I manuali di Budgetonline.it BUDGET E CASH FLOW: LA GUIDA DEFINITIVA 1
SEZIONE 1: LO SCHEMA OPERATIVO La tecnologia più utilizzata perché universalmente conosciuta e praticata è certamente rappresentata da Microsoft Excel (utilizzato anche dalla nostra Società per la realizzazione di tutti i suoi Software) con la quale sono realizzati i prospetti ed i moduli che verranno illustrati nell'ambito della presente Guida. L'Utente, se lo ritiene, può seguire altre possibili soluzioni oppure, più semplicemente, utilizzare uno dei nostri programmi presenti sulla piattaforma. 2
Passando alla fase pratica possono essere ipotizzate le seguenti fasi operative: 1. Analisi dei dati di bilancio 2. Scelta dei parametri economici e finanziari 3. Previsione dei costi di gestione e della struttura 4. Realizzazione del Budget economico 5. Calcolo del cash flow 6. Determinazione ed analisi degli scostamenti mensili SEZIONE 1.1: Analisi dei dati di bilancio Poiché, come abbiamo già accennato in precedenza, l'elaborazione delle previsioni basano la loro attendibilità anche sui dati storici, sarà necessario costruire uno schema nel quale inserire i dati riferiti al precedente esercizio. Quindi, si inizierà con lo Stato Patrimoniale, secondo il seguente schema: 3
STATO PATRIMONIALE RICLASSIFICATO 2013 Immobilizzazioni lorde in esercizio 2.058.556,90 (meno) Fondo ammortamento 970.834,11 Immobilizzazioni nette in esercizio 1.087.722,79 Immobilizzazioni in corso e anticipi per immob.ni - IMMOB.NI TECNICHE NETTE 1.087.722,79 ATTIVITA' IMMAT. E ONERI PLUR. NETTI 213.111,02 Crediti commerciali a breve termine 823.570,39 Crediti diversi a breve termine 44.134,78 (meno) Fondo svalutazione crediti - CREDITI NETTI A BREVE TERMINE 1.041.775,19 ALTRE ATTIVITA' A BREVE TERMINE 1.032,91 Titoli e attività finanz. a breve termine netti - Cassa e Banche 553.526,66 ATTIVITA' LIQUIDE 553.526,66 A T T I V O N E T T O 3.528.358,07 Capitale sociale 51.645,69 CAPITALE VERSATO 51.645,69 RISERVE 70.324,85 UTILI/(-)PERDITE ESERCIZI PRECEDENTI - CAPITALE NETTO 112.033,34 Fondo indennità di fine rapporto 82.097,88 Fondi oneri e spese future 37.741,04 FONDI ACCANTONAMENTI 119.838,92 Anticipi da clienti e fatturazioni sospese - DEBITI COMMERCIALI A BREVE TERMNINE 500.210,66 FONDI IMPOSTE - DEBITI DIVERSI A BREVE TERMINE 229.038,38 4 ALTRE PASSIVITA' A BREVE TERMINE 206.683,65 PASSIVITA' CORRENTI 2.287.727,14 P A S S I V O N E T T O 3.528.358,07
Quindi si passerà al Conto economico Conto Economico riclassificato Ricavi di esercizio 4.531.591,99 (meno) Sconti, abbuoni, resi e rettifiche - RICAVI NETTI DI ESERCIZIO 4.531.591,99 (meno) Acquisti netti 82.033,00 Variaz.scorte, materie prime - 13.686,11 (meno) Spese per prestazioni di servizi 3.408.650,16 (meno) Spese per il personale 1.182.768,51 (meno) Accantonamento al Fondo indennità 57.606,71 (meno)quota ammortamento ordinario 265.207,05 (meno)accanton. svalutaz. crediti e div. 20.233,46 (più) Saldo proventi ed oneri diversi - 74.185,29 (più) Proventi finanziari 120.198,81 (meno) Oneri finanziari netti 181.868,73 UTILE CORRENTE 14.859,99 (meno) Imposte nette 24.797,19 RISULTATO NETTO RETTIFICATO - 9.937,20 5 Ovviamente i prospetti in parola saranno personalizzati dall'utente secondo le proprie esigenze
