Practice Standard for Earned Value Management. Padova, 27 maggio 2005

Practice Standard for Earned Value Management Padova, 27 maggio 2005

Practice Standard for Earned Value Management Earned Value Management Maturiry Model (EVM 3 ) Ing. Stefano Setti - PMP

Presentazione Ing. Stefano Setti ssetti@blulink.com Direttore Tecnico di Blulink (Information Systems for Project, Quality, Human Resource & Workflow Management) PMP, consulente PM e ICT Docente di Gestione dei Sistemi Informativi Aziendali Università di Modena e Reggio Emilia BLULINK srl Reggio Emilia www.blulink.com

In principio Storia dell EVM Standard DoD (ministero della difesa USA) nell ambito delle metodologie C/SCSC = Cost/Schedule Control System Criteria (dal 1967) Estensione ad altri ambiti governativi non-usa Estensione ad altri ambiti industriali privati come best practice (1991) Testo Earned Value Project Management by PMI - 1996 EIA/ANSI 748-98, May 1998 Earned Value Management System Cosa si è guadagnato: uno standard Cosa si è perso: un processo di validazione riconosciuto Cosa non si è mai avuto: una metodologia di implementazione di un Earned Value Management System robusto

Storia EVM Factory Floor - 1890 PERT\Cost - 1962 C\SCSC - 1967 -> 1996 EVM ANSI 748-1998 EVM 3 -> futuro

Earned Value Management Reporting sullo stato di salute Cost (CPI) e Schedule (SPI) 2 P5 BAC = 98.000 SPI 1 P2 BAC = 30.000 P1 BAC = 48.000 P3 BAC = 60.000 P4 BAC = 42.000 0 CPI 1 2 Strumento di monitoraggio Portfolio Management progetti di networking progetti sviluppo sw progetti formazione

Il valore di un Maturity Model Un Maturity Model offre: Una lista di attività da svolgere per aderire agli standard industriali Una lista di attività prioritarizzata, cioè a livelli crescenti di difficoltà Una roadmap per il miglioramento dei processi Uno strumento di valutazione del processo allo stato attuale, per pianificarne ed attuarne il miglioramento

I livelli di un Maturity Model Si articola su 5 livelli (escalation): Livello 1 Applicazioni saltuarie, ad hoc, isolate Livello 2 Utilizzo a livello di progetto e team Livello 3 Procedurizzato a livelo di organizzazione Livello 4 Valutazione delle performance di processo Livello 5 Continuous improvement su processo

EVM Maturiry Model I livelli forniscono una base per il miglioramento continuo: Monitoraggio degli sforzi per migliorare il sistema EVM Gestire la qualità dei dati EVM ANSI 748 compliant Organization-wide Utilizzo limitato su qualche progetto non ANSI compliant Implementazione del metodo EVM scarsa o nulla

Caratteristiche del livello 1 Livello 1 INITIAL Applicazione del metodo EVM nulla o scarsa Punto di partenza definito per una prima implementazione Cultura EVM posseduta da qualche collaboratore in modo casuale e disorganico

Caratteristiche del livello 1 A questo livello non si hanno particolari aspettative Alcuni collaboratori possono utilizzare EVM come iniziativa personale Il management non ne incoraggia l uso Carenze e lacune in sede di Planning possono minare un uso significativo del metodo EVM I problemi di varianza di costo e di tempo sono discussi in termini non-evm Il management non non ha cultura e/o familiarità con EVM Manca il roll-up a livello di intero progetto Manca la visione multi-project all interno del portfolio

Caratteristiche del livello 2 Livello 2 LOCALIZED Implementazione EVM semplificata Non completamente aderente allo standard ANSI 748 Approccio che può risultare sufficiente per progetti più piccoli Comporta un investimento modesto in EVM Offre uno strumento efficace internamente al progetto

Caratteristiche del livello 2 Implementazione di EVM non completa Si usa la WBS, il budget è suddiviso sulle fasi di progetto Il progetto è pianificato e schedulato Si fa riferimento ad un sistema di cost account (riferito alle funzioni o ai prodotti) La baseline è mantenuta (change control, re-baselining) Monitoraggio del progetto, previsioni a finire Revisione delle varianze rispetto alla baseline Budget e schedule sono consistenti, top to bottom

Caratteristiche del livello 3 Livello 3 ANSI 748 COMPLIANT SPI 2 1 P2 BAC = P1 BAC = 48.000 P5 BAC = 98.000 P3 BAC = 60.000 P4 BAC = 42.000 30.000 0 CPI 1 2 Implementazione ANSI 748 compliant progetti di networking progetti sviluppo sw progetti formazione Programma di formazione specifica su EVM Costituzione di un Earned Value Process Group (EVPG) Repository dell organizzazione EVMS Policy aziendale, procedure per normare il sistema

Caratteristiche del livello 3 Realizza tutte le linee guida della ANSI 748 Un documento o procedura tipo System Description stabilisce le regole, i comportamenti, garantendo consistenza fra un progetto e l altro (a livello di Project Office, se esiste) Sia il management che I project team vengono formati su EVM Il gruppo EVPG assiste nel progettare una procedura o System Decsription rotagliate sulle esigenze e possibilità dell organizzazione In un apposito repository (meglio se una componente integrata del PMIS), il gruppo EVPG mantiene una sorta di Earned Value library: Templates Lessons learned

Caratteristiche del livello 4 Livello 4 MEASURED Misura (quantitativamente) la qualità dei dati EVM Sistemi e programmi di misurazione Introduce metriche per misurare lo stato di salute del sistema EVMS

