OPERAZIONI DI FINE ANNO

OSCA OPERAZIONI DI FINE ANNO NOTE OPERATIVE

I N D I C E 1. PREMESSA.. pag. 3 2. CONTABILITA.. pag. 3 3. MAGAZZINO.. pag. 4 3.1 DIFFERENZE INVENTARIALI.. pag. 4 3.2 CHIUSURA MAGAZZINO...... pag. 4 3.2.1 Articoli con giacenza in negativo.. pag. 4 3.2.2 Fase di controllo archivio articoli di magazzino... pag. 5 3.2.3 Chiusura... pag. 5 4. LIFO. pag. 6 5. NUMERATORI.. pag. 6 2

1. PREMESSA. Qui di seguito Vi elenchiamo le fasi che devono essere eseguite obbligatoriamente prima di poter operare con il nuovo esercizio, pertanto vanno eseguite o il 31/12/2006 oppure il 01/01/2007, e comunque prima di iniziare a lavorare con la data del nuovo anno. Prima di eseguire le fasi sotto indicate Vi preghiamo cortesemente di leggere attentamente le istruzioni di qui seguito riportate e di attenervi scrupolosamente, in ogni caso la nostra organizzazione rimane a Vostra completa disposizione per ogni ulteriore chiarimento. Le fasi vanno effettuate necessariamente a macchina dedicata, cioè nessun utente attivo nelle procedure; inoltre è necessario effettuare, obbligatoriamente, una copia degli archivi in una nuova cassetta e di conservala. 2. CONTABILITA. Prima di iniziare ad imputare scritture contabili o emettere fatture di vendita con la data del nuovo anno è necessario aprire il nuovo esercizio fiscale. - Dal MENU DELLE PROCEDURE - Selezionare il punto 4. CONTABILITA - Posizionarsi sulla procedura PIANO DEI CONTI programmi UTILITA - Selezionare il punto 1. RICALCOLO SALDI - Selezionare la scelta 2. ANNO ATTUALE Azzeramento saldi iniziali (S/N): digitare N alla Conferma (S/N): digitare S ed inserire la Password corrispondente. Se la procedura segnala il seguente messaggio di errore: ** Files CLIENTI in uso ** Il sistema sta segnalando che non tutti gli utenti sono fuori dalla procedura (in login), oppure non sono usciti correttamente dalla procedura. E necessario accertarsi che tutti gli utenti siano disattivati e rilanciare la fase. Alla fine della precedente fase, sempre dalla procedura PIANO DEI CONTI programmi UTILITA : - Selezionare il punto 2. APERTURA NUOVO ANNO alla Conferma (S/N): digitare S ed inserire la Password corrispondente. 3

3. MAGAZZINO. La fase deve essere eseguita dopo aver effettuato tutti i carichi ed eventuali scarichi di magazzino relativi all anno in chiusura, e prima di effettuare vendite o carichi con la data del nuovo anno. 3.1 Differenze Inventariali. Si consiglia di effettuare l inventario fisico del magazzino ed apportare le correzioni delle eventuali differenze inventariali riscontrate. - Dal MENU DELLE PROCEDURE - Selezionare il punto 3. MAGAZZINO - Posizionarsi sulla procedura MOVIMENTAZIONE programmi UTILITA - Selezionare il punto 9. INVENTARIO ROTANTE - Selezionare la scelta 4. MOVIMENTI e digitare la Password corrispondente per poter accedere all interno della procedura. Inserire i campi: Data di Registrazione (presumibilmente 31/12/2006); Data Documento (idem), Numero documento. Richiamare i codici degli articoli di magazzino di cui si sono riscontrate delle differenze inventariali e digitare la quantità inventariata. Il sistema in automatico calcolerà la differenza. 3.2 Chiusura Magazzino. Prima di procedere alla fase di chiusura e riapertura del magazzino ricambi è necessario accertarsi che non Vi siano articoli di magazzino con giacenze in negativo. 3.2.1 Articoli con giacenza in negativo. Sempre dalle procedure di 3. MAGAZZINO - Posizionarsi sulla procedura ARCHIVIO ARTICOLI programmi STAMPE; - Selezionare il punto 8. ART. CON GIAC. NEGATIVA Alla Conferma (S/N): digitare S. La procedura visualizzerà eventuali articoli con giacenza negativa (per effettuare la stampa dell estrazione digitare ST ). Per effettuare le rettifiche delle giacenze negative procedere come indicato al punto precedente: 3.1 Differenze Inventariali. 4

