UR1007107000 GIORNALIERA Interfaccia UTENTE Manuale Operativo
Wolters Kluwer Italia s.r.l. - Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questi documenti può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico o altri, senza la preventiva autorizzazione di Wolters Kluwer Italia s.r.l. I manuali/schede programma sono costantemente aggiornate, tuttavia i tempi tecnici di redazione possono comportare che le esemplificazioni riportate e le funzionalità descritte non corrispondano esattamente a quanto disponibile all utente.
INDICE PREMESSA... 4 Attivazione Aziende... 4 GIORNALIERA... 5 Ordina Aziende... 5 Attiva Filtri Aziende... 6 Annulla Filtri Aziende... 6 Elenco dipendenti... 6 Trova dipendente... 7 Ordina Dipendenti... 7 Attiva Filtri Dipendenti... 7 Annulla Filtri Dipendenti... 8 Genera Teorico... 8 Impostazioni - causali preferite azienda... 8 Impostazioni - colori... 9 Impostazioni - Giorno cambio mese... 11 Calendario... 11 Calendario - dati ditta/dipendente/mese... 12 Calendario - dati inquadramento dipendente... 13 Calendario - dati dettaglio giorno selezionato... 13 Calendario - riepilogo giorni/ore e causali mese... 14 Calendario - cartellino mensile ore e causali... 14 Elaborazione massiva cedolini... 23 Malattia/Altri Eventi... 24 Gestioni... 24 AZIENDE CONDIVISE... 25 Accesso al sistema... 25 Menu... 26 Giornaliera... 26 Blocco accesso operatori esterni... 28 Impostazioni - Giorno cambio mese... 28 Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 3/29
PREMESSA Lo scopo della Giornaliera è automatizzare la fase di totalizzazione dei cartellini presenza dei dipendenti e di generare automaticamente il cedolino del mese senza ulteriore digitazione dei dati. Con l opportuna costruzione di tabelle di base (tramite le quali si possono generare profili generalizzati per ditta, qualifica oppure profili specifici per dipendente) è possibile ottenere il prospetto di presenze giornaliere standard del dipendente, sul quale si è tenuti ad intervenire solamente per la segnalazione delle eccezioni (Malattie, Ferie, Permessi, etc. oppure Straordinari). Quanto ci preme sottolineare è che la procedura nasce con questi presupposti: 1) velocizzare la fase di caricamento e totalizzazione dei cartellini presenza; 2) eventualmente demandare (nel caso dei Consulenti del Lavoro) alle aziende la fase di caricamento dei dati (anziché compilare manualmente il tradizionale foglio presenza l azienda potrebbe meccanizzare tale fase con il doppio vantaggio di risparmio di tempo proprio e di tempo del consulente); 3) interfacciarsi in maniera semplice ed efficace alle nostra procedura di Amministrazione del Personale 4) Le caratteristiche fondamentali della medesima sono: utilizzo delle anagrafiche azienda e dipendenti e tabelle della procedura Paghe; calendario perpetuo; possibilità di gestire fino a 999 diversi orari settimanali per ogni ditta ed eventuali personalizzazioni per singolo dipendente; possibilità di gestire fino a 999 diversi C.C.N.L., con trattamento differenziato per ciascuno di essi della singola qualifica; possibilità di definire maggiorazioni per lavoro festivo, domenicale, notturno, etc; possibilità di definire fasce di lavoro straordinario sia a livello giornaliero, sia settimanale, sia mensile; possibilità di definire con due caratteri alfanumerici diverse eccezioni (o motivi di assenza) possibilità di caricare gli eventi plurimensili (es.: malattia, maternità, CIG, aspettative, etc.) direttamente all atto dell inizio evento sino alla sua conclusione prevista. possibilità di stampare il brogliaccio dei fogli presenza dei singoli dipendenti; compilazione automatica del Libro Unico del Lavoro; memoria storica dei dati mensili disaggregati senza limiti di capienza se non quella fisica del disco rigido, onde consentire la realizzazione di procedure di Gestione Assenteismi mensili/annuali mirate alle specifiche esigenze. Attivazione Aziende Di seguito viene descritta la modalità di attivazione delle aziende all'utilizzo della Giornaliera. Azione Percorso/Programma Avvertenze preinput cedolini Indicare