Caratteristiche del livello 4 L organizzazione ha definito metriche per il processo EVMS I dati EVM venogno raccolti periodicamente I trend vengono sorvegliati Il management è sistematicamente e periodicamente avvisato circa: - Trend positivi e nagativi - costi del sistema EVMS - accuratezza dei dati - data latency - accuratezza delle proiezioni fatte Il gruppo EVPG sviluppa piani di miglioramento del sistema EVMS

Metriche del processo EVM Consistenza (consistency) = valore dei workpackages Complessità (complexity) = WBS fan-out Carico di lavoro (workload) = work packages per CAM, managers, Latenza (data latency) = giorni fra l accounting ed il reporting Stabilità (baseline stability) = numero di re-pianificaizoni per unità di tempo Entità della ripianificazione (re-plan value) = rapportato alla baseline Correttezza (correctness) = numero di modifiche retroattive alla rilevazione Sensibilità (sensitivity) = quando i dati EVMS hanno dato l uscita finale

Caratteristiche del livello 5 Livello 5 OPTIMIZING Pianificazione e tracciabilità del miglioramento del EVMS Prevenzione dei difetti e delle anomalie Ricerca delle cause, prioritarizzazione e rimozione Messa in campo di un ciclo di miglioramento continuo, secondo le logiche dei sistemi qualità

Caratteristiche del livello 5 L organizzazione ha un Piano di miglioramento in atto I processi migliorati sono adottati dai nuovi progetti Il procedimento è iterato (continuous improvement) I processi del sistema EVMS sono costantemente analizzati per individuare nuovi miglioramenti

ANSI 748 Categories EVM Guidelines 5 categorie secondo l ANSI 748 ORGANIZATION PLANNING, SCHEDULING, BUDGETING ACCOUNTING CONSIDERATION ANALYSIS AND MANAGEMENT REPORTS REVISIONS AND DATA MAINTENANCE

Oltre l ANSI 748 Per un approccio eccellente Linee di sviluppo EVMS Training EV Process group (EVPG) EV Repository EVM Process Metrics misurare il processo EVM dell organizzazione applicazione di metodi statistici (SPC) EVM Process Improvement

ANSI 748 vs EVM 3 Mappa di Compatibiltà Fra categorie ANSI 748 e EVM 3

Punti di partenza Alcuni luoghi comuni Vorrei applicare EVM ma non so da dove partire L SPI del progetto era 1.0, ma non abbiamo fornito il prodotto in tempo Spendiamo una fortuna in EVM, senza vederne un effettivo ritorno Il cliente ci chiede se i nostri dati EVM sono affidabili. Cosa rispondere?

Ritorni potenziali Payoff per l Azienda e Azionisti Un livello più alto di EVM 3 dovrebbe essere un obiettivo aziendale Come ISO 9000, ISO 14000, EVM 3 dovrebbe mostrare agli investitori e agli analisti lo stato di salute dell organizzazione Può migliorare il business Può aiutare a gestire un maggior volumedi business con le risorse attuali

Le fondamenta Il punto di passaggio per un Earned Value Management efficace: WBS = Work Breakdown Structure Scoping di progetto rigoroso, what s in what s out Identificazione dei workpackage Understanding the job Definire un sistema di rendicontazione dei package/task fatti/in corso/da fare semplice e robusto: Fatto = 100 In Corso = 0 Da fare = 0 Fatto = 100 In Corso = 50 Da fare = 0 Fatto = 100 In Corso = 100 Da fare = 0

EVM come Meta misura Misurare lo stato di salute del sistema di misura dello stato di salute dei progetti.

Step Lo sviluppo della Baseline di Progetto per un Earned Value Management efficace: 1. Define the project scope 2. Plan and Schedule the Work 3. Allocate the resource (estimate and authorize budget) 4. Form the Project Baseline (sum of the CAPS) CAP = Control Account Plan

Assessments A. Self assesment Usare EVM 3 come una check list Profonda conoscenza delle logiche interne Mancanza di obiettività e di benchmanrk B. External assesment Mix di valutatori interni ed esterni Minor profondità di analisi Aggiunge obiettività e dati di benchmark

Il futuro Quali sviluppi? Accettazione di EVM 3 da parte del govervo (USA) e dell industria EVM 3 self-assessment - dove sono i punti di forza - dove sono i punti di debolezza - quali sono i prossimi passi - qual è il nostro livello? Valutazione EVM 3 formale dall esterno - Revisione del processo EVMS indipendente - audit di terze parti ovvero qualifica di un membro interno

Obiettivo Si vuole: Conoscere il livello di maturità dell organizzazione nell implementazione del sistema EVMS Conoscere il livello di maturità dei nostro fornitori o partner nel EVMS Mostrare il livello raggiunto ai propri clienti Il sistema EVMS in Acme Spa è certificato a EVM 3 LEVEL 5!

Acronimi Significato delle sigle: EVM 3 - Earned Value Management Maturity Model C/SCSC Cost/Schedule Control System Criteria SAR Subsequent Application Review EIA Electronic Industries Alliance ANSI American National Standard Institute EVMS Earned Value Management System EVPG Earned Value Process Group CAM Cost Account Manager IBR Integrated Baseline Review LOE Level of effort

Fonti EVM3 by Management Technologies relazioni di Ray W. Stratton e Marylin S. McCauley Management Technologies www.mgmt-technologies.com

Bibliografia Earned Value Management Earned Value Project Management II edition Quentin W. Fleming, Joel M.Koppelman edizioni PMI PMBOK third edition PMI Project Management A system Approach A. Kerzner Ed. Wiley

Sitografia Earned Value Managemnet www.pmi.org www.ansi.org www.mgmt-technologies.com