per Copia controllata n : Copia non controllata RSQ : (soggetta ad aggiornamento) ----------------- (non soggetta ad aggiornamento) ------------------------------------- Distribuita a : in data : 10 9 8 7 6 20/12/2014 5 30/06/2014 4 02/09/2013 3 30/07/2013 2 02/04/2012 1 07/03/2012 0 05/03/2012 Aggiunta descrizione dell Elenco Funzioni Abilitate (scelta opzionale) Aggiunta descrizione servizi Introdotto campo Tipologia Campioni e Care Lable Introdotto campo Composizione, Gestione Urgenze, Raggruppamento richieste, Spedizione Campioni Introdotta gestione Brand Aggiunti flag x scelta Foto, Cartolina, Restituzione materiale, Restituzione provini Prima versione R.Barsi P.Borgiotti G.Bartolini Rev. Data Note di revisione Emesso Verificato Approvato Pag. 1 di 13
1. Scopo e campo di applicazione La presente procedura descrive la modalità di inserimento delle Richieste di Analisi per un determinato materiale. 2. Modalità Operative Accesso al portale 1) Collegarsi al portale all indirizzo http://analisi.buzzilab.it 2) Accedere alla propria area privata con codice utente e password. Account: PSW: All ingresso comparirà la form sotto riportata (Home page), con il link alle condizioni contrattuali e la barra degli strumenti riportante le scelte possibili (Inserimento Richiesta Analisi, Richieste in Attesa, Archivio Risultati, etc): Pag. 2 di 13
Inserimento richiesta Analisi (prima scelta) Per l inserimento delle informazioni per la richiesta di analisi è sufficiente seguire i seguenti step: 1) Cliccare sulla barra in alto sulla scelta Inserimento Richiesta Analisi ; 2) Selezionare nel campo Brand Riferimento il cliente/brand per cui vengono effettuate le analisi (nell esempio R.Qualità Buzzi 103 RDQ01 Responsabile della Qualità) utilizzando il bottone della combo box; 3) Laboratorio: non è attualmente selezionabile (default BUZZI); 4) Tipologia: non è selezionabile se non sono stati creati dei raggruppamenti di prove relative al listino personalizzato di ciascun utente. La funzione Tipologie Campioni consente di creare dei raggruppamenti di analisi per velocizzare la scelta delle analisi singole addizionali in inserimento richiesta. Le tipologie vengono memorizzate nel database per codice cliente dell utente che le ha create, pertanto sono visibili a tutti gli account associati allo stesso codice cliente. Le analisi selezionabili sono quelle presenti nel listino del cliente alla data corrente; 5) Inserire nel campo Campione il nome dell articolo per il quale saranno richieste le analisi, con la relativa composizione (se tessuto); 6) Inserire nel campo Composizione la composizione del tessuto (è obbligatoria se si richiedono analisi di solidità del colore Cina e analisi di composizione, in quanto vengono fatti dei controlli). La composizione deve essere inserita nel formato %/Sigla fibra (per esempio 70%CO 30%PL per una mista cotone poliestere. E riportato in basso a destra l elenco delle sigle internazionali delle composizioni, che sono le uniche sigle che il programma accetta); 7) Inserire nel campo Care Label le note relative al ciclo di manutenzione (è necessario per le prove di stabilità dimensionale e solidità del colore. Lavaggio a umido, Candeggio, Asciugamento in Tubler, Asciugamento naturale, Stiratura, Lavaggio a secco. P.e. inserire lavaggio a 40 C delicato, No candeggio, No tumbler, Stiratura 1 punto, Lavaggio in Percloro) 8) Inserire eventuali annotazione nell omonimo campo. Le annotazioni non sono riportate nel rapporto di prova ma restano legate alla Richiesta di Analisi ed all Ingresso del Laboratorio ; 9) Inserire il segno di spunta nelle scelte a disposizione, riportate sotto le annotazioni. In particolare: a. Foto Campione: verrà allegato al Rapporto di Prova la Foto del materiale analizzato; b. Cartolina Campione: verrà allegato al Rapporto di Prova un aliquota del materiale Pag. 3 di 13
