VADEMECUM PER L ACCESSO AD ARCHIFLOW WEB, LA RICERCA DEI DOCUMENTI E LA LORO CONDIVISIONE del 05/08/2016

Transcript

1 VADEMECUM PER L ACCESSO AD ARCHIFLOW WEB, LA RICERCA DEI DOCUMENTI E LA LORO CONDIVISIONE del 05/08/2016 INDICE Paragrafo 1) Introduzione Paragrafo 2) Configurare Archiflow al primo accesso Paragrafo 3) Workspace i documenti in visibilità con notifica Paragrafo 4) Cercare i documenti Paragrafo 5) Condividere i documenti Paragrafo 6) Uscire correttamente dal sistema 1

2 1. INTRODUZIONE In adeguamento al DPR 445/00 ed al Codice dell Amministrazione Digitale, l Ateneo ha adottato il protocollo informatico a partire dal primo gennaio Il sistema gestionale selezionato è Archiflow della casa SIAV. Una delle conseguenze di tale cambiamento sarà, fin da subito e per tutte le strutture, il fatto che le PEC ricevute dall Ateneo su Unimi@postecert.it non verranno più inviate su carta agli uffici competenti ma saranno loro girate in digitale sul gestionale documentale. Il presente vademecum vuole essere d ausilio alla ricerca dei documenti. 2

3 2. CONFIGURARE ARCHIFLOW AL PRIMO ACCESSO Aperto Archiflow, inserendo le proprie credenziali, l utente troverà la seguente schermata: Al primo accesso, Archiflow va configurato. Per farlo, portarsi su Impostazioni e selezionare Config.. Si aprirà il pannello per la configurazione: 3

4 L utente si accerterà che siano selezionate le caselle come segue: Per una migliore visualizzazione dei documenti, si consiglia, inoltre, di spuntare anche l opzione Usa il precedente visualizzatore. 3. WORKSPACE - I DOCUMENTI IN VISIBILITÀ CON NOTIFICA Vi sono due modi per condividere i documenti, con notifica e senza notifica. Se i documenti sono condivisi con notifica, essi saranno visibili in Workspace. Per accedervi, basterà cliccare su Workspace nel menù Home, sezione Comunicazioni, come mostrato di seguito 4

5 Si aprirà il pannello per gestire le eventuali cassette postali associate ad Archiflow ma soprattutto il pannello per vedere i documenti condivisi con notifica al proprio ufficio o alla propria utenza. Per vedere i documenti condivisi con notifica, basterà cliccare su documenti nella sezione Cassetta p. int.. Si aprirà una schermata con l elenco dei documenti condivisi con notifica 5

6 Per capire, a prima vista e senza dover aprire la scheda documentale, se il documento rintracciato è di proprio interesse può esser utile configurare la tabella dei documenti rintracciati. Per farlo, basterà cliccare con il tasto destro del mouse nella parte superiore della tabella dei documenti rintracciati. Si aprirà un menù con due opzioni: Colonne e Tipo ordinamento. Posizionandosi su Colonne, apparirà l elenco dei metadati come di seguito mostrato: È consigliabile, per riuscire a capire quale sia il contenuto del documento registrato senza aprire la scheda, attivare il campo Oggetto spuntando la casellina accanto a tale voce. Inoltre, le colonne possono essere traslate come si desidera. Basterà a questo proposito cliccare con il tasto sinistro in corrispondenza della colonna che si vuole spostare e trascinarla dove si vuole, come qui mostrato: Configurata la tabella come si desidera, questa configurazione andrà salvata cliccando sul simbolo del dischetto in corrispondenza della freccia rossa. 6

7 Per visualizzare la scheda documentale relativa al documento desiderato, basterà cliccare sopra la relativa stringa con il tasto sinistro del mouse. Una volta nella scheda documentale, per visualizzare il documento, basterà accedere alla sezione documento. 4. CERCARE I DOCUMENTI Come detto, i documenti possono essere stati sia condivisi con notifica, sia condivisi senza notifica. In quest ultimo caso, tali documenti non saranno immediatamente visibili in Workspace ma andranno ricercati a cura dell utente. Per cercare un documento, cliccare su Cerca nel menù Home, sezione Schede. Si aprirà la schermata per la ricerca dei documenti, come mostrato di seguito. 7

