Il contributo strategico dei Sistemi Informativi e la BSC DANILO SCARPONI Partner Sint Docente Università Politecnica delle Marche Dicembre 2006 ANCONA - ITALY 1
Relazioni umane Tecnologia Informatica Acquisti forniture Produzione Distribuzione fisica Organizzazione commerciale Marketing Innovazione Capacità organizzative Risorse immateriali 2
Un organismo (azienda, ente, ) è di fatto una entità che vive i rapporti di una RETE costituita da Nodi Interni (le sue Funzioni) Nodi Esterni (Clienti Dealers Fornitori - ) MONDO ESTERNO DIREZIONE DEALERS COMMERCIALE AMMINISTRAZIONE CLIENTI POTENZIALI CLIENTI ACQUISITI UFFICIO TECNICO PRODUZIONE RETE esterna ORGANISMO ENTI DI CONTROLLO ACQUISTI ASSISTENZA ENTI PUBBLICI FORNITORI ORGANISMO 3
Tutte le entità che, di fatto, sono coinvolte in una Rete, mantengono vivi i reciproci rapporti attivando un continuo scambio di INFORMAZIONI veicolate da DOCUMENTI per mezzo di COLLEGAMENTI sia interni che esterni 4
Problemi posti dalle correnti modalità di gestione le informazioni i documenti non sono oggettivate in documenti perdita di parte del patrimonio intangibile aziendale Male archiviati ed accessibili con difficoltà Alto costo degli spazi le comunicazioni sistemi di archiviazione e sistemi di comunicazione non integrati inefficienza: spreco di tempo e risorse 5
La soluzione dei problemi evoluzione della tecnologia informatica, in particolare quella relativa alle reti (Internet Intranet ecc.) nuove impostazioni organizzative orientate alla gestione della conoscenza e delle comunicazioni (processi) RETE COLLABORATIVA Sistemi Integrati di Gestione di Documenti e Comunicazioni 6
OPPORTUNITA DELLA RETE COLLABORATIVA E possibile creare Uffici virtuali, sulla base della struttura organizzativa esistente o di una appropriata struttura di gestione delle informazioni, il cui funzionamento non ha limiti temporali. E possibile accedere ad un documento modificato in tempo reale da qualsiasi parte del mondo, purché collegata ad Internet I documenti possono essere gestiti (creati, modificati, archiviati e trasmessi) per mezzo di un unico sistema, senza duplicazioni e trasferimenti. E possibile ridurre drasticamente la quantità di documenti cartacei esistenti negli archivi aziendali. 7
OPPORTUNITA DELLA RETE COLLABORATIVA Grazie alle potenzialità della gestione data base documentali é possibile accedere ai documenti per mezzo di un motore di ricerca che esamina, su richiesta dell utente, l intero contenuto di tutti i documenti archiviati, superando le barriere della normale archiviazione. Sono attive altre utilities di comunicazione e gestione: invio automatico di comunicazioni ai soggetti interessati quando si creano o si modificano nuovi documenti creazione di attività gestibili per mezzo del sistema con scadenziario, agende di lavoro, attribuzione responsabilità e comunicazioni 8
RETI COLLABORATIVE Sulla base delle regole organizzative definite durante la pianificazione della Rete Collaborativa ciascun elemento della rete, che abbia la necessaria autorizzazione, può autonomamente ed in modo flessibile organizzare il proprio ufficio virtuale ottimizzare la creazione, modifica, archiviazione e trasmissione dei documenti interagire nella gestione dei processi e delle attività accedere velocemente ed efficacemente alla conoscenza creata continuamente collaborare in modo più efficiente ed efficace con tutti gli altri soggetti in rete per la crescita ed il miglioramento dell organismo a cui appartiene 9
I VANTAGGI Superamento delle distanze e della co-presenza Superamento del vincolo della sincronia Superamento del vincolo dell archiviazione fisica dei documenti Conseguimento di elevati livelli di risparmio di risorse Conseguimento di elevata efficacia Maggior flessibilità di orario Maggior coinvolgimento Maggior reattività sistema nervoso 10
I SISTEMI INFORMATIVI, LA BSC ed il CASCADING BSC SISTEMI INFORMATIVI BSC DIREZIONALE BSC FUNZIONE A BSC FUNZIONE B 11
Comunità BSC DIREZIONALE Finanziari Processi Apprendimento Capacità del personale: Soddisfazione, fedeltà e produttività Capacità dei sistemi informativi Motivazione, empowerment 12
STRATEGY MAP Impresa Alimentare Comunità Finanziari Tempestività del servizio Notorietà del Marchio Costi operativi Roi Ricavi Processi Gestione dei Resi Logistica Apprendimento Nuovi prodotti Pubblicità Sistema Informatico 13