analizzato; c. Restituzione Materiale: verrà allegato al Rapporto di Prova tutto il materiale avanzato dalle prove; d. Restituzione Provini: verranno allegati al Rapporto di Prova i provini testati. 10) inserire l eventuale urgenza (niente il tempo standard riportato sul contratto, Urgent 3gg con un supplemento di costo del 30%, Rush 24h non valido per i pacchetti di analisi e con supplemento di costo del 100%); 11) inserire l eventuale Capitolato con cui confrontare i valori risultanti delle prove ed ottenere una maschera di Pass/Fail per ciascuna prova (deve essere richiesto alla segreteria tecnica del laboratorio fornendo i valori dei parametri delle prove che si vogliono valutare); 12) Premere sul bottone Salva. Effettuato il salvataggio appare a destra, nella gestione pacchetti, tutti i pacchetti di analisi concordati con Gucci; 13) Selezionare il pacchetto di analisi (Area Gestione Pacchetti) o la singola analisi (Area Singola Analisi) cliccando nel quadratino posto nella prima colonna della tabella; 14) Cliccare sul bottone Richiedi/Rimuovi per confermare la selezione effettuata (ovvero confermare / rimuovere le voci con il segno di spunta). Esempio: per eliminare un pacchetto od un analisi dovete cliccare nel quadratino relativo al pacchetto o analisi da eliminare e premere il pulsante Richiedi/Rimuovi. La pagina, a fine selezione, si presenterà come la figura seguente 15) A fine inserimento occorre premere il pulsante Invia per inviare le informazioni al Laboratorio Buzzi, avviare l iter di analisi e poter tornare ad un nuovo inserimento. IMPORTANTE: fintanto che non viene premuto invia, rimane attiva la pagina relativa alla richiesta corrente per cui, anche uscendo e rientrando nel programma successivamente, apparirà la solita richiesta (potrebbe quindi essere completata anche in un secondo memento). Per contro fino a che non viene premuto Invia non si può fare nuove richieste. 16) Accedi a Raggruppamento Richieste: nella parte bassa sx della videata, è presente questa scelta, con la quale è possibile raggruppare più richieste per ottenere un unico rapporto di prova delle richieste raggruppate. Per effettuare il raggruppamento occorre: a. inserire tutte le richieste con la normale procedura sopra descritta; b. entrare nuovamente in Richiesta Analisi (si presenterà la videata vuota); c. cliccare su Accedi a Raggruppamento Richieste (si presenterà l elenco delle richieste appena inserite, come nella videata Richieste in Attesa descritta al paragrafo successivo); d. cliccare sulla prima richiesta del raggruppamento (sarà la richiesta che conterrà al suo Pag. 4 di 13
interno tutte le successive da raggruppare). Si presenterà nella parte bassa l elenco con tutte le altre richieste fatte sotto la scritta Selezionare Richieste da Raggruppare alla Principale per Ottenere un Unico Certificato ; e. cliccare su le caselle ad inizio rigo delle Richieste da raggruppare inserendo il segno di spunta e premere il pulsante Raggruppa/Dividi. Nel esempio sotto riportato, nel rapporto di prova, alla richiesta n 21249 (R) saranno aggiunti i risultati delle richieste 21250, 21251, 21252, 21253, 21254, 21255, 21256 e 21258. Richieste in Attesa (seconda scelta) Con questa funzione è possibile avere l elenco delle Richieste effettuate e la possibilità di vedere il contenuto di ciascuna singola richiesta. La form è suddivisa in due parti: - la sezione superiore riporta l elenco di tutte le richieste registrate dall utente ma non ancora prese in carico dal Laboratorio Buzzi; - la sezione inferiore riporta l elenco di tutte le richieste prese in carico dal Laboratorio Buzzi. Dato che la segreteria del laboratorio prende in carico ovvero trasforma le Richieste in Ordini di lavoro solo dopo che è arrivato il materiale al laboratorio, il passaggio di una richiesta dalla sezione superiore a quella inferiore corrisponde all avvenuta consegna del materiale al laboratorio ed alla sua presa in carico. Come si vede dalla form sopra riportata, negli ultimi due campi (view e edit) sono presenti, per ciascuna Pag. 5 di 13
richiesta, una serie di puntini: cliccando su essi si accede rispettivamente alla visualizzazione del contenuto della richiesta o alla sua manutenzione. In quest ultimo caso, se la Richiesta non è ancora stata presa in carico dal laboratorio, ovvero se è nella sezione superiore, può essere eliminata o modificata. IMPORTANTE: con la scelta edit, è possibile duplicare una richiesta, semplificando ulteriormente l input dei dati; se, per esempio, c è da inserire una serie di richieste con stesso pacchetto di analisi e/o analisi singole su diversi articoli, risulta particolarmente comodo entrare in edit della riga da duplicare e premer il pulsante Duplica della form successiva. Viene