutela della coerenza con il SGQ e con la norma UNI EN ISO 9001; firma di autorizzazione all emissione a cura del segretario generale (o direttore generale, se nominato). Distribuzione, rimozione e archiviazione Il RSGQ provvede alla messa a disposizione delle procedure sul portale della Provincia di Verona, informando via e-mail i responsabili dei servizi. Il RSGQ conserva gli originali cartacei identificandoli con il timbro <Originali>. Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento alle procedure il RSGQ provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete. 11 / 15

Se per qualche ragione occorresse conservare originali obsoleti, gli stessi vengono identificati con il timbro <Obsoleto>. Le versioni informatizzate sono archiviate in una cartella di lavoro <Obsoleti> con accesso limitato al RSGQ. Modifiche e aggiornamenti La modifica di una procedura esistente avviene con le stesse modalità della realizzazione di una procedura nuova. Le parti modificate sono evidenziate con carattere <corsivo sottolineato>. Le revisioni possono essere in numero illimitato ma progressivo. La registrazione del livello di revisione viene attuata dal RSGQ utilizzando l apposito spazio della pagina 1 di ciascuna procedura (Mod. procedura ). La verifica e l approvazione delle procedure modificate avvengono come già descritto al paragrafo corrispondente. Il RSGQ provvede a: aggiornare i livelli di revisione della documentazione informatizzata mediante sostituzione della copia elettronica; segnalare via e-mail la procedura modificata. 4.2.4. Norme interne Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione La redazione di una norma interna è demandata allo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato qualità) con la collaborazione del gruppo di lavoro. Le norme interne sono identificate con una codifica alfanumerica così strutturata: NI XX.X dove: NI = norma interna XX = numero del processo X = numero progressivo della norma interna Il RSGQ verifica la congruenza delle norme interne con la norma UNI EN ISO 9001 e le sottopone per approvazione al segretario generale (o direttore generale, se nominato). L approvazione e l autorizzazione all emissione sia delle procedure nuove che di quelle modificate compete esclusivamente al segretario generale (o direttore generale, se nominato), con il supporto del RSGQ per gli aspetti operativi di gestione documentale. L iter di approvazione prevede tre livelli di firma: 12 / 15

firma di redazione, a cura di un rappresentante dello staff qualità; firma di verifica, a cura del RSGQ a tutela della coerenza con il SGQ e con la norma UNI EN ISO 9001; firma di autorizzazione all emissione a cura del segretario generale (o direttore generale, se nominato).. Distribuzione, rimozione e archiviazione Il RSGQ provvede alla messa a disposizione delle procedure sul portale della Provincia di Verona, informando via e-mail i responsabili dei servizi. Il RSGQ conserva gli originali cartacei identificandoli con il timbro <Originali>. Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento alle Norme Interne il RSGQ provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete. Se per qualche ragione occorresse conservare originali obsoleti, gli stessi vengono identificati con il timbro <Obsoleto>. Le versioni informatizzate sono archiviate in una cartella di lavoro <Obsoleti> con accesso limitato al RSGQ. Modifiche e aggiornamenti La modifica di una norma interna esistente avviene con le stesse modalità della realizzazione di una norma interna nuova. Le revisioni possono essere in numero illimitato ma progressivo. La registrazione del livello di revisione viene attuata dal RSGQ utilizzando l apposito spazio della pagina 1 di ciascuna norma (mod. Norma interna ). La verifica e l approvazione delle norme interne modificate avvengono come già descritto al paragrafo corrispondente. Il RSGQ provvede a: aggiornare i livelli di revisione della documentazione informatizzata mediante sostituzione della copia elettronica; segnalare via e-mail la norma modificata. 4.2.5. Modulistica standard per registrazione qualità Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione Lo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato qualità) elabora normalmente anche la modulistica standardizzata per le registrazioni della qualità che dovessero rendersi necessarie. 13 / 15

Inoltre il responsabile di un servizio può proporre al RSGQ, previa adeguata motivazione, documenti aggiuntivi/sostitutivi per registrazioni della qualità. La modulistica per registrazione della qualità deve essere elaborata in modo da facilitare la registrazione dei dati ed evitare la possibilità di errori. Il RSGQ verifica l adeguatezza e la congruenza con la documentazione del SGQ e con la norma UNI EN ISO 9001, della modulistica proposta e, in caso positivo, ne autorizza l emissione e la identifica come segue: Mod XXX.X dove: Mod = Modulo XXX = PRO per la modulistica di processo = SIS per la modulistica di sistema X = numero progressivo del modulo Distribuzione, rimozione e archiviazione Il RSGQ mette quindi a disposizione delle funzioni interessate sul sistema informativo la modulistica relativa al SGQ, sul portale della Provincia di Verona. Tutta la modulistica del SGQ emessa è registrata dal RSGQ su apposito elenco. Per la archiviazione e la rimozione della modulistica collegata con le procedure/norme interne valgono le regole già riportate ai punti specifici relativi a procedure/norme interne. Modifiche e aggiornamenti Qualsiasi modifica apportata alla modulistica standard viene in linea di massima riesaminata e approvata dalle stesse funzioni che ne hanno curato la prima emissione, salvo deroga del RSGQ. 4.2.6. Norme esterne I documenti di origine esterna di interesse per il SGQ sono la norma internazionale UNI EN ISO serie 9001 ed i regolamenti della società di certificazione Esse sono gestite dal RSGQ che verifica, se necessario, prima dell utilizzo, il livello di aggiornamento con le informazioni provenienti dall UNI e dalla società di certificazione. La norma UNI EN ISO serie 9001 vengono conservate limitatamente al periodo di validità. 14 / 15

5. RIFERIMENTI 5.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2000 UNI EN ISO 9000:2005 Sistemi Qualità. Fondamenti e vocabolario. UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi Qualità. Requisiti. UNI EN ISO 9004:2000 Sistemi Qualità. Linee guida per il miglioramento delle prestazioni 5.2. Documenti del sistema di gestione per la qualità Manuale della qualità sez. 2.2.2 5.3. Altri documenti Regolamento RINA spa per la certificazione di sistemi di gestione per la qualità (aggiornato al 01.07.2010) 6. MODULISTICA RICHIAMATA Mod. SIS-01 Lista distribuzione copie controllate Mod. SIS-02 Modello procedura Mod. SIS-03 Modello norma interna Mod. SIS-04 Elenco procedure Mod. SIS-05 Elenco norme interne Mod. SIS-06 Elenco moduli Mod. SIS-07 Elenco norme ISO 9000 15 / 15