Software di ausilio alla Governance IT

Seminario Software di ausilio alla Governance IT Giuseppe Marciante g.marciante@gmail.com

IT Cost Management Piano dei conti IT Struttura del Budget IT Procurement Agenda Project & Portfolio Management Composizione del Portfolio IT Monitoraggio e controllo dei progetti Demand Management Dashboard di sintesi

Approccio Introduzione degli argomenti Approccio e contesto Focus sulle tematiche più importanti in termini di software a supporto Discussione delle modalità con cui un software può supportare l argomento preso in considerazione Esempi di soluzioni reali Il contesto preso in esame è quello di una divisione IT che fornisce soluzioni e servizi a supporto delle altre divisioni aziendali In relazione ai costi si farà riferimento ai costi esterni

Quali strumenti software saranno presi in considerazione? Criteri per la scelta Diffusione Supporto Giudizio da parte degli analisti di mercato (Gartner, Forrester, IDC) Gestione del Budget SAP BPC Business Planning and Consolidation Project and Portfolio Management CA Clarity Oracle Primavera

Il piano dei conti IT Un conto o voce di spesa definisce una categoria all interno della quale vengono raggruppate spese simili per natura Ad ogni conto sono associati un codice e una denominazione In fase di pianificazione strategica e/o operativa ad ogni conto viene assegnato un budget

Il piano dei conti IT La composizione del piano dei conti IT dipende dalla specifica realtà in esame Nel caso di divisioni IT di dimensioni notevoli la struttura del piano dei conti potrebbe essere realizzata in modo da evidenziare eventuali sottodivisioni all interno dello stesso centro di costo Si possono comunque individuare delle categorie logiche di raggruppamento tra i vari conti

Raggruppamento dei conti IT Conti per la manutenzione applicativa Canoni software Manutenzione ordinaria Manutenzione evolutiva manutenzione straordinaria Conti per infrastrutture e servizi Acquisto hardware - acquisto software di base - canoni linee trasmissione dati - Canoni utilizzo banche dati - materiali ausiliari ICT Conti per le attività di progetto Acquisto software applicativo - consulenza IT - implementazione software servizi/analisi programmazione

Struttura del budget IT Il budget IT è in genere strutturato per iniziative progettuali ad ognuna delle quali è assegnato un valore monetario previsto per la sua realizzazione Il budget assegnato ad ogni progetto viene a sua volta suddiviso sui vari conti in modo da identificare la previsione per ogni voce di spesa In questo modo sarà possibile valutare le previsioni per ogni progetto ma anche le previsione totali per ogni voce di conto aggregando i valori delle assegnazioni per i vari conti

Struttura del budget IT I software per la gestione del budget devono essere in grado di gestire il piano dei conti, tutte le iniziative progettuali e le relativa assegnazioni tra progetti e conti sia a livello di progetto che ai primi livelli di WBS. Piano dei conti Progetti Budget Consulenza IT Implementazione software Acquisto software Acquisto hardware Progetto1 Progetto2 Progetto3 Progetto4 Progetto5 650.000 200.000 400.000 500.000 450.000

Report SAP BPC Progetti/conti Di seguito un report estratto dall applicativo SAP BPC nell utilizzo con interfaccia Excel. Il report mostra un budget nella struttura progetti/conti con i relativi valori previsti. Budget TOTALE PROGETTI 1.219.358,00 PRJ 1 379.300,00 Materiali ausiliari ICT 47.700,00 Acquisto hardware 44.300,00 Installazione hardware e software 36.000,00 Noleggio hardware 146.300,00 Canoni linee trasmissione dati 105.000,00 PRJ 2 2.592,00 Acquisto hardware 2.160,00 Installazione hardware e software 432,00 PRJ 3 119.040,00 Consulenza IT 119.040,00 PRJ 4 372.196,00 consulenza IT 3.276,00 Acquisto harware 296.200,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 72.720,00 PRJ 5 51.660,00 Consulenza IT 12.060,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 39.600,00 PRJ 6 165.870,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 165.870,00 PRJ 7 128.700,00 Acquisto software 9.000,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 119.700,00