riproposta la form di inserimento con un numero di richiesta diverso nella quale è sufficiente modificare i dati diversi, premere Salva e Invia. Archivio Risultati (terza scelta) Con questa scelta è possibile sia scaricare la bozza del Rapporto di Prova sia visualizzare i risultati delle singole prove. All ingresso la form presenta l elenco delle analisi richieste con il numero di accettazione del laboratorio Buzzi (Ingresso) e, nella sezione destra, i Rapporti di Prova (Certificati) già pronti. La corrispondenza tra Vs richiesta e numero d ingresso è presente nella scelta precedente. Cliccando sui puntini riportati nella colonna View è possibile vedere lo stato avanzamento lavori relativo a quell ingresso. La form si presenta come la seguente: Se cliccate sul codice della prova due volte (p.e. CE0600, CA0071, ecc), appaiono, nella sezione Risultati, i valori dei parametri testati. Nel caso di prove Cinesi, il codice prova CE0600, riporta il riepilogo di tutte le prove confrontato con i valori di accettabilità, per cui avrete la mappa Pass/Fail per tutte le prove del pacchetto. Pag. 6 di 13
Cliccando sul bottone [download] avrete la possibilità di archiviare o stampare il risultato della prova. In ogni caso, appena il rapporto di prova è stato redatto dalla nostra segreteria tecnica, sarà automaticamente inviato all indirizzo di posta elettronica che è stato comunicato al laboratorio in fase di inserimento dell anagrafica del cliente. Servizi a) Acc.Buzzi La funzione è attiva per l amministratore di sistema e permette l accesso al data base. b) Duplicazione richieste La funzione permette di duplicare una richiesta già accettata, ovvero presente nell elenco inferiore della scelta Richieste in Attesa che non hanno abilitato il pulsante [ ] nella colonna edit. Selezionata la richiesta e premuto Duplica (vedi figura), viene popolata la scelta Inserimento Richiesta Analisi con un nuovo numero di richiesta e tutti i campi della richiesta che è stata duplicata. Entrando nella scelta Inserimento Richiesta Analisi, possono essere modificati i campi e successivamente premendo Salva ed Invia è stata fatta una nuova richiesta basata su una già accettata od anche già evasa. c) Spedizione Campioni La funzionalità permette ai clienti che operano con il portale WEB, di gestire la tracciabilità delle spedizioni di campioni. L obiettivo è quello di fornire informazioni sulla data/ora di arrivo dei campioni in laboratorio e consentire così di controllare i tempi tra l arrivo del materiale e l inizio delle analisi. Se siete interessati ad effettuare questo tipo di monitoraggio, dovete acquisire dal portale un numero di spedizione da scrivere sulla busta/pacco postale. Pag. 7 di 13
Per acquisire il numero di spedizione, occorre utilizzare la scelta Servizi Spedizione Campioni del portale. Nella pagina vengono elencate tutte le richieste in attesa che non risultato spedite. Selezionare i materiali in spedizione, inserendo un segno di spunta nella colonna a sinistra. Premere il bottone Seleziona in alto a sinistra. In alto a destra verrà visualizzato il numero di campioni selezionati, premere il tasto Registra, ottenendo il numero di spedizione (nella figura il numero 10550). Nel caso di errore può essere sempre cancellata la spedizione con il pulsante Cancella. La segreteria del laboratorio, al momento della consegna del corriere, provvederà a registrare sul portale l arrivo della spedizione col numero indicato sulla busta/pacco. d) Controllo Spedizioni Questa scelta consente di controllare in ogni momento le date/ore di arrivo delle spedizioni in laboratorio e l avvenuta presa in carico delle analisi dei singoli campioni. e) Tipologie Campioni Per alcuni clienti ed alcuni prodotti è stato definito un prezzo forfaitario a prezzo fisso per alcuni gruppi di prove; in questo caso occorre definire una Tipologia di prodotto che segua questa logica. Con questa scelta si definiscono queste tipologie e nel campo Tipologia della scelta Inserimento Richiesta dovrà essere selezionata la tipologia per gli ingressi che devono essere fatturati a prezzo fisso (indipendente dal numero e tipo di analisi effettivamente eseguite). Le tipologie/prezzi sono le seguenti: Finished product: accessories (xxx) Finished product: apparel (yyy) Finished product: bags & shoes (zzz) L