il codice azienda. attivazione azienda 1 Abilitare l azienda all uso della Giornaliera In corrispondenza del campo Azienda tabelle è possibile: lasciare il campo a spazio se si intende Gestire le tabelle specifiche per l'azienda selezionata (azienda proprietaria di tabelle); Indicare il codice di un'azienda proprietaria di tabelle che utilizza il medesimo contratto. Selezionare un contratto fra quelli precaricati che sono stati preventivamente duplicati dalle tabelle di installazione. Le aziende già attivate alla gestione del Preinput cedolino sono già automaticamente attivate all'utilizzo della Giornaliera. Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 4/29
GIORNALIERA Accedendo a questa gestione vengono visualizzate tutte le ditte attivate: Tramite il doppio-click o tramite il tasto [ENTER] è possibile accedere alla gestione della Giornaliera per i dipendenti della ditta selezionata. Sono disponibili i bottoni che consentono di effettuare ordinamenti e di filtrare l'elenco delle aziende proposte: Ordina Aziende E' possibile effettuare l'ordinamento per: Codice Azienda Ragione Sociale Tipo Azienda (Unica/Madre) Tipo Inquadramento (Commercio/Industria/Artigianato/ecc.) Sono disponibili fino a 3 livelli di ordinamento: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 5/29
Attiva Filtri Aziende È possibile filtrare le aziende visualizzate per: Inquadramento azienda (Commercio/Industria/Artigianato/ecc.) Tipo Anagrafica (Società/Ditte individuali/ecc.) Escludere/Includere le ditte cessate (default escluse) Escludere/Includere le ditte in funzione della tipologia di Ente Previdenziale Annulla Filtri Aziende Annulla l'eventuale filtro impostato e ritorna alla visualizzazione completa di tutte le aziende attivate. Elenco dipendenti Dopo avere selezionato l'azienda viene presentata la seguente videata con tutti i dipendenti in forza per il periodo selezionato: Viene visualizzata la barra di scorrimento verticale nel caso la videata non sia sufficiente a contenere tutti i dipendenti. Viene visualizzata la barra di scorrimento orizzontale nel caso in cui la risoluzione video non consenta la visualizzazione di tutti i giorni del mese. Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 6/29
Si consiglia una risoluzione 1024x768 o superiore. In questa videata sono disponibili alcuni bottoni, la cui funzionalità viene descritta di seguito: Trova dipendente Consente di ricercare un dipendente per matricola; questa funzione è particolarmente utile per aziende di grandi dimensioni. Ordina Dipendenti E' possibile ordinare i dipendenti visualizzati per: Matricola Cognome Qualifica Centro di costo Sono disponibile fino a 3 livelli di ordinamento: Attiva Filtri Dipendenti E' possibile filtrare i dipendenti visualizzati per: Matricola (da-a) Codice profilo orario Qualifiche (spuntare la/le qualifiche) Centri di costo (spuntare il/i livelli ed inserire il/i codici) Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 7/29
Annulla Filtri Dipendenti Annulla l'eventuale filtro impostato e ritorna alla visualizzazione completa di tutti i dipendenti dell'azienda. Genera Teorico E' possibile effettuare la generazione del calendario Teorico per tutti i dipendenti selezionati. Tramite questa funzione è possibile impostare una o più eccezioni di assenza che saranno applicate a tutti i dipendenti visualizzati. Tale generazione può essere ristretta ai soli dipendenti per i quali non risulta presente il calendario del mese caricato oppure per tutti i dipendenti selezionati. Selezionando l'opzione "genera tutti" viene emessa una ulteriore segnalazione che le Giornaliere già caricate verranno rigenerate con la situazione teorica. Impostazioni - causali preferite azienda È possibile impostare fino a 5 codici causali preferite per azienda che verranno visualizzate in rispettive colonne all'interno della gestione del calendario dei dipendenti. Di seguito viene riportato un esempio: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 8/29