Report SAP BPC Conti/progetti Di seguito un report estratto dall applicativo SAP BPC nell utilizzo con interfaccia Excel. Il report mostra un budget nella struttura conti/progetti con i relativi valori previsti. Budget TOTALE 1.219.777,94 Consulenza IT 501.191,18 PRJ 1 119.040,00 PRJ 2 302.136,00 PRJ 3 12.060,00 PRJ 4 2.295,18 PRJ 5 65.660,00 Acquisto hardware 63.596,00 PRJ 2 14.196,00 PRJ 3 44.300,00 PRJ 4 2.160,00 PRJ 5 2.940,00 Acquisto software 354.600,00 PRJ 3 13.600,00 PRJ 4 341.000,00 Manutenzione Evolutiva 300.390,76 PRJ 1 3.276,00 PRJ 2 291.022,76 PRJ 3 6.092,00

Gestione degli acquisti per progetto La gestione degli acquisti per progetto comporta una serie di vantaggi: L esatta determinazione del progetto per cui si è acquistato un servizio o un prodotto L esatto importo della fornitura relativa ad ogni progetto La possibilità di identificare precisamente l oggetto della fornitura del bene/servizio per ogni progetto La rilevazione dei costi totali sostenuti per le forniture (beni e servizi) di ogni progetto

Emissione di un ordine Il software con cui vengono emessi gli ordini (o autorizzazioni di spesa) deve essere in grado di identificare univocamente per ogni ordine i seguenti dati: Il codice del progetto a cui l ordine si riferisce Il conto su cui insiste l ordine La descrizione dell attività Il periodo/i dell esercizio fiscale in cui il costo si prevede sarà maturato

Allineamento tra i sistemi di budget e procurement Affinché sia possibile confrontare i valori di budget con quelli di consuntivazione degli acquisti è opportuno che: I codici di progetto e i conti devono essere identici a quelli utilizzati per la costruzione del budget. Ogni ordine dovrà essere identificato da un codice univoco Un buon sistema di gestione degli acquisti deve essere in grado di verificare la disponibilità di budget per progetto e conto prima di effettuare l ordine. Dunque i dati presenti tra i due sistemi devono essere costantemente allineati e confrontati. Sistema gestione budget Allineamento dati Sistema gestione acquisti

Contratto su più autorizzazioni di spesa Spesso con fornitori di rilievo si stringono accordi per forniture globali valide su più progetti. In questo caso è opportuno effettuare più ordini distinti per ogni progetto. In alcuni casi questa suddivisione può essere assolutamente difficile da realizzare ma è opportuno sforzarsi nel proporre delle stime potenziali, valutare successivamente l effettiva allocazione ed eventualmente rivedere le stime. Accordo quadro Autorizzazioni di spesa progetti ID: xxxxxxx PRJ 1 ID: xxxxxxx PRJ 2 ID: xxxxxxx PRJ 3 ID: xxxxxxx PRJ 1 ID: xxxxxxx PRJ 2 ID: xxxxxxx PRJ 5

Categorie di costo di progetto Per ogni progetto saranno individuate e costantemente monitorate 3 categorie di costo: BUDGET: è il costo totale previsto e concordato per la realizzazione del progetto. Viene stimato pianificando tutte le risorse che saranno necessarie al progetto AUTORIZZATO: è la quantità di budget che è stata impegnata. È determinato dalla somma di tutte le spese autorizzate sul progetto. FATTURATO: è il costo totale fatturato. È determinato dalla somma delle fatture ricevute relative al progetto.