8 La schermata di ricerca permette di impostare numerosi parametri. Si richiama l attenzione sulla sezione di sinistra. Qui sono elencati gli Archivi: Protocollo Generale riguarda i documenti in entrata, uscita o tra uffici dell Ateneo; Repertori riguarda i documenti soggetti a registrazione particolare come, ad esempio, contratti, convenzioni, decreti, delibere, verbali e circolari. Selezionando un Archivio ed un Tipo Documento, la schermata di ricerca sarà più efficace poiché saranno richiamati gli esatti campi di cui si compone la scheda documentale del Tipo documento. 8

9 Nel caso non si dispongano di tali informazioni, potrà essere sempre lanciata una ricerca Generica. Per visualizzare la schermata per la ricerca generica, cliccare su Generica. Si aprirà questa schermata. La ricerca generica permette di lanciare una ricerca sulla base di una parola chiave che verrà rintracciata in qualsiasi campo sia stata inserita nelle varie schede documentali caricate. Da ultimo, si richiama l attenzione sul campo Data Protocollo. In questo caso, sarà possibile lanciare una ricerca sulla base della data o della forbice di date in cui si ritiene sia stato registrato un documento. 9

10 5. CONDIVIDERE I DOCUMENTI Può accadere che non venga data la corretta visibilità ai documenti. Questo dipende dal fatto che i documenti non sono stati condivisi correttamente. Nella logica di Archiflow, infatti e come riportato anche nel Vademecum per la protocollazione dei documenti cui si rimanda per completezza, condividere un documento significa dare ad un determinato ufficio la visibilità dello stesso. Nel caso in cui un documento non sia stato correttamente condiviso, è buona norma integrare le condivisioni. In altre parole, chi ha in visione il documento collabori con i colleghi e lo condivida con gli uffici che sa o ritiene essere competenti. Regola generale è che la visibilità di un documento va data agli uffici e non ai singoli dipendenti. Ciò per evitare che la mobilità del personale influisca sulle visibilità attribuite. Vediamo ora come condividere un documento. L elenco dei documenti condivisi con il proprio ufficio appare in Workspace. Ecco un esempio: Aprendoli, ci si può accorgere se sono di competenza del proprio ufficio o meno. Per aprirli, cliccare sulla riga del relativo documento. 10

11 Si aprirà la scheda del documento Per visualizzarlo cliccare su documento nella sezione contenuto posta alla sinistra del proprio schermo. 11

12 Se non è di propria competenza, come detto, spirito di collaborazione vuole che si dia la visibilità del documento agli uffici che si ritengono o si sanno esser competenti. Per farlo, basterà cliccare in alto a sinistra il tasto Condividi, posto nel menù Operazioni - sezione Generali. Si Aprirà la schermata per la condivisione dei documenti. Per condividere il documento, basterà trascinare l ufficio da sinistra verso destra nel campo Destinatari Una volta trascinato tra i destinatari l ufficio cui dar visibilità del documento, si può scegliere se dare visibilità con notifica oppure senza notifica. 12

13 Per scegliere di dare visibilità con notifica, cliccare con il tasto destro sulla struttura trascinata nel campo Destinatari. Apparirà un menù come di seguito mostrato. Selezionando l icona della busta aperta con accanto scritto Posta, verrà data all ufficio selezionato la visibilità con notifica. L utente potrà accorgersi della visibilità con notifica concessa per via della mutata icona in corrispondenza dell ufficio: da borsa gialla a borsa gialla con bustina bianca. In questo modo, come detto, i componenti dell ufficio destinatario troveranno in Workspace il documento. 13

14 Diversamente, se non si vuole dare visibilità con notifica ad un determinato ufficio, una volta selezionato l ufficio destinatario trascinandolo nel campo Destinatari, basterà semplicemente cliccare su Condividi e chiudi come mostrato di seguito senza cliccare null altro. Se non viene data visibilità con notifica, come detto, i componenti dell ufficio destinatario non troveranno il documento in Workspace ma dovranno ricercarlo (si veda paragrafo 4). Si noti, a questo punto la diversa icona dell ufficio cui, in sede di condivisione, non viene data visibilità con notifica: è un icona borsetta gialla senza bustina bianca. 14

15 Per verificare chi ha visibilità del documento, basterà cliccare su Visibilità nella sezione Contenuto a sinistra. Ecco l elenco degli uffici che possono vedere la scheda. 15

16 6. USCIRE CORRETTAMENTE DAL SISTEMA È importante uscire dal sistema correttamente. In altre parole, è importante che l uscita dal sistema sia effettiva e che l utenza non rimanga connessa ma inattiva. Per farlo, cliccare sull icona cerchiata in rosso, come di seguito mostrato: 16