L'effetto di questa impostazione è descritto nel capitolo "Calendario - cartellino mensile ore e causali" di questo manuale. Impostazioni - colori E' possibile definire diversi colori in funzione dello stato di avanzamento del calendario/cedolino dei dipendenti. Sono stati definiti i seguenti stati: Non caricata Caricata con teorico Movimentata dall'utente Elaborato cedolino Cedolino stampato in bollato Variata dopo la stampa in bollato della sezione retribuzioni (variazione del calendario ai fini della stampa del libro unico sezione presenze) E' possibile definire diversi colori per individuare le giornate di: Sabato e Domenica Riposo infrasettimanale Giornata anomala Causali Relativamente alle causali, nella finestra di gestione dettaglio colori per causali, è possibile definire un colore specifico per ogni codice causale; il colore selezionato verrà visualizzato in sostituzione del colore causali "generico" definito al punto precedente. Di seguito sono riportate le impostazioni di default: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 9/29
Ipotizzando di avere già movimentato la gestione calendario per i dipendenti in elenco, si potrà visualizzare la seguente videata: Matricola 1: Giornaliera modificata dall'utente con inserimento causali di assenza dall'8 al 12. Cedolino non ancora elaborato. Matricola 2: Giornaliera generata con teorico. Cedolino non ancora elaborato. Matricola 3: Giornaliera modificata dall'utente con inserimento causali di assenza dal 15 al 18. Cedolino Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 10/29
già elaborato ma non stampato in bollato. Matricola 4: Giornaliera presente e cedolino elaborato ma non stampato in bollato. Matricola 5: Giornaliera presente e cedolino elaborato e stampato in bollato. Matricola 7: Giornaliera presente e cedolino elaborato e stampato in bollato; sulla giornaliera sono state apportate variazioni valide esclusivamente ai fini della stampa del Libro Unico (sezione presenze). Impostazioni - Giorno cambio mese Funzione attivabile esclusivamente per le aziende condivise. E' possibile indicare il giorno del mese a partire dal quale la procedura propone, per gli operatori esterni nel periodo della giornaliera, il mese e anno della data del sistema. Ulteriori informazioni riguardanti la gestione delle ditte condivise e gli operatori esterni sono descritte nel capitolo "Aziende Esterne. Calendario Ipotizzando di avere effettuato la generazione del calendario teorico per tutti i dipendenti visualizzati, per poter accedere alla gestione del calendario dei dipendenti occorre cliccare sul bottone calendario, dopo avere selezionato il dipendente interessato: Si apre la seguente videata che si compone delle seguenti sezioni: Dati ditta/dipendente/mese; Inquadramento dipendente Dati dettaglio giorno selezionato Riepilogo giorni/ore e causali mese Cartellino mensile ore e causali Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 11/29
Calendario - dati ditta/dipendente/mese Tramite questa sezione è possibile passare al dipendente precedente/successivo o al mese precedente/successivo tramite gli appositi bottoni. Confermare le variazioni apportate con il tasto [Fine] o l'apposita icona riportata nella barra degli strumenti. Se le variazioni non sono state confermate viene segnalato: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 12/29
Calendario - dati inquadramento dipendente In questa sezione sono visualizzati la qualifica, il livello, la data di assunzione e i residui di Ferie, Ex Festività, Permessi aggiornati al mese precedente. Calendario - dati dettaglio giorno selezionato In questa sezione sono visualizzati i dati relativi al dettaglio del giorno selezionato. E' possibile passare al giorno precedente/successivo tramite gli appositi bottoni. E' possibile modificare il codice della tabella orario nel caso in cui il dipendente abbia svolto nella giornata un orario diverso da quello programmato (es. turnisti con cambio turno). E' inoltre possibile modificare il dettaglio dell'orario svolto nella giornata selezionata direttamente in questa sezione. Viene visualizzato un campo di testo da utilizzare a discrezione dell'utente come promemoria. L'inserimento di questo campo di testo deve essere effettuato tramite la sezione "calendario mensile." Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 13/29