Confronto tra i costi di progetto Il grafico seguente mette a confronto le 3 tipologie di costo: BUDGET AUTORIZZATO FATTURATO I valori aggregati per ogni progetto sono ottenuti grazie all utilizzo in fase di autorizzazione del relativo codice di progetto. Da notare che: L autorizzato non dovrebbe mai superare il budget Il fatturato non dovrebbe mai superare l autorizzato

Report SAP BPC con Budget/autorizzato/residuo/fatturato Budget Autorizzato Residuo Fatturato TOTALE PROGETTI 1.219.358,00 1.079.470,76 139.887,24 800.479,04 PRJ 1 379.300,00 367.612,76 11.687,24 315.331,04 Materiali ausiliari ICT 47.700,00 47.684,54 15,46 30.576,12 Acquisto hardware 44.300,00 40.067,23 4.232,77 13.743,24 Installazione hardware e software 36.000,00 33.460,80 2.539,20 32.950,80 Noleggio hardware 146.300,00 143.968,08 2.331,92 143.968,10 Canoni linee trasmissione dati 105.000,00 102.432,11 2.567,89 94.092,78 PRJ 2 2.592,00 2.592,00-2.592,00 Acquisto hardware 2.160,00 2.160,00-2.160,00 Installazione hardware e software 432,00 432,00-432,00 PRJ 3 119.040,00 119.040,00-119.280,00 Consulenza IT 119.040,00 119.040,00-119.280,00 PRJ 4 372.196,00 287.196,00 85.000,00 183.096,00 consulenza IT 3.276,00 3.276,00-3.276,00 Acquisto harware 296.200,00 211.200,00 85.000,00 123.300,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 72.720,00 72.720,00-56.520,00 PRJ 5 51.660,00 51.660,00-12.060,00 Consulenza IT 12.060,00 12.060,00-12.060,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 39.600,00 39.600,00 - PRJ 6 165.870,00 122.670,00 43.200,00 117.270,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 165.870,00 122.670,00 43.200,00 117.270,00 PRJ 7 128.700,00 128.700,00-50.850,00 Acquisto software 9.000,00 9.000,00-3.000,00 Implementazioni software/servizi analisi e programmazione 119.700,00 119.700,00-47.850,00

Report SAP BPC con Budget/utilizzato/fatturato Budget Autorizzato Residuo Fatturato TOTALE 1.219.777,94 1.135.545,17 84.232,77 586.301,81 Consulenza IT 501.191,18 465.531,18 35.660,00 316.856,40 PRJ 1 119.040,00 119.040,00 0,00 119.280,00 PRJ 2 302.136,00 302.136,00 0,00 181.457,22 PRJ 3 12.060,00 12.060,00 0,00 4.824,00 PRJ 4 2.295,18 2.295,18 0,00 2.295,18 PRJ 5 65.660,00 30.000,00 35.660,00 9.000,00 Acquisto hardware 63.596,00 56.423,23 7.172,77 30.099,24 PRJ 2 14.196,00 14.196,00 0,00 14.196,00 PRJ 3 44.300,00 40.067,23 4.232,77 13.743,24 PRJ 4 2.160,00 2.160,00 0,00 2.160,00 PRJ 5 2.940,00 2.940,00 Acquisto software 354.600,00 349.992,00 4.608,00 9.432,00 PRJ 3 13.600,00 9.432,00 4.168,00 9.432,00 PRJ 4 341.000,00 340.560,00 440,00 Manutenzione Evolutiva 300.390,76 263.598,76 36.792,00 229.914,17 PRJ 1 3.276,00 3.276,00 0,00 3.276,00 PRJ 2 291.022,76 260.322,76 30.700,00 226.638,17 PRJ 3 6.092,00 6.092,00

Composizione del portfolio IT Nuove iniziative Iniziative in corso Modifiche all ambito di progetto Progetti strategici 40% Change request per progetti strategici 10% Schedulazione di procedure Helpdesk applicativo Gestione servizi Richieste di servizio e supporto 10% Manutenzione applicativa 40% Manuenzione ordinaria Anomalie Manutenzione evolutiva Manutenzione straordinaria