3.2.2 Fase di controllo archivio articoli magazzino. Dopo aver corretto gli eventuali articoli con giacenza in negativo e dopo che la precedente elaborazione (3.2.1 Articoli con giacenza in negativo) non ha prodotto nessuna estrazione: - Posizionarsi sulla procedura ARCHIVIO ARTICOLI programmi STAMPE; - Selezionare il punto 3. STAMPE DI CONTROLLO; - Selezionare la scelta 1. STAMPE DI CONTROLLO; Alla Conferma (S/N): digitare S. Correggere eventuali errori segnalati dalla stampa e successivamente rilanciare nuovamente la fase (3.2.2 Fase di controllo). 3.2.3 Chiusura. Dopo che la fase precedente (3.2.2 Fase di controllo) si è conclusa correttamente, cioè senza che la fase abbia prodotto nessuna stampa di errori, prima di passare alla fase successiva, è necessario EFFETTUARE UNA COPIA DEGLI ARCHIVI su una cassetta diversa da quella utilizzata precedentemente, e da conservare. - Posizionarsi sulla procedura ARCHIVIO ARTICOLI programmi STAMPE; - Selezionare il punto 4. STAMPE FISCALI; - Selezionare la scelta 2. DEFINITIVA e digitare la parola d accesso (password) corrispondente. ed indifferentemente - Selezionare la scelta 1. PER ARTICOLO oppure - Selezionare la scelta 2. PER CATEGORIA La stampa prodotta da questa procedura non costituisce l elaborazione della valorizzazione LIFO delle rimanenze del magazzino ricambi. Per rettificare eventuali differenze di magazzino eccezionalmente riscontrate successivamente all esecuzione delle suddette fasi è necessario che le operazioni siano registrate con data 31/12/2006. 5

4. LIFO. Per effettuare la stampa fiscale del Lifo: - Dal MENU DELLE PROCEDURE - Selezionare il punto 3. MAGAZZINO - Posizionarsi sulla procedura ARCHIVIO ARTICOLI programmi STAMPE; - Selezionare il punto 9. VALORIZZAZIONE FISCALE MAGAZZINO; - Selezionare la scelta 1. ANALITICA oppure - Selezionare la scelta 2. SINTENTICA - Quindi digitare l anno di riferimento. 5. NUMERATORI. E necessario, prima di iniziare ad operare con il nuovo esercizio contabile, azzerare i sotto indicati numeratori. Questa procedura va eseguita man mano che per ogni singolo numeratore si presenti la necessità. In via generale, è necessario, prima di azzerare i contatori relativi alle fatture di acquisto e di vendita, aver registrato o emesso tutte le fatture relative all anno precedente. Prima di procedere all azzeramento del singolo numeratore e mentre procederete all esecuzione della fase Vi preghiamo di leggere attentamente le note a fianco riportate per ogni numeratore per evitare inutili errori. N.B.: Vi preghiamo di attenervi scrupolosamente ai numeratori sotto indicati in quanto i contatori non indicati nell elenco sottostante non sono una dimenticanza ma non devono essere assolutamente azzerati, e viceversa. - Dal MENU DELLE PROCEDURE - Selezionare il punto 10. TABELLE - Posizionarsi sulla procedura CONTABILITA programmi GESTIONE - Selezionare il punto 1. TABELLE CONTABILITA - Selezionare la Tabella N00 NUMERATORI Quindi azzerare i seguenti Numeratori: 6