ingresso solitamente si comporrà di più richieste raggruppate. In questo caso è sufficiente che la tipologia venga indicata su una delle richieste del gruppo. Sulle altre potrà essere assente oppure, se indicata, dovrà essere la stessa, altrimenti verrà segnalata l incoerenza in fase di fatturazione (non saprebbe quale prezzo fisso prendere). Se in nessuna richiesta del gruppo è presente la tipologia, verranno fatturate le analisi eseguite ai prezzi concordati (pacchetto, listino o std) come avviene regolarmente per tutti i clienti. Il campo della richiesta in cui deve essere inserita la tipologia è quello evidenziato sotto: La seguente videata riporta i campi per l input e la manutenzione delle Tipologie per un determinato cliente. Pag. 8 di 13
f) Gestione Swatches La scelta consente di analizzare le spedizioni già richieste con verifica della data di spedizione effettiva e di inserire nuove spedizioni. Per inserire una nuova spedizione premere il pulsante Inserisci in alto al centro, digitando eventuali annotazioni relative al documento. Dopo la registrazione, selezionare il nuovo record inserito nella griglia delle spedizioni esistenti e scegliere i campioni da prelevare tra quelli presenti nell elenco sottostante e premere Associa/Rimuovi. Di default vengono elencate le richieste/ingressi delle ultime 4 settimane, se si vuole modificare il periodo di analisi, occorre variare le date nel riquadro in alto a destra (selezione da/a data richiesta) e premere Esegui. Le richieste associate alla spedizione selezionata hanno l immagine col segno di spunta su sfondo verde, le altre un pallino grigio. Dopo che è avvenuta la spedizione non è più possibile modificare l associazione g) Raggruppamento Richiesta Vedi scelta Inserimento Richiesta paragrafo 16 Accedi a Raggruppamento Richieste. La scelta permette di raggruppare più richieste per ottenere un unico rapporto di prova delle richieste raggruppate. Per effettuare il raggruppamento occorre: a. inserire tutte le richieste con la normale procedura sopra descritta; b. entrare nuovamente in Richiesta Analisi (si presenterà la videata vuota); Pag. 9 di 13
c. cliccare su Accedi a Raggruppamento Richieste (si presenterà l elenco delle richieste appena inserite, come nella videata Richieste in Attesa descritta al paragrafo successivo); d. cliccare sulla prima richiesta del raggruppamento (sarà la richiesta che conterrà al suo interno tutte le successive da raggruppare). Si presenterà nella parte bassa l elenco con tutte le altre richieste fatte sotto la scritta Selezionare Richieste da Raggruppare alla Principale per Ottenere un Unico Certificato ; e. cliccare su le caselle ad inizio rigo delle Richieste da raggruppare inserendo il segno di spunta e premere il pulsante Raggruppa/Dividi. Nel esempio sotto riportato, nel rapporto di prova, alla richiesta n 21249 (R) saranno aggiunti i risultati delle richieste 21250, 21251, 21252, 21253, 21254, 21255, 21256 e 21258. Home Page con abilitazione Controlli (opzionale). La sezione controlli evidenziata dalla freccia, comprende le seguenti Funzioni: 1) Riepilogo Ingressi/Certificati Premendo su [ ] si entra nella funzione. Viene richiesto il periodo su cui effettuare la ricerca (Da data A data), e, alla pressione del pulsante Esegui, si popolano le due tabelle sottostanti. La prima riporta i dati delle aziende associate all account (in generale una), la seconda riporta l elenco degli ingressi / certificati relativi all azienda selezionata. All interno della tabella sono riportati, oltre alle date ed ai riferimenti della richiesta / ingresso / certificati sono riportati l utente che ha fatto la richiesta, il brand, il nome articolo, analisi richieste, analisi effettuate, n fattura, data fattura e prezzo. Sulla tabella sono attive tutte le funzionalità delle tabelle del portale (query, ordinamenti, raggruppamenti per colonna, etc.), nonché la possibilità di estrarre su foglio excel tutti i dati. 2) Situazione fatture Premendo su [ ] si entra nella funzione. Vengono presentate tre tabelle: la prima riporta i dati delle AZIENDE associate all account (in generale una), la seconda riporta l elenco delle FATTURE relative all azienda selezionata, la terza il DETTAGLIO FATTURA della fattura selezionata. All interno della tabella FATTURA sono riportati, oltre alle date ed ai riferimenti della fattura, le note e la situazione amministrativa (scadenza, pagamento, totale pagato, da pagare, giorni ritardo, Pag. 10 di 13
