Novità Archiflow 8.5 La versione di Archiflow 8.5 riporta gli adeguamenti necessari al fine di gestire il Protocollo Informatico secondo le normative vigenti in materia. IMPOSTAZIONI INTERNET EXPLORER Per consentire un corretto utilizzo del sistema, occorre modificare alcune impostazioni di Internet Explorer (unico browser consigliato). 1. Aprire Internet Explorer. 2. Cliccare su Strumenti e poi su Impostazioni Visualizzazione Compatibilità. 3. Cancellare unimib.it come Sito Web da aggiungere, deselezionare Visualizza siti Intranet in Visualizzazione Compatibilità e cliccare su Chiudi. Pag. 1 di 12
IMPOSTAZIONI ARCHIFLOW - Dalla videata principale, cliccare su Impostazioni e poi su Config. - Selezionare la voce Usa il precedente visualizzatore. - Cliccare su Salva. NB: ogni qualvolta si modifichino le impostazioni (del browser o di Archiflow), occorre uscire dal sistema ed eseguire nuovamente il login per rendere effettive le modifiche. Pag. 2 di 12
ARCHIVIO: 07 AMMINISTRATIVO Recentemente è stata modificata la modalità di gestione dei documenti contabili: il Sistema di Gestione Documentale si interfaccia direttamente con il Sistema di Interscambio (SDI) delle fatture, pertanto tali documenti vengono inviati/ricevuti tramite PEC e gestiti direttamente da Archiflow. A tale scopo, è stato creato un nuovo Archivio: 07 Amministrativo che comprende i seguenti Tipo Documento : - FatturaPA_IN - FatturaPA_OUT - Notifica_SDI_PEC - Ricevute_SDI_PEC La visibilità di questo archivio è stata attribuita agli utenti/uffici che già avevano la visibilità delle fatture elettroniche. Pag. 3 di 12
CAMPO PROGRESSIVO ASSOLUTO Fra gli Indici identificativi di una scheda, è stato inserito il campo immodificabile Progressivo assoluto : indica il numero progressivo di una scheda sulla totalità dei documenti inseriti a sistema a partire dalla sua attivazione (2010), indipendentemente dall Archivio di appartenenza. Può essere utilizzato in fase di ricerca di un documento, ma in questo caso sarà considerato come unico parametro, ovvero non verranno utilizzati eventuali altri parametri inseriti contemporaneamente: nell ipotesi che si voglia effettuerebbe la ricerca inserndo un intervallo di valori di Progressivo assoluto e un qualsiasi altro dato identificativo di un protocollo (es. Tipo Archivio oppure Resp. Istruttoria), il sistema utilizzerebbe come parametro di ricerca SOLO il Progressivo. Pag. 4 di 12
VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO A seconda della versione del browser utilizzato, cambia la modalità di visualizzazione dell anteprima del documento. A partire dalla versione 9 di Internet Explorer, nella scheda del Documento, i comandi per gestire il file sono posti in cima al riquadro centrale dell anteprima. Pag. 5 di 12
IMPRONTA ALLEGATO Nella scheda degli Allegati, fra i comandi riportati è stato inserito il calcolo dell impronta del documento allegato. L'impronta è un codice alfanumerico di 64 caratteri che identifica univocamente il documento. Dal momento che contenuti diversi originano impronte diverse, tramite il loro confronto è possibile verificare se un file sia stato modificato. Il comando calcola l impronta del documento selezionato. Una volta creata l impronta dell allegato, il comando ne mostra la sequenza di caratteri: es. 07ae8b27c7596b3314601736f32d5f0ed 17fc8c0e27a0475e8ea2d8b2c788436. NB: l impronta può essere calcolata per tutti i file allegati, NON per i protocolli interni collegati (es. Protocollo precedente/successivo). Pag. 6 di 12