SEZIONE 2: Inserimento dei Parametri economici e finanziari(previsioni) Sulla base dei valori di Bilancio e delle altre informazioni, bisognerà ipotizzare l'andamento economico e finanziario dell'esercizio da elaborare. Quindi: E' necessario ipotizzare una percentuale di incremento e/o decremento del fatturato globale annuo rispetto al precedente esercizio e calcolarne il valore Quest'ultimo dovrà quindi essere suddiviso nei vari mesi dell'anno in base ad uno schema personalizzato dall'utente; il nostro software propone il seguente euro VENDITE MENSILI ANNO 2014 GEN 306.330,08 FEB 313.441,31 MAR 358.533,01 APR 399.972,58 MAG 416.985,05 GIU 437.381,12 LUG 308.911,81 AGO 386.443,18 SET 407.337,71 OTT 425.515,76 NOV 284.876,58 DIC 375.206,13 TOT 4.420.934,30 6
Per calcolare gli incassi previsti a livello mensile ed annuale è necessario predisporre dei parametri necessari per trasformare i fatturati(conto economico) in entrate ed uscite(budget finanziario). Ad esempio, se a Gennaio si emettono fatture per 100.000 euro ad un cliente che paga a 30-60-90 giorni si rende necessario suddividere i 100.000 euro( aggiungendoci anche l'iva) dividendoli in 3 valori: 1/3 a Febbraio, 1/3 a Marzo ed 1/3 ad Aprile. Poiché sarebbe impossibile eseguire questi calcoli per ogni fattura e per ogni Cliente, si rende necessario ipotizzare una formula ed un procedimento che, automaticamente, suddivide e somma i valori di competenza di ogni mese. Il nostro Software contiene i seguenti moduli INCASSO CLIENTI PAG.FORNITORI ANNO 2014 ANNO 2014 0,33 GEN 0,25 GEN 0,33 FEB 0,25 FEB 0,33 MAR 0,25 MAR APR 0,25 APR MAG GIU LUG AGO SET MAG GIU LUG AGO SET che, collegati a quello precedente, esegue tutte le operazioni necessarie; l'utente può eseguire altre impostazioni ed utilizzare prospettiche personalizzate. 7
SEZIONE 3: I Costi di gestione e della struttura Una volta ultimata la fase di inserimento dei dati di bilancio, quella relativa alle previsioni di sviluppo dei ricavi e quella della determinazione delle modalità di incasso dei crediti e di pagamento ai Fornitori è necessario predisporre un prospetto che comprenda tutte le voci di Ricavo e di Costo dell'esercizio precedente e di quello da elaborare. Nel nostro software è così impostato % su Ricavi 0 ANNO 1 % su Ricavi RICAVI DIVERSI 623,74 previsioni 654,93 VENDITE E CORRISPETTIVI 4.480,58 previsioni 4.704,61 ALTRI RICAVI COMMERCIALI 51,01 previsioni 51,01 PROVENTI DIVERSI E FINANZIARI 195,17 previsioni 195,17 Costo Materiali % su Fatturato Caratteristico 2,12 2,12 TOTALE ACQUISTI NETTI 82,03 previsioni 99,93 VARIAZIONE SEMILAVORATI PRODOTTI E COMMESSE. 25,56 VARIAZIONE SCORTE MATERIE PRIME, MATERIALI, MERCI. - 13,69 Costo % Prestazioni Terzi su Fatt.Caratt. 