scaduto). All interno della tabella DETTAGLIO FATTURA sono riportati i dati di tutti i righi fattura, ovvero tutti i dettagli delle prove con quantità e costi. Sulla tabella sono attive tutte le funzionalità delle tabelle del portale (query, ordinamenti, raggruppamenti per colonna, etc.), nonché la possibilità di estrarre su foglio excel tutti i dati 3) Controllo Risultati Analisi Questa scelta permette di lanciare le query preparate con la successiva funzione Configurazione Gruppi per Controllo Risultati ed ottenere i dati di ciascuna prova o gruppo di prove. Si procede selezionando la ricerca (nell esempio Fibre ) nella matrice Selezione gruppo risultati, il periodo di tempo su cui effettuare la ricerca (da Data a Data) e si preme il pulsante Elabora. Il risultato della query viene riportato nella matrice sottostante Ingressi nel Periodo ; questa tabella, come tutte le tabelle del portale WEB, può essere filtrata inserendo nei campi vuoti sotto le etichette di colonna, dati da ricercare, effettuare raggruppamenti trascinando con il mouse (premere sul pulsante sinistro) l etichetta di una delle colonne presenti, nella prima riga della tabella, sulla scritta Raggruppa per Colonna e/o estraendo tutti i dati su un foglio di excel (premere sull icona di Excel). 4) Configurazione Gruppi per Controllo Risultati Questa funzione permette di configurare una query. Si procede con i seguenti step: 1) Inserimento del nome della query inserire il nome della query nel campo descrizione e premere Inserisci Pag. 11 di 13
2) Selezionare la riga della query ed entrare in manutenzione (premere su [ ] della colonna Edit) 3) Ricercare la prova inserendo parte della descrizione della prova nel campo Descrizione o il suo Codice nel campo Codice ; selezionare la prova (passo 1); selezionare il/i parametri che si vogliono visualizzare (passo 2); inserire il numero della colonna (da 1 a 25) in cui vogliamo avere i risultati (passo 3); premere il pulsante Inserisci. 4) il parametro della prova selezionata apparirà nella tabella inferiore Le query permettono anche di evidenziare eventuali valori non conformi; per inserire il controllo desiderato occorre selezionare il Tipo Controllo Valore da Evidenziare nell omonimo campo (p.e. ) e selezionare un valore nel campo Elenco Valori Risultato da Evidenziare. Nel nostro esempio sulla costruzione della query per la solidità del colore alla luce artificiale, se avessi configurato il controllo con 4, tutti i valori di solidità che soddisfano questa equazione apparirebbero in rosso in Controllo Risultati Analisi (vedi risultato nella videata successiva). Pag. 12 di 13
3. Flusso Attività Per quanto concerne la cronologia delle attività, si possono riassumere le fasi in : - inserire la richiesta; - stampare la richiesta con il proprio numero identificativo; - applicare la stampa con il numero della richiesta al materiale da esaminare e spedirlo al laboratorio Buzzi; - all arrivo del materiale il laboratorio Buzzi converte in ordine di produzione la richiesta utilizzando il riferimento al n di Richiesta spillato al materiale: L utente può verificare il passaggio controllando la scelta n 2 (Richieste in attesa); - lo stato avanzamento lavori è disponibile in tempo reale nella scelta n 3 (Archivio risultati) sia nella colonna delle prove Fare e Fatte, sia controllando il dettaglio delle prove con il tasto View. - l attività termina con l invio in automatico del rapporto di prova in formato.pdf. 4. Conformità del Rapporto di Prova La conformità del Rapporto di Prova in formato.pdf inviato per e_mail rispetto al Rapporto di prova originale è garantita dalle caratteristiche di formato del documento elettronico (.pdf) creato: questo non è modificabile, ha la possibilità di documentare qualsiasi tipo di manomissione effettuata sul documento ed è possibile stampare l iter di spedizione ricezione del documento in quanto l iter è tracciato e documentabile. La dimostrabilità dell uguaglianza del Rapporto di prova in formato elettronico (.pdf) inviato rispetto a quello archiviato è garanzia della conformità Rapporto di prova in formato.pdf inviato per e_mail. Pag. 13 di 13