ESPORTAZIONE DI DATI DI UN ELENCO DI PROTOCOLLI VISUALIZZATI L esportazione è possibile sia per documenti rintracciati tramite la funzione di Ricerca (a.) sia per le notifiche riportate in Workspace (b.). a. Ricerca b. Workspace NB: l esportazione interessa i soli dati dei documenti visualizzati, nell ordine in cui si trovano, ovvero i dati esportati dipendono dalle impostazioni di visualizzazione stabilite dal singolo utente: se per es. la videata di Workspace (b.) fosse stata impostata per visualizzare solo i campi Tipo Documento, Protocollo, Data Protocollo e Oggetto, questi sarebbero gli unici campi esportabili (cfr. videate successive). L esportazione può essere effettuata in formato CSV oppure.xls (Excel). CSV (comma-separated values) Pag. 7 di 12
In questo formato, ogni riga è rappresentata da una linea di testo: la prima riga riporta la denominazione dei campi, mentre le righe seguenti riportano i metadati visualizzati dei singoli protocolli, intervallati da un carattere separatore (in questo caso la virgola, ). Excel Il formato Excel presenta la tipica struttura a righe e colonne: anche in questo caso, la prima riga riporta la denominazione dei campi, mentre le righe seguenti riportano i metadati visualizzati dei singoli protocolli, suddivisi in colonne. Entrambi i file possono essere salvati. Pag. 8 di 12
WORKFLOW COLLABORATIVO Contestualmente alla condivisione di un documento protocollato (o in un momento successivo), è possibile inviare, una richiesta di elaborazione di una scheda protocollata ad uno o più Utenti e/o Uffici. Dopo aver richiamato la scheda del protocollo: 1. cliccare su Condividi ; 2. nella videata delle condivisioni, cliccare su lavorazioni ; 3. ricercare l Utente/Ufficio e trascinarlo nel campo Destinatari lavorazioni (automaticamente verrà inserito anche fra i Destinatari della colonna centrale con notifica in posta); 4. cliccare sull Utente/Ufficio appena trascinato per selezionarlo: verrà evidenziato in blu e i campi della lavorazione diverranno editabili; 5. compilare Data Scadenza, inserire il testo della richiesta ed eventualmente modificare la Priorità ; 6. Cliccare su Condividi e chiudi. Per visualizzare eventuali Lavorazioni in carico occorre entrare in Workspace e selezionare la scheda Lavorazioni in fondo alla barra di controllo di sinistra (cfr. videata successiva). Pag. 9 di 12
a) In carico Per visualizzare eventuali lavorazioni in carico, cliccare sulla sezione In carico. Verrà visualizzato l elenco sia delle lavorazioni in capo all utente sia di quelle assegnate all ufficio di cui l utente fa parte. Le lavorazioni evidenziate in rosso risultano scadute, mentre quelle in scadenza verranno evidenziate in giallo. Selezionando una lavorazione si può scegliere di: - visualizzare la scheda di riferimento, - accettare, rifiutare o completare la lavorazione, cliccando sui rispettivi pulsanti. Pag. 10 di 12
Una volta aggiornato lo stato della lavorazione, la relativa icona (es. Accetta ) risulterà disattivata (cfr. videata successiva). Una volta completata, la lavorazione non sarà più visualizzata fra quelle in carico (cfr. videata precedente e successiva). Il cambiamento di stato (Accettato/Rifiutato/Lavorato=Completa) verrà visualizzato anche nella lista delle lavorazioni dall utente che ha effettuato l assegnazione (cfr. Assegnate ). b) Assegnate Per visualizzare eventuali Lavorazioni assegnate ad Utenti/Uffici occorre cliccare sulla sezione Assegnate. Le lavorazioni evidenziate in rosso risultano scadute, mentre quelle in scadenza verranno evidenziate in giallo. Selezionando una lavorazione si può scegliere di aprire il documento di riferimento, o cancellare la lavorazione, cliccando sui rispettivi pulsanti. Pag. 11 di 12
E possibile verificare l elaborazione di una richiesta assegnata consultando la colonna Stato. Una lavorazione assegnata ad un ufficio risulterà Lavorata quando almeno un utente dell ufficio avrà eseguito l attività. Pag. 12 di 12