29,34 previsioni 29,34 COSTO DEL VENDUTO 1.410,45 previsioni 1.480,40 31,47 PRESTAZIONI-SERVIZI DI TERZI 1.314,73 previsioni 1.380,47 PERSONALE DIPENDENTE 27,68 1.240,38 Totali 1281,9392 27,25 Retribuzioni Lorde e Competenze Accessorie 18,41 824,77 previsioni 866,01 18,41 Oneri Sociali 6,40 286,58 previsioni 300,91 6,40 TFR 1,57 70,41 previsioni 54,98 1,17 INAIL 0,63 28,34 previsioni 29,76 0,63 ALTRE 0,68 30,28 previsioni 30,28 0,64 8 nel i dati inseriti per l'anno zero provengono dal Bilancio di verifica mentre quelli proposti dal Software sono in parte elaborati in base alle previsioni inserite dall'utente nel foglio "Param" ed in parte calcolati e proposti automaticamente. L'Utente potrà eseguire altre elaborazioni e prospettiche
UTENZE DIVERSE-ALTRE FONTI ENERG. 3,47 155,38 Totali 170,92 3,63 ACQUA 0,26 11,44 previsioni 12,58 0,27 OLIO COMUSTIBILE 0,00 - previsioni - 0,00 FITTI-LEASING-RISCALD-CONDIZ-PULIZIE-CONDOM. 3,29 147,39 Totali 147,39 3,13 LEASING CAPANNONE 2,96 132,65 previsioni 132,65 2,82 TASSE-TRIBUTI-ONERI-PERDITE VARIE 3,88 173,96 Totali 173,96 3,70 Oneri diversi di gestione 3,33 149,16 previsioni 149,16 3,17 Perdite di Realizzo-Oneri vari 0,00 - previsioni - 0,00 IRAP 0,03 1,34 previsioni 1,34 0,03 Imposte e Tasse 0,52 23,46 previsioni 23,46 0,50 AMMORTAMENTI ED ACCANT.RISCHI DIV. Quote Annuali 6,37 285,44 previsioni 285,44 6,07 ORGANI SOCIETARI Costo Annuo 2,77 123,95 previsioni 123,95 2,63 INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIARI 4,06 181,87 Totali 181,87 3,87 Rate annuali Mutui ( quota Capitale) 0,00 previsioni 0,00 9
SEZIONE 4: Realizzazione del Budget economico Il prospetto riepilogativo del Budget Economico dell'esercizio rappresenta il risultato numerico di tutte le informazioni e di tutti i valori inseriti, in prima istanza, dal Bilancio dell'esercizio precedente e, successivamente, con la determinazione delle previsioni di incremento e/o decremento di tutte le voci dei Ricavi e dei Costi generali e della struttura operativa illustrati nell'apposita sezione. Nel nostro software il modulo è così strutturato BUDGET ECONOMICO DESCRIZIONI / PERIODI Anno 0 GEN DIC Anno 1 RICAVI DIVERSI 623,74 45,38 55,58 654,93 VENDITE E CORRISPETTIVI 4.506,14 325,99 399,28 4.704,61 ALTRI RICAVI COMMERCIALI 51,01 4,25 4,25 51,01 PROVENTI DIVERSI E FINANZIARI 195,17 16,26 16,26 195,17 TOTALE RICAVI 5.376,07 391,88 475,38 5.605,72 COSTO DEL VENDUTO 1.410,45 102,58 125,64 1.376,44 GESTIONE AUTOVEICOLI 4,71 0,43 0,43 5,18 TASSE-TRIBUTI-ONERI-PERDITE VARIE 173,96 14,50 14,50 173,96 ORGANI SOCIETARI 123,95 10,33 10,33 123,95 TOTALE COSTI 4.918,70 413,58 436,65 4.678,45 MARGINE LORDO 457,37-21,70 38,73 927,27 AMMORTAMENTI ED ACCANT.RISCHI DIV. 285,44 23,79 23,79 285,44 INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIARI 181,87 15,16 15,16 181,87 REDDITO LORDO - 9,94-60,64-0,21 459,96 10 L'Utente può ovviamente personalizzare sia la prospettica che il calcolo dei ricavi e dei costi mensili