CODICE DESCRIZIONE NUMERATORE NOTE 03 FATTURA ACCOMPAGNATORIA 05 COMMESSA DI OFFICINA Facoltativo. 07 BOLLA D ACCOMP. D.D.T. 09 RICEVUTA FISCALE 0A CORRISPETTIVI 0D FATTURA DIFFERITA MAGAZZINO Dove previsto. Da azzerare solo dopo aver emesso tutte le fatture differite di magazzino dell anno precedente. 0E INCASSI IVA SOSPESA Dove previsto. 0O FATTURA OFFICINA 0V FATTURA VENDITA AUTO Dove previsto. Da azzerare solo dopo aver emesso tutte le fatture di vendita auto dell anno precedente. Se dopo aver azzerato il contatore si avrà la necessità di emettere fatture con la data dell anno precedente, basta inserire manualmente la data ed il numero di fattura desiderati. 0Z FATTURA VENDITA VARIE Da azzerare solo dopo aver emesso tutte le fatture di vendita varie dell anno precedente. Se dopo aver azzerato il contatore si avrà la necessità di emettere fatture con la data dell anno precedente, basta inserire manualmente la data ed il numero di fattura desiderati. 10 PROTOCOLLO FATTURA ACQUISTO Da azzerare solo dopo aver registra to tutte le fatture acquisto dell anno precedente e prima di passare alla registrazione delle fatture del nuovo anno. Se dopo aver azzerato il contatore si avrà la necessità di registrare fatture acquisto nell anno precedente, basta inserire manualmente la data ed il numero di protocollo desiderati. 11 PROTOCOLLO FATT. ACQUISTO AUTO Dove previsto. Da azzerare solo dopo aver registrato tutte le fatture acquisto dell anno precedente e prima di passare alla registrazione delle 7

13 FATTURE ACCOMPAG. 1^ DEPOSITO Dove previsto. 1A CORRISPETTIVI 1^ DEPOSITO Dove previsto. 23 FATTURE ACCOMPAG. 2^ DEPOSITO Dove previsto. 27 BOLLA ACCOMP. DDT 2^ DEPOSITO Dove previsto. 2A CORRISPETTIVI 2^ DEPOSITO Dove previsto. fatture del nuovo anno. Se dopo aver azzerato il contatore si avrà la necessità di registrare fatture acquisto nell anno precedente, basta inserire manualmente la data ed il numero di protocollo desiderati. 36 NR. SEGNALAZIONE RECLAMO Le Concessionarie del marchio del gruppo Fiat devono inserire il numero 500.000. 40 ORDINE A FORNITORE BA NUMERATORE LISTE B.A.M. Solo per le concessionarie del marchio del gruppo Fiat. D1 FATTURE VEND. USATO LEGGE DINI Dove previsto. Da azzerare solo dopo aver emesso tutte le fatture di vendita auto usato dell anno precedente. Se dopo aver azzerato il contatore si avrà la necessità di emettere fatture con la data dell anno precedente, basta inserire manualmente la data ed il numero di fattura desiderati. F1 FATTURE FISCALI TTY 1 Dove previsto. Per le società con la gestione della seconda officina. IU NUMERO INVEN. USATO LEGGE DINI Dove previsto. Da azzerare solo dopo aver registrato tutte le fatture e/o atti di acquisto auto usate dell anno precedente e prima di passare alla registrazione delle fatture e/o atti di acquisto del nuovo anno. Se dopo aver azzerato il contatore si avrà la necessità di registrare fatture e/o atti di acquisto con la data dell anno precedente, basta inserire manualmente la data di registrazione, il numero di inventario, l anno del numero di inventario desiderati. 8

LC LISTA CONFORMITA Dove previsto. Da azzerare solo dopo aver contabilizzato tutte le liste ancora in memoria nella procedura. LE DISTINTA EFFETTI Facoltativo. LL LISTE PER FATTRUE LIBERA Facoltativo. P1 LISTA PER NOTAIO Dove previsto. P2 LISTA PER PRA Dove previsto. PO PREVENTIVI D OFFICINA Facoltativo. CODICE DESCRIZIONE NUMERATORE NOTE R1 RICEVUTE FISCALI TTY 1 Dove previsto. Per le società con la gestione della seconda officina. RQ REGISTRO QUESTURA Dove previsto. Solo dopo aver stampato in definitivo il registro del mese di dicembre. RT NUMERATORE DICHIARAZ. USATO Solo per le concessionarie del marchio del gruppo Fiat.(Allegato C). Non più in uso. S3 FATTURA ACCOMPAG. IVA SOSPESA Dove previsto. SA STORNO CORRISPETTIVI Dove previsto. SD FATT. DIFFER. MAGAZ. IVA SOSPESA Dove previsto. SO FATTURE OFFICINA IVA SOSPESA Dove previsto. SV FATTURE VENDITA AUTO IVA SOSPESA Dove previsto. UT PROGRESSIVO UTIF Dove previsto. Ed inoltre eventuali numeratori relativi a documenti fiscali e/o vendita di ulteriori sedi periferiche di eventuali procedure personalizzate. 9