STRATEGY MAP Impresa Ospedaliera Comunità Finanziari Soddisfazione Paziente Soddisfazione Medico di Base Costo per paziente Roi Processi Tempi di attesa Produttività Qualità Apprendimento Piani di incentivazione Sistemi Informativi 14
STRATEGY MAP Centro Medico Specialistico Comunità Finanziari Soddisfazione Paziente Reclami Costo per unità servizio Unità di servizio erogate Processi Degenza media % ricoveri ripetuti Tasso di occupazione Apprendimento % fatturato da nuovi programmi Tasso di obsolescenza tecnologico 15
ALTRI KPA Eccellenza tecnologica Miglioramento dei flussi informativi Investimento tecnologico 16
Comunità La BSC DSI- il caso Ferrero/1 Finanziari Gradimento Clienti Rispetto SLA Allineamento costi alle strategie Costi complessivi Processi Gestione e funzionamento DSI Rispetto preventivi Progetti Apprendimento Integrazione Comunità Aziendale Sviluppo skill 17
La BSC DSI- il caso Ferrero/3 PROSPETTIVA PROCESSI CRITICI.. Codice P1 P2 AREA CHIAVE DI PERFORMANCE (KPA) Codice Descrizione Tgt Funzionamento DSI Rispetto preventivi di progetto KP11 KP12 KP21 KP22 INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) Incontri di comitato di progettazione Giornate dedicate a progetti innovativi Scostamento medio costi preventivati a vita intera (in percentuale) Scostamento medio temporale a vita intera fine lavori in % PROSPETTIVA CRESCITA E APPRENDIMENTO Codice A1 AREA CHIAVE DI PERFORMANCE (KPA) Codice Descrizione Tgt Integrazione comunità Aziendale KA11 INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) % tempo dedicato ad iniziative KA12 KA13 % tempo dedicato alla formazione Incontri di TEAM A2 Sviluppo SKILL KA21 % tempo per formazione KA22 turnover in&out 18
La BSC DSI- il caso Ferrero/2 PROSPETTIVA ECONOMICO-FINANZIARIA.. AREA CHIAVE DI PERFORMANCE Codice (KPA) Codice Descrizione Tgt F1 Gestione costi complessivi KF11 INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) % Costi IT sul Fatturato KF12 Variazione costi IT su n-1 F2 Allineamento costi alle strategie KF21 % costi per convergenza KF22 % costi contingenti PROSPETTIVA CLIENTE. AREA CHIAVE DI PERFORMANCE INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) Codice (KPA) Codice Descrizione Tgt C1 C2 Gradimento Clienti Rispetto SLA KC11 KC21 KC22 Soddisfazione Responsabili Interni Soddisfazione Infrastrutture Affidabilità applicazioni 19
Comunità La BSC DSI- il caso SIGMA TAU/1 Finanziari Soddisfazione Clienti Livello di servizio Investimenti e sistemi Efficienza e produttività Costi ict Processi Gestione dei Progetti Comunicazione interna Innovazione tecnologica Apprendimento Orientamento al servizio Motivazione Competenze tecnicomanageriali 20
La BSC DSI- il caso SIGMA TAU/2 PROSPETTIVA ECONOMICO-FINANZIARIA.. Codice F1 AREA CHIAVE DI PERFORMANCE (KPA) Codice Descrizione Tgt Costi ICT KF11 KF12 INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) % Costi IT sul Fatturato % investimenti ICT su totale Spesa ICT F2 F3 Investimenti e sistemi Efficienza e produttività KF21 KF31 % Investimenti in DW e BI/ Totale Investimenti ICT Costi consuntivi su budget PROSPETTIVA CLIENTE. Codice C1 C2 AREA CHIAVE DI PERFORMANCE (KPA) Codice Descrizione Tgt Soddisfazione Clienti Livello di Servizio KC11 KC21 KC22 INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) Indice di Qualità percepita % non conformità % ore interruzioni 21
La BSC DSI- il caso Sigma Tau/3 PROSPETTIVA PROCESSI CRITICI.. Codice P1 P2 P3 AREA CHIAVE DI PERFORMANCE (KPA) Codice Descrizione Tgt Innovazione tecnologica Gestione progetti Comunicazione interna KP11 KP21 KP22 KP31 INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) % progetti innovativi Scostamento medio costi preventivati a vita intera (in percentuale) Scostamentomediotemporale avitaintera fine lavori in % tempo speso per comunicazione PROSPETTIVA CRESCITA E APPRENDIMENTO Codice A1 AREA CHIAVE DI PERFORMANCE (KPA) Codice Descrizione Tgt Competenze tecniche manageriali KA11 INDICATORI DI PERFORMANCE (KPI) % budget formazione su costi personale KA12 % tempo dedicato alla formazione A2 Motivazione KA21 Indice soddisfazione del personale A3 Orientamento al servizio KA31 % copertura posizione chiave KA32 % tempo dedicato alla formazione 22
BUON NATALE E FELICE ANNO NUOVO DANILO SCARPONI Partner Sint Docente Università Politecnica delle Marche 23