SEZIONE 5: Calcolo del cash flow Questa sezione può essere definita come la sintesi di tutte le informazioni ed i valori inseriti nella fase di costruzione del Budget; nel prospetto in esame vengono calcolati ed inseriti i più diversi parametri della gestione: incassi derivanti dalle vendite mensili tenendo presenti le modalità di incasso crediti, pagamento dei fornitori in base agli acquisti ed alle modalità di pagamento mediamente concordate, spese per il Personale dipendente considerando i periodi di pagamento di eventuali mensilità aggiuntive, uscite relative alle spese generali e di gestione, rimborsi di muti e finanziamenti a medio/lungo termine, ecc. A questo punto, quindi, possiamo esprimere due diverse considerazioni: A livello preventivo, e quindi nel momento in cui stiamo costruendo il nostro Budget, l'analisi dei flussi finanziari attesi in base alle previsioni fatte nei precedenti passaggi, consente all'utente di valutare se le previsioni corrispondono alle necessità, per l'azienda, di poter raggiungere l'equilibrio fra entrate ed uscite previste nel periodo. Ove il risultato non risultasse soddisfacente o fosse addirittura negativo( uscite maggiori delle entrate) l'imprenditore avrà la necessita di elaborare diverse simulazioni ipotizzando varie strategie realisticamente attuabili al fine di migliorare la situazione( ad esempio, diminuendo del 5% il prezzo di vendita ed allungando di 30 giorni le modalità di pagamento concesse alla clientela quali maggior volumi di ricavo si possono acquisire? Ed il maggior margine commerciale derivante dall'iniziativa quali modifiche porterà alla redditività aziendale ed alla gestione finanziaria?). Queste ed altre ipotesi( così come abbiamo avuto modo di illustrare nella sezione dedicata al Budget economico) possono essere facilmente realizzate utilizzando il nostro Software oppure elaborate dall'utente con altre metodologie 11
BUDGET FINANZIARIO ANNO 1 ( 000) DESCRIZIONE / PERIODI GEN FEB MAR APR GIU LUG NOV DIC TOT VENDITE, RICAVI,PROVENTI 35,86 176,09 311,65 466,00 598,94 623,21 598,95 575,18 5.717,13 CLIENTI ES. PRECEDENTE(2) 347,26 347,26 347,26 - - - 1.041,78 DI CUI IVA VENDITE 86,21 88,11 100,14 111,19 121,17 86,90 80,49 104,58 1.233,26 TOTALE INCASSI 383,12 523,35 658,91 466,00 598,94 623,21 598,95 575,18 6.758,91 ALTRE ENTRATE - ALTRE USCITE - VARIAZIONI FINANZIARIE - - - - - - - - - TOTALE ENTRATE 383,12 523,35 658,91 466,00 598,94 623,21 598,95 575,18 6.758,91 PAGAM.FORNITORI ANNO PRECED. 281,18 281,18 281,18 281,18 - - 1.124,71 PERSONALE DIPENDENTE 138,94 112,66 85,87 85,87 85,87 147,73 92,43 151,31 1.276,44 GESTIONE AUTOVEICOLI 0,43 0,43 0,43 0,43 0,43 0,43 0,43 0,43 5,18 COSTO DEL VENDUTO 9,39 46,10 81,71 122,49 158,52 165,23 158,53 151,96 1.510,21 UTENZE DIVERSE-ALTRE FONTI ENERG. 14,24 14,24 14,24 14,24 14,24 14,24 14,24 14,24 170,92 TASSE-TRIBUTI-ONERI-PERDITE VARIE 14,50 14,50 14,50 14,50 14,50 14,50 14,50 14,50 173,96 INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIARI 57,04 - - 33,89-57,04 - - 181,87 RATE MUTUI(Quota Capitale) 0,00 - - - - 0,00 - - 0,00 IVA A DEBITO(1) - 51,06 75,31 61,14 72,42 76,36 74,07 46,92 715,08 ORGANI SOCIETARI 10,33 10,33 10,33 10,33 10,33 10,33 10,33 10,33 123,95 TOTALE USCITE 690,72 695,18 728,24 788,75 521,00 2,00 529,21 554,37 7.258,44 SALDO FINANZIARIO PERIODO -307,61-171,83-69,33-322,76 77,94 621,21 69,74 20,80-499,53 CASSA-BANCHE PERIODO PREC -534,93-842,54-1.014,37-1.083,70-1.357,65-1.279,71-476,46-406,73-385,92 NUOVO SALDO CASSA-BANCHE -842,54-1.014,37-1.083,70-1.406,46-1.279,71-658,50-406,73-385,92 12 saldo CL 1 1.121,85 Saso Fr 1 242,52