Calendario - riepilogo giorni/ore e causali mese In questa sezione sono totalizzate le ore/giorni e causali relative al calendario del mese. I dati sono in sola visualizzazione e sono aggiornati istantaneamente ad ogni inserimento all'interno del cartellino ore. Calendario - cartellino mensile ore e causali Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 14/29
Questa è la sezione principale di lavoro; in questa sezione possono essere inserite: le ore di lavoro totali. La procedura calcola in automatico le ore di straordinario/supplementare. le causali di assenza nelle colonne preferite (nell'esempio Ferie, Permessi) le causali di assenza diverse da quelle preferite nelle colonne causale/ore (Cau.1/Ore1, Cau.2/Ore2, ecc.) fino ad un massimo di 4 causali diverse nella giornata (comprese quelle eventualmente inserite nelle colonne preferite). gli eventi plurigiornalieri tramite il bottone [Eventi]: Evento: Indicare il codice della causale di assenza; Dal: indicare la data di inizio evento Al: indicare la data di fine evento Ore: Indicare le ore giornaliere di assenza (0=tutte le ore delle giornata) il dettaglio dei dati della giornata tramite il bottone [Dettaglio]: Tramite questo dettaglio è possibile indicare il centro di costo; tutte la altre informazioni possono essere gestite dalla videata principale. Inserire la data di cessazione del dipendente tramite il bottone [Dimissioni]: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 15/29
Data cessazione: Tipo cessazione ai fini uniemens Data inizio preavviso Data fine preavviso Settimane preavviso Inserire in corrispondenza di ogni giornata una nota descrittiva cliccando nell'apposito spazio fra la descrizione del giorno e la colonna "Tot." Si apre il seguente pannello in cui è possibile inserire un commento: Memorizzando la nota tramite il bottone [Salva Esci] viene visualizzata l'apposita icona in corrispondenza del giorno in cui la nota è stata registrata. Annullare tutte le variazioni effettuate tramite il bottone [Ripr. Teorico]: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 16/29
Tutte le variazioni effettuate vengono annullate e viene rigenerato il cartellino teorico mensile in funzione del profilo orario collegato al dipendente. Si ricorda che per memorizzare le informazioni è necessario effettuare la conferma tramite il tasto [Fine] o l'apposita icona riportata nella barra degli strumenti. Apportare integrazioni ai dati elaborati automaticamente dalla procedura tramite il bottone [Integra]: Tramite una maschera a schede è possibile apportare integrazioni ai giorni di testata, codici di corpo ed eventi malattia/maternità e infortunio; Il nome di ogni scheda viene evidenziato in verde per indicare la presenza di integrazioni apportate dall'utente; Le integrazioni apportate vengono mantenute anche in caso di rielaborazione della giornaliera; In presenza di integrazione dati, nella maschera della giornaliera, il bottone [Integra] viene evidenziato in verde per indicare la presenza di valori inseriti dall'utente. Dati di testata In questa scheda è possibile modificare i giorni e le ore di testata calcolate in automatico dalla procedura. Nella colonna "integrazione per sostituzione" occorre indicare il valore che si vuole sostituire; confermando il dato la procedura attiva automaticamente la corrispondente opzione "Dato Manuale". Nel caso in cui si voglia azzerare un dato occorre selezionare la corrispondente opzione "Dato Manuale" lasciando il rispettivo campo uguale a zero. Causali corpo paga Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 17/29
In questa scheda è possibile modificare, aggiungere o cancellare i valori relativi ai codici di corpo calcolati in automatico dalla procedura. Per aggiungere un nuovo codice di corpo selezionare il bottone [Nuovo]; viene proposta la maschera "Integrazione causale corpo paga" dove è riportato un esempio di caricamento Rimborso Spese: Confermando il caricamento tramite il bottone [Salva Esci] la procedura si riposiziona sulla maschera con l'elenco dei codici di corpo in cui vengono riportati anche i codici aggiunti: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 18/29