Oracle Primavera P6 r8 Di seguito saranno presentate sei viste di uno stesso progetto estratte dall applicativo Oracle Primavera P6: Project View: raccoglie tutti i progetti del portfolio selezionato e presenta i dati aggregati per ogni progetto WBS view: presenta la vista interna al progetto fino al livello delle WBS Activities view: mostra tutte le attività di progetto e i relativi dettagli Resource assignments view: mostra tutte le assegnazioni tra risorse e attività Documents view: include tutti i documenti allegati al progetto e il relativo stato Tracking view: permette di effettuare analisi aggregate sui dati di progetto

Oracle Primavera - Project View

Oracle Primavera - WBS view

Oracle Primavera - Activities view PPM

Oracle Primavera - Resource assignments view

Oracle Primavera - Documents view

Oracle Primavera - Tracking view

Connessione tra i sistemi di Cost Management e di PPM L utilizzo interconnesso dei sistemi di Budgeting, Procurement e PPM premette di avere una visione globale sull avanzamento dei costi e delle attività di tutto il portfolio IT: Pianificazione Operativa Portfolio IT Monitoraggio costi Budgeting

Categorie di costo di progetto Tramite l utilizzo integrato dei sistemi suddetti sarà possibile, per ogni progetto, individuare e monitorate 5 categorie di costo (in evidenza i dati forniti dati sistemi di PPM): BUDGET: è il costo totale previsto e autorizzato per la realizzazione del progetto. Viene stimato pianificando tutte le risorse che saranno necessarie al progetto AUTORIZZATO: è la quantità di budget che è stata impegnata. È determinato dalla somma di tutte le spese autorizzate sul progetto ACTUAL: è il costo effettivo maturato dal progetto. È determinato dalla somma dei costi effettivamente sostenuti per lo svolgimento del lavoro completato. Può essere identificato come il valore delle fatture ricevute più le fatture da ricevere. FATTURATO: è il costo totale fatturato. È determinato dalla somma delle fatture ricevute relative al progetto. FORECAST: è il costo totale previsto per il completamento di tutto il lavoro del progetto. È ottenuto sommando all actual cost la previsione di costo sul lavoro rimanente (ETC Estimate To Complete). In formula: FORECAST = ACTUAL + ETC

Confronto tra i costi di progetto Il grafico seguente mette a confronto le 5 tipologie di costo: FORECAST BUDGET AUTORIZZATO Da autorizzare ACTUAL da maturare FATTURATO da fatturare Da notare che: Il forecast deve sempre oscillare attorno al budget altrimenti è opportuno intervenire sul budget effettuando uno spostamento o chiedendo in integrazione. L autorizzato non potrà mai superare il budget L actual dovrà essere sempre minore o uguale all autorizzato Il fatturato non dovrebbe mai superare l actual

Ca Clarity R12 Di seguito saranno presentate sei viste estratte dall applicativo Ca Clarity R12 che rappresentano: Process Flow diagram: è il motore di processi di Clarity che permette di definire i workflow General overview: presenta una vista delle azioni pendenti dell utente e dei progetti di cui è responsabile Project Properties view: è la sezione in cui si possono definire i dettagli di progetto Portfolio dashboard: mostra delle analisi di dettaglio su uno specifico portfolio Financial Dashboard: mostra degli indicatori generali di natura finanziaria Balance scorecard: analisi a più dimensioni su diversi servizi

CA Clarity - Process Flow diagram

CA Clarity - General overview

CA Clarity - Project Properties view

CA Clarity - Portfolio dashboard

CA Clarity - Financial Dashboard

CA Clarity - Balance scorecard

Seminario Software di ausilio alla Governance IT Grazie per l attenzione Giuseppe Marciante g.marciante@gmail.com