Fatturazione elettronica: nuovi obblighi, adempimenti ed opportunità per le imprese Genova, 25 settembre 2014
IL GRUPPO STADA Il gruppo STADA è una multinazionale operante nel settore farmaceutico, fondata nel 1895 a Dresda per volontà di un gruppo di farmacisti riuniti in una cooperativa. Nel 1986 STADA inizia il processo di internazionalizzazione, che ha portato negli anni il Gruppo ad espandere la propria presenza in Europa ed in molte importanti aree mondiali. Il Gruppo conta nel mondo 27 società, possiede 14 siti produttivi ed impiega oltre 8.000 dipendenti. In Italia il gruppo Stada è costituito da due società: EG: una tra le prime aziende nella realtà italiana dei farmaci generico equivalenti Crinos: azienda specializzata nella commercializzazione di farmaci brand Page 2
LA CLIENTELA PUBBLICA DEL GRUPPO STADA 961 clienti appartenenti alla pubblica Amministrazione 89 clienti pubblici nazionali (Case circondariali, caserme militari, etc.) 872 clienti ospedalieri (Ospedali pubblici, ASL, farmacie comunali, etc..) Numero di fatture medie annue: 150 Numero di fatture medie annue: 3.500 Obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 6 giugno 2014 Obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 31 marzo 2015 L analisi dell attuale base dati dei clienti pubblici, in relazione ai dati presenti sull Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), ha permesso di individuare l esatto timing di applicazione della normativa sulla fatturazione elettronica per ogni cliente pubblico. Page 3
I PRINCIPALI ASPETTI CONSIDERATI NELL IMPLEMENTAZIONE DEL PROCESSO (1/5) SCELTA DEL MODELLO APPLICATIVO La scelta del modello applicativo è stata basata sulla valutazione degli impatti economici (investimenti da effettuare e costi da sostenere), sul sistema informativo aziendale (interventi/sviluppi da effettuare) e organizzativi (disponiblità di risorse da destinare al processo A seguito della valutazione degli impatti, il Gruppo Stada ha optato per la gestione in outsourcing del processo di fatturazione e conservazione elettronica OUTSOURCING VALUTAZIONE DEI POTENZIALI PROVIDER La valutazione dei potenziali provider è stata effettuata sulla base di parametri chiave, quali la capacità del provider di rispondere alle effettive esigenze dell azienda in termini di volumi di fatture da gestire, di compliance tecnico - normativa del processo di fatturazione e conservazione elettronica, di scalabilità della soluzione software (in ottica di un futuro passaggio alla gestione in house) Successivamente, è stata identificata una short list dei potenziali provider in linea con i parametri chiave e sono state effettuate le valutazioni delle soluzioni tecnico- economiche offerte dai provider. Page 4
I PRINCIPALI ASPETTI CONSIDERATI NELL IMPLEMENTAZIONE DEL PROCESSO (2/5) CONTATTI PRELIMINARI CON LA PA E stata valutata l opportunità di avviare contatti strutturati con i clienti PA preliminarmente all emissione/invio della fattura al fine di: individuare correttamente il codice ufficio da indicare in fattura, (se non rintracciabile nel portale IPA); condividere ed individuare univocamente le informazioni non obbligatorie da riportare in fattura al fine di prevenire successivi rifiuti/scarti della fattura da parte della PA Per tale finalità, sono stati predisposti apposite schede da inviare ai clienti con contratti in essere VALUTAZIONE DEGLI IMPATTI SULLA TENUTA DEI REGISTRI IVA La valutazione degli impatti sulla tenuta dei Registri IVA si è resa necessaria in quanto con l implementazione del nuovo processo, la società era costretta a un doppio regime di archiviazione (elettronica per le fatture PA, cartaceo per le altre fatture), con la conseguente necessità di creare un sezionale IVA ad hoc per le fatture PA Al fine di evitare la creazione di un sezionale IVA ad hoc, il Gruppo Stada ha deciso di procedere la conservazione elettronica di tutte le fatture attive. Page 5
I PRINCIPALI ASPETTI CONSIDERATI NELL IMPLEMENTAZIONE DEL PROCESSO (3/5) IL RUOLO DI RESP.DELLA CONSERVAZIONE Sebbene il processo di fatturazione e conservazione elettronica sia stato affidato in outsourcing, la società ha deciso di mantenere internamente il ruolo di Responsabile della Conservazione ai fini di un maggiore controllo del processo, con un attenta valutazione e verifica del rispetto degli SLA stabiliti con l outsourcer e di quanto previsto nel manuale di conservazione. La società ha deciso di nominare una figura dell Amministrazione come Responsabile della Conservazione, ma anche di nominare una figura dell IT come delegato del Responsabile in modo tale da coinvolgere nel processo tutte le competenze necessarie. GLI ASPETTI CONTRATTUALI E I RAPPORTI CON L OUTSOURCER In fase di implementazione del processo, è stato di fondamentale importanza definire attentamente gli aspetti contrattuali e i livelli di servizio con l outsourcer esterno con particolar riferimento a modalità, tempistiche e rispetto di quanto previsto dalla normativa in relazione ad apposizione firma digitale ed invio delle fatture a SDI, di ricezione e gestione delle notifiche da SDI e successiva conservazione elettronica delle fatture In tal senso, la società (ove necessario) ha proceduto ad integrare le condizioni contrattuali standard previste dall outsourcer. Inoltre, la Società ha provveduto a definire internamente il manuale della conservazione (documento obbligatorio) in completa conformità con quanto previsto dalle Nuove Regole Tecniche, in luogo del manuale standard proposto dall outsourcer Page 6
I PRINCIPALI ASPETTI CONSIDERATI NELL IMPLEMENTAZIONE DEL PROCESSO (4/5) La necessità dell invio dei flussi di fatturazione lavorabili all outsourcer ha richiesto l effettuazione di appositi interventi sul sistema informativo aziendale GLI INTERVENTI SUL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE In particolar modo, si è proceduto a: classificazione a sistema dei codici IPA, campo obbligatorio da inserire nella fattura PA previsione della possibilità di inserimento a sistema di ulteriori campi obbligatori (codice CIG, CUP) e facoltativi (numero contratto, numero ordine d acquisto, etc.) elaborazione di un file xml EDI contenente i campi obbligatori/facoltativi richiesti dalla normativa sulla fatturazione invio dei file xml Edi all outsourcer secondo il canale prestabilito (e-mail PEC) Al momento della ricezione del file xml-edi, l outsourcer provvede a: convertire il file XML-EDI in XML-PA operare i controlli formali necessari firmare digitalmente il file XML-PA inviare la fattura a SdI (canale trasmissivo PEC) Page 7
I PRINCIPALI ASPETTI CONSIDERATI NELL IMPLEMENTAZIONE DEL PROCESSO (5/5) OPPORTUNITA DI UNA PROGRESSIVA DEMATERIALIZZAZIO NE DEGLI ALTRI DOCUMENTI CONTABILI Gli investimenti effettuati e le attività svolte per l implementazione del processo di fatturazione e conservazione elettronica hanno reso concreta l opportunità di una progressiva dematerializzazione degli altri documenti contabili, con impatti (economici, di processo, organizzativi e di sistema) notevolmente ridotti anche alla luce delle semplificazioni introdotte dal DM 17 giugno 2014 (eliminazione comunicazione preventiva imposta di bollo, eliminazione invio dell impronta digitale ad Agenzia delle Entrate, etc.). La società sta definendo il processo di conservazione elettronica del libro giornale e dei registri IVA a partire dal 2015 e, inoltre, sta valutando l opportunità di estendere la dematerializzazione ai DDT Page 8