Il nostro prospetto del cash flow si compone di 4 raggruppamenti: Ricavi Variazioni finanziarie Costi Saldi di periodo del cash flow Saldi al 31/12 dei Clienti e Fornitori 1) Per quanto riguarda i Ricavi sono suddivisi in 3 voci: Vendite, Ricavi e Proventi che corrispondono agli incassi previsti in base ai fatturati mensili del Budget economico ai quali il software ha applicato le modalità di incasso medie previste per i clienti così come esposto nell'apposito modulo del foglio "Param" Clienti esercizio precedente che evidenzia quanto, mensilmente, si ritiene da incassare relativamente ai crediti vantati al 31 dicembre dell'anno prima ai quali il programma ha applicato per modalità di incasso esposte nell'apposito modulo del foglio "Param" Di cui iva vendite indica quanta imposta è compresa nella voce Ricavi; serve solo a titolo informativo in quanto il valore è già compreso nella prima riga del prospetto. 2) Variazioni finanziarie 13 Questa parte del prospetto può essere utilizzata se l'utente ritiene che, nel corso dell'anno possano verificarsi entrate diverse da quelle commerciali( esempio aumento del capitale sociale, incasso di contribuiti e sovvenzioni, ecc.) oppure uscite diverse da quelle previste nei costi( ad esempio maxi canone leasing, depositi cauzionali, ecc.). Il saldo delle variazioni finanziarie di
andrà ad aggiungere, automaticamente agli Incassi già evidenziati formando la voce complessiva Totale Entrate. 3) Costi Per quanto riguarda questo raggruppamento bisogna tener presente quanto segue: Pagamento Fornitori anno precedente evidenzia quanto, mensilmente, si ritiene da pagare relativamente ai debiti a breve al 31 dicembre dell'anno prima; anche in questo caso il programma ha applicato per modalità di pagamento esposte nell'apposito modulo del foglio "Param" Per quanto riguarda il Personale dipendente il Software applica di default la regola secondo la quale ogni mese si paga 1/12 del costo totale annuo; tale scelta è stata fatta considerando che non esiste una soluzione applicabile a tutte le tipologie di Aziende( industria, artigianato, commercio, servizi, ecc.) ed a tutto il Personale( dipendenti con busta paga, collaboratori, ecc.); ovviamente il Software permette all'utente di suddividere mensilmente l'esborso finanziario effettivo modificando direttamente gli importi proposti dal programma sostituendoli con quelli calcolati in Azienda. La stessa impostazione è stata applicata a tutte le voci dei costi generali e di struttura; anche in questo caso è possibile modificarle in tutto od in arte in base alle valutazioni dell'utilizzatore. Per quanto riguarda Rate Muti e Finanziamenti( quota capitale) è bene tener presente: 14 che gli importi annui provengono dai valori inseriti nella cella H64 del foglio "Param" che, quanto sopra, si riferisce esclusivamente alla sola quota capitale dei finanziamenti a medio/lungo termine così come indicato dai piani di