Per Aggiungere, Sostituire o Cancellare i dati dei codici di corpo che vengono elaborati automaticamente dalla Giornaliera occorre selezionare il codice di corpo interessato e successivamente il bottone [Modifica]. Viene visualizzata la maschera di integrazione causale corpo paga dove occorre selezionare la modalità di integrazione voluta e, in caso di aggiunta o sostituzione indicare in corrispondenza dei campi "Integrazione" il valore da aggiungere o sostituire al dato elaborato automaticamente. Con l'opzione Cancellazione, il codice selezionato non verrà elaborato. Esempio di integrazione per Aggiunta valore: Esempio di integrazione per Sostituzione valore: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 19/29
Esempio di integrazione per Cancellazione Codice: Utilizzando il Bottone [Salva Esci] la procedura si riposiziona sulla maschera con l'elenco dei codici e con l'indicazione delle integrazioni apportate per ogni codice: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 20/29
Nella colonna "Ore/gg" e "Dato Base" viene visualizzato il dato risultante dall'integrazione che verrà utilizzato ai fini dell'elaborazione della busta paga. Per eliminare le integrazioni inserite occorre selezionare il codice di corpo interessato e successivamente il bottone [Cancella] Eventi In questa scheda è possibile modificare, aggiungere o cancellare i dati relativi agli eventi di malattia/maternità/infortunio generati dall'elaborazione della giornaliera. Selezionando l'evento interessato, e successivamente il bottone si accede all'integrazione dati evento: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 21/29
Per aggiungere un nuovo evento selezionare il bottone [Nuovo]; viene proposta la maschera "Integrazione dati evento" in cui è possibile caricare i dati relativi al certificato. Nello stesso modo, è possibile integrare dati agli eventi elaborati automaticamente dalla giornaliera selezionando l'evento interessato, e successivamente il bottone [Modifica]. Confermando con il bottone [Salva Esci] la procedura si riposiziona sulla maschera con l'elenco degli eventi generati automaticamente dalla procedura e quelli inseriti manualmente dall'utente che possono essere riconosciuti dal valore riportato nella colonna "Integrazione". Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 22/29
Elaborare il cedolino mensile tramite il bottone [Calcola Busta]: La procedura richiama automaticamente il cedolino in modalità "Interattivo" ed effettua l'elaborazione della busta paga. In presenza di eventi di Malattia/Maternità/CIGO/ecc. la procedura provvede ad elaborarli automaticamente riportando nella busta paga i risultati. Elaborazione massiva cedolini Dopo avere apportato le modifiche al calendario dei dipendenti è possibile effettuare l'elaborazione massiva di tutti i dipendenti in elenco tramite il bottone [Cedolino]; è possibile: Elaborare di tutti i dipendenti; Rielaborare solo i dipendenti con cedolino già elaborato; Elaborare i dipendenti senza cedolino elaborato. Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 23/29
Malattia/Altri Eventi Tramite i bottoni [Malattia] e [Altri eventi] è possibile accedere alle rispettive gestioni per: Consultare/Variare i dati elaborati automaticamente; Elaborare manualmente eventi non gestiti in automatico dalla giornaliera. Gestioni Tramite il bottone [Gestioni] si accede alle gestioni ditta/dipendente/tabelle della giornaliera: Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 24/29
AZIENDE CONDIVISE Contestualmente al rilascio della Nuova Giornaliera, viene offerta la possibilità di accedere alla gestione della Giornaliera anche agli operatori esterni allo studio utilizzando la nuova gestione delle Aziende Condivise (Tandem Paghe). Lo studio può quindi condividere con i propri clienti la gestione delle applicazioni, in specifico la Giornaliera, residenti sul proprio Sistema Informativo; questi potranno accedere al server dello studio connettendosi attraverso Internet eseguendo in tempo reale le operazioni di registrazione della Giornaliera e del Calendario dei dipendenti (generazione del profilo mensile Teorico e degli Eventi giornalieri), mentre l elaborazione e la stampa del Cedolino rimangono a cura dello studio. L accesso al Sistema Informativo dello studio verrà regolamentato dal modello organizzativo prescelto dallo studio stesso che selezionerà le aziende clienti abilitate ad operare da remoto; per ciascuna azienda cliente abilitata alla gestione condivisa dovranno quindi essere definiti gli operatori esterni ai quali sarà consentito l accesso. Accesso al sistema L utente esterno, per accedere alla gestione della Giornaliera, dovrà accedere al Sistema Informativo dello studio utilizzando l operatore che gli è stato attribuito. E' indispensabile che gli operatori di studio siano tutti protetti da password in modo da inibire l'accesso a utenti non abilitati. Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 25/29
Menu L'operatore esterno ha la visibilità della sola scelta 35-Aziende Condivise. Giornaliera Accedendo alla Giornaliera verrà visualizzata solamente la ditta che è stata abbinata all'operatore. E' anche possibile abbinare più ditte allo stesso operatore (es. Madri e Filiali gestite dallo stesso addetto). Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 26/29
Selezionando l azienda verrà proposto l elenco dei dipendenti collegati alla gestione della Giornaliera. L operatore può eseguire le operazioni di registrazione della Giornaliera e del Calendario dei dipendenti (generazione del profilo mensile Teorico e degli Eventi giornalieri, es. inserimento di giorni di Ferie, ore di Permesso, etc ), con le stesse modalità dell'operatore di studio già descritte in precedenza fatta eccezione dell'elaborazione del cedolino, malattie, altri eventi e gestioni che risultano inibita. A questo proposito si evidenzia l'utilità delle note come strumento di comunicazione fra l'operatore dell'azienda e lo studio. Al termine delle proprie attività di gestione, l operatore esterno, selezionando l'opzione "Termine elaborazione giornaliere", potrà segnalare allo studio di aver terminato l inserimento dei dati in modo che l operatore dello studio possa elaborare definitivamente i cedolini. Successivamente all'inserimento di tale opzione, l'utente esterno potrà accedere alla gestione della giornaliera, per il mese in elaborazione, in sola visualizzazione. La suddetta modalità potrà essere ripristinata esclusivamente dagli operatori di studio. In assenza dell'opzione "Termine elaborazione giornaliere", l utente esterno potrà accedere alla gestione della Giornaliera, ed apportare eventuali modifiche ai dati inseriti, fino a quando il cedolino non risulterà stampato in bollato; se il cedolino è invece stampato in bollato, nel tentativo di accedere al dipendente apparirà un apposita segnalazione che impedirà l'accesso al calendario del dipendente. Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 27/29
Blocco accesso operatori esterni L'operatore di studio, selezionando l'opzione "Blocco accesso operatori esterni", può inibire l'accesso alla gestione della giornaliera da parte degli operatori esterni. Tale impostazione ha effetto, esclusivamente sugli operatori esterni collegati all'azienda selezionata, indistintamente su tutti i periodi paga. Impostazioni - Giorno cambio mese Funzione attivabile, dagli operatori di studio, esclusivamente per le aziende condivise. E' possibile indicare il giorno del mese a partire dal quale la procedura propone, per gli operatori "esterni" nel periodo della giornaliera, il mese e anno della data del sistema. Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 28/29
L'operatore esterno avrà la possibilità di accedere al calendario dei mesi precedenti a quello proposto dalla procedura in sola visualizzazione, indipendentemente dall'elaborazione del cedolino o della stampa in bollato. Wolters Kluwer Italia Giornaliera Pag. 29/29