ammortamento allegati al contratto di mutuo; le quote interessi, infatti, sono infatti comprese nella voce interessi passivi e non devono essere duplicati che la suddivisione nell'anno e stata calcolata automaticamente dal software applicando quanto previsto dell'apposito modulo del foglio "Param" Per la voce iva a debito bisogna tener presente che il valore esposto non tiene conto di tutte le variabili ipotizzabili nel campo dell'imposta( iva in sospensione, crediti e compensazioni, ecc.);anche in questo caso, quindi, sarà l'utente a modificare il valore proposto con quello ritenuto più coerente con le rilevazioni contabili e fiscali dell'azienda 4. Saldi di periodo del cash flow I valori evidenziano le previsioni dei saldi cassa-banche alla fine di ogni periodo ed in progressivo da gennaio; comprendo anche i saldi alla fine dell'anno precedente. 5) Saldi al 31/12 dei Clienti e Fornitori Si tratta di utili indicatori sui saldi Clienti/ Fornitori che rileverà la contabilità aziendale alla fine dell'anno se tutte le previsioni di incasso e pagamenti annuali rispetteranno le previsioni del Budget. 15
SEZIONE 6: Determinazione ed analisi degli scostamenti mensili Gli inserimenti dei dati effettivi in sostituzione di quelli previsti daranno luogo agli scostamenti; tali informazioni sono di particolare importanza per l'imprenditore in quanto evidenziano eventuali tendenze, di alcuni costi, a superare le previsioni. Così come indicheranno se il volume dei ricavi rispetta quelli indicati nel Budget economico. Per ottenere tali scostamenti è necessario predisporre un modulo nel quale vengono inseriti sia i valori previsti nel Budget che quelli effettivamente riscontrati. Ovviamente, gli scostamenti obbligheranno l'azienda a modificare il Budget economico ed il Cash flow per adeguarli alla nuova realtà economica e finanziaria. Inseriamo, di seguito, la prospettica elaborata automaticamente dal nostro software cui l'utente, volendo, si potrà riferire ove volesse adottare la procedura per la determinazione degli scostamenti mensili. 16
2.014 EFF BDG DIFF DESCRIZIONI / PERIODI(000) GEN RICAVI DIVERSI 47,54 0,00 47,54 RICAVI CARATTERISTICI 341,51 0,00 341,51 ALTRI RICAVI COMMERCIALI 4,25 0,00 4,25 PROVENTI DIVERSI E FINANZIARI 16,26 0,00 16,26 TOTALE RICAVI 409,57 0,00 409,57 COSTO SERVIZI E VENDITE 107,46 0,00 107,46 GESTIONE AUTOPARCO 0,43 0,00 0,43 PERSONALE DIPENDENTE 111,80 0,00 111,80 UTENZE DIVERSE-ALTRE FONTI ENERG. 14,24 0,00 14,24 FITTI-LEASING-RISCALD-CONDIZ- PULIZIE-CONDOM. 12,28 0,00 12,28 CONSULENZE-PRESTAZIONI- SERVIZI TECNICI 6,71 0,00 6,71 COSTI DIRETTI PRODUZIONE SERVIZI 121,72 0,00 121,72 SPESE COMMERCIALI-MARKETING 11,40 0,00 11,40 SPESE AMMINISTRATIVE 3,05 0,00 3,05 SPESE GENERALI 9,51 0,00 9,51 TASSE-TRIBUTI-ONERI-PERDITE VARIE 14,50 0,00 14,50 ORGANI SOCIETARI 10,33 0,00 10,33 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTALE COSTI 423,44 0,00 423,44 0,00 0,00 0,00 MARGINE LORDO -13,87 0,00-13,87 0,00 0,00 0,00 AMMORTAMENTI ED ACCANT.RISCHI DIV. 23,79 0,00 23,79 17 INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIARI 15,16 0,00 15,16 0,00 0,00 0,00 REDDITO LORDO -52,81